Comment passer d’Excel à Power BI

Microsoft Excel est sans doute l’outil de données le plus répandu au monde. Sa simplicité d’utilisation et son interface intuitive permettent à chacun de travailler des données sans barrière d’entrée et d’effectuer de nombreuses opérations : modifier des jeux de données, appliquer des formules et des fonctions, visualiser des données, et bien plus encore. Toutefois, à mesure que le volume et la complexité des données augmentent, il devient plus difficile de réaliser un travail de données efficace dans Excel. C’est là qu’entre en jeu un autre outil Microsoft : Power BI.

Power BI est un outil de business intelligence à la fois puissant et efficace, conçu pour gérer et analyser les données, et créer des tableaux de bord dynamiques et interactifs, facilement partageables. Tout en conservant une interface proche d’Excel, Power BI démultiplie ses capacités pour permettre aux professionnels non codeurs de s’épanouir à l’ère de la donnée. Bonne nouvelle : les experts Excel peuvent prendre en main Power BI rapidement et enrichir leurs compétences en data. Dans cet article, nous expliquons comment les utilisateurs d’Excel peuvent démarrer sur Power BI à travers les questions suivantes :

• Qu’est-ce que Power BI ?
• Les avantages de Power BI par rapport à Excel
• Comment démarrer sur Power BI avec un tutoriel simple

Qu’est-ce que Power BI ?

Power BI est un puissant outil de business intelligence qui vous permet de restituer efficacement des insights via des visualisations de données personnalisables et faciles à utiliser. Son interface en glisser-déposer permet aux professionnels non codeurs de concevoir, déployer et partager des tableaux de bord complexes et sur mesure. De plus en plus d’organisations utilisent Power BI : on en compte aujourd’hui plus de 250 000.

Power BI se compose de trois éléments majeurs, chacun ayant une finalité différente :

• Power BI Desktop : une application de bureau proposant des outils d’analyse et de création. Elle est gratuite et vous pouvez la télécharger ici.
• Power BI Service : une version cloud qui permet un léger enrichissement des rapports ainsi que le partage et la distribution.
• Power BI Mobile : la version mobile, pour créer, consulter et partager des rapports en déplacement.

Il existe aussi des versions payantes, comme Power BI Pro et Power BI Premium, qui offrent des fonctionnalités supplémentaires pour la collaboration, la gouvernance des données, l’accès à l’application mobile, etc. Power BI Pro est également inclus dans le plan Microsoft Office 365 E5 : si votre organisation utilise Microsoft Office, il y a de fortes chances que vous y ayez déjà accès.

Pour débuter, vous pouvez sans problème vous en tenir à Power BI Desktop, car tout ce que vous y apprenez est applicable à Power BI Pro.

Si une comparaison Power BI vs Tableau vous intéresse, consultez notre article dédié.

Les avantages de Power BI par rapport à Excel

Compte tenu de la popularité de Power BI et de la diversité des usages, quels sont ses principaux atouts face à Excel ? Il y en a beaucoup, mais voici les 3 avantages majeurs.

1. Stocker et traiter de grands volumes de données

Un avantage clé de Power BI est sa capacité à gérer rapidement de gros jeux de données. En effet, travailler dans Excel devient compliqué dès qu’un fichier dépasse 500 Mo ou plus d’1 million de lignes. Par ailleurs, Power BI relie aisément des tables distinctes, ce qui facilite grandement les jointures entre jeux de données. C’est un domaine où Power BI surpasse nettement Excel.

2. Concevoir des tableaux de bord et des visualisations percutants

Excel propose des fonctionnalités de visualisation de base, mais l’atout majeur de Power BI est sa capacité à concevoir et déployer des rapports et tableaux de bord attrayants, interactifs et personnalisables. Pour en avoir un aperçu, consultez la galerie de la communauté Power BI, qui rassemble une grande variété de tableaux de bord créés par des praticiens. La puissance des visualisations dans Power BI est notamment illustrée par la fonctionnalité de filtre croisé, qui permet aux utilisateurs de filtrer un rapport selon une ou plusieurs dimensions.

3. Des fonctionnalités de collaboration simples et efficaces

Autre avantage majeur : les fonctions de collaboration et de partage. Par exemple, plusieurs analystes peuvent travailler ensemble sur des tableaux de bord et des visualisations grâce aux commentaires et annotations. Vous pouvez aussi définir des niveaux d’accès granulaires pour les tableaux de bord et leurs jeux de données sous-jacents via la sécurité au niveau des lignes, ou empêcher le partage de données obsolètes dans les rapports. Power BI s’intègre ainsi mieux qu’Excel aux flux de travail modernes et distribués.

Bien démarrer avec Power BI

Maintenant que nous avons passé en revue les principaux avantages de Power BI sur Excel, voyons comment tout utilisateur expérimenté d’Excel peut entamer son apprentissage de Power BI. Cette section est structurée en étapes :

• Commencer par les bases
• Créer un rapport simple
• Pratiquer sur vos propres données
• Allier vos compétences Excel à Power BI

Apprendre les bases

Lorsqu’on adopte un nouvel outil, il est essentiel de maîtriser les fondamentaux. Attention toutefois à ne pas s’enliser dans la théorie. Règle d’or : apprenez juste ce qu’il faut pour réaliser vos premières analyses et visualisations simples, puis progressez au fil de la pratique. Pour acquérir les bases, voici quelques ressources utiles :

• How to use Microsoft Power BI par Kevin Strartvert
• Cours et parcours Power BI de Microsoft
• Power BI Tutorial par Avi Singh
• DataCamp : Introduction to Power BI

Créer un rapport simple

Une fois les bases en main, rien ne vaut la pratique : commencez par construire des tableaux de bord et rapports simples. Vous pouvez le faire immédiatement en téléchargeant gratuitement l’application Power BI Desktop. Bien qu’elle comporte des limites de mémoire et de collaboration, elle suffit largement pour démarrer sur de petits jeux de données. Voici un tutoriel pas à pas pour créer un tableau de bord simple dans Power BI.

Importer et charger des données

Il existe principalement deux façons de charger des données dans Power BI. La première consiste à cliquer sur le bouton Get Data du menu et à choisir le type de données à importer. Power BI prend en charge de nombreux formats, des fichiers Excel aux fichiers SharePoint, et peut même se connecter à des bases de données.

Si vous n’avez pas encore de jeu de données sous la main, vous pouvez essayer un exemple accessible dans la section encadrée en rouge au centre.

Dans ce tutoriel, nous allons télécharger l’un des exemples fournis par Power BI, intitulé le classeur d’exemple Financial data. Une fois téléchargé, utilisez simplement le bouton Get Data et sélectionnez l’option Excel workbook. Ensuite, choisissez la table nommée financials et cliquez sur Load.

Après le chargement, affichez la table via la « Data View », comme dans le GIF ci-dessous. Vous remarquerez que l’interface de la vue données de Power BI ressemble beaucoup à celle d’Excel. Vous y retrouvez des opérations similaires : renommer, ajouter ou supprimer des colonnes, filtrer, remplacer des valeurs, etc. Par exemple, vous pouvez filtrer la colonne Country pour retirer United States. Il est aussi possible de trier la colonne par ordre croissant ou décroissant.

Créer un rapport

Maintenant que les données sont chargées, créons un rapport simple. Rendez-vous dans la vue rapport mise en évidence dans le GIF ci-dessous.

Dans ce volet, vous voyez le nom de la table et ses colonnes à droite. Dans cet exemple, nous visualisons des données relatives aux champs Sales et Country. Pour cela, sélectionnez les deux champs, puis choisissez un type de visualisation dans le panneau dédié. Vous pouvez également afficher des regroupements tels que « Sales by Country ».

Publier le rapport

Une fois le rapport finalisé, vous pouvez partager de superbes visualisations interactives ! Pour partager, vous devez d’abord le publier dans Power BI Service. Trois étapes :

1. Dans le menu File, cliquez sur Publish
2. Choisissez une destination, par exemple My workspace, puis cliquez sur Select
3. Sélectionnez ensuite le lien Open 'your-file-name' in Power BI. Une connexion sera demandée. Si vous n’avez pas encore de compte, vous pourrez en créer un.

Et voilà ! Notre rapport est désormais publié dans l’application Power BI en ligne. Si vous souhaitez partager le rapport avec d’autres, cliquez sur le bouton Share en haut. Deux modalités de partage : copier le lien du rapport et l’envoyer à vos collègues, ou le partager via Outlook ou Teams. En revanche, le partage avec d’autres personnes n’est possible qu’avec un abonnement Power BI Pro ou Power BI Premium.