Tipi di licenza Power BI: per chi è pensato ogni piano

Sfruttare al massimo le funzionalità dell’ecosistema Power BI dipende molto dal comprendere le diverse licenze disponibili. In particolare, la licenza scelta influisce su condivisione, collaborazione, dimensione dei modelli dati, frequenza degli aggiornamenti, funzionalità AI e integrazione con Microsoft Fabric. 

In questa guida, ti aiuto a chiarire i tipi di licenza Power BI e i relativi costi per permetterti di decidere al meglio, così da non ritrovarti con una licenza priva di una funzione di cui hai bisogno e, allo stesso tempo, non sprecare denaro per qualcosa che non userai. 

Se sei alle primissime armi, segui il nostro corso Introduzione a Power BI: non c’è davvero punto di partenza migliore. 

Panoramica rapida dei tipi di licenza Power BI

Ecco una panoramica ad alto livello dei diversi tipi di licenza Power BI. Più avanti entrerò nel dettaglio per ciascuna.

• Power BI Free: Pensata per utenti singoli. Adatta a studio personale, esplorazione dei dati e creazione di report per uso personale con Power BI Desktop.  
• Power BI Pro: Licenza a pagamento. Ti permette di creare, condividere, collaborare sui report e interagire con i contenuti pubblicati da altri.
• Power BI Premium Per User (PPU):  Offre funzionalità Premium avanzate come strumenti di AI, modelli dati più grandi e maggiori frequenze di aggiornamento senza richiedere una licenza di Premium Capacity completa, di cui parlerò tra poco. 
• Power BI Premium Capacity (SKU P): Licenza basata su capacità che fornisce risorse dedicate per prestazioni a livello enterprise. Gli utenti Pro o PPU possono creare contenuti e condividerli con utenti di qualsiasi tipo di licenza, inclusi gli utenti Free. È adatta a grandi aziende con molti fruitori.
• Power BI Embedded (SKU A): Per sviluppatori e ISV che vogliono incorporare l’analisi Power BI nelle proprie applicazioni o nei portali. È concessa in licenza per capacità Azure, non per utente.
• Microsoft Fabric Capacity (SKU F): L’attuale focus strategico: offre tutte le funzionalità standard e un set coerente di risorse di calcolo per più workload di Fabric. Ha anche opzioni flessibili di acquisto e scalabilità della capacità e consente agli utenti Free di visualizzare i contenuti.

Analisi approfondita di ogni tipo di licenza

A questo punto potresti avere un’idea generale di quale licenza faccia per te. Vediamo più nel dettaglio. Vai pure direttamente a quella che ti interessa di più.

Power BI Free

Con Power BI Free puoi usare l’app Desktop gratuita per creare report dai tuoi dati e pubblicarli per la visualizzazione nel tuo spazio personale “My Workspace” online (con aggiornamenti limitati). È ideale se stai imparando, fai analisi personali o visualizzi report che la tua organizzazione condivide tramite capacità Premium/Fabric di fascia alta F64+. 

Tuttavia, non puoi condividere direttamente da “My Workspace” per la collaborazione in team né unirti a workspace condivisi. Per visualizzare i report di utenti Pro/PPU, i contenuti devono inoltre risiedere su capacità Premium/Fabric di fascia alta F64+ (e ti serviranno i diritti di visualizzazione). Sei anche limitato dalla dimensione dei dataset e dalle frequenze di aggiornamento. Il nostro corso Introduzione a Power BI utilizza lo strumento Desktop gratuito, quindi puoi seguire il corso e imparare senza pagare una licenza Power BI.

Power BI Pro

Power BI Pro è la licenza a pagamento standard per uso individuale e collaborazione in team. Ti consente di creare, pubblicare, condividere e collaborare sui report, iscriverti ad avvisi e accedere ai contenuti condivisi da altri utenti Pro. Dal 1° aprile 2025, costa $14,00 per utente al mese (con pagamento annuale). Con questa licenza hai 10 GB di spazio di archiviazione, puoi usare dataset da 1 GB e aggiornare i dataset otto volte al giorno. In generale, tu e le persone con cui condividi avrete bisogno di una licenza Pro per condividere in capacità standard. Per condividere con utenti Free, i contenuti devono essere ospitati su una capacità Fabric F64+ o Premium.

Questa licenza è ideale per team da piccoli a medi che devono creare e condividere report. Inoltre, se sei uno sviluppatore o analista che pubblica contenuti nel servizio Power BI (indipendentemente dal tipo di workspace), ti servirà Power BI Pro.

Power BI Premium Per User

Power BI PPU ti dà accesso individuale alla maggior parte delle funzionalità Premium, come AI avanzata, report impaginati, pipeline di distribuzione, supporto per dataset più grandi (100 GB) e 48 aggiornamenti giornalieri. Dal 1° aprile 2025, costa $24,00 per utente al mese (con pagamento annuale), oppure è un’opzione step-up mensile da $14 se hai già una licenza Pro.

I contenuti che crei o pubblichi in un workspace PPU possono in genere essere condivisi solo con altri utenti con licenza PPU. Per condividerli più ampiamente con utenti Pro o Free, i contenuti devono essere in una capacità Premium o Fabric completa, che richiede un investimento aggiuntivo, come spiegherò tra poco. PPU è ideale se tu o gruppi specifici della tua organizzazione (come power user o data scientist) avete bisogno di questi strumenti avanzati ma non avete la scala per una capacità Fabric dedicata. Spesso è conveniente per meno di 250-500 utenti di questo tipo.

Power BI Premium

Le SKU P di Power BI Premium offrivano risorse dedicate gestite da Microsoft, consentendo alla tua azienda di usare funzionalità avanzate come report impaginati e funzionalità di AI. Aspetto importante: permettevano agli utenti con licenze Free di visualizzare i report ospitati su questa capacità Premium, risultando molto convenienti se avevi molti fruitori di report (mentre i creatori di contenuti necessitavano comunque di licenze Pro).

Tuttavia, devi sapere che queste SKU P sono state dismesse. Le organizzazioni non possono acquistare nuove sottoscrizioni SKU P dal 1° luglio 2024 e non possono rinnovare quelle esistenti dal 1° gennaio o 1° febbraio 2025 (a seconda del tipo di accordo). Di conseguenza, se la tua azienda utilizza ancora capacità Premium P, al prossimo rinnovo dovrai passare a una Microsoft Fabric Capacity (SKU F) per continuare il servizio.

Power BI Embedded

Se sei uno sviluppatore Power BI o un ISV, Power BI Embedded ti consente di integrare la BI direttamente nelle tue app e nei tuoi portali con il tuo branding, mantenendo gli utenti nel tuo ambiente. Invece di costi per utente, paghi per la capacità Azure “A” SKU, di solito fatturata a ore in base alle risorse che attivi: dovrai quindi pianificare questi costi variabili.

Un grande vantaggio è che i tuoi utenti finali non hanno bisogno di licenze Power BI separate per visualizzare l’analitica incorporata, perché è coperta dall’acquisto della capacità Azure. È ideale se hai molti visualizzatori, ad esempio in applicazioni SaaS o portali interni aziendali. Ricorda: sebbene le SKU Azure siano un servizio Azure distinto per questo scopo, puoi anche usare le SKU Fabric F per l’incorporamento; vale la pena confrontarle in base alle tue necessità.

Microsoft Fabric Capacity

Microsoft Fabric offre una piattaforma di analytics unificata in cui Power BI può lavorare insieme a servizi come Azure Data Factory e Synapse Analytics, utilizzando OneLake per l’archiviazione dati unificata. Usi la Fabric Capacity “F” SKU per ottenere un pool condiviso di risorse computazionali (Capacity Unit o CU) per questi task, acquistandola tramite Azure con fatturazione flessibile Pay-As-You-Go (PAYG) o con Reserved Instances (RI) per risparmiare.

Questa Fabric Capacity è la sostituzione strategica delle vecchie SKU P di Power BI Premium. Un punto chiave: se vuoi che gli utenti con licenze Power BI Free visualizzino report condivisi, la tua organizzazione avrà bisogno di una SKU F64 o superiore; altrimenti, quei visualizzatori avranno comunque bisogno di licenze Pro o PPU (e i creatori di contenuti necessitano sempre almeno di una licenza Pro o PPU). La Fabric Capacity supporta funzionalità avanzate di Power BI, può aiutare a soddisfare il Microsoft Azure Consumption Commitment (MACC) ed è il percorso di upgrade obbligatorio se in precedenza usavi SKU P Premium, pensato per aiutarti a creare un ecosistema dati scalabile, sicuro e unificato. 

Puoi seguire il nostro corso Data Analyst in Power BI per sviluppare le tue competenze in questo ecosistema in evoluzione. È anche un ottimo modo per prepararti alla ricercata certificazione PL-300 Data Analyst.

Confronto tra i tipi di licenza Power BI

Ho fornito molte informazioni finora. Ti aiuto a riassumere e a mostrare un confronto affiancato. Includerò anche alcune informazioni sui prezzi.  

Come vedi, le licenze di Power BI possono essere un po’ complesse e le funzionalità dipendono spesso dalla specifica SKU o dalla regione. C’è anche un po’ di gergo tecnico: per citarne alcuni, PAYG significa Pay-As-You-Go, SQL Ent sta per SQL Server Enterprise Edition e SA sta per Software Assurance.

Inoltre, l’ecosistema continua a cambiare: le SKU P Premium sono state ritirate all’inizio del 2025; ora è richiesto il passaggio alle SKU F di Fabric. Assicurati di consultare la documentazione ufficiale sulle licenze di Microsoft Power BI per indicazioni accurate e aggiornate prima di prendere una decisione definitiva.

Scegliere la licenza Power BI giusta

Scegliere la licenza Power BI adatta richiede di valutare più del solo costo. Devi bilanciare funzionalità, ruoli utente, esigenze di collaborazione, complessità dei dati, budget e, sempre più spesso, l’allineamento strategico IT con piattaforme come Azure e Fabric. 

Scenari comuni e punti di partenza consigliati includono:

• Studio autonomo o esplorazione dati personale: Power BI Free con l’app Desktop è il miglior inizio.
• Team piccolo (<50 utenti) con esigenze di condivisione di base: Pro per tutti è spesso la scelta più semplice e conveniente.
• Team misto con power user: Puoi usare Pro per la maggior parte e PPU per chi ha bisogno di funzionalità avanzate; ricorda che i contenuti PPU richiedono capacità Fabric perché i tuoi utenti Pro possano visualizzarli.
• Organizzazione grande (>500 visualizzatori): Fabric Capacity (SKU F64+) è spesso più economica di molte licenze Pro; i creatori usano Pro/PPU, mentre i visualizzatori possono essere Free.
• Adozione di una piattaforma dati unificata: Fabric Capacity (SKU F) è ideale per esigenze BI integrate; scegli la SKU F in base alla strategia per i visualizzatori e ai requisiti di calcolo.
• Incorporare analytics nelle tue app personalizzate: Power BI Embedded (SKU A) è adatto se i tuoi utenti finali non hanno licenze BI individuali; puoi considerare anche le SKU F di Fabric.

Per aiutarti, ho preparato una guida passo passo come modo per organizzare il tuo ragionamento.

• Step 1: È solo per uso individuale, senza necessità di condividere contenuti?

  • Se sì, la licenza Free è sufficiente.

  • Se no, passa allo Step 2.

• Step 2: Devi incorporare contenuti Power BI in un’app o sito web per utenti esterni?

  • Se sì, scegli Power BI Embedded (SKU A) o Microsoft Fabric con un livello di capacità inferiore a F64.

  • Se no, passa allo Step 3.

• Step 3: Ti servono funzionalità avanzate come supporto per modelli grandi, capacità AI o più di 8 aggiornamenti al giorno?

  • Se sì, vai allo Step 5.

  • Se no, vai allo Step 4.

• Step 4: Ci sono molti visualizzatori di report (ad es. più di 500) rispetto ai creatori di contenuti?

  • Se sì, usa Microsoft Fabric capacità F64+ per i visualizzatori e licenze Pro per i creatori.

  • Se no, può bastare una licenza Pro.

• Step 5: Molti utenti devono visualizzare contenuti avanzati (modelli grandi, aggiornamenti frequenti, ecc.)?

  • Se sì, scegli Microsoft Fabric F64+ per l’accesso dei visualizzatori, più licenze Pro o PPU per i creatori.

  • Se no, continua allo Step 6.

• Step 6: Ti serve accesso completo alla piattaforma Microsoft Fabric (ad es. Synapse, Data Factory, integrazione OneLake)?

  • Se sì, scegli una SKU di capacità Microsoft Fabric (F2, F64, ecc.) in base alle necessità di compute unit (CU).

  • Se no, dovrebbe funzionare una combinazione di licenze PPU per i power user e Pro per gli altri. 

Come effettuare upgrade o passare tra licenze Power BI

Poiché le esigenze di Business Intelligence possono cambiare, Microsoft ti aiuta a cambiare licenza Power BI con facilità.

Ecco i principali percorsi di upgrade e transizione:

• Free → Pro o PPU: È il primo passo comune verso la collaborazione. Potresti ottenere una trial oppure l’amministratore può assegnarti queste licenze.
• Pro → PPU: Se ti servono più funzionalità Premium senza una capacità completa, puoi ottenere l’add-on PPU (attualmente $14 al mese, a maggio 2025).
• Pro → Fabric Capacity: Con molti visualizzatori, la tua organizzazione può ottenere Fabric Capacity (F64 o superiore) così che gli utenti Free possano visualizzare i report, mentre i creatori mantengono licenze Pro.
• Premium SKU P → Fabric SKU F (Obbligatorio): La tua organizzazione deve passare poiché le SKU P sono diventate obsolete all’inizio del 2025. Ciò implica acquistare una SKU F di Fabric, migrare i workspace, usare il periodo di grazia di Microsoft e poi dismettere la vecchia SKU P. Questo sposta le licenze di capacità su Azure, il che potrebbe modificare le strutture di costo.

Puoi anche provare alcune trial gratuite disponibili:

• Trial Pro/PPU: se hai una licenza Free, potresti ottenere una trial di 60 giorni.
• Trial Microsoft Fabric: ti permette di esplorare l’intera piattaforma, incluse le funzionalità a livello PPU.
• Trial Microsoft 365 E5: include automaticamente Power BI Pro.

Pro e contro di ogni licenza

Ecco una tabella comparativa che riassume pro e contro delle diverse opzioni di licenza Power BI. 

Strategie di gestione delle licenze Power BI

Per gestire al meglio le licenze Power BI, risparmiare e raggiungere gli obiettivi di business, dovresti:

• Governare le licenze: definisci ruoli e regole chiare su come gestire le licenze.
• Ottimizzare le assegnazioni: usa l’accesso basato sui ruoli (RBAC). Rivedi spesso l’utilizzo e rialloca le licenze. Combina tipi di licenza per risparmiare.
• Pianificare il budget in modo intelligente: preveda i costi di licenza. Cerca opportunità di risparmio, come le Reserved Instances di Microsoft Fabric, e monitora la spesa.
• Tracciare l’uso delle licenze: usa gli strumenti di amministrazione (M365 admin center, portale Azure) per insight su come vengono utilizzate le licenze e per report chiari.

Conclusione

Approfondisci le funzionalità di Power BI. Per una base solida, Power BI Fundamentals è un’ottima opzione. Inoltre, il nostro corso  Data Analyst in Power BI ti aiuterà a sviluppare competenze spendibili e a prepararti alla certificazione.