Power BI Lizenztypen: Für wen jeder Plan gedacht ist

Um den vollen Funktionsumfang des Power BI-Ökosystems nutzen zu können, ist es wichtig, die verschiedenen Power BI-Lizenzen zu kennen. Die gewählte Lizenz wirkt sich insbesondere auf die gemeinsame Nutzung, die Zusammenarbeit, die Größe des Datenmodells, die Aktualisierungsraten, die KI-Funktionen und die Integration von Microsoft Fabric aus. 

In diesem Leitfaden kläre ich dich gerne über die Power BI-Lizenztypen und -kosten auf, damit du die beste Entscheidung treffen kannst, damit du nicht eine Lizenz erwirbst, die dir eine benötigte Funktion vorenthält, und damit du dein Geld nicht für etwas verschwendest, das du nicht nutzen wirst. 

Wenn du ganz neu in dieser Welt bist, solltest du unseren Kurs "Einführung in Power BI" besuchen - es gibt keinen besseren Einstieg. 

Power BI-Lizenztypen im Überblick

Hier findest du einen Überblick über die verschiedenen Power BI-Lizenztypen. Später gehe ich auf die einzelnen Punkte genauer ein.

• Power BI Free: Diese ist für Einzelpersonen gedacht. Es eignet sich zum persönlichen Lernen, zur Datenerforschung und zum Erstellen von Berichten für den persönlichen Gebrauch mit Power BI Desktop.  
• Power BI Pro: Diese ist eine kostenpflichtige Lizenz. Es ermöglicht dir, Berichte zu erstellen, zu teilen, mit anderen zusammenzuarbeiten und mit von anderen veröffentlichten Inhalten zu interagieren.
• Power BI Premium pro Benutzer (PPU):  Diese Option bietet dir erweiterte Premium-Funktionen wie KI-Tools, größere Datenmodelle und höhere Aktualisierungsraten, ohne dass du eine volle Premium-Kapazitätslizenz benötigst, die ich als nächstes erwähne. 
• Power BI Premium Kapazität (P SKUs): Eine kapazitätsbasierte Lizenz, die dedizierte Ressourcen für eine Leistung auf Unternehmensniveau bereitstellt. Pro- oder PPU-Benutzer/innen können Inhalte erstellen und sie mit Benutzer/innen aller Lizenztypen, einschließlich Free, teilen. Diese ist gut für große Unternehmen mit vielen Zuschauern.
• Power BI Embedded (A SKUs): Dies ist für Entwickler und ISVs, die Power BI-Analysen in ihre Anwendungen oder Portale einbetten wollen. Sie wird pro Azure-Kapazität lizenziert, nicht pro Nutzer.
• Microsoft Fabric Capacity (F SKUs): Dies ist der derzeitige strategische Schwerpunkt, der alle Standardfunktionen und ein einheitliches Set von Rechenressourcen für verschiedene Fabric-Workloads bietet. Es bietet außerdem eine flexible Kauf- und Skalierungskapazität und erlaubt kostenlosen Nutzern, Inhalte anzusehen.

Detaillierte Aufschlüsselung der einzelnen Lizenztypen

Inzwischen hast du vielleicht eine ungefähre Vorstellung davon, welche Lizenz die richtige für dich ist. Lass mich mehr Details nennen. Blättern Sie einfach zu demjenigen, der für Sie am wichtigsten ist.

Power BI Kostenlos

Mit Power BI Free kannst du mit der kostenlosen Desktop-App Berichte aus deinen Daten erstellen und sie in deinem persönlichen "My Workspace" online zur Ansicht veröffentlichen (allerdings sind die Aktualisierungen begrenzt). Sie ist ideal, wenn du lernst, persönliche Analysen durchführst oder dir Berichte ansiehst, die dein Unternehmen über eine hohe Premium/Fabric F64+ Kapazität teilt. 

Du kannst jedoch nicht direkt von "Mein Arbeitsbereich" aus für die Zusammenarbeit im Team freigeben oder gemeinsamen Arbeitsbereichen beitreten. Wenn du Berichte von Pro/PPU-Nutzern anzeigen möchtest, müssen die Inhalte ebenfalls auf der hohen Premium/Fabric F64+-Kapazität liegen (und du brauchst Einsichtsrechte). Außerdem bist du durch die Größe der Datensätze und die Aktualisierungsraten eingeschränkt. Unser Kurs "Einführung in Power BI" nutzt das kostenlose Desktop-Tool, so dass du den Kurs besuchen und lernen kannst, ohne für eine Power BI-Lizenz zu bezahlen.

Power BI Pro

Power BI Pro ist deine kostenpflichtige Standardlizenz für die individuelle Nutzung und die Zusammenarbeit im Team. Damit kannst du Berichte erstellen, veröffentlichen, teilen und gemeinsam bearbeiten, Warnmeldungen abonnieren und auf Inhalte zugreifen, die andere Pro-Nutzer/innen teilen. Ab dem 1. April 2025 kostet es monatlich $14,00 pro Nutzer (bei jährlicher Zahlung). Damit bekommst du 10 GB Speicherplatz, kannst 1 GB an Datensätzen nutzen und die Datensätze achtmal täglich aktualisieren. In der Regel benötigen du und die Personen, mit denen du die Software teilst, eine Pro-Lizenz, um die Standardfunktion zu nutzen. Um deine Inhalte mit Free-Nutzern zu teilen, müssen sie auf einer Fabric F64+ oder Premium-Kapazität gehostet werden.

Diese Lizenz ist ideal für ein kleines bis mittelgroßes Team, das Berichte erstellen und gemeinsam nutzen möchte. Angenommen, du bist ein Entwickler oder Analyst, der Inhalte im Power BI-Dienst veröffentlicht (unabhängig vom Arbeitsbereichstyp). In diesem Fall brauchst du Power BI Pro.

Power BI Premium pro Benutzer

Mit Power BI PPU hast du individuellen Zugriff auf die meisten Premium-Funktionen wie erweiterte KI, paginierte Berichte, Deployment Pipelines, Unterstützung für größere Datensätze (100 GB) und 48 tägliche Aktualisierungen. Ab dem 1. April 2025 kostet es monatlich $24,00 pro Nutzer (bei jährlicher Zahlung) oder $14 monatlich, wenn du bereits eine Pro-Lizenz hast.

Die Inhalte, die du in einem PPU-Arbeitsbereich erstellst oder veröffentlichst, können in der Regel nur mit anderen PPU-lizensierten Nutzern geteilt werden. Um sie mit Pro- oder Free-Nutzern zu teilen, müssen deine Inhalte in einer vollständigen Premium- oder Fabric-Kapazität sein, was eine zusätzliche Investition bedeutet, über die ich als Nächstes sprechen werde. PPU ist ideal, wenn du oder bestimmte Gruppen in deinem Unternehmen (z. B. Power-User oder Data Scientists) diese fortschrittlichen Tools benötigen, aber nicht über die nötigen Kapazitäten für eine eigene Fabric verfügen. Es ist oft kosteneffizient für weniger als 250-500 solcher Nutzer.

Power BI Premium

Power BI Premium P SKUs bieten unternehmensspezifische, von Microsoft verwaltete Ressourcen, die es deinem Unternehmen ermöglichen, erweiterte Funktionen wie paginierte Berichte und KI-Funktionen zu nutzen. Wichtig ist, dass deine Nutzerinnen und Nutzer mit Free-Lizenzen die auf dieser Premium-Kapazität gehosteten Berichte einsehen konnten, was sehr kosteneffizient war, wenn du viele Berichtsnutzerinnen und -nutzer hattest (obwohl deine Inhaltserstellerinnen und -ersteller weiterhin Pro-Lizenzen benötigten).

Du musst jedoch wissen, dass diese P SKUs jetzt auslaufen. Organisationen können seit dem 1. Juli 2024 keine neuen P SKU-Abonnements mehr erwerben und bestehende seit Januar oder 1. Februar 2025 (je nach Vertragsart) nicht mehr verlängern. Wenn dein Unternehmen also noch Premium P-Kapazitäten nutzt, musst du bei deiner nächsten Vertragsverlängerung auf eine Microsoft Fabric Capacity (F SKU) umsteigen, um den Dienst fortzusetzen.

Power BI eingebettet

Wenn du ein Power BI-Entwickler oder ein Independent Software Vendor (ISV) bist, kannst du mit Power BI Embedded BI direkt in deine eigenen Apps und Portale mit deinem Branding integrieren und deine Nutzer/innen in deiner Umgebung halten. Anstelle von Gebühren pro Nutzer zahlst du für Azure 'A' SKU-Kapazitäten, die in der Regel stündlich auf Basis der von dir eingesetzten Ressourcen abgerechnet werden, sodass du diese variablen Kosten einplanen musst.

Ein großer Vorteil für dich ist, dass deine Endnutzer/innen keine separaten Power BI-Lizenzen benötigen, um die eingebetteten Analysen zu sehen, da dein Azure-Kapazitätskauf dies abdeckt. Das ist ideal, wenn du viele Betrachter hast, zum Beispiel bei SaaS-Anwendungen oder internen Unternehmensportalen. Denke daran, dass Azure SKUs zwar ein eigener Azure-Dienst sind, du aber auch Fabric F SKUs für die Einbettung verwenden kannst. Es ist also eine gute Idee, sie für deine spezifischen Bedürfnisse zu vergleichen.

Microsoft Fabric Kapazität

Microsoft Fabric bietet eine einheitliche Analyseplattform, auf der dein Power BI mit Diensten wie Azure Data Factory und Synapse Analytics zusammenarbeiten kann, die alle OneLake für eine einheitliche Datenspeicherung nutzen. Mit der "F" SKU Fabric Capacity erhältst du einen gemeinsamen Pool von Rechenressourcen (Capacity Units oder CUs) für diese Aufgaben, die du über Azure mit flexibler Pay-As-You-Go (PAYG) Abrechnung oder kostensparenden Reserved Instances (RI) erwirbst.

Diese Fabric Capacity ist der strategische Ersatz für die älteren Power BI Premium P SKUs. Wenn du möchtest, dass deine Nutzer/innen mit Power BI Free-Lizenzen freigegebene Berichte ansehen können, benötigt dein Unternehmen eine F64 SKU oder eine höhere Stufe; andernfalls benötigen diese Nutzer/innen weiterhin Pro- oder PPU-Lizenzen (und deine Inhaltsersteller/innen benötigen immer mindestens eine Pro- oder PPU-Lizenz). Fabric Capacity unterstützt erweiterte Power BI-Funktionen für dich, kann dir helfen, deine Microsoft Azure Consumption Commitment (MACC) zu erfüllen und ist der obligatorische Upgrade-Pfad, wenn dein Unternehmen zuvor Premium P SKUs verwendet hat, die dir beim Aufbau eines skalierbaren, sicheren und einheitlichen Datenökosystems helfen sollen. 

In unserem Kurs "Data Analyst in Power BI" kannst du deine Fähigkeiten in diesem sich entwickelnden Ökosystem ausbauen. Außerdem ist es eine gute Möglichkeit, sich auf die begehrte PL-300 Data Analyst Zertifizierung vorzubereiten.

Power BI-Lizenztypen im Vergleich

Ich habe bisher eine Menge Informationen geliefert. Ich fasse das mal zusammen und stelle es nebeneinander. Ich füge auch einige Preisinformationen hinzu.  

Wie du siehst, kann die Lizenzierung von Power BI etwas komplex sein, und die Funktionen hängen oft von der jeweiligen SKU oder Region ab. Es gibt auch etwas Fachjargon: Um ein paar Dinge zu nennen: PAYG steht für Pay-As-You-Go, SQL Ent steht für SQL Server Enterprise Edition und SA steht für Software Assurance.

Außerdem verändert sich das Ökosystem weiter: Die Premium P SKUs wurden Anfang 2025 ausgemustert und der Übergang zu Fabric F SKUs ist nun erforderlich. Bevor du eine endgültige Entscheidung triffst, solltest du die offizielle Microsoft Power BI-Lizenzierungsdokumentation konsultieren, um genaue und aktuelle Informationen zu erhalten.

Die Auswahl der richtigen Power BI-Lizenz

Bei der Wahl der richtigen Power BI-Lizenz müssen nicht nur die Kosten berücksichtigt werden. Bei Plattformen wie Azure und Fabric musst du Funktionen, Nutzerrollen, Anforderungen an die Zusammenarbeit, Datenkomplexität, Budget und (zunehmend) strategische IT-Ausrichtung abwägen. 

Zu den üblichen Szenarien und empfohlenen Ausgangspunkten gehören:

• Allein lernen oder selbst Daten erforschen: Power BI Free mit der Desktop-App ist der beste Start.
• Kleines Team (<50 Nutzer), das eine einfache gemeinsame Nutzung benötigt: Pro für alle Nutzer ist oft die einfachste und kostengünstigste Wahl.
• Gemischtes Team mit Power-Usern: Du kannst Pro für die meisten und PPU für diejenigen verwenden, die erweiterte Funktionen benötigen; denke daran, dass PPU-Inhalte Stoffkapazität benötigen, damit deine Pro-Benutzer sie ansehen können.
• Große Organisation (>500 Zuschauer): Fabric Capacity (F64+ SKU) ist für dich oft günstiger als viele Pro-Lizenzen; deine Ersteller/innen nutzen Pro/PPU, während die Betrachter/innen Free sein können.
• Eine einheitliche Datenplattform einführen: Fabric Capacity (F SKUs) ist ideal für deine integrierten BI-Anforderungen. Wähle deine F SKU auf der Grundlage deiner Viewer-Strategie und deiner Rechenanforderungen.
• Einbettung von Analysen in deine eigenen Apps: Power BI Embedded (A SKUs) ist geeignet, wenn deine Endnutzer keine individuellen BI-Lizenzen haben; du kannst auch Fabric F SKUs in Betracht ziehen.

Um dir dabei zu helfen, habe ich eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengestellt, die dir hilft, deine Gedanken zu ordnen.

• Schritt 1: Ist dies nur für den persönlichen Gebrauch, ohne die Notwendigkeit, Inhalte zu teilen?

  • Wenn ja, ist die Freie Lizenz ausreichend.

  • Wenn nein, fahre mit Schritt 2 fort.

• Schritt 2: Musst du Power BI-Inhalte in eine App oder Website für externe Nutzer/innen einbetten?

  • Wenn ja, wähle Power BI Embedded (A SKU) oder Microsoft Fabric mit einer Kapazitätsstufe unter F64.

  • Wenn nein, fahre mit Schritt 3 fort.

• Schritt 3: Brauchst du erweiterte Funktionen wie die Unterstützung großer Modelle, KI-Funktionen oder mehr als 8 Aktualisierungen pro Tag?

  • Wenn jagehst du zu Schritt 5.

  • Wenn nein, gehe zu Schritt 4.

• Schritt 4: Gibt es im Vergleich zu den Inhaltserstellern viele Berichtsbetrachter (z. B. mehr als 500)?

  • Wenn ja, verwende die Microsoft Fabric F64+ Kapazität für Betrachter und Pro-Lizenzen für Ersteller.

  • Wenn nein, kann eine Pro-Lizenz ausreichend sein.

• Schritt 5: Müssen viele Nutzer/innen erweiterte Inhalte anzeigen (große Modelle, häufige Aktualisierungen usw.)?

  • Wenn ja, entscheide dich für Microsoft Fabric F64+ für den Viewer-Zugang und Pro- oder PPU-Lizenzen für Ersteller.

  • Wenn keine, fahre mit Schritt 6 fort.

• Schritt 6: Brauchst du vollen Zugriff auf die Microsoft Fabric-Plattform (z.B. Synapse, Data Factory, OneLake-Integration)?

  • Wenn ja, wähle eine Microsoft Fabric-Kapazitäts-SKU (F2, F64 usw.) auf der Grundlage des Bedarfs an Recheneinheiten (CU).

  • Wenn nicht, sollte eine Kombination aus PPU-Lizenzen für Power-User und Pro-Lizenzen für andere funktionieren. 

Upgrade oder Übergang zwischen Power BI-Lizenzen

Da sich deine Business Intelligence-Bedürfnisse ändern können, unterstützt dich Microsoft beim einfachen Wechsel der Power BI-Lizenzen.

Hier sind deine wichtigsten Upgrade- und Übergangspfade:

• Frei → Pro oder PPU: Das ist dein erster gemeinsamer Schritt der Zusammenarbeit. Vielleicht bekommst du eine Testversion, oder dein Admin kann diese Lizenzen zuweisen.
• Pro → PPU: Wenn du mehr Premium-Funktionen brauchst, ohne die volle Kapazität zu nutzen, kannst du das PPU-Add-on erwerben (derzeit $14 monatlich, Stand: Mai 2025).
• Pro → Stoffkapazität: Für viele Betrachter kann deine Organisation Fabric Capacity (F64 oder höher) erhalten, damit deine Free-Benutzer Berichte ansehen können, während deine Ersteller die Pro-Lizenzen behalten.
• Premium P SKU → Stoff F SKU (obligatorisch): Dein Unternehmen muss umstellen, da P SKUs bis Anfang 2025 veraltet sind. Das bedeutet, dass du eine Fabric F SKU kaufst, deine Arbeitsbereiche migrierst, die Schonfrist von Microsoft nutzt und dann die alte P SKU außer Betrieb nimmst. Dadurch wird deine Kapazitätslizenzierung zu Azure verlagert, was deine Kostenstrukturen verändern kann.

Du kannst auch einige kostenlose Testversionen ausprobieren:

• Pro/PPU-Versuch: Wenn du eine kostenlose Lizenz hast, wird dir möglicherweise eine 60-tägige Testversion angeboten.
• Microsoft Fabric Trial: Ermöglicht es dir, die gesamte Plattform zu erkunden, einschließlich der Funktionen auf PPU-Ebene.
• Microsoft 365 E5 Testversion: Diese Testversion enthält automatisch Power BI Pro.

Vor- und Nachteile der einzelnen Lizenzen

Die folgende Tabelle fasst die Vor- und Nachteile der verschiedenen Power BI-Lizenzierungsoptionen zusammen. 

Strategien für die Power BI-Lizenzverwaltung

Um deine Power BI-Lizenzen optimal zu verwalten, Kosten zu sparen und deine Geschäftsziele zu erreichen, solltest du:

• Lizenzen verwalten: Lege klare Rollen und Regeln fest, wie du mit Lizenzen umgehst.
• Optimiere die Zuweisungen: Verwende rollenbasierten Zugriff (RBAC). Du solltest die Nutzung häufig überprüfen und die Lizenzen neu zuweisen. Mische die Lizenztypen, um Geld zu sparen.
• Schätze dein Budget richtig ein: Prognostiziere deine Lizenzkosten. Achte auf Einsparungen, wie bei Microsoft Fabric Reserved Instances, und überwache deine Ausgaben.
• Verfolge die Lizenznutzung: Nutze deine Admin-Tools (M365 Admin Center, Azure-Portal), um Einblicke in die Nutzung der Lizenzen zu erhalten, und erstelle Berichte, um Klarheit zu schaffen.

Fazit

Erfahre mehr über die Möglichkeiten von Power BI. Für eine solide Grundlage sind die Power BI-Grundlagen eine gute Wahl. Unser Kurs "Datenanalyst/in in Power BI" hilft dir außerdem, beschäftigungsfähige Fähigkeiten zu entwickeln und bereitet dich auf die Zertifizierung vor.