Tipos de licencia de Power BI: Para quién es cada plan

Utilizar todas las capacidades o funciones del ecosistema de Power BI depende en gran medida de la comprensión de las diferentes licencias de Power BI. En concreto, la licencia elegida influye en el uso compartido, la colaboración, el tamaño del modelo de datos, la frecuencia de actualización, las capacidades de IA y la integración con Microsoft Fabric. 

En esta guía, me complace ayudarte a aclarar los tipos y costes de las licencias de Power BI para que tomes la mejor decisión, para que no adquieras una licencia a la que le falte una función que necesitas, y también para que no malgastes tu dinero pagando por algo que no vas a utilizar. 

Si eres totalmente nuevo en este mundo, sigue nuestro curso Introducción a Power BI: no hay mejor punto de partida. 

Tipos de licencia de Power BI de un vistazo

Aquí tienes una visión general de los distintos tipos de licencia de Power BI. Más adelante, entraré en más detalles sobre cada uno de ellos.

• Power BI Gratis: Éste es para usuarios individuales. Es adecuado para el aprendizaje personal, la exploración de datos y la creación de informes para uso personal con Power BI Desktop.  
• Power BI Pro: Esta es una licencia de pago. Te permite crear, compartir, colaborar en informes e interactuar con contenidos publicados por otros.
• Power BI Premium por usuario (PPU):  Esta opción te ofrece funciones Premium avanzadas, como herramientas de IA, modelos de datos más grandes y mayor frecuencia de actualización, sin necesidad de una licencia completa de Capacidad Premium, que mencionaré a continuación. 
• Capacidad Premium de Power BI (SKUs P): Una licencia basada en la capacidad que proporciona recursos dedicados para un rendimiento de nivel empresarial. Los usuarios Pro o PPU pueden crear contenidos y compartirlos con usuarios de cualquier tipo de licencia, incluida la Gratuita. Esta es buena para grandes empresas con muchos espectadores.
• Power BI Integrado (A SKUs): Esto es para programadores e ISV que quieran integrar análisis de Power BI en sus aplicaciones o portales. Se licencia por capacidad de Azure, no por usuario.
• Capacidad de tejido Microsoft (F SKUs): Este es el enfoque estratégico actual, ofrecer todas las funciones estándar y un conjunto coherente de recursos informáticos para múltiples cargas de trabajo de tejido. También tiene una capacidad de compra y escalado flexible y permite a los usuarios gratuitos ver contenidos.

Desglose detallado de cada tipo de licencia

A estas alturas, puede que tengas una idea general sobre qué licencia es la adecuada para ti. Permíteme que te dé más detalles. Siéntete libre de desplazarte hasta el más relevante.

Power BI Gratis

Con Power BI Free, puedes utilizar la aplicación de escritorio gratuita para crear informes a partir de tus datos y publicarlos en tu "Mi espacio de trabajo" personal en línea para su visualización (aunque las actualizaciones son limitadas). Es ideal si estás aprendiendo, haciendo análisis personales o viendo informes que tu organización comparte a través de la capacidad Premium/Fabric F64+ de alto nivel. 

Sin embargo, no puedes compartir directamente desde "Mi espacio de trabajo" para colaborar en equipo o unirte a espacios de trabajo compartidos. Ver informes de usuarios Pro/PPU también requiere que el contenido esté en esa capacidad Premium/Fabric F64+ de alto nivel (y necesitarás derechos de visualización). Además, estás limitado por el tamaño del conjunto de datos y la frecuencia de actualización. Nuestro curso Introducción a Power BI utiliza la herramienta gratuita Desktop, por lo que puedes realizar el curso y aprender sin tener que pagar una licencia de Power BI.

Power BI Pro

Power BI Pro es tu licencia estándar de pago para uso individual y colaboración en equipo. Te permite crear, publicar, compartir y colaborar en informes, suscribirte a alertas y acceder al contenido que comparten otros usuarios Pro. A partir del 1 de abril de 2025, cuesta 14,00 $ mensuales por usuario (cuando se paga anualmente). Con él, obtienes 10 GB de almacenamiento, puedes utilizar 1 GB de conjuntos de datos y actualizar los conjuntos de datos ocho veces al día. Generalmente, tú y aquellos con los que compartas necesitaréis una licencia Pro para compartir en capacidad estándar. Para compartir con usuarios gratuitos, tu contenido debe estar alojado en una capacidad Fabric F64+ o Premium.

Esta licencia es ideal para un equipo pequeño o mediano que necesite crear y compartir informes. Además, supón que eres un programador o analista que publica contenido en el servicio Power BI (independientemente del tipo de espacio de trabajo). En ese caso, necesitarás Power BI Pro.

Power BI Premium por usuario

Power BI PPU te da acceso individual a la mayoría de las funciones Premium, como IA avanzada, informes paginados, canalizaciones de despliegue, soporte para conjuntos de datos más grandes (100 GB) y 48 actualizaciones diarias. A partir del 1 de abril de 2025, cuesta 24,00 $ mensuales por usuario (cuando se paga anualmente), o es una opción escalonada de 14 $ mensuales si ya tienes una licencia Pro.

El contenido que creas o publicas en un espacio de trabajo PPU generalmente sólo puede compartirse con otros usuarios con licencia PPU. Para compartirlo más ampliamente con usuarios Pro o gratuitos, tu contenido debe tener una capacidad Premium o Fabric completa, lo que supone una inversión adicional, de la que hablaré a continuación. La PPU es ideal si tú o grupos específicos de tu organización (como los usuarios avanzados o los científicos de datos) necesitáis estas herramientas avanzadas, pero no disponéis de la escala necesaria para una capacidad de Tejido dedicada. Suele ser rentable para menos de 250-500 usuarios de este tipo.

Power BI Premium

Las SKU Power BI Premium P ofrecían recursos empresariales dedicados y gestionados por Microsoft, que permitían a tu empresa utilizar funciones avanzadas como informes paginados y capacidades de IA. Y lo que es más importante, permitían a tus usuarios con licencias Gratuitas ver los informes alojados en esta capacidad Premium, lo que resultaba muy rentable si tenías muchos consumidores de informes (aunque tus creadores de contenidos seguían necesitando licencias Pro).

Sin embargo, debes saber que estas SKU P se han eliminado progresivamente. Las organizaciones no pueden adquirir nuevas suscripciones P SKU desde el 1 de julio de 2024, y no pueden renovar las existentes desde el 1 de enero o febrero de 2025 (dependiendo de tu tipo de acuerdo). En consecuencia, si tu empresa sigue utilizando la capacidad Premium P, deberás pasar a una capacidad Microsoft Fabric (F SKU) en tu próxima renovación para continuar con el servicio.

Power BI Integrado

Si eres un programador de Power BI o un proveedor de software independiente (ISV), Power BI Embedded te permite integrar BI directamente en tus propias aplicaciones y portales con tu marca, manteniendo a tus usuarios dentro de tu entorno. En lugar de tarifas por usuario, pagas por la capacidad de la SKU "A" de Azure, que suele facturarse por horas en función de los recursos que despliegues, por lo que debes planificar estos costes variables.

Una gran ventaja para ti es que tus usuarios finales no necesitan licencias separadas de Power BI para ver los análisis integrados, ya que tu compra de capacidad de Azure lo cubre. Esto es ideal si tienes muchos espectadores, por ejemplo, en aplicaciones SaaS o portales internos de la empresa. Recuerda que, aunque los SKU de Azure son un servicio de Azure distinto para esto, también puedes utilizar los SKU de Fabric F para la incrustación, por lo que es una buena idea compararlos para tus necesidades específicas.

Capacidad del tejido Microsoft

Microsoft Fabric proporciona una plataforma analítica unificada en la que tu Power BI puede trabajar junto a servicios como Azure Data Factory y Synapse Analytics, todos ellos utilizando OneLake para el almacenamiento unificado de datos. Utilizas su SKU "F" Fabric Capacity para obtener un conjunto compartido de recursos informáticos (Unidades de Capacidad o CU) para estas tareas, adquiriéndolo a través de Azure con facturación flexible de Pago por uso (PAYG) o Instancias Reservadas (RI) que ahorran costes.

Este Fabric Capacity es el sustituto estratégico de las antiguas SKU Power BI Premium P. Un punto clave para ti es que si quieres que tus usuarios con licencias gratuitas de Power BI vean informes compartidos, tu organización necesitará una SKU F64 o un nivel superior; de lo contrario, esos espectadores seguirán necesitando licencias Pro o PPU (y tus creadores de contenido siempre necesitarán al menos una licencia Pro o PPU). Fabric Capacity admite funciones avanzadas de Power BI para ti, puede ayudarte a cumplir tu Compromiso de Consumo de Microsoft Azure (MACC) y es la ruta de actualización obligatoria si tu organización utilizaba anteriormente SKU Premium P, diseñada para ayudarte a construir un ecosistema de datos escalable, seguro y unificado. 

Puedes realizar nuestro curso de Analista de Datos en Power BI para desarrollar tus habilidades en este ecosistema en evolución. Además, funciona como una excelente forma de prepararse para la codiciada certificación de Analista de Datos PL-300.

Comparación de los tipos de licencia de Power BI

Hasta ahora he proporcionado mucha información. Permíteme resumir y comparar. También incluiré información sobre precios.  

Como puedes ver, las licencias de Power BI pueden ser un poco complejas, y las funciones a menudo dependen de la SKU o región específica. También hay algo de jerga técnica: Por mencionar algunas cosas, PAYG son las siglas de Pay-As-You-Go, SQL Ent son las siglas de SQL Server Enterprise Edition, y SA son las siglas de Software Assurance.

Además, el ecosistema sigue cambiando: Las SKU Premium P se retiraron a principios de 2025; y ahora es necesaria la transición a las SKU Fabric F. Asegúrate de consultar la documentación oficial sobre licencias de Microsoft Power BI para obtener la orientación más precisa y actualizada antes de tomar una decisión definitiva.

Elegir la licencia correcta de Power BI

Elegir la licencia de Power BI adecuada requiere evaluar algo más que el coste. Tienes que equilibrar funciones, roles de usuario, necesidades de colaboración, complejidad de los datos, presupuesto y (cada vez más) alineación estratégica de TI con plataformas como Azure y Fabric. 

Los escenarios habituales y los puntos de partida recomendados incluyen

• Aprender solo o explorar los datos por ti mismo: Power BI Free con la aplicación de escritorio es tu mejor comienzo.
• Equipo pequeño (<50 usuarios) que necesita compartir lo básico: Pro para todos los usuarios suele ser la opción más sencilla y rentable.
• Equipo mixto con usuarios avanzados: Puedes utilizar Pro para la mayoría y PPU para los que necesiten funciones avanzadas; recuerda que el contenido PPU necesita capacidad de Tejido para que tus usuarios Pro puedan verlo.
• Organización grande (>500 espectadores): Fabric Capacity (F64+ SKU) suele resultarte más económico que muchas licencias Pro; tus creadores utilizan Pro/PPU, mientras que los espectadores pueden ser Free.
• Adoptar una plataforma de datos unificada: Fabric Capacity (F SKUs) es ideal para tus necesidades de BI integradas; selecciona tu F SKU en función de la estrategia de visualización y los requisitos informáticos.
• Integrar análisis en tus aplicaciones personalizadas: Power BI Embedded (SKU A) es adecuado si tus usuarios finales no tienen licencias individuales de BI; también puedes considerar las SKU Fabric F.

Para ayudarte, he elaborado una guía paso a paso como forma de organizar tu pensamiento.

• Paso 1: ¿Es sólo para uso individual, sin necesidad de compartir contenidos?

  • En caso afirmativo, la licencia Libre es suficiente.

  • Si no, continúa con el Paso 2.

• Paso 2: ¿Necesitas incrustar contenido de Power BI en una aplicación o sitio web para usuarios externos?

  • En caso afirmativo, elige Power BI Embedded (A SKU) o Microsoft Fabric con un nivel de capacidad inferior a F64.

  • Si no, continúa con el Paso 3.

• Paso 3: ¿Necesitas funciones avanzadas como soporte para modelos grandes, capacidades de IA o más de 8 actualizaciones al día?

  • Si síve al Paso 5.

  • Si no, ve al Paso 4.

• Paso 4: ¿Hay muchos espectadores de informes (por ejemplo, más de 500) en comparación con los creadores de contenidos?

  • En caso afirmativo, utiliza la capacidad Microsoft Fabric F64+ para los espectadores, y las licencias Pro para los creadores.

  • Si no, puede bastar con una licencia Pro.

• Paso 5: ¿Muchos usuarios necesitan ver contenidos avanzados (modelos grandes, actualizaciones frecuentes, etc.)?

  • Si la respuesta es afirmativa, opta por Microsoft Fabric F64+ para el acceso al visor, más licenciasPro o PPU para los creadores.

  • Si nocontinúa con el Paso 6.

• Paso 6: ¿Necesitas acceso completo a la plataforma Microsoft Fabric (por ejemplo, Synapse, Data Factory, integración OneLake)?

  • En caso afirmativo, elige una SKU de capacidad Microsoft Fabric (F2, F64, etc.) en función de las necesidades de unidades de cálculo (CU).

  • Si no, debería funcionar una combinación de licencias PPU para los usuarios avanzados y licencias Pro para los demás. 

Cómo actualizar o pasar de una licencia de Power BI a otra

Como tus necesidades de Business Intelligence pueden cambiar, Microsoft te ayuda a cambiar fácilmente de licencia de Power BI.

Éstas son tus principales vías de mejora y transición:

• Gratis → Pro o PPU: Este es tu primer paso común de colaboración. Puedes obtener una prueba, o tu administrador puede asignar estas licencias.
• Pro → PPU: Si necesitas más funciones Premium sin tener toda la capacidad, puedes obtener el complemento PPU (actualmente 14 $ mensuales, a partir de mayo de 2025).
• Pro → Capacidad de tejido: Para muchos visualizadores, tu organización puede obtener la capacidad Fabric (F64 o superior) para que tus usuarios Free puedan ver los informes, mientras tus creadores conservan las licencias Pro.
• Premium P SKU → Tejido F SKU (Obligatorio): Tu organización debe cambiar, ya que las SKU P quedarán obsoletas a principios de 2025. Esto implica que adquieras una SKU Fabric F, migres tus espacios de trabajo, utilices el periodo de gracia de Microsoft y, a continuación, desguaces la antigua SKU P. Esto traslada tus licencias de capacidad a Azure, lo que podría cambiar tus estructuras de costes.

También puedes probar algunas pruebas gratuitas disponibles:

• Prueba Pro/PPU: Si tienes una licencia Gratuita, puede que te ofrezcan 60 días de prueba.
• Prueba Microsoft Fabric: Te permite explorar toda la plataforma, incluidas las funciones a nivel de PPU.
• Prueba Microsoft 365 E5: Esta versión de prueba incluye automáticamente Power BI Pro.

Pros y contras de cada licencia

Aquí tienes una tabla comparativa que resume los pros y los contras de las distintas opciones de licencia de Power BI. 

Estrategias de gestión de licencias de Power BI

Para gestionar mejor tus licencias de Power BI, ahorrando costes y cumpliendo tus objetivos empresariales, debes:

• Gobierna las licencias: Define funciones y normas claras sobre cómo gestionas las licencias.
• Optimiza las asignaciones: Utiliza el acceso basado en roles (RBAC). Querrás revisar el uso a menudo y reasignar licencias. Mezcla tipos de licencia para ahorrar dinero.
• Haz un presupuesto inteligente: Prevé tus costes de licencias. Busca ahorros, como con las Instancias Reservadas Microsoft Fabric, y controla tus gastos.
• Programa de seguimiento del uso de licencias: Utiliza tus herramientas de administración (centro de administración M365, portal Azure) para saber cómo se utilizan las licencias y elabora informes para mayor claridad.

Conclusión

Más información sobre las capacidades de Power BI. Para una base sólida, Power BI Fundamentals es una gran opción. Además, nuestro curso de Analista de Datos en Power BI te ayudará a desarrollar habilidades empleables y te preparará para la certificación.