Power BI Report Builder: Een gids voor beginners

Als je nieuw bent met Power BI, ken je Power BI Report Builder misschien nog niet, zeker omdat het sterk verschilt van de populaire Power BI Desktop-software.

In deze gids doorlopen we stapsgewijs het installeren van de software, het ophalen van gegevensbronnen, het maken en opmaken van een rapport en het exporteren van rapporten.

Wat is Power BI Report Builder?

Power BI Report Builder is een zelfstandige tool van Microsoft waarmee je gepagineerde rapporten kunt maken. Deze rapporten zijn zo opgemaakt dat ze goed op een geprinte pagina passen en zijn ideaal voor operationele of printbare documenten. 

In tegenstelling tot interactieve dashboards in Power BI Desktop zijn gepagineerde rapporten sterk gestructureerd en het best geschikt voor facturen, overzichten of tabelachtige data die meerdere pagina's beslaat.

Deze rapporten kunnen worden gemaakt met data uit allerlei bronnen en gepubliceerd naar de Power BI-service voor veilig delen en geplande levering.

1. Power BI Report Builder installeren

Om rapporten te maken, heb je eerst de nieuwste versie van Power BI Report Builder nodig. Doorloop de onderstaande stappen.

Downloaden en installeren

1. Bezoek de officiële Microsoft downloadpagina voor Power BI Report Builder.

2. Klik op Download, selecteer het installatiebestand en doorloop de installatiewizard.
3. Volg de stappen op het scherm om de installatie te voltooien.

Start na de installatie Power BI Report Builder via je startmenu. Je zou dit welkomstscherm moeten zien, zoals hieronder.

Maak vervolgens een gratis Power BI-account aan en meld je aan in de software.

2. Verbinden met gegevensbronnen

Een gegevensbron aanmaken

Een gegevensbron is je verbinding met een database of service, zoals SQL Server, Azure SQL of Power BI-datasets.

1. Ga naar het venster Rapportgegevens (links) en klik met de rechtermuisknop op Data Sources > Get data….

2. Selecteer Blank Table in het linkerpaneel.

3. Kopieer en plak de volgende voorbeeldgegevens in de tabel.

Region,Product,SalesAmount
East,Widget A,3200
East,Widget B,2700
West,Widget A,1800
West,Widget C,3900
South,Widget B,2100
North,Widget A,2400
North,Widget C,3100Mogelijk gemaakt door

4. Klik op Use first row as headers.
5. Voer een tabelnaam in (bijv. SalesData) en klik op Next, daarna op Create.
6. Klik in het linkerpaneel met de rechtermuisknop op de nieuwe gegevensbron met de naam PowerQuery en hernoem deze naar "SalesData".

Een dataset definiëren

Een dataset is een specifieke query of tabel die bepaalt welke data in je rapport wordt gebruikt.

1. Klik met de rechtermuisknop op Datasets > Add Dataset.
2. Noem je dataset Sales Dataset.
3. Selecteer SalesData als je Data source om te verwijzen naar de eerder gemaakte gegevensbron en klik op OK.

3. Je eerste gepagineerde Power BI-rapport maken

De tabelwizard gebruiken

1. Ga naar Insert > Table > Table Wizard.

2. Selecteer je dataset "Sales Dataset" en klik op Next.
3. Sleep Region naar Row Groups.
4. Sleep SalesAmount naar Values en kies de aggregatie Sum.

5. Klik op Next, Next en vervolgens op Finish.

Je hebt nu een basistabel die data uit je dataset weergeeft.

Je kunt de tabel ook formaat geven door met je muis aan de hoeken te slepen, zoals hieronder te zien is.

Je kunt een voorbeeld van de data in de tabel bekijken door op Run te klikken.

Je zou een geprinte datatabel moeten krijgen zoals deze:

Grafieken en visuals toevoegen

Vervolgens kunnen we het rapport verfraaien met wat visuals om de data beter te presenteren.

1. Ga naar Insert > Chart > Chart Wizard.
2. Kies de optie "SalesDataset" en klik op Next.
3. Kies een grafiektype (bijv. staaf, lijn, taart). In dit geval kiezen we voor Pie.
4. Sleep de velden in de volgende indeling.

5. Klik op Next en Finish.
6. Pas de grootte van de gemaakte grafiek aan met de hoeken zodat deze in het rapport past.

Als je klaar bent, klik op Run en je zou een afdruk van de grafiek in je rapport moeten zien.

Zulke grafieken helpen trends te visualiseren en zijn handig voor samenvattingssecties. Als je rapporten bouwt, kan een mix van grafieken zoals staafdiagrammen, lijngrafieken en taartdiagrammen je lezers helpen de data beter te begrijpen.

4. Rapporten opmaken en vormgeven

Voordat je deze rapporten kunt versturen, is het goed om te kijken hoe je het je lezers makkelijker maakt om de data te bekijken. Dat vraagt om wat basisopmaak en vormgeving. Wil je oefenen met praktische voorbeelden? Bekijk dan zeker onze cursus Data Visualization in Power BI. 

Hier zijn enkele onderdelen om aan te passen.

Stijlen en thema's toepassen

Je kunt het lettertype, de kleur, randen en de achtergrondkleur aanpassen via het deelvenster Properties. Dit venster is vooral handig voor gedetailleerde vormgeving van rapporten en kan worden gebruikt om het uiterlijk van je rapport op te schonen en te verbeteren.

Om het deelvenster Properties in te schakelen, ga je op het bovenste lint naar View en vink je Properties aan. Er verschijnt een deelvenster Properties aan de rechterkant van je scherm.

1. Selecteer het cirkeldiagram dat je eerder hebt gemaakt.
2. Ga naar Properties > Chart > Palette. Selecteer Seagreen in de dropdown om de grafiekkleuren aan te passen.

3. Klik in je grafiek op het vak Chart Title en hernoem dit naar Sales by Region.
4. Klik op het titelvak en wijzig de FillColor naar LightGreen.

5. Klik met de rechtermuisknop op de velden Sales Amount in je tabel en klik op Placeholder Properties.
6. Klik op Number > Currency > OK.
7. Klik met de rechtermuisknop op de waarden in de rij Totals van je tabel en klik op Text Box Properties.

8. Klik op Number > Currency > OK.

Na al dat bewerken klik je opnieuw op Run om een voorbeeld van je rapport te bekijken. Het zou er ongeveer zo uit moeten zien:

Paginacontrole instellen

Je kunt je rapport professioneler laten ogen met een goede kop, zodat je lezers snel begrijpen waar ze naar kijken.

Om een titel toe te voegen, klik je op het vak "Click to add title" en vul je "Sales Summary Report" in

Je kunt er ook voor kiezen om het formaat van je rapport aan te passen en een paginagrootte in te stellen om het gemakkelijk afdrukbaar te maken.

Zo doe je dat:

1. Ga in het uitvoerscherm naar Page Setup.
2. Stel Page Size (A4, Letter, enz.) en Margins in.

Deze stappen zorgen ervoor dat het rapport netjes afdrukt en is geoptimaliseerd voor gepagineerde formaten zoals pdf's. Om je afmetingen te controleren, kun je de knop Print Layout gebruiken om te bekijken hoe je rapport eruitziet op papier.

5. Rapporten publiceren naar Power BI-service

Rapporten opslaan en exporteren

Je kunt je rapport opslaan als een .rdl-bestand om later te hergebruiken of te bewerken.

1. Ga naar File > Save As.
2. Kies een lokale map of OneDrive-locatie.

Om te exporteren als PDF, Word of Excel:

1. Ga naar Home > Run > Export en selecteer het gewenste formaat.

Publiceren naar Power BI

Zo publiceer je je rapport naar de Power BI-service:

1. Ga naar File > Publish > Power BI Service.
2. Meld je aan bij je Power BI-account.
3. Selecteer de workspace waar je wilt publiceren.

4. Geef je project een naam en klik op Publish.

Na het uploaden is het rapport beschikbaar in de Power BI-service en kan het worden gepland, gedeeld of ingesloten in dashboards.

Power BI Report Builder vs. Power BI Desktop

Power BI Report Builder wordt vaak verward met Power BI Desktop, vooral door beginners die met beide nog niet vertrouwd zijn.

Om het duidelijker te maken, vind je hieronder een tabel met enkele verschillen tussen deze twee zelfstandige softwarepakketten:

Kortom: gebruik Report Builder voor gestructureerde, printklare rapporten en Power BI Desktop voor het verkennen en verhalend presenteren van data.

Leer meer over Power BI Desktop in deze Power BI-tutorial voor beginners. Je kunt ook visuele inspiratie opdoen met onze gids met de Top 9 Power BI-dashboardvoorbeelden. 

Conclusie

Power BI Report Builder is een krachtige tool voor het maken van professionele, gepagineerde rapporten. Het biedt bovendien nauwe integratie met SQL-gebaseerde gegevensbronnen en de Power BI-service, waardoor het ideaal is voor printbare documenten en rapportages voor compliance.

Wil je meer ontdekken over het potentieel van Power BI of meer leren over gerelateerde producten en services? Bekijk dan onze Introduction to Power BI-cursus of de Data Analyst in Power BI-track.