Power BI Report Builder: Guida per principianti

Se sei alle prime armi con Power BI, potresti non conoscere Power BI Report Builder, visto che è molto diverso dal più diffuso Power BI Desktop.

In questa guida troverai un tutorial passo passo per installare il software, ottenere origini dati, creare e formattare un report ed esportarlo.

Cos’è Power BI Report Builder?

Power BI Report Builder è uno strumento stand-alone fornito da Microsoft che consente di creare report impaginati. Questi report sono formattati per adattarsi bene a una pagina stampata e sono ideali per documenti operativi o da stampare. 

A differenza delle dashboard interattive in Power BI Desktop, i report impaginati sono altamente strutturati e sono ideali per fatture, estratti conto o dati in formato tabellare su più pagine.

Questi report possono essere creati usando dati provenienti da varie origini e pubblicati nel Power BI Service per una condivisione sicura e consegne pianificate.

1. Installare Power BI Report Builder

Per creare report, devi prima procurarti l’ultima versione di Power BI Report Builder. Vediamo i passaggi.

Download e installazione

1. Visita la pagina di download ufficiale di Power BI Report Builder di Microsoft.

2. Clicca su Download, seleziona il file di installazione ed esegui la procedura guidata.
3. Segui le istruzioni a schermo per completare l’installazione.

Una volta installato, avvia Power BI Report Builder dal menu Start. Dovresti vedere questa schermata di benvenuto, come mostrato di seguito.

Poi, registra un account Power BI gratuito ed effettua l’accesso nel software.

2. Connessione alle origini dati

Creare un’origine dati

Un’origine dati è la tua connessione a un database o servizio, come SQL Server, Azure SQL o i dataset di Power BI.

1. Vai al riquadro Report Data (a sinistra) e fai clic con il tasto destro su Data Sources > Get data….

2. Seleziona Blank Table nel riquadro di sinistra.

3. Copia e incolla i seguenti dati di esempio nella tabella.

Region,Product,SalesAmount
East,Widget A,3200
East,Widget B,2700
West,Widget A,1800
West,Widget C,3900
South,Widget B,2100
North,Widget A,2400
North,Widget C,3100

4. Clicca su Use first row as headers.
5. Inserisci un nome per la tabella (ad es., SalesData) e fai clic su Next, poi Create.
6. Nel pannello di sinistra, fai clic con il tasto destro sulla nuova origine dati chiamata PowerQuery e rinominala in “SalesData”.

Definire un dataset

Un dataset è una specifica query o tabella che definisce quali dati verranno usati nel report.

1. Fai clic con il tasto destro su Datasets > Add Dataset.
2. Assegna al dataset il nome Sales Dataset.
3. Seleziona SalesData come Data source per fare riferimento all’origine dati creata in precedenza e clicca OK.

3. Creare il tuo primo report impaginato in Power BI

Usare la procedura guidata per le tabelle

1. Vai su Insert > Table > Table Wizard.

2. Seleziona il dataset “Sales Dataset” e fai clic su Next.
3. Trascina Region in Row Groups.
4. Trascina SalesAmount in Values e seleziona l’aggregazione Sum.

5. Clicca Next, Next e poi Finish.

Ora hai una tabella di base che mostra i dati del tuo dataset.

Puoi anche ridimensionare la tabella trascinando gli angoli con il mouse, come mostrato sotto.

Puoi visualizzare l’anteprima dei dati nella tabella cliccando su Run.

Dovresti ottenere una tabella stampata come questa:

Aggiungere grafici e visual

Ora possiamo abbellire il report con alcuni visual per presentare meglio i dati.

1. Vai su Insert > Chart > Chart Wizard.
2. Scegli l’opzione “SalesDataset” e clicca su Next.
3. Scegli un tipo di grafico (ad es., a barre, a linee, a torta). In questo caso useremo il grafico a torta.
4. Trascina i campi nelle seguenti posizioni.

5. Clicca Next e Finish.
6. Ridimensiona il grafico creato in modo che si adatti al report usando gli angoli.

Quando hai finito, clicca Run e dovresti vedere una stampa del grafico nel tuo report.

Grafici come questi aiutano a visualizzare tendenze e sono utili nelle sezioni di sintesi. Se stai costruendo report, avere un mix di grafici e visual, come barre, linee e torte, aiuta i lettori a comprendere meglio i dati.

4. Formattazione e design dei report

Prima di inviare questi report, è utile renderli più leggibili per chi dovrà consultarli. Questo richiede un po’ di formattazione e design di base. Se vuoi fare pratica, dai un’occhiata al nostro corso Data Visualization in Power BI. 

Ecco alcune aree da modificare.

Applicare stili e temi

Puoi modificare dimensione e colore del carattere, bordi e colore di sfondo dal riquadro Properties. Questo riquadro è particolarmente utile per il design dettagliato dei report e per ripulire e migliorare l’aspetto del tuo lavoro.

Per abilitare il riquadro Properties, vai su View nella barra superiore e seleziona Properties. Dovrebbe apparire a destra dello schermo.

1. Seleziona il grafico a torta creato in precedenza.
2. Vai su Properties > Chart > Palette. Scegli Seagreen dal menu a discesa per modificare i colori del grafico.

3. Clicca sulla casella Chart Title nel grafico e rinominala in Sales by Region.
4. Clicca sulla casella del titolo e cambia FillColor in LightGreen.

5. Fai clic con il tasto destro sui campi Sales Amount della tua tabella e seleziona Placeholder Properties.
6. Clicca su Number > Currency > OK.
7. Fai clic con il tasto destro sui valori nella riga Totals della tabella e seleziona Text Box Properties.

8. Clicca su Number > Currency > OK.

Dopo tutte queste modifiche, clicca di nuovo Run per un’anteprima del report. Dovrebbe apparire così:

Impostare il layout di pagina

Puoi rendere il report più professionale aggiungendo un titolo d’intestazione, così i lettori capiscono subito cosa stanno guardando.

Per aggiungere un titolo, clicca sulla casella “Click to add title” e inserisci “Sales Summary Report”

Puoi anche modificare le dimensioni del report e impostare un formato pagina per facilitarne la stampa.

Ecco come fare:

1. Nella schermata di esecuzione, vai su Page Setup.
2. Imposta Page Size (A4, Letter, ecc.) e Margins.

Questi passaggi garantiscono una stampa ordinata e ottimizzata per formati impaginati come i PDF. Per ricontrollare le dimensioni, usa il pulsante Print Layout per vedere l’anteprima di stampa.

5. Pubblicare i report su Power BI Service

Salvataggio ed esportazione dei report

Puoi salvare il report come file .rdl per riutilizzarlo o modificarlo.

1. Vai su File > Save As.
2. Scegli una cartella locale o una posizione su OneDrive.

Per esportare in PDF, Word o Excel:

1. Vai su Home > Run > Export e seleziona il formato desiderato.

Pubblicazione su Power BI

Per pubblicare il tuo report su Power BI Service:

1. Vai su File > Publish > Power BI Service.
2. Accedi al tuo account Power BI.
3. Seleziona l’area di lavoro in cui pubblicare.

4. Assegna un nome al progetto e clicca Publish.

Una volta caricato, il report è disponibile in Power BI Service e può essere pianificato, condiviso o incorporato nelle dashboard.

Power BI Report Builder vs Power BI Desktop

Power BI Report Builder viene spesso confuso con Power BI Desktop, soprattutto da chi è alle prime armi e non li conosce entrambi.

Per chiarire, ecco una tabella con alcune differenze tra i due software stand-alone:

In breve, usa Report Builder per report strutturati, pronti per la stampa, e Power BI Desktop per l’esplorazione e lo storytelling con i dati.

Scopri di più su Power BI Desktop in questo tutorial di Power BI per principianti. Puoi anche trovare ispirazione visiva con la nostra guida ai 9 migliori esempi di dashboard Power BI. 

Conclusioni

Power BI Report Builder è uno strumento potente per creare report professionali e impaginati. Offre anche un’integrazione stretta con origini dati basate su SQL e con Power BI Service, rendendolo ideale per documenti stampabili e report normativi.

Vuoi esplorare meglio il potenziale di Power BI o saperne di più sui prodotti e servizi correlati? Dai un’occhiata al nostro corso Introduction to Power BI o al percorso Data Analyst in Power BI.