Power BI Report Builder: शुरुआती लोगों के लिए एक मार्गदर्शिका

यदि आप Power BI के नए उपयोगकर्ता हैं, तो संभव है कि आप Power BI Report Builder से परिचित न हों, क्योंकि यह लोकप्रिय Power BI Desktop सॉफ़्टवेयर से काफ़ी अलग है।

इस गाइड में, हम सॉफ़्टवेयर सेटअप, डेटा स्रोत प्राप्त करना, एक रिपोर्ट बनाना और फ़ॉर्मेट करना, तथा रिपोर्ट निर्यात करने का चरणबद्ध ट्यूटोरियल कवर करेंगे।

Power BI Report Builder क्या है?

Power BI Report Builder Microsoft द्वारा प्रदान किया गया एक स्वतंत्र टूल है जो उपयोगकर्ताओं को पृष्ठ-आधारित (paginated) रिपोर्ट बनाने की अनुमति देता है। ये रिपोर्टें इस तरह फ़ॉर्मेट की जाती हैं कि वे मुद्रित पृष्ठ पर अच्छी तरह फिट हों और संचालनात्मक या प्रिंट योग्य दस्तावेज़ों के लिए आदर्श हों। 

Power BI Desktop में इंटरैक्टिव डैशबोर्ड्स के विपरीत, पेजिनेटेड रिपोर्टें अत्यधिक संरचित होती हैं और चालान, स्टेटमेंट्स, या बहुपृष्ठों में फैले सारणीबद्ध डेटा के लिए सबसे उपयुक्त हैं।

इन रिपोर्टों को विभिन्न स्रोतों के डेटा का उपयोग करके बनाया जा सकता है और सुरक्षित साझाकरण तथा अनुसूचित वितरण के लिए Power BI Service पर प्रकाशित किया जा सकता है।

1. Power BI Report Builder इंस्टॉल करना

रिपोर्ट बनाने के लिए, आपको पहले Power BI Report Builder के नवीनतम संस्करण की एक कॉपी प्राप्त करनी होगी। आइए नीचे दिए गए चरणों को देखते हैं।

डाउनलोड और इंस्टॉल करना

1. आधिकारिक Microsoft Power BI Report Builder डाउनलोड पेज पर जाएँ।

2. Download पर क्लिक करें, इंस्टॉलर फ़ाइल चुनें, और इंस्टॉलेशन विज़ार्ड चलाएँ।
3. इंस्टॉलेशन पूरा करने के लिए ऑन-स्क्रीन निर्देशों का पालन करें।

इंस्टॉल होने के बाद, स्टार्ट मेनू से Power BI Report Builder प्रारंभ करें। आपका स्वागत स्क्रीन इस प्रकार दिखना चाहिए, जैसा नीचे दर्शाया गया है।

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2. डेटा स्रोतों से कनेक्ट करना

डेटा स्रोत बनाना

डेटा स्रोत आपका किसी डेटाबेस या सेवा से कनेक्शन होता है, जैसे SQL Server, Azure SQL, या Power BI datasets।

1. बाएँ स्थित Report Data पेन में जाएँ और Data Sources पर राइट-क्लिक करें > Get data….

2. बाएँ पेन में Blank Table चुनें।

3. निम्न उदाहरण डेटा को तालिका में कॉपी-पेस्ट करें।

Region,Product,SalesAmount
East,Widget A,3200
East,Widget B,2700
West,Widget A,1800
West,Widget C,3900
South,Widget B,2100
North,Widget A,2400
North,Widget C,3100

4. Use first row as headers पर क्लिक करें।
5. एक तालिका नाम दर्ज करें (उदा., SalesData) और Next पर क्लिक करें, फिर Create पर।
6. बाएँ पैनल में, PowerQuery नाम के नए डेटा स्रोत पर राइट-क्लिक करें और उसका नाम बदलकर “SalesData” कर दें।

डेटासेट परिभाषित करना

डेटासेट एक विशिष्ट क्वेरी या तालिका है जो निर्धारित करती है कि आपकी रिपोर्ट में कौन-सा डेटा उपयोग होगा।

1. Datasets पर राइट-क्लिक करें > Add Dataset।
2. अपने डेटासेट का नाम Sales Dataset रखें।
3. Data source के लिए SalesData चुनें ताकि आप पहले बनाए गए Data Source का संदर्भ ले सकें और OK पर क्लिक करें।

3. अपनी पहली पेजिनेटेड Power BI रिपोर्ट बनाना

टेबल विज़ार्ड का उपयोग

1. Insert > Table > Table Wizard पर जाएँ।

2. अपना डेटासेट “Sales Dataset” चुनें और Next पर क्लिक करें।
3. Region को Row Groups में खींचें।
4. SalesAmount को Values में खींचें और Sum एग्रीगेट चुनें।

5. Next, Next पर क्लिक करें, और फिर Finish।

अब आपके पास अपने डेटासेट से डेटा प्रदर्शित करने वाली एक बेसिक टेबल है।

आप माउस से कोनों को ड्रैग करके टेबल का आकार भी बदल सकते हैं, जैसा नीचे दिखाया गया है।

Run पर क्लिक करके आप टेबल में डेटा का पूर्वावलोकन कर सकते हैं।

आप इस तरह की एक मुद्रित डेटा टेबल प्राप्त कर सकते हैं:

चार्ट्स और विज़ुअल्स जोड़ना

अब हम कुछ विज़ुअल्स के साथ रिपोर्ट को और आकर्षक बना सकते हैं ताकि डेटा को बेहतर ढंग से प्रस्तुत किया जा सके।

1. Insert > Chart > Chart Wizard पर जाएँ।
2. “SalesDataset” विकल्प चुनें और Next पर क्लिक करें।
3. एक चार्ट प्रकार चुनें (उदा., बार, लाइन, पाई)। यहाँ हम Pie चुनेंगे।
4. फ़ील्ड्स को निम्न व्यवस्था के अनुसार खींचें।

5. Next और Finish पर क्लिक करें।
6. बनाए गए चार्ट का आकार कोनों से बदलकर रिपोर्ट में फिट करें।

कार्य पूरा होने पर Run दबाएँ, और आपको अपनी रिपोर्ट में चार्ट का प्रिंटआउट दिखाई देगा।

ऐसे चार्ट्स रुझानों को विज़ुअलाइज़ करने में मदद करते हैं और सारांश अनुभागों के लिए उपयोगी होते हैं। यदि आप रिपोर्ट बना रहे हैं, तो बार चार्ट्स, लाइन ग्राफ़्स और पाई चार्ट्स जैसे कुछ चार्ट्स और ग्राफ़्स का मिश्रण आपके पाठकों को डेटा बेहतर समझने में मदद कर सकता है।

4. रिपोर्ट्स का फ़ॉर्मेटिंग और डिज़ाइन

रिपोर्ट भेजने से पहले, आपको देखना होगा कि पाठकों के लिए डेटा को देखना कैसे आसान बनाया जा सकता है। इसमें बेसिक फ़ॉर्मेटिंग और डिज़ाइनिंग शामिल होगी। यदि आप हैंड्स-ऑन अभ्यास चाहते हैं, तो हमारा Data Visualization in Power BI कोर्स अवश्य देखें। 

यहाँ कुछ क्षेत्र हैं जिन्हें आप संशोधित कर सकते हैं।

स्टाइल्स और थीम्स लागू करना

आप Properties पेन का उपयोग करके फ़ॉन्ट आकार, रंग, बॉर्डर और पृष्ठभूमि रंग संशोधित कर सकते हैं। यह पेन रिपोर्टों के विस्तृत डिज़ाइनिंग के लिए विशेष रूप से उपयोगी है, जिससे आप अपने रिपोर्ट के स्वरूप को साफ़-सुथरा और बेहतर बना सकते हैं।

Properties पेन सक्षम करने के लिए, शीर्ष रिबन में View पर जाएँ और Properties को सक्षम करने के लिए चेक करें। आपके स्क्रीन के दाएँ तरफ़ एक Properties पेन दिखाई देना चाहिए।

1. पहले बनाया गया पाई चार्ट चुनें।
2. Properties > Chart > Palette पर जाएँ। ड्रॉपडाउन में Seagreen चुनें ताकि चार्ट के रंग संशोधित हो सकें।

3. अपने चार्ट में Chart Title बॉक्स पर क्लिक करें और इसे Sales by Region में बदलें।
4. टाइटल बॉक्स पर क्लिक करें और FillColor को LightGreen में बदलें।

5. अपनी टेबल के Sales Amount फ़ील्ड्स पर राइट-क्लिक करें और Placeholder Properties पर क्लिक करें।
6. Number > Currency > OK पर क्लिक करें।
7. अपनी टेबल की Totals पंक्ति में मानों पर राइट-क्लिक करें और Text Box Properties पर क्लिक करें।

8. Number > Currency > OK पर क्लिक करें।

सारी एडिटिंग के बाद, अपनी रिपोर्ट का पूर्वावलोकन करने के लिए फिर से Run दबाएँ। यह कुछ इस तरह दिखना चाहिए:

पेज लेआउट सेट करना

आप अपनी रिपोर्ट को एक उपयुक्त हेडर शीर्षक के साथ अधिक पेशेवर बना सकते हैं ताकि पाठक जल्दी समझ सकें कि वे क्या देख रहे हैं।

शीर्षक जोड़ने के लिए, “Click to add title” बॉक्स पर क्लिक करें और “Sales Summary Report” भरें

आप अपनी रिपोर्ट का आकार संशोधित करने और पृष्ठ आकार सेट करने का विकल्प भी चुन सकते हैं ताकि यह आसानी से प्रिंट हो सके।

इसे इस प्रकार करें:

1. Run स्क्रीन में, Page Setup पर जाएँ।
2. Page Size (A4, Letter, आदि) और Margins सेट करें।

ये चरण सुनिश्चित करते हैं कि रिपोर्ट साफ़-सुथरी तरह से प्रिंट हो और PDFs जैसे पेजिनेटेड फ़ॉर्मैट के लिए अनुकूलित हो। अपने आकार निर्धारण की दोबारा जाँच करने के लिए, आप Print Layout बटन का उपयोग कर सकते हैं ताकि यह पूर्वावलोकन कर सकें कि प्रिंट होने पर आपकी रिपोर्ट कैसी दिखेगी।

5. रिपोर्ट्स को Power BI Service पर प्रकाशित करना

रिपोर्ट्स को सेव और एक्सपोर्ट करना

आप अपनी रिपोर्ट को .rdl फ़ाइल के रूप में सेव कर सकते हैं ताकि पुन: उपयोग या संपादन किया जा सके।

1. File > Save As पर जाएँ।
2. एक लोकल फ़ोल्डर या OneDrive स्थान चुनें।

PDF, Word, या Excel के रूप में निर्यात करने के लिए:

1. Home > Run > Export पर जाएँ और अपना वांछित फ़ॉर्मैट चुनें।

Power BI पर प्रकाशित करना

अपनी रिपोर्ट को Power BI Service पर प्रकाशित करने के लिए:

1. File > Publish > Power BI Service पर जाएँ।
2. अपने Power BI खाते में साइन इन करें।
3. वह वर्कस्पेस चुनें जहाँ आप प्रकाशित करना चाहते हैं।

4. अपने प्रोजेक्ट का नाम दें और Publish पर क्लिक करें।

अपलोड होने के बाद, रिपोर्ट Power BI Service में उपलब्ध होती है और उसे अनुसूचित, साझा या डैशबोर्ड्स में एम्बेड किया जा सकता है।

Power BI Report Builder बनाम Power BI Desktop

Power BI Report Builder को अक्सर Power BI Desktop के साथ मिला दिया जाता है, खासकर उन शुरुआती लोगों द्वारा जो दोनों से परिचित नहीं हैं।

स्पष्टता के लिए, नीचे दोनों स्वतंत्र सॉफ़्टवेयर्स के बीच कुछ अंतर की तालिका दी गई है:

संक्षेप में, संरचित, प्रिंट-तैयार रिपोर्ट्स के लिए Report Builder का उपयोग करें और डेटा के साथ खोज और कहानी कहने के लिए Power BI Desktop का।

Power BI Desktop के बारे में और जानें इस शुरुआती के लिए Power BI ट्यूटोरियल में। आप हमारे टॉप 9 Power BI डैशबोर्ड उदाहरण गाइड से भी विज़ुअल प्रेरणा ले सकते हैं। 

निष्कर्ष

Power BI Report Builder पेशेवर, पेजिनेटेड रिपोर्ट्स बनाने का एक शक्तिशाली टूल है। यह SQL-आधारित डेटा स्रोतों और Power BI Service के साथ मज़बूत एकीकरण भी प्रदान करता है, जो इसे प्रिंट योग्य दस्तावेज़ों और अनुपालन/नियामक रिपोर्ट्स के लिए आदर्श बनाता है।

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