Power BI Report Builder: Hướng dẫn dành cho người mới bắt đầu

Nếu bạn mới làm quen với Power BI, có thể bạn chưa biết đến Power BI Report Builder, nhất là khi nó khác khá nhiều so với phần mềm Power BI Desktop phổ biến.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ đi qua từng bước để cài đặt phần mềm, lấy nguồn dữ liệu, tạo và định dạng báo cáo, cũng như xuất báo cáo.

Power BI Report Builder là gì?

Power BI Report Builder là công cụ độc lập do Microsoft cung cấp, cho phép người dùng tạo các báo cáo phân trang (paginated). Những báo cáo này được định dạng để in ấn đẹp mắt trên trang giấy và rất phù hợp cho các tài liệu vận hành hoặc tài liệu cần in.

Không giống các bảng điều khiển tương tác trên Power BI Desktop, báo cáo phân trang có cấu trúc chặt chẽ và phù hợp nhất cho hoá đơn, sao kê hoặc dữ liệu dạng bảng trải dài nhiều trang.

Bạn có thể tạo các báo cáo này từ nhiều nguồn dữ liệu và xuất bản lên Power BI Service để chia sẻ an toàn và lên lịch gửi.

1. Cài đặt Power BI Report Builder

Để tạo báo cáo, trước tiên bạn cần tải phiên bản mới nhất của Power BI Report Builder. Hãy làm theo các bước dưới đây.

Tải xuống và cài đặt

1. Truy cập trang tải chính thức Power BI Report Builder của Microsoft.

2. Nhấp Download, chọn tệp cài đặt và chạy trình hướng dẫn cài đặt.
3. Làm theo hướng dẫn trên màn hình để hoàn tất cài đặt.

Sau khi cài đặt xong, mở Power BI Report Builder từ menu Start. Bạn sẽ thấy màn hình chào mừng như dưới đây.

Tiếp theo, đăng ký tài khoản Power BI miễn phí và đăng nhập trong phần mềm.

2. Kết nối đến nguồn dữ liệu

Tạo nguồn dữ liệu

Nguồn dữ liệu là kết nối của bạn đến cơ sở dữ liệu hoặc dịch vụ, như SQL Server, Azure SQL hoặc các tập dữ liệu Power BI.

1. Vào khung Report Data (bên trái) và nhấp chuột phải Data Sources > Get data….

2. Chọn Blank Table ở khung bên trái.

3. Sao chép và dán dữ liệu mẫu sau vào bảng.

Region,Product,SalesAmount
East,Widget A,3200
East,Widget B,2700
West,Widget A,1800
West,Widget C,3900
South,Widget B,2100
North,Widget A,2400
North,Widget C,3100Được hỗ trợ bởi

4. Nhấp chọn Use first row as headers.
5. Nhập tên bảng (ví dụ: SalesData) và nhấp Next, sau đó Create.
6. Ở bảng điều khiển bên trái, nhấp chuột phải vào nguồn dữ liệu mới tên PowerQuery và đổi tên thành “SalesData”.

Định nghĩa dataset

Dataset là truy vấn hoặc bảng cụ thể xác định dữ liệu nào sẽ dùng trong báo cáo.

1. Nhấp chuột phải Datasets > Add Dataset.
2. Đặt tên dataset là Sales Dataset.
3. Chọn SalesData cho Data source để tham chiếu Nguồn dữ liệu bạn đã tạo trước đó và nhấp OK.

3. Tạo báo cáo Power BI phân trang đầu tiên

Dùng trình hướng dẫn bảng (table wizard)

1. Vào Insert > Table > Table Wizard.

2. Chọn dataset “Sales Dataset” và nhấp Next.
3. Kéo Region vào Row Groups.
4. Kéo SalesAmount vào Values và chọn phép tổng hợp Sum.

5. Nhấp Next, Next, rồi Finish.

Giờ bạn đã có một bảng cơ bản hiển thị dữ liệu từ dataset.

Bạn cũng có thể thay đổi kích thước bảng bằng cách kéo các góc bằng chuột như hình dưới.

Bạn có thể xem trước dữ liệu trong bảng bằng cách nhấp Run.

Bạn sẽ có một bảng dữ liệu in ra như thế này:

Thêm biểu đồ và trực quan hóa

Tiếp theo, chúng ta có thể làm đẹp báo cáo với một số trực quan hóa để trình bày dữ liệu tốt hơn.

1. Vào Insert > Chart > Chart Wizard.
2. Chọn tuỳ chọn “SalesDataset” và nhấp Next.
3. Chọn loại biểu đồ (ví dụ: cột, đường, tròn). Ở đây, chúng ta chọn Pie (tròn).
4. Kéo các trường vào các vị trí như sau.

5. Nhấp Next và Finish.
6. Dùng các góc để đổi kích thước biểu đồ cho vừa báo cáo.

Khi xong, nhấn Run, bạn sẽ thấy biểu đồ in ra trong báo cáo.

Những biểu đồ như vậy giúp trực quan hoá xu hướng và hữu ích cho các phần tóm tắt. Khi xây dựng báo cáo, kết hợp một số biểu đồ như cột, đường và tròn sẽ giúp người đọc hiểu dữ liệu tốt hơn.

4. Định dạng và thiết kế báo cáo

Trước khi gửi báo cáo, bạn cần trình bày dữ liệu dễ đọc hơn cho người xem. Việc này bao gồm một số định dạng và thiết kế cơ bản. Nếu muốn thực hành, hãy xem khóa Data Visualization in Power BI của chúng tôi.

Dưới đây là một số hạng mục nên chỉnh.

Áp dụng kiểu và chủ đề

Bạn có thể chỉnh cỡ chữ, màu sắc, đường viền và màu nền trong khung Properties. Khung này đặc biệt hữu ích cho việc thiết kế chi tiết, giúp dọn dẹp và cải thiện diện mạo báo cáo.

Để bật khung Properties, vào View trên dải ribbon và đánh dấu bật Properties. Khung Properties sẽ xuất hiện ở bên phải màn hình.

1. Chọn biểu đồ tròn bạn đã tạo trước đó.
2. Vào Properties > Chart > Palette. Chọn Seagreen trong danh sách để đổi màu biểu đồ.

3. Nhấp vào ô Chart Title trong biểu đồ và đổi tên thành Sales by Region.
4. Nhấp vào ô tiêu đề và đổi FillColor thành LightGreen.

5. Nhấp chuột phải vào các trường Sales Amount trong bảng và chọn Placeholder Properties.
6. Chọn Number > Currency > OK.
7. Nhấp chuột phải vào các giá trị ở hàng Totals của bảng và chọn Text Box Properties.

8. Chọn Number > Currency > OK.

Sau tất cả bước chỉnh sửa, nhấn Run để xem trước báo cáo. Kết quả sẽ trông như sau:

Thiết lập bố cục trang

Bạn có thể làm báo cáo chuyên nghiệp hơn với tiêu đề đầu trang phù hợp để người đọc nhanh chóng nắm bắt nội dung.

Để thêm tiêu đề, nhấp vào hộp “Click to add title” và nhập “Sales Summary Report”

Bạn cũng có thể chỉnh kích thước báo cáo và đặt khổ trang để tiện in ấn.

Cách thực hiện như sau:

1. Trong màn hình chạy, vào Page Setup.
2. Đặt Page Size (A4, Letter, v.v.) và Margins.

Các bước này giúp báo cáo in gọn gàng và tối ưu cho định dạng phân trang như PDF. Để kiểm tra lại kích thước, bạn có thể dùng nút Print Layout để xem trước giao diện khi in.

5. Xuất bản báo cáo lên Power BI Service

Lưu và xuất báo cáo

Bạn có thể lưu báo cáo dưới dạng tệp .rdl để tái sử dụng hoặc chỉnh sửa.

1. Vào File > Save As.
2. Chọn thư mục cục bộ hoặc vị trí OneDrive.

Để xuất ra PDF, Word hoặc Excel:

1. Vào Home > Run > Export và chọn định dạng mong muốn.

Xuất bản lên Power BI

Để xuất bản báo cáo lên Power BI Service:

1. Vào File > Publish > Power BI Service.
2. Đăng nhập tài khoản Power BI của bạn.
3. Chọn không gian làm việc (workspace) để xuất bản.

4. Đặt tên dự án và nhấp Publish.

Sau khi tải lên, báo cáo sẽ có trên Power BI Service và bạn có thể lên lịch, chia sẻ hoặc nhúng vào bảng điều khiển.

Power BI Report Builder so với Power BI Desktop

Power BI Report Builder thường bị nhầm với Power BI Desktop, đặc biệt là với người mới chưa quen cả hai.

Để bạn dễ hình dung, dưới đây là bảng một số khác biệt giữa hai phần mềm độc lập này:

Tóm lại, hãy dùng Report Builder cho các báo cáo có cấu trúc, sẵn sàng để in; còn Power BI Desktop để khám phá và kể chuyện với dữ liệu.

Tìm hiểu thêm về Power BI Desktop trong hướng dẫn Power BI cho người mới bắt đầu này. Bạn cũng có thể lấy cảm hứng trực quan với Top 9 ví dụ về bảng điều khiển Power BI.

Kết luận

Power BI Report Builder là công cụ mạnh mẽ để tạo các báo cáo chuyên nghiệp, phân trang. Công cụ này tích hợp chặt chẽ với các nguồn dữ liệu dựa trên SQL và Power BI Service, rất lý tưởng để tạo tài liệu in ấn và báo cáo tuân thủ.

Muốn khám phá thêm tiềm năng của Power BI hoặc tìm hiểu về các sản phẩm và dịch vụ liên quan? Hãy xem khóa Introduction to Power BI hoặc lộ trình Data Analyst in Power BI của chúng tôi.