Excel'de Veri Doğrulama Nedir? Excel'de Veri Doğrulama Kurallarını Ekleme, Düzenleme ve Kaldırma için Kapsamlı Bir Rehber

Veri doğrulama ilkelerini anlamak ve uygulamak, hem yeni başlayan veri analistleri hem de deneyimli uzmanlar için kritik öneme sahiptir. Bu eğitimde, Excel'de veri doğrulamanın nasıl yapılacağını keşfedeceğiz. Mevcut veri doğrulama tekniklerini ele alacak ve veri doğrulama kurallarını nasıl ekleyip, düzenleyip kaldıracağınızı göstereceğiz.

Başlamadan önce Excel'in temel konularını—başlıca formüller, operatörler, matematiksel işlevler ve daha fazlasını—gözden geçirmek isterseniz, Excel Formülleri Cheat Sheet'imizi inceleyin.

Excel'de Veri Doğrulama Nedir?

Excel'de veri doğrulama, bir hücreye girilebilecek değerleri kontrol eden özel bir özelliği ifade eder. Hem mevcut değerleri denetlemek hem de yenilerine uygulanacak kurallar oluşturmak için kullanılabilecek çeşitli teknikler sunar.

Veri Doğrulama özelliğini Excel'de bulmak için şu adımları izleriz:

1. Veri sekmesini açın.
2. Veri Araçları grubuna gidin.
3. Veri Doğrulama düğmesine tıklayın.

Veri Doğrulama özelliğini açma

Ekranda aşağıdaki açılır pencere görünür.

Veri Doğrulama açılır penceresi

Bu eğitimin ilerleyen kısımlarında, bu pencerenin nasıl yapılandırılacağını—veri doğrulama kurallarının nasıl değiştirileceği ve kaldırılacağı dahil—daha ayrıntılı inceleyeceğiz. Önce veri doğrulama hakkında biraz daha bilgi edinelim. 

Veri Doğrulama Neden Önemlidir?

Veri doğrulama, ileriye dönük saklama ve işleme için bir veritabanına girilmiş ya da girilecek verilerin doğruluğunu ve tutarlılığını kontrol etme sürecidir. Veri doğrulama ile, verilerin belirli, önceden tanımlanmış ölçütlere uygun olmasını sağlarız. Bu ölçütler; doğru veri türü, belirlenmiş bir aralık içindeki değerler ve uygun uzunluktaki veri öğeleri gibi kriterleri içerebilir.

Sağlam veri doğrulama, pek çok nedenle gereklidir. Veri giriş hatalarına karşı koruma sağlar ve analizlerde kullanılan bilgilerin güvenilir ve geçerli olmasını temin eder. Hadi veri doğrulamanın başlıca nedenlerine daha yakından bakalım.

Veri kalitesi

Veri doğrulama, hatalı veya tutarsız değerlerin veritabanında saklanmasını engeller. Bu, ilerideki hataları azaltır, genel veri kalitesini artırır ve veri analizinin anlamlılığını güçlendirir.

Yüksek kaliteli veriye sahip olmanın önemi, bilgisayar bilimlerinde popüler olan ve GIGO (garbage-in, garbage-out) kavramında mükemmel şekilde ifade edilir. Özünde, hatalı veriyi analiz etmek yanlış ve yanıltıcı sonuçlara yol açar.

Veri doğrulama kurallarının uygulanmadığı ve verilerimizin garip değerler içerdiği bazı örneklere bakalım.

• Üniversite Kayıtları: Bir üniversitenin öğrenci sayısı ondalıklı olamaz; yalnızca tam sayılar geçerlidir.
• Sağlık Kayıtları: Bir kişinin vücut sıcaklığı 50°C'den yüksek olamaz.
• Yaş Girişleri: Bir yaş alanı yalnızca gerçekçi değerleri kabul etmelidir; tipik olarak 0 ile 120 arasında.
• E-posta Adresleri: Bir e-posta alanı '@' sembolünü içeren belirli bir biçimi izlemelidir. 
• Stok Sayımları: Bir envanter sisteminde ürün adetleri negatif olmamalıdır.

Unutmayın, veri doğrulama veri bütünlüğünü sağlasa da mutlak doğruluğu garanti etmez. Örneğin, kediler ve köpekler için bir tabloda, bir doğrulama kuralı yalnızca "cat" veya "dog" girişlerine izin verildiğini güvence altına alabilir, ancak bir kedinin yanlışlıkla köpek olarak etiketlenmesini engelleyemez.

Veri bütünlüğü ve uyum

Veri doğrulama, veri bütünlüğünü korumak ve sektör düzenlemeleri ile standartlara uyumu sağlamak için hayati öneme sahiptir.

Sağlık alanında, hasta bilgilerinin korunması için HIPAA uyumluluğu zorunludur. Benzer şekilde, AB'de faaliyet gösteren işletmelerin bireylerin veri gizliliği ve güvenliğini sağlamak için GDPR'a uyması gerekir. 

Veri temizleme ve ön işleme

Ünlü bir prensibe göre veri analistleri zamanlarının yaklaşık %80'ini verileri kullanıma hazır hale getirmeye, yalnızca %20'sini ise bizzat analiz yapmaya harcar. Veri analistleri sıklıkla zamanlarının orantısız bir bölümünü veri temizleme ve ön işlemeye ayırdığından, iş akışının erken aşamalarında uygulanan veri doğrulama kuralları büyük zaman kazandırabilir. 

Karar verme

Doğrulanmış verileri analiz etmek, güvenilir ve içgörü dolu bulgulara yol açar; bu da daha bilinçli, veri odaklı kararlar almayı sağlar. Uzun vadede veri doğrulama, şirketin zaman ve parasından tasarruf ettirir; daha sağlıklı, maliyet etkin ve kârlı bir iş yapısına katkı sunar.

Excel'de Farklı Veri Doğrulama Teknikleri

Excel, farklı ihtiyaçlara uygun çeşitli veri doğrulama yaklaşımlarına sahiptir. Kolaylık olsun diye bunları gruplara ayıralım ve her grubu tanımlayalım.

Veri türünü ve aralığı/uzunluğu kısıtlama

Excel'de şu Excel veri türleri arasından seçim yapmak mümkündür: Whole number, Decimal, Date, Time ve Text.

Şimdi farklı veri türlerimize belirli mantıksal koşulların uygulanabilirliğini değerlendirmek için bir tablo oluşturalım. Mantıksal koşullar şunları içerir: between, not between, equal to, not equal to, greater than, less than, greater than or equal to ve less than or equal to.

• Between ve Not Between: Bu koşullar genellikle sayısal değerler, tarihler ve saatlerle kullanılır. text için uygulandığında, between ve not between hücredeki karakter sayısı yani uzunlukla ilgilidir.

• Equal to ve Not Equal to: Bunlar tüm veri türlerine uygulanabilir. text için tam eşleşmeyi kontrol eder.

• Greater Than, Less Than, Greater Than or Equal To ve Less Than or Equal To: Bu koşullar whole number, date ve time veri türleri için uygundur, ancak text için metin uzunluğu ya da bazı özel durumlarda alfabetik sırayı dikkate almadıkça doğrudan uygulanabilir değildir.

Açılır listeler oluşturma

Bazen belirli Excel hücrelerindeki seçenekleri önceden tanımlanmış bir değer kümesiyle sınırlamak gerekebilir. Yalnızca kedi ve köpeğin geçerli olduğu önceki örneğimizi düşünelim. Tablomuza timsah ve diğer hayvanların girmesini engellemek için en iyi veri doğrulama kuralı, ilgili her hücre için bir açılır liste oluşturmaktır. Ayrıntılı adımlara bakalım.

1. Açılır listenizde görünmesini istediğiniz öğeleri girin. Tüm listeyi seçip sağ tıklayarak, Sırala'yı seçip bir yöntem belirleyerek listedeki öğeleri sıralayabilirsiniz.

Açılır liste için öğeleri girme

2. Listenizi bir Excel tablosuna dönüştürün. Aralığındaki herhangi bir hücreyi seçip Ctrl+T tuşlarına basarız. Bu adım önemlidir; çünkü listenize öğe ekler veya kaldırırsanız, bağlı açılır listeler otomatik olarak güncellenir.

Açılır liste için listeyi tabloya dönüştürme

3. Açılır liste eklemek istediğiniz çalışma sayfasındaki Excel hücresini veya hücrelerini seçin.
4. Veri Doğrulama açılır penceresini açın. Veri sekmesini açın. Veri Araçları grubuna gidin ve Veri Doğrulama düğmesine tıklayın.
5. Ayarlar sekmesinde, İzin Ver alanında Liste'yi seçin. Hücre içi açılır liste kutusunu işaretli bırakın. Açılır liste eklemek istediğiniz Excel hücresi veya hücreleri boş kalabiliyorsa Boşları yoksay kutusunu işaretli bırakın; aksi halde işaretini kaldırın:

Veri doğrulama yöntemi olarak açılır liste ayarlama

6. İmleci Kaynak kutusuna getirin, listenizin aralığını seçin ve Tamam'a basın. Başlık satırını, bir seçim seçeneği olarak görünmesini istemediğiniz için, kapsam dışında bırakmanız gerekir.

Açılır liste için kaynağı seçme

7. Bu veri doğrulamayı oluşturduğunuz Excel hücresini veya hücrelerini seçin. Artık hücrenin sağ tarafında bir açılır üçgen göreceksiniz. Üçgene tıkladıktan sonra, o hücre için gereken değeri seçebilirsiniz.

Bir hücrede açılır listeyi açma

Özel formüller uygulama

• range: Burada, özel formül tabanlı veri doğrulaması uygulamak istediğimiz Excel hücre aralığından bahsediyoruz.
• uppermost_cell: Burada aralığımızdaki ilk, yani en üstteki hücreyi kastediyoruz.

Yalnızca sayılar veya yalnızca metin

Aşağıdaki iki formülün amacı, belirli bir hücrenin içeriğinin sayı ya da metin olup olmadığını doğrulamaktır. Sırasıyla sayısal ve sayısal olmayan değerleri ayırt etmeniz ya da metin ve metin olmayan değerleri birbirinden ayırmanız gerektiğinde kullanışlıdır.

=ISNUMBER(uppermost_cell)Altyapı:

=ISTEXT(uppermost_cell)Altyapı:

Yalnızca büyük harf veya yalnızca küçük harf metin

=AND(EXACT(uppermost_cell, UPPER(uppermost_cell)), ISTEXT(uppermost_cell))Altyapı:

=AND(EXACT(uppermost_cell, LOWER(uppermost_cell)), ISTEXT(uppermost_cell))Altyapı:

Tekrarlara izin verme

=COUNTIF(range, uppermost_cell)<=1Altyapı:

Yalnızca belirli bir alt diziyle başlayan değerler

Aşağıdaki formül, bir dizgenin ilk n karakterinin tam olarak eşleşip eşleşmediğini kontrol eder. TRUE veya FALSE döndürür. 

=EXACT(LEFT(uppermost_cell, n), substring)Altyapı:

Yalnızca hafta içi veya yalnızca hafta sonu

=WEEKDAY(uppermost_cell, 2)<=5Altyapı:

=WEEKDAY(uppermost_cell, 2)>5Altyapı:

Yalnızca geçmiş tarihler

=uppermost_cell<TODAY()Altyapı:

Başta ya da sonda boşluk yok

=uppermost_cell=TRIM(uppermost_cell)Altyapı:

Boşluk yok

=uppermost_cell=SUBSTITUTE(uppermost_cell, " ", "")Altyapı:

Toplamın aşılmasını önleme

=SUM(range)<=total_cellAltyapı:

Excel'de formüller konusundaki uzmanlık seviyenizi hızlıca artırmak için, kapsamlı ve uygulama odaklı bir Excel'de Veri Analizi kursunu düşünün.

Excel'de Veri Doğrulama Nasıl Kullanılır

Bu bölümü netlik için iki alt bölüme ayırdım. İlk alt bölüm, çalışma kitabınızı veri doğrulama kurallarını içerecek şekilde nasıl yapılandıracağınızı gösterecek. İkinci bölüm ise bu kuralları halihazırda veri içeren hücrelere nasıl uygulayacağınızı açıklayacak. Hadi bakalım. 

Veri doğrulama kuralları için bir Excel çalışma kitabı nasıl yapılandırılır

1. Veri doğrulaması yapmak istediğiniz Excel hücresini veya hücrelerini seçin.
2. Veri Doğrulama açılır penceresini açın. Veri sekmesini açın. Veri Araçları grubuna gidin ve Veri Doğrulama düğmesine tıklayın.
3. Ayarlar sekmesinde, İzin Ver alanında gerekli yöntemi seçin; varsayılan olarak Herhangi bir değer (yani veri doğrulaması yok) seçilidir.

Gerekli yöntemi seçme

4. Boşları yoksay kutusunu, veri doğrulaması yapmak istediğiniz Excel hücresi veya hücreleri boş kalabiliyorsa işaretli bırakın; aksi halde işaretini kaldırın.

Boş hücreleri ele alma

5. Liste yöntemini seçtiyseniz, veri türünüze uygun ön tanımlı bir kural seçin. Özel yöntemini seçtiyseniz, özel bir formül girin.

Veri aralığını/uzunluğunu kısıtlamak için mantıksal koşul seçme

Veri aralığını/uzunluğunu kısıtlamak için alt ve üst sınırları girme

Özel formül uygulama

6. Girdi İletisi sekmesinde bir Başlık ve Girdi iletisi belirleyebilirsiniz. Varsayılan olarak girdi iletisi yoktur. 

Kullanıcıyı doğru türde değerlere yönlendirecek bir girdi iletisi ayarlama

Girdi iletisinin nasıl göründüğünü kontrol etme

7. Hata Uyarısı sekmesinde, bir hata iletisinin Stil'ini (Durdur, Uyarı veya Bilgi), Başlık'ını ve Hata iletisi'ni ayarlayabilirsiniz. Varsayılan olarak hata iletisi Durdur stilindedir.

Hata iletisi ayarlama

Tamam'a tıkladıktan sonra, bu veri doğrulamasının uygulandığı boş Excel hücrelerinden herhangi birini seçip geçersiz bir değer girerek çalışıp çalışmadığını test edebilirsiniz. Karşılaştırma için her bir stilimizdeki örnek hata iletileri aşağıda yer alıyor. 

Geçersiz bir değer girildiğinde Durdur stilinde hata iletisi alma

Geçersiz bir değer girildiğinde Uyarı stilinde hata iletisi alma

Geçersiz bir değer girildiğinde Bilgi stilinde hata iletisi alma

Geçersiz bir değer girildiğinde varsayılan hata iletisi

Not: Uyarı veya Bilgi stilindeki hata iletileri, kullanıcıların geçersiz veri girmesini engellemez; ancak Durdur stilindekiler engeller.

Halihazırda doldurulmuş hücrelerde Excel'de veri doğrulama nasıl kullanılır

Veri doğrulaması yapmak istediğiniz Excel hücrelerinin bazıları zaten değer içeriyorsa ne olur? Veri Doğrulama özelliği, hem giriş anında hem de giriş sonrası veri doğrulamasına izin verir. 

1. Veri doğrulaması yapmak istediğiniz Excel hücrelerini seçin. Bu hücrelerin bazıları zaten değer içerecektir.

Değer içerenler dahil veri doğrulaması yapılacak hücreleri seçme

2. Veri Doğrulama açılır penceresini açın. Veri sekmesini açın. Veri Araçları grubuna gidin ve Veri Doğrulama düğmesini açın. 
3. Ayarlar sekmesinde, İzin Ver alanında gerekli yöntemi seçin; varsayılan olarak Herhangi bir değer seçilidir.

Seçili hücreler için veri doğrulaması ayarlama

3. Bu veri doğrulamasını uyguladığınız hücrelerden herhangi birini seçin, Veri sekmesini açın, Veri Doğrulama düğmesinin sağındaki açılır oku tıklayın ve Geçersiz Verileri Daire İçine Al'ı seçin.

Excel'de geçersiz verileri daire içine alma

Daire içine alınmış geçersiz veriler

4. Şimdi her bir geçersiz değeri, uygulanan ölçütleri sağlayacak şekilde değiştirebilirsiniz. Bunu yaptıktan sonra, değerin etrafındaki daire otomatik olarak kaybolur. Sadece geçersiz değeri silerseniz dairenin kalacağını unutmamak önemlidir.
5. Doğrulama dairelerini kaldırmak için, bu veri doğrulamasını uyguladığınız hücrelerden herhangi birini seçin, Veri sekmesini açın, Veri Araçları grubunda Veri Doğrulama düğmesini açın ve ardından Doğrulama Dairelerini Temizle'yi seçin. 

Geçersiz verilerden doğrulama dairelerini kaldırma

Excel'de Veri Doğrulamayı Nasıl Düzenlersiniz

1. Üzerinde veri doğrulaması uygulanmış herhangi bir Excel hücresini seçin.
2. Veri Doğrulama açılır penceresini açın. Veri sekmesini açın. Veri Araçları grubuna gidin ve Veri Doğrulama düğmesine tıklayın.
3. Veri Doğrulama penceresinin herhangi bir sekmesinde gerekli değişiklikleri yapın. Gerekirse, Excel'de Veri Doğrulama Nasıl Kullanılır bölümündeki yönergeleri gözden geçirin.
4. Ayarlar sekmesine gidin ve Bu değişiklikleri aynı ayarlara sahip diğer tüm hücrelere uygula seçeneğini işaretleyin.
5. Tamam'a basın.

Aynı ayarlara sahip diğer tüm hücrelere veri doğrulama değişikliklerini uygulama

Excel'de Veri Doğrulama Nasıl Kaldırılır

1. Üzerinde veri doğrulaması uygulanmış herhangi bir Excel hücresini seçin.
2. Veri Doğrulama açılır penceresini açın. Veri sekmesini açın. Veri Araçları grubuna gidin ve Veri Doğrulama düğmesine tıklayın.
3. Ayarlar sekmesine gidin ve Bu değişiklikleri aynı ayarlara sahip diğer tüm hücrelere uygula seçeneğini işaretleyin.
4. Tümünü Temizle düğmesine tıklayın.
5. Tamam'a basın.

Veri doğrulamayı kaldırma

Sonuç

Bu eğitimde veri doğrulamanın tanımı, faydaları, Excel'de uygulanışı, mevcut teknikler ve Excel'de veri doğrulamanın nasıl kullanılacağı, düzenleneceği ve kaldırılacağı ele alındı.

Excel'in tüm gücünü açığa çıkarmak ve uygulamalı alıştırmalarla verileri nasıl hazırlayıp görselleştireceğinizi ve analiz edeceğinizi öğrenmek; ayrıca bazı gelişmiş özellikleri keşfetmek istiyorsanız, kapsamlı ve yeni başlayanlar için uygun Excel Fundamentals beceri yolunu deneyin. Ayrıca uzmanlığınızı derinleştirmek için odaklı eğitim sunan Excel'de Veri Hazırlama veya Excel'de Finansal Modelleme gibi uzmanlaşmış kursları da değerlendirin. Bu kaynaklar, temel veri doğrulamadan gelişmiş Excel özelliklerinde ustalaşmaya ilerlemenize yardımcı olacaktır.