Was ist Datenüberprüfung in Excel? Der umfassende Guide zum Hinzufügen, Bearbeiten und Entfernen von Regeln

Die Prinzipien der Datenüberprüfung zu verstehen und anzuwenden, ist für angehende Data Analysts ebenso wichtig wie für erfahrene Spezialistinnen und Spezialisten. In diesem Tutorial schauen wir uns an, wie du die Datenüberprüfung in Excel nutzt. Wir stellen die verschiedenen Techniken vor und zeigen Schritt für Schritt, wie du Regeln zur Datenüberprüfung hinzufügst, änderst und wieder entfernst.

Möchtest du vorab die Excel-Grundlagen auffrischen – etwa Formeln, Operatoren, mathematische Funktionen und mehr? Dann wirf einen Blick auf unser Excel Formulas Cheat Sheet.

Was ist Datenüberprüfung in Excel?

Die Datenüberprüfung in Excel ist eine Funktion, mit der du steuerst, welche Werte in eine Zelle eingegeben werden dürfen. Sie bietet verschiedene Methoden, mit denen sich bestehende Werte prüfen oder Regeln für künftige Eingaben festlegen lassen.

So findest du die Funktion Datenüberprüfung in Excel:

1. Wechsle zur Registerkarte Daten.
2. Gehe zur Gruppe Datentools.
3. Klicke auf Datenüberprüfung.

Datenüberprüfung öffnen

Daraufhin erscheint folgendes Pop-up-Fenster.

Pop-up-Fenster Datenüberprüfung

Später im Tutorial gehen wir die Einstellungen dieses Fensters im Detail durch – inklusive Anpassen und Entfernen von Regeln. Zuerst klären wir, warum Datenüberprüfung so wichtig ist. 

Warum ist Datenüberprüfung wichtig?

Unter Datenüberprüfung versteht man den Prozess, die Genauigkeit und Konsistenz von Daten zu prüfen, die in eine Datenbank eingegeben wurden oder werden – für die weitere Speicherung und Verarbeitung. Damit stellen wir sicher, dass Daten vordefinierten Kriterien entsprechen, etwa dem richtigen Datentyp, einem Wertebereich oder einer passenden Länge.

Eine robuste Datenüberprüfung ist aus vielen Gründen unverzichtbar. Sie verhindert Fehleingaben und sorgt dafür, dass Informationen für Analysen zuverlässig und belastbar sind. Schauen wir uns die wichtigsten Gründe an.

Datenqualität

Datenüberprüfung verhindert, dass ungenaue oder widersprüchliche Werte in deiner Datenbank landen. Das reduziert Fehler, erhöht die Datenqualität insgesamt und macht Analysen aussagekräftiger.

Wie wichtig hochwertige Daten sind, bringt das in der Informatik verbreitete GIGO-Prinzip auf den Punkt: Garbage in, garbage out. Wer fehlerhafte Daten analysiert, erhält zwangsläufig irreführende Ergebnisse.

Hier ein paar Beispiele, was ohne Datenüberprüfung passieren kann:

• Hochschulstatistiken: Eine Universität hat keine Kommazahl an Studierenden – nur ganze Zahlen sind zulässig.
• Gesundheitsdaten: Die Körpertemperatur eines Menschen kann nicht über 50 °C liegen.
• Alterseinträge: Ein Altersfeld sollte nur realistische Werte annehmen, typischerweise zwischen 0 und 120.
• E-Mail-Adressen: Eine E-Mail muss einem bestimmten Format folgen und das Symbol '@' enthalten. 
• Lagerbestände: Produktmengen dürfen nicht negativ sein.

Beachte: Datenüberprüfung sichert die Datenintegrität, garantiert aber keine absolute Korrektheit. In einer Tabelle für Katzen und Hunde kann eine Regel zwar nur die Einträge "cat" oder "dog" erlauben, aber nicht verhindern, dass jemand eine Katze versehentlich als Hund markiert.

Datenintegrität und Compliance

Datenüberprüfung ist entscheidend, um die Integrität von Daten zu wahren und Branchenvorgaben sowie Standards einzuhalten.

Im Gesundheitswesen ist die Einhaltung von HIPAA verpflichtend, um Patientendaten zu schützen. Unternehmen, die in der EU tätig sind, müssen die DSGVO beachten, um Datenschutz und -sicherheit für Personen zu gewährleisten. 

Datenbereinigung und -aufbereitung

Ein bekanntes Prinzip besagt, dass Data Analysts rund 80% ihrer Zeit damit verbringen, Daten aufzubereiten, und nur 20% mit der eigentlichen Analyse. Weil die Bereinigung und Vorverarbeitung so viel Zeit frisst, spart früh eingesetzte Datenüberprüfung später jede Menge Aufwand. 

Bessere Entscheidungen

Validierte Daten führen zu zuverlässigen, aussagekräftigen Erkenntnissen – und damit zu besseren, datenbasierten Entscheidungen. Auf lange Sicht spart Datenüberprüfung Zeit und Geld und macht das Unternehmen effizienter und profitabler.

Verschiedene Techniken der Datenüberprüfung in Excel

Excel bietet unterschiedliche Ansätze für die Datenüberprüfung, je nach Bedarf. Zur Übersicht teilen wir sie in Gruppen ein und beschreiben jede kurz.

Datentyp und Bereich/Länge einschränken

In Excel kannst du folgende Datentypen auswählen: Ganze Zahl, Dezimal, Datum, Uhrzeit und Text.

Erstellen wir nun eine Tabelle, die zeigt, wie sich bestimmte logische Bedingungen auf die Datentypen anwenden lassen. Die Bedingungen sind: zwischen, nicht zwischen, gleich, ungleich, größer als, kleiner als, größer/gleich und kleiner/gleich.

• Zwischen und Nicht zwischen: Diese Bedingungen werden meist mit numerischen Werten, Daten und Uhrzeiten verwendet. Bei Text beziehen sich zwischen und nicht zwischen auf die Länge bzw. die Zeichenanzahl in einer Zelle.

• Gleich und Ungleich: Diese Bedingungen lassen sich auf alle Datentypen anwenden. Bei Text wird auf exakte Übereinstimmung geprüft.

• Größer als, Kleiner als, Größer/gleich und Kleiner/gleich: Diese sind für die Datentypen Ganze Zahl, Datum und Uhrzeit geeignet, für Text nur indirekt – etwa über die Textlänge oder in speziellen Fällen die alphabetische Reihenfolge.

Auswahllisten (Dropdowns) erstellen

Manchmal sollen bestimmte Zellen nur eine festgelegte Auswahl zulassen. In unserem Beispiel dürfen in einer Tabelle nur Katzen oder Hunde eingetragen werden. Am elegantesten verhinderst du Krokodile und andere Tiere, indem du für die betreffenden Zellen eine Dropdownliste erstellst. So gehst du vor:

1. Gib die Elemente ein, die in der Dropdownliste erscheinen sollen. Du kannst die Liste sortieren, indem du sie markierst, rechtsklickst, Sortieren wählst und die gewünschte Option anklickst.

Einträge für die Dropdownliste erfassen

2. Wandle die Liste in eine Excel-Tabelle um. Klicke in einen Zellbereich der Liste und drücke Strg+T. Wichtig: Fügst du später Einträge hinzu oder entfernst welche, aktualisieren sich abhängige Dropdowns automatisch.

Liste in Tabelle umwandeln

3. Markiere die Zelle oder den Zellbereich, in dem du die Dropdownliste verwenden willst.
4. Öffne das Pop-up Datenüberprüfung. Wechsle zur Registerkarte Daten, gehe zur Gruppe Datentools und klicke auf Datenüberprüfung.
5. Wähle im Tab Einstellungen im Feld Zulassen die Option Liste. Lasse In-Zell-Dropdown aktiviert. Leere Zellen ignorieren bleibt aktiviert, wenn die Zelle leer bleiben darf; andernfalls deaktiviere die Option:

Dropdown als Methode für die Datenüberprüfung auswählen

6. Setze den Cursor in das Feld Quelle, markiere deinen Listenbereich und klicke auf OK. Die Überschriftszeile darf nicht ausgewählt sein, sonst erscheint sie als Option.

Quelle für die Dropdownliste auswählen

7. Wähle nun die Zelle(n) mit der erstellten Datenüberprüfung aus. Rechts erscheint ein kleines Dreieck für die Dropdownliste. Klicke darauf und wähle den gewünschten Wert.

Dropdown in der Zelle öffnen

Eigene Formeln anwenden

• range: Der Zellbereich, für den die Formel-basierte Datenüberprüfung gelten soll.
• uppermost_cell: Die erste (oberste) Zelle in diesem Bereich.

Nur Zahlen oder nur Text

Mit den folgenden Formeln prüfst du, ob der Inhalt einer Zelle eine Zahl oder Text ist. Das ist hilfreich, um numerische von nicht-numerischen Werten oder Text von Nicht-Text zu unterscheiden.

=ISNUMBER(uppermost_cell)

=ISTEXT(uppermost_cell)

Nur GROß- oder nur kleingeschrieben

=AND(EXACT(uppermost_cell, UPPER(uppermost_cell)), ISTEXT(uppermost_cell))

=AND(EXACT(uppermost_cell, LOWER(uppermost_cell)), ISTEXT(uppermost_cell))

Keine Duplikate

=COUNTIF(range, uppermost_cell)<=1

Nur Werte mit bestimmtem Anfang

Diese Formel prüft, ob die ersten n Zeichen einer Zeichenfolge exakt übereinstimmen. Sie liefert TRUE oder FALSE. 

=EXACT(LEFT(uppermost_cell, n), substring)

Nur Wochentage oder nur Wochenende

=WEEKDAY(uppermost_cell, 2)<=5

=WEEKDAY(uppermost_cell, 2)>5

Nur vergangene Daten

=uppermost_cell<TODAY()

Keine führenden oder nachgestellten Leerzeichen

=uppermost_cell=TRIM(uppermost_cell)

Keine Leerzeichen

=uppermost_cell=SUBSTITUTE(uppermost_cell, " ", "")

Gesamtsumme nicht überschreiten

=SUM(range)<=total_cell

Wenn du deine Formelfitness in Excel schnell steigern willst, probiere den praxisnahen Kurs Data Analysis in Excel aus.

Datenüberprüfung in Excel anwenden

Zur besseren Übersicht ist dieser Abschnitt in zwei Teile gegliedert: Zuerst richten wir Regeln für neue Eingaben ein. Danach zeigen wir, wie du Regeln auf bereits vorhandene Werte anwendest.

So konfigurierst du eine Excel-Arbeitsmappe für Datenüberprüfungsregeln

1. Markiere die Zelle(n), für die du eine Datenüberprüfung brauchst.
2. Öffne das Pop-up Datenüberprüfung. Wechsle zur Registerkarte Daten, gehe zur Gruppe Datentools und klicke auf Datenüberprüfung.
3. Wähle im Tab Einstellungen im Feld Zulassen die Methode aus. Standard ist Jeder Wert (also keine Überprüfung).

Passende Methode auswählen

4. Lasse Leere Zellen ignorieren aktiviert, wenn die Zellen leer bleiben dürfen; andernfalls deaktiviere die Option.

Umgang mit leeren Zellen

5. Wenn du Liste gewählt hast, definiere eine passende Regel für deinen Datentyp. Bei Benutzerdefiniert gibst du deine eigene Formel ein.

Logische Bedingung für Bereich/Länge wählen

Untere und obere Grenze festlegen

Benutzerdefinierte Formel anwenden

6. Im Tab Eingabemeldung kannst du Titel und Eingabemeldung festlegen. Standardmäßig gibt es keine Eingabemeldung. 

Eingabemeldung definieren

So sieht die Eingabemeldung aus

7. Im Tab Fehlermeldung wählst du Stil (Anhalten, Warnung oder Information), Titel und Fehlermeldung. Standard ist der Stil Anhalten.

Fehlermeldung festlegen

Klicke auf OK und teste die Regel, indem du in eine leere, betroffene Zelle einen ungültigen Wert eingibst. Zum Vergleich siehst du hier Beispiele für die drei Stile: 

Fehlermeldung im Stil "Anhalten" bei ungültigem Wert

Fehlermeldung im Stil "Warnung" bei ungültigem Wert

Fehlermeldung im Stil "Information" bei ungültigem Wert

Standard-Fehlermeldung bei ungültigem Wert

Hinweis: Die Stile Warnung und Information verhindern die Eingabe ungültiger Daten nicht, der Stil Anhalten hingegen schon.

Datenüberprüfung für bereits ausgefüllte Zellen

Was, wenn einige betreffende Zellen schon Werte enthalten? Mit Datenüberprüfung funktioniert die Prüfung sowohl vor als auch nach der Eingabe. 

1. Markiere die Zellen, für die du die Datenüberprüfung festlegen willst. Darunter dürfen bereits gefüllte Zellen sein.

Zellen für die Datenüberprüfung markieren (inkl. bereits befüllter)

2. Öffne das Pop-up Datenüberprüfung. Wechsle zur Registerkarte Daten. Gehe zur Gruppe Datentools und klicke auf Datenüberprüfung. 
3. Wähle im Tab Einstellungen im Feld Zulassen die passende Methode. Standard ist Jeder Wert.

Datenüberprüfung für die markierten Zellen setzen

3. Wähle eine der betroffenen Zellen, öffne die Registerkarte Daten, klicke auf den Pfeil neben Datenüberprüfung in der Gruppe Datentools und wähle Ungültige Daten einkreisen.

Ungültige Daten einkreisen

So sehen eingekreiste ungültige Daten aus

4. Passe die ungültigen Werte so an, dass sie die Kriterien erfüllen. Danach verschwindet der Kreis automatisch. Wichtig: Wenn du den Wert nur löschst, bleibt der Kreis bestehen.
5. Zum Entfernen der Markierungen wähle eine der betroffenen Zellen, öffne die Registerkarte Daten, gehe zur Gruppe Datentools, öffne Datenüberprüfung und klicke auf Markierungen löschen. 

Validierungskreise entfernen

Datenüberprüfung in Excel bearbeiten

1. Wähle eine Zelle mit bestehender Datenüberprüfung.
2. Öffne das Pop-up Datenüberprüfung. Wechsle zur Registerkarte Daten, gehe zur Gruppe Datentools und klicke auf Datenüberprüfung.
3. Nimm die gewünschten Änderungen in den Tabs des Fensters Datenüberprüfung vor. Bei Bedarf findest du die Schritte oben im Abschnitt zur Anwendung.
4. Gehe zu Einstellungen und aktiviere Diese Änderungen auf alle anderen Zellen mit denselben Einstellungen anwenden.
5. Klicke auf OK.

Änderungen auf alle Zellen mit denselben Einstellungen anwenden

Datenüberprüfung in Excel entfernen

1. Wähle eine Zelle mit bestehender Datenüberprüfung.
2. Öffne das Pop-up Datenüberprüfung. Wechsle zur Registerkarte Daten, gehe zur Gruppe Datentools und klicke auf Datenüberprüfung.
3. Wechsle zum Tab Einstellungen und aktiviere Diese Änderungen auf alle anderen Zellen mit denselben Einstellungen anwenden.
4. Klicke auf Alle löschen.
5. Klicke auf OK.

Datenüberprüfung entfernen

Fazit

In diesem Tutorial hast du gelernt, was Datenüberprüfung ist, welche Vorteile sie bringt, wie sie in Excel umgesetzt wird, welche Techniken es gibt und wie du Regeln in Excel nutzt, bearbeitest und entfernst.

Wenn du das volle Potenzial von Excel ausschöpfen und lernen möchtest, wie du Daten vorbereitest, visualisierst und analysierst – mit praxisnahen Übungen und fortgeschrittenen Features –, dann starte mit dem umfassenden, einsteigerfreundlichen Lernpfad Excel Fundamentals. Spezialisierte Kurse wie Data Preparation in Excel oder Financial Modeling in Excel vertiefen dein Know-how. So wirst du von grundlegender Datenüberprüfung hin zu fortgeschrittenen Excel-Funktionen geführt.