Chuyển đến nội dung chính

Sử dụng hàm TRIM() trong Excel: Khắc phục mọi vấn đề về khoảng trắng

Tìm hiểu cách hàm TRIM() xóa khoảng trắng thừa và làm sạch dữ liệu của bạn. Kết hợp với các hàm như SUBSTITUTE(), CLEAN() và VALUE() để xử lý mọi vấn đề định dạng.
· 6 phút đọc

Khám phá cùng AI

Nếu bạn là một nhà phân tích dữ liệu hoặc nhà khoa học dữ liệu, hẳn bạn đã gặp những rắc rối nhỏ có thể biến thành đau đầu lớn. Một vấn đề phổ biến trong Excel là xử lý khoảng trắng thừa trong dữ liệu. Chúng có thể làm rối mọi thứ và gây lỗi ngoài ý muốn. Đôi khi, hai giá trị giống hệt nhau lại không khớp chỉ vì khoảng trắng ẩn.

Để khắc phục, Excel cung cấp hàm TRIM(), hàm này loại bỏ tất cả khoảng trắng thừa và chỉ giữ một khoảng trắng giữa các từ. Nhờ đó dữ liệu sạch hơn và dễ xử lý hơn.

Câu trả lời nhanh

Hàm TRIM() trong Excel loại bỏ tất cả khoảng trắng thừa ở giữa, ở đầu và ở cuối chuỗi văn bản, chỉ để lại một khoảng trắng giữa các từ.

=TRIM(text)

Giả sử tôi có họ tên đầy đủ trong ô A2 với khoảng trắng thừa giữa tên và họ. Hãy dùng công thức sau:

=TRIM(A2)

Sử dụng hàm TRIM trong Excel.

Sử dụng hàm TRIM(). Hình ảnh: Tác giả.

Cách dùng và ví dụ về hàm TRIM() trong Excel

Hãy tìm hiểu cách TRIM() dọn sạch khoảng trắng thừa và sửa lỗi định dạng qua các ví dụ.

Dùng TRIM() để làm sạch dữ liệu nhập khẩu

Đôi khi dữ liệu trở nên lộn xộn khi chúng ta nhập vào Excel từ nguồn ngoài. Thường có nhiều khoảng trắng rải rác, gây cản trở việc sắp xếp, lọc, thậm chí cả các phép tính đơn giản.

Giả sử tôi có một tập dữ liệu thông tin khách hàng với khoảng trắng không nhất quán, và tôi muốn xóa khoảng trắng thừa khỏi các ô cùng lúc. Để làm điều này, tôi nhập công thức sau vào ô C2 và sau đó nhấp đúp vào chốt điền để áp dụng công thức cho tất cả các ô:

=TRIM(A2)

Xóa toàn bộ khoảng trắng thừa với hàm TRIM trong Excel.

Xóa khoảng trắng thừa với hàm TRIM(). Hình ảnh: Tác giả

Dùng TRIM() với số

Hàm TRIM() chỉ hoạt động với văn bản. Nếu dùng trên số, Excel vẫn coi đó là văn bản, có thể gây vấn đề khi tính toán.

Dùng TRIM với giá trị số trong Excel.

TRIM() coi giá trị số là văn bản. Hình ảnh: Tác giả.

Trong ví dụ trên, ta thấy TRIM() đã dọn khoảng trắng, nhưng có hai điểm không ổn:

  • Thứ nhất, các số căn trái thay vì căn phải. Trong Excel, số thường được căn phải.

  • Thứ hai, thanh trạng thái chỉ hiển thị COUNT(), và khi tôi thử tính tổng các giá trị này bằng SUM(), kết quả trả về là 0.

Để khắc phục, ta có thể bọc TRIM() trong hàm VALUE(), như sau:

=VALUE(TRIM(A2))

Bước bổ sung này chuyển văn bản đã được TRIM về lại dạng số.

Kết hợp TRIM bên trong hàm VALUE để sửa giá trị số trong Excel.

Bọc TRIM() trong hàm VALUE(). Hình ảnh: Tác giả.

Dùng TRIM() để xóa ký tự phân tách

Nếu cần xóa một ký tự phân tách cụ thể khỏi văn bản, ta có thể dùng hàm SUBSTITUTE(). Ví dụ, văn bản của tôi có dấu phẩy nhưng tôi không muốn giữ chúng. Tôi có thể dùng công thức sau:

=SUBSTITUTE(A2,",","")

Bước này tự nó sẽ xóa dấu phẩy nhưng không xóa khoảng trắng thừa quanh chúng. Vì vậy, để chính xác hơn, tôi kết hợp SUBSTITUTE() với TRIM():

=TRIM(SUBSTITUTE(A2,",",""))

Kết hợp SUBSTITUTE và TRIM để xóa ký tự phân tách trong Excel.

Kết hợp SUBSTITUTE() và TRIM(). Hình ảnh: Tác giả

Kỹ thuật nâng cao với hàm Trim() trong Excel

Ngoài cách dùng cơ bản, TRIM() còn có thể thực hiện các thao tác nâng cao khi kết hợp với các hàm Excel khác. 

Dùng TRIM() để loại bỏ ký tự không in được

Đôi khi dữ liệu có các ký tự không in được mà riêng TRIM() không xử lý nổi. Khi đó tôi dùng hàm CLEAN() và bọc nó trong TRIM().

=TRIM(CLEAN(A1))

Ở đây, TRIM() dọn khoảng trắng thừa, còn CLEAN() loại bỏ ký tự không in được.

Loại bỏ ký tự không in được bằng hàm TRIM và CLEAN trong Excel.

Làm sạch ký tự không in được. Hình ảnh: Tác giả.

Dùng TRIM() để đếm số từ trong một ô

Ta cũng có thể dùng TRIM() để đếm số từ trong một ô. Xem công thức sau:

=LEN(TRIM(A1)) - LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1), " ", "")) + 1

Ở đây, TRIM(A1) xóa khoảng trắng thừa, LEN(TRIM(A1)) đếm tất cả ký tự trong văn bản đã làm sạch, gồm cả khoảng trắng, và LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1), " ", "")) xóa mọi khoảng trắng rồi chỉ đếm ký tự thực. Sau đó, để ra số từ, công thức lấy tổng ký tự trừ đi số ký tự không có khoảng trắng. Và vì số từ luôn nhiều hơn số khoảng trắng + 1 trong công thức sẽ cho ra tổng số từ cuối cùng.

Dùng TRIM để đếm số từ trong một ô.

Dùng TRIM() để đếm số từ trong một ô. Hình ảnh: Tác giả.

Tuy nhiên công thức này trả về 1 với ô trống. Để tránh điều này, tôi chỉnh công thức trên một chút để trả về 0:

=IF(A2="", 0, LEN(TRIM(A2))-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))+1)

Đếm số từ của các ô trống là 0 trong Excel.

Đếm số từ với ô trống. Hình ảnh: Tác giả.

Dùng TRIM() để xử lý khoảng trắng không ngắt (non-breaking spaces)

TRIM() xóa khoảng trắng nhưng không xóa khoảng trắng không ngắt. Những khoảng trắng này trông giống bình thường nhưng hành xử khác vì chúng là một ký tự Unicode riêng có giá trị 160 trong ASCII 7-bit. Bạn có thể bắt gặp chúng trong văn bản sao chép từ website.

=TRIM(SUBSTITUTE(A1, CHAR(160), " "))

Ở đây, CHAR(160) thay khoảng trắng không ngắt bằng khoảng trắng thường, rồi TRIM() xóa mọi khoảng trắng thừa.

Xóa khoảng trắng không ngắt bằng TRIM và SUBSTITUTE trong Excel.

Xóa khoảng trắng không ngắt bằng TRIM() và SUBSTITUTE(). Hình ảnh: Tác giả.

Vấn đề thường gặp và cách xử lý

Dù TRIM() là hàm đơn giản, tôi vẫn từng gặp vài trục trặc khi dùng. Đôi khi nó không hoạt động như mong đợi và báo lỗi. Hãy xem một số vấn đề thường gặp và cách tôi khắc phục.

Khắc phục lỗi #VALUE!

Nếu xuất hiện lỗi #VALUE! sau khi dùng TRIM(), nhiều khả năng là do hàm được áp dụng cho giá trị số thay vì văn bản. Để sửa, tôi trước tiên kiểm tra xem dữ liệu thực sự là văn bản không. Nếu cần dọn khoảng trắng trong số, tôi bọc TRIM() trong hàm VALUE() như đã nói ở trên. Cách này giúp TRIM() xóa khoảng trắng thừa và VALUE() chuyển lại thành số. 

Khắc phục vấn đề hiệu năng với bộ dữ liệu lớn

Nếu bạn dùng TRIM() trên bộ dữ liệu lớn, Excel có thể bị chậm vì sẽ tính lại mọi hàng mỗi khi bảng tính thay đổi. Để khắc phục, hãy dọn dữ liệu trước khi nhập nếu có thể. Hoặc sau khi áp dụng TRIM(), hãy sao chép cột đã làm sạch và dán dưới dạng giá trị (Ctrl + Alt + V > Paste Values). Cách này loại bỏ công thức và cải thiện hiệu năng.

Khắc phục vấn đề với ký tự đặc biệt

TRIM() chỉ xử lý mã ký tự 32 trong ASCII (mã hóa 7-bit). Vì vậy để kiểm tra ký tự ẩn, tôi dùng hàm CODE():

  • Để tìm mã ký tự đầu tiên, tôi dùng =CODE(LEFT(A1,1)).

  • Để kiểm tra ký tự cuối, tôi dùng =CODE(RIGHT(A1,1)).

  • Để xem ở vị trí cụ thể, tôi dùng =CODE(MID(A1, n, 1)) (Thay n bằng số thứ tự vị trí.)

Ví dụ, tôi có dữ liệu mẫu, và ở ô đầu tiên, ký tự nằm bên phải văn bản, vì vậy tôi dùng công thức sau để kiểm tra mã ký tự:

=CODE(RIGHT(A2))

Giờ tôi biết ký tự là 162, nên tôi dễ dàng xóa nó bằng SUBSTITUTE() và TRIM() như sau:

=TRIM(SUBSTITUTE(A2, CHAR(162), " "))

Xóa ký tự đặc biệt bằng các hàm CODE, SUBSTITUTE và TRIM trong Excel.

Xóa ký tự đặc biệt bằng CODE(), SUBSTITUTE() và TRIM(). Hình ảnh: Tác giả.

Xử lý việc dữ liệu đã TRIM không cập nhật

Có lần tôi áp dụng TRIM(), nhưng không có gì thay đổi. Sau khi kiểm tra lại, tôi nhận ra Excel đang ở chế độ tính toán thủ công nên công thức không cập nhật. Để sửa, tôi vào Formulas > Calculation Options và đặt thành Automatic. Sau đó, công thức hoạt động hoàn hảo.

Kết luận 

Giờ bạn đã biết hàm TRIM() xóa khoảng trắng thừa trong Excel và ngăn lỗi tính toán. Vì vậy, dù bạn đang nhập dữ liệu hay loại bỏ ký tự ẩn/đặc biệt, bạn không cần sửa từng lỗi một. Thay vào đó, hãy kết hợp TRIM() với các hàm như SUBSTITUTE(), CLEAN() và VALUE() để đạt kết quả tốt nhất.

Để nâng cao kỹ năng Excel, hãy xem khóa học Chuẩn bị dữ liệu trong Excel của chúng tôi. Khóa học sẽ giúp bạn làm sạch và tổ chức dữ liệu dễ dàng. Khi đã thành thạo, hãy xem tiếp khóa Trực quan hóa dữ liệu trong Excel và học cách biến dữ liệu thô thành insight trực quan, dễ hiểu.

Laiba Siddiqui

Tác giả

Laiba Siddiqui

LinkedInTwitter

Tôi là một chiến lược gia nội dung, yêu thích việc đơn giản hóa các chủ đề phức tạp. Tôi đã giúp các công ty như Splunk, Hackernoon và Tiiny Host tạo nội dung hấp dẫn và giàu thông tin cho khán giả của họ.

Câu hỏi thường gặp về Excel Trim()

Trước khi dùng TRIM(), làm sao tôi kiểm tra một ô có chứa khoảng trắng thừa không?

Để tính số khoảng trắng thừa trong một ô, hãy dùng công thức sau:```=LEN(A1)-LEN(TRIM(A1))```

Nếu kết quả lớn hơn 0, nghĩa là ô có khoảng trắng thừa.

Làm sao tôi chỉ xóa khoảng trắng đầu dòng nhưng giữ khoảng trắng giữa các từ?

Để xóa khoảng trắng đầu dòng nhưng giữ nguyên khoảng trắng giữa các từ, hãy dùng công thức sau:

=MID(A2,FIND(MID(TRIM(A2),1,1),A2),LEN(A2))

Công thức này sẽ tìm ký tự đầu tiên khác khoảng trắng và giữ mọi thứ từ điểm đó trở đi, đồng thời giữ nguyên khoảng trắng giữa các từ.

Tôi có thể xóa khoảng trắng thừa giữa các từ bằng công cụ Find & Replace trong Excel không?

Có, để làm vậy, hãy thực hiện các bước sau:

  • Chọn phạm vi dữ liệu của bạn.
  • Nhấn Ctrl + H để mở Find & Replace.
  • Trong ô Find what, nhập hai khoảng trắng.
  • Trong ô Replace with, nhập một khoảng trắng.
  • Nhấp Replace All và lặp lại cho đến khi cửa sổ bật lên báo We couldn't find anything to replace.
Tôi có thể vừa viết hoa chữ cái đầu mỗi từ vừa TRIM cùng lúc không?

Có, bạn có thể dùng PROPER(TRIM(A2)) để xóa khoảng trắng thừa đồng thời viết hoa chữ cái đầu của mỗi từ. Cách này vừa làm sạch vừa định dạng văn bản hoàn hảo.

Chủ đề

ExcelPhân tích dữ liệu

Liên quan

Xem thêm →