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电子表格中的条件格式

学习如何在单个或多个条件下使用条件格式，并借助数据集按自定义条件为单元格着色。
· 11分钟 阅读

使用 AI 探索

注意：如果您想了解电子表格中的数据透视表或电子表格中的图表，欢迎查看这两篇教程。

简介

电子表格是一款强大的工具，为您提供多种功能来处理和存储数据。您可以使用数据透视表来组织和分析数据，或使用电子表格中的图表来可视化数据。同样，您也可以利用电子表格的“条件格式”功能，通过各种规则和样式高亮显示数据。

电子表格中的条件格式允许您根据特定条件高亮显示单元格，从而更便于您快速浏览数据，也更便于人眼阅读。

那么，什么是条件格式？我们一探究竟。

条件格式允许您根据设定的规则自动更改单元格的特征，如背景颜色、文本样式。您无需手动逐一设置条件，这可以为您节省大量时间。条件通常基于if/then语句。

例如：如果某一列或某个单元格的值大于 315，则将这些单元格的背景颜色更改为红色。

在电子表格的条件格式中有三个关键组件：范围（Range）、格式规则（Format Rules）和格式样式（Formatting Style），您将详细学习它们。

您将结合数据集中的示例深入学习以上内容。但在此之前，先快速了解一下本教程将使用的数据！

关于数据

我们将从一个按行和列组织的数据集开始。该数据集展示了 2017 年《财富》世界 500 强中营收最高的前 10 家公司。

您将学习如何对上述数据集应用条件格式，并了解Google 电子表格中的条件格式的各个组成部分，通过高亮单元格来获得数据洞见。

注意：请确保您拥有有效的 Gmail 帐号。拥有帐号后，只需点击此链接并创建一个新的空白电子表格。

数据可在此处获取。

事不宜迟，让我们开始学习 Google 电子表格中的条件格式！

条件格式

精彩部分来了，让我们看看如何在 Google 电子表格中应用条件格式。

首先选择您希望应用条件格式的数据，即范围（Range）；可以手动或自动完成。现在，先选中一个没有数据的单元格。

然后点击格式选项卡并选择条件格式。这会让电子表格在先前指定为范围的单元格上启用条件格式。您之后也可以更改该范围。

接着，在格式规则下选择如果符合以下条件则设置单元格格式...，此处暂时保持为为空。格式规则本质上是触发高亮的事件，非常类似于编程中的if-else条件。

最后，选择一种格式样式（可以是默认样式或自定义样式），然后点击完成。

在接下来的几张图中，您将学习如何在电子表格数据上使用上述所有术语。

在上图中，所选的范围是一个空的G6单元格，将在其上应用条件格式。

应用到范围

范围允许您通过手动或自动方式选择数据的一个子集。当数据量很大时，手动选择子集会比较麻烦。为简化操作，您可以指定起始和结束的单元格编号，系统会自动选取该数据子集。

从上图可以看到，所选单元格 G6 已被着色，应用的规则是 is empty。
  • 接下来，选择完整数据，然后点击格式选项卡并选择条件格式，但这一次选择的格式规则为不为空，因为所选区域并非空白。

从上图可以看出，由于您选择了完整数据，即A2: F11范围，现在所有数据的背景都被着色了。

当数据量较小时，如本教程所用的数据，手动选择范围再应用条件格式是可行的方法。

然而，如果数据量很大怎么办？我们继续往下看！

在大量数据上应用条件格式

当数据量很大时，其实也很简单：选择条件格式，然后在应用到范围选项下指定您想要应用条件格式的单元格。

  • 如果您只想在单个单元格上应用条件格式，只需在应用到范围下输入该单元格的标记，例如：B6。

  • 如果您想将条件格式应用于一个较大的单元格范围，可以用冒号分隔第一个和最后一个单元格的标记，例如：A5: A11。

  • 您可以通过点击范围栏右侧的图标并选择添加另一个范围，来选择多个范围。

从上图可以看到，所选数据范围为B5:E11，因此仅在该区域应用了条件格式。类似地，您可以点击添加另一个范围来选择多个范围。

接下来，让我们进入格式样式并进一步探索。

格式样式

格式样式相当直观，与在电子表格中为其他内容选择样式类似。

您可以通过两种方式选择样式：

  • 默认：在格式样式下选择默认选项，您将看到六种样式可选，可任选其一。在本教程中，我们将使用默认样式，即将单元格背景设置为海沫绿色。
  • 自定义：如果您需要的样式不在默认选项中，可以为数据创建自定义样式。创建自定义样式与在 Google 电子表格、Google 幻灯片或 Google 文档中设置样式的方式非常相似。您可以将文本加粗、倾斜、下划线、更改字体，并为背景填充不同颜色。

您可以尽情尝试不同的格式样式。当您希望在数据集中设置不同规则时，为不同规则设置不同样式有助于区分与突出显示。

让我们进入本教程的最后一个部分——格式规则，并稍作深入。

格式规则

格式规则堪称条件格式的核心，因为它充当触发条件格式的开关。

  • 我们已经看过两种格式规则，即为空和不为空，可点击此处回顾。再强调一次，选择为空将仅对那些为空值（空白）的单元格应用条件格式；类似地，选择不为空将仅对那些非空的单元格应用条件格式。

注意：如果您想从某个单元格或一组单元格移除条件格式，点击带有规则的单元格，打开条件格式工具栏，然后点击规则旁的垃圾桶图标以移除该规则。

  • 文本：基于文本的格式会根据您输入的文本改变单元格。您可以使用多种基于文本的格式：
- Text contains
- Text does not contain
- Text starts with
- Text ends with
- Text is exactly

我们来选中整个Headquarters列，点击格式选项卡并选择条件格式。默认情况下，会对整列应用条件格式。

然后在格式规则中的如果符合以下条件则设置单元格格式...下拉菜单中选择文本包含，随后输入文本。

注意：您输入的文本不区分大小写。

我们选择China作为文本，这意味着只有Headquarters为China的单元格会被选中。

如您所见，只有headquarters为china的单元格被选中了。是不是既强大又简单？

  • 数字：基于数字的格式有多种方式：
- Greater than
- Greater than or equal to
- Less than
- Less than or equal to
- Is equal to
- Is not equal to
- Is between
- Is not between

我们快速选择其中一条基于数字的规则，看看它如何工作。

首先选中整个Revenue列，点击格式并选择条件格式。然后在格式规则中选择大于或等于，并输入数值255。

这样应会高亮所有Revenue大于或等于255的单元格。

从上图可以看到，Revenue大于或等于255的单元格已被高亮。

您可以随意尝试其他基于数字的条件格式。

到目前为止，您已经看到可以选择一列，并在满足您设定的格式规则时高亮其中的单元格。

但如果您希望基于某一列的条件来选中整行，该怎么做？让我们在本教程的最后一部分揭晓答案。

Custom Formula

截至目前，您看到的是基于范围和条件，高亮某一列中的单元格；而要高亮与该列中特定单元格相关联的整行，您需要使用自定义公式（custom formula）。

您将先选中整个数据集（A2: F11），然后点击格式并选择条件格式。

在格式规则中选择自定义公式为，并注明您希望应用公式的列（带上一些附加信息）。根据该条件，符合标准的该列所关联的所有行都会被高亮。

例如，您希望高亮所有Revenue大于或等于255的行，在自定义公式中输入=$E2>=255。

  • 解析=$E2>=255：简单说，该公式有特定语法。总体意思是定位Revenue列中的E2单元格，只选中大于或等于 255 的值。因此，与Revenue列中值大于或等于 255 相关联的其他列（如 Year、Name、Headquarters 等）的单元格所在行也将被高亮。

如上图所示，现在对于Revenue大于或等于255的情况，整行都会被高亮。

类似地，您可以通过创建自定义公式=$C2="china"来高亮Headquarters为China的行。请确保在包含文本的公式中使用双引号。

更进一步

恭喜您完成本教程。

本教程对电子表格中的条件格式做了出色的入门介绍，涵盖了条件格式的大部分组成部分。

参考资料：

如果您想进一步学习电子表格中的条件格式，欢迎参加 DataCamp 的Data Visualization in Spreadsheets课程。

如对本教程有任何疑问，欢迎在下方评论区留言。

主题

电子表格数据科学数据可视化