Pemformatan Bersyarat di Spreadsheet

Catatan: Jika Anda ingin mempelajari tentang tabel pivot di spreadsheet atau grafik di spreadsheet, silakan cek kedua tutorial tersebut.

Pendahuluan

Spreadsheet adalah alat yang hebat yang menyediakan beragam fungsi untuk menangani dan menyimpan data Anda. Anda dapat menggunakan tabel pivot untuk mengatur dan menganalisis data atau menggunakan grafik di spreadsheet untuk memvisualisasikan data. Demikian pula, Anda dapat menggunakan fitur Pemformatan Bersyarat pada spreadsheet untuk menyorot data dengan bantuan berbagai aturan dan gaya.

Pemformatan bersyarat di spreadsheet memungkinkan Anda menyorot sel berdasarkan kriteria tertentu yang dapat membantu Anda melihat data sekilas dengan lebih baik dan membuatnya lebih mudah dibaca manusia.

Tetapi apa itu Pemformatan Bersyarat? Mari kita cari tahu.

Pemformatan Bersyarat memungkinkan Anda mengubah karakteristik sel, seperti warna latar, gaya teks berdasarkan aturan yang Anda tetapkan, secara otomatis. Anda tidak perlu menetapkan kondisi secara manual yang dapat menghemat banyak waktu Anda. Kondisi didasarkan pada pernyataan if/then.

Contoh: Jika pada kolom atau sel tertentu nilainya lebih tinggi dari 315, maka ubah warna latar sel tersebut menjadi merah.

Ada tiga komponen penting dalam Pemformatan Bersyarat di Spreadsheet yaitu Range, Format Rules dan Formatting Style dan Anda akan mempelajarinya secara mendalam.

Anda akan mempelajari semua ini secara rinci dengan contoh dari dataset, namun sebelum itu mari cepat memahami data yang akan digunakan dalam tutorial hari ini!

Tentang Data

Anda akan mulai dengan sebuah dataset yang diatur dalam format baris dan kolom. Dataset ini menampilkan 10 perusahaan teratas dalam Fortune Global 500 pada 2017 berdasarkan kolom pendapatan kotor tertinggi.

Anda akan belajar menerapkan pemformatan bersyarat pada dataset di atas dan memahami berbagai komponen Pemformatan bersyarat di Google Spreadsheets yang akan membantu Anda mendapatkan wawasan dari data dengan menyorot sel.

Catatan: Pastikan Anda memiliki akun Gmail yang valid, setelah Anda memiliki akun yang perlu Anda lakukan hanyalah klik tautan ini dan buat spreadsheet kosong baru.

Data tersedia di sini.

Jadi, tanpa berlama-lama, mari pelajari Pemformatan Bersyarat di Google Spreadsheets!

Pemformatan Bersyarat

Sekarang bagian yang menarik, mari cari tahu bagaimana Anda dapat menerapkan pemformatan bersyarat di Google Spreadsheets.

Pertama, Anda memilih data yang ingin diterapkan pemformatan bersyarat, yang tidak lain adalah Range; hal ini dapat dilakukan secara manual atau otomatis. Untuk saat ini, Anda akan memilih satu sel yang tidak memiliki data.

Kemudian klik tab Format dan pilih Conditional Formatting. Ini akan memberi tahu spreadsheet untuk mengaktifkan pemformatan bersyarat pada sel yang ditentukan sebelumnya sebagai range. Anda juga dapat mengubah range nanti.

Selanjutnya, pilih Format cells if.. di bawah Format rules yang untuk saat ini akan Anda biarkan sebagai is empty. Format Rule tidak lain adalah sebuah peristiwa berdasarkan mana sel disorot. Ini sangat mirip dengan kondisi if-else dalam pemrograman.

Terakhir, pilih Format style yang bisa berupa gaya default atau kustom dan klik Done.

Pada beberapa gambar berikutnya, Anda akan belajar menggunakan semua istilah yang disebutkan di atas pada data di spreadsheet.

Pada gambar di atas, Range yang dipilih adalah sel kosong G6 tempat pemformatan bersyarat akan diterapkan.

Terapkan ke Rentang

Rentang memungkinkan Anda memilih subset data baik dengan memilih subset secara manual maupun otomatis. Saat Anda memiliki banyak data, memilih subset secara manual bisa merepotkan dan untuk mempermudah Anda dapat memilih nomor sel awal dan akhir yang akan secara otomatis memilih subset data.

• Selanjutnya yang Anda lakukan adalah memilih seluruh data lalu klik tab Format dan pilih Conditional Formatting, tetapi kali ini Anda akan memilih aturan format seperti Is not empty karena wilayah yang dipilih tidak kosong.

Dari gambar di atas, karena Anda memilih seluruh data, yaitu rentang A2: F11, sekarang semua latar sel berwarna.

Memilih rentang secara manual lalu menerapkan pemformatan bersyarat adalah cara yang tepat saat Anda memiliki sejumlah kecil data seperti yang digunakan dalam tutorial ini.

Namun, bagaimana jika Anda memiliki banyak data? Mari cari tahu!

Menerapkan Pemformatan Bersyarat pada jumlah data yang besar

Sangat sederhana saat Anda memiliki banyak data, Anda memilih Pemformatan bersyarat lalu di bawah tab Apply to range tentukan sel tempat Anda ingin menerapkan pemformatan bersyarat.

• Jika Anda ingin menerapkan pemformatan bersyarat pada satu sel, Anda cukup menuliskan tag sel di bawah tab Apply to range, misalnya: B6.

• Jika Anda ingin menerapkan pemformatan bersyarat pada rentang sel yang luas, Anda dapat menentukan tag sel pertama dan terakhir yang dipisahkan oleh colon, misalnya: A5: A11.

• Anda dapat memilih beberapa rentang dengan mengklik ikon di sebelah kanan tab rentang dan memilih Add another range.

Dari gambar di atas, Anda dapat melihat bahwa rentang data yang dipilih adalah B5:E11 dan karenanya, pemformatan bersyarat hanya diterapkan pada wilayah tersebut. Demikian pula, Anda dapat mengklik Add another range untuk memilih beberapa rentang.

Selanjutnya, mari beralih ke Formatting Style dan mengeksplornya.

Gaya Pemformatan

Gaya pemformatan cukup intuitif karena mirip dengan memilih gaya untuk hal lain di spreadsheet.

Anda dapat memilih style dengan dua cara:

• Bawaan: Di bawah Formatting style pilih opsi Default, dan Anda akan melihat enam opsi gaya, dan Anda dapat memilih salah satunya. Dalam tutorial ini, kita akan menggunakan gaya bawaan, yaitu mengubah latar sebuah sel menjadi warna hijau seafoam.

• Custom: Jika gaya yang Anda cari tidak ada dalam opsi bawaan, Anda dapat membuat gaya kustom untuk data Anda. Membuat gaya kustom sangat mirip dengan mengatur gaya untuk hal lain di Google spreadsheet, Google presentation atau Google document. Anda dapat membuat teks tebal, memiringkannya, menggarisbawahi, mengganti font dan mengisi latar dengan berbagai warna.

Silakan bereksperimen dengan berbagai Formatting style karena ini bisa berguna saat Anda ingin menetapkan aturan berbeda dalam dataset, menetapkan gaya berbeda untuk aturan berbeda dapat menjadi pembeda dan penyorot yang baik pada data Anda.

Mari beralih ke segmen terakhir tutorial ini yaitu Format rules dan mengeksplornya sedikit lebih detail.

Aturan Format

Format rules ibarat jantung dari pemformatan bersyarat karena bertindak sebagai pemicu bagi pemformatan bersyarat.

• Kita sudah melihat dua aturan format yaitu is empty dan is not empty di sini. Mengulanginya sekali lagi, memilih is empty akan menerapkan pemformatan bersyarat hanya pada sel yang bernilai null (kosong) dan demikian pula, memilih is not empty akan menerapkan pemformatan bersyarat hanya pada sel yang tidak bernilai null (tidak kosong).

Catatan: Jika Anda ingin menghapus pemformatan bersyarat dari sel mana pun, klik pada sel yang memiliki aturan yang diterapkan, buka bilah alat pemformatan bersyarat, lalu klik ikon tempat sampah di sebelah aturan untuk menghapus aturan tersebut.

• Text: Pemformatan berdasarkan teks akan mengubah sel bergantung pada teks apa yang Anda ketik di dalamnya. Ada berbagai pemformatan berbasis teks yang dapat Anda gunakan:

- Text contains
- Text does not contain
- Text starts with
- Text ends with
- Text is exactly

Mari pilih seluruh kolom Headquarters dan klik tab Format lalu pilih Conditional formatting. Secara default, itu akan menerapkan pemformatan bersyarat pada seluruh kolom.

Lalu pada Format rules di bawah Format cells if... klik menu tarik-turun, dan pilih Text contains yang kemudian akan memungkinkan Anda memasukkan teks.

Catatan: Teks yang Anda masukkan tidak peka huruf besar/kecil.

Mari pilih China sebagai teks, yang berarti hanya sel yang memiliki Headquarters berupa China yang akan dipilih.

Seperti yang Anda lihat, hanya sel yang memiliki china sebagai headquarters yang dipilih. Bukankah itu hebat dan betapa sederhananya.

• Numbers: Pemformatan berdasarkan angka dapat dilakukan dengan berbagai cara:

- Greater than
- Greater than or equal to
- Less than
- Less than or equal to
- Is equal to
- Is not equal to
- Is between
- Is not between

Mari cepat memilih salah satu aturan berbasis angka dan cari tahu cara kerjanya.

Anda akan terlebih dahulu memilih seluruh kolom Revenue lalu klik tab Format dan pilih Conditional formatting. Kemudian, pada Format rules, Anda akan memilih Greater than or equal to dan memasukkan nilai 255.

Ini akan menyorot semua sel yang memiliki Revenue lebih besar dari atau sama dengan 255.

Jadi seperti yang dapat Anda amati dari gambar di atas, sel yang memiliki Revenue lebih besar dari atau sama dengan 255 disorot.

Silakan bereksperimen dengan pemformatan bersyarat lainnya yang berbasis angka.

Sejauh ini Anda telah melihat bahwa Anda dapat memilih sebuah kolom dan sel akan disorot saat memenuhi Format rules yang Anda tetapkan.

Tetapi bagaimana jika Anda ingin memilih seluruh baris berdasarkan kondisi yang diterapkan pada sebuah kolom? Mari cari tahu pada segmen terakhir tutorial ini.

Custom Formula

Sejauh ini Anda telah melihat bahwa berdasarkan rentang dan kondisi, sel dalam kolom tertentu disorot, tetapi untuk menyorot seluruh baris yang terkait dengan sel tertentu dalam kolom tersebut Anda perlu menggunakan custom formula.

Anda akan mulai dengan memilih seluruh dataset Anda (A2: F11), lalu klik Format dan pilih Conditional Formatting.

Pada Format rules pilih Custom formula is dan sebutkan kolom (dengan beberapa informasi tambahan) tempat Anda ingin menerapkan rumus dan berdasarkan kondisi tersebut semua baris yang terkait dengan kolom yang memenuhi kriteria akan disorot.

Misalkan Anda ingin menyorot semua baris yang memiliki Revenue lebih dari atau sama dengan 255, pada custom formula Anda akan mengetik =$E2>=255.

• Mari uraikan =$E2>=255 : Sederhananya, rumus ini memiliki sintaks khusus. Secara umum, ini berarti bahwa sel E2 yang berada pada kolom Revenue harus ditargetkan dan hanya nilai yang lebih besar dari atau sama dengan 255 yang harus dipilih. Oleh karena itu, sel dari kolom lain seperti Year, Name, Headquarters, dll. yang terkait dengan kolom Revenue dan memiliki nilai lebih besar dari atau sama dengan 255 juga akan disorot.

Seperti yang Anda lihat dari gambar di atas, kini seluruh baris disorot untuk Revenue yang lebih besar dari atau sama dengan 255.

Demikian pula, Anda dapat menyorot baris yang memiliki Headquarters berupa China dengan membuat custom formula seperti =$C2="china". Pastikan untuk menggunakan tanda kutip ganda saat membuat rumus yang memiliki teks di dalamnya.

Langkah Selanjutnya

Selamat telah menyelesaikan tutorial.

Tutorial ini merupakan pengenalan yang sangat baik untuk Pemformatan Bersyarat di Spreadsheet yang mencakup sebagian besar komponen pemformatan bersyarat.

Referensi:

• How to Use Conditional Formatting in Google Sheets

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang pemformatan bersyarat di spreadsheet, ikuti kursus Data Visualization in Spreadsheets dari DataCamp.

Silakan ajukan pertanyaan apa pun terkait tutorial ini di kolom komentar di bawah.