Bedingte Formatierung in Tabellenkalkulationen

Hinweis: Wenn du mehr über Pivot-Tabellen in Tabellenkalkulationen oder Diagramme in Tabellenkalkulationen erfahren möchtest, schau dir gern beide Tutorials an.

Einführung

Tabellenkalkulationen sind vielseitige Werkzeuge, mit denen du Daten komfortabel verwalten und speichern kannst. Mit Pivot-Tabellen organisierst und analysierst du deine Daten, mit Diagrammen visualisierst du sie. Ebenso hilft dir die Funktion für bedingte Formatierung dabei, Daten mithilfe verschiedener Regeln und Stile hervorzuheben.

Bedingte Formatierung ermöglicht es dir, Zellen anhand bestimmter Kriterien hervorzuheben. So erfasst du deine Daten auf einen Blick und machst sie für Menschen leichter lesbar.

Aber was genau ist bedingte Formatierung? Finden wir es heraus.

Mit bedingter Formatierung änderst du Eigenschaften einer Zelle – etwa Hintergrundfarbe oder Textstil – automatisch auf Basis von Regeln, die du festlegst. Du musst Bedingungen nicht manuell prüfen, was dir viel Zeit spart. Die Regeln folgen dabei einer Wenn/Dann-Logik.

Zum Beispiel: Wenn die Werte in einer bestimmten Spalte oder Zelle größer als 315 sind, färbe den Hintergrund dieser Zelle(n) rot.

Es gibt drei wesentliche Bausteine der bedingten Formatierung in Tabellen: Bereich, Formatierungsregeln und Formatierungsstil. Du lernst alle im Detail kennen.

All das schauen wir uns anhand eines Datensatzes genau an. Vorher werfen wir kurz einen Blick auf die Daten, die du in diesem Tutorial verwendest.

Über die Daten

Du startest mit einem Datensatz im Zeilen- und Spaltenformat. Er zeigt die Top 10 der Fortune Global 500 im Jahr 2017, basierend auf dem höchsten Bruttoumsatz.

Du lernst, auf diesen Datensatz bedingte Formatierung anzuwenden und die verschiedenen Komponenten der Bedingten Formatierung in Google Spreadsheets zu verstehen, um Zellen gezielt zu highlighten und Erkenntnisse zu gewinnen.

Hinweis: Stelle sicher, dass du ein gültiges Gmail-Konto hast. Danach klickst du einfach auf diesen Link und erstellst eine neue, leere Tabelle.

Die Daten findest du hier.

Dann mal los: Lernen wir die bedingte Formatierung in Google Spreadsheets kennen!

Bedingte Formatierung

Jetzt wird’s spannend: So wendest du bedingte Formatierung in Google Spreadsheets an.

Zuerst wählst du die Daten aus, auf die die bedingte Formatierung angewendet werden soll – das ist der Bereich. Das geht manuell oder automatisiert. Für den Anfang wählst du eine leere Zelle aus.

Dann klickst du auf den Tab Format und wählst Bedingte Formatierung. Damit aktivierst du die bedingte Formatierung für die zuvor als Bereich festgelegte Zelle. Den Bereich kannst du später jederzeit ändern.

Als Nächstes stellst du unter Formatierungsregeln bei Zellen formatieren, wenn... den Wert ist leer ein. Eine Formatierungsregel ist ein Ereignis, das die Hervorhebung der Zellen auslöst – ähnlich einer if-else-Bedingung in der Programmierung.

Zum Schluss wählst du einen Formatierungsstil – entweder eine der Vorgaben oder einen eigenen Stil – und klickst auf Fertig.

In den nächsten Abbildungen siehst du, wie du all diese Begriffe direkt auf Daten in Tabellen anwendest.

In der Abbildung oben ist der ausgewählte Bereich die leere Zelle G6, auf die die bedingte Formatierung angewendet wird.

Auf Bereich anwenden

Über den Bereich wählst du einen Datenausschnitt – manuell oder automatisch. Bei vielen Daten ist die manuelle Auswahl mühsam. Dann gibst du einfach Start- und Endzelle an, und der Ausschnitt wird automatisch markiert.

• Als Nächstes markierst du alle Daten, klickst auf den Tab Format und wählst Bedingte Formatierung. Dieses Mal stellst du die Regel ist nicht leer ein, da der markierte Bereich Daten enthält.

Wie du siehst, ist beim ausgewählten Bereich A2: F11 nun der gesamte Hintergrund eingefärbt.

Für kleine Datenmengen – wie in diesem Tutorial – ist die manuelle Bereichsauswahl mit anschließender Formatierung ideal.

Aber was, wenn du sehr viele Daten hast? Schauen wir es uns an.

Bedingte Formatierung auf große Datenmengen anwenden

Auch das ist einfach: Wähle Bedingte Formatierung und gib unter Auf Bereich anwenden die Zellen an, die formatiert werden sollen.

• Für eine einzelne Zelle trägst du einfach deren Kennung im Feld Auf Bereich anwenden ein, zum Beispiel: B6.

• Für einen größeren Zellbereich gibst du erste und letzte Zelle mit Doppelpunkt an, zum Beispiel: A5: A11.

• Mehrere Bereiche wählst du über das Symbol rechts neben dem Bereichsfeld und Weiteren Bereich hinzufügen.

Oben siehst du: Der ausgewählte Datenbereich ist B5:E11; die bedingte Formatierung gilt daher nur dort. Über Weiteren Bereich hinzufügen kannst du mehrere Bereiche kombinieren.

Als Nächstes schauen wir uns den Formatierungsstil an.

Formatierungsstil

Der Formatierungsstil ist selbsterklärend – ähnlich wie beim Formatieren anderer Elemente in einer Tabelle.

Du kannst den Stil auf zwei Arten festlegen:

• Vorgaben: Wähle unter Formatierungsstil die Standard-Option. Es stehen sechs Varianten zur Auswahl. In diesem Tutorial nutzen wir die Voreinstellung, die den Zellhintergrund in ein Meergrün färbt.

• Benutzerdefiniert: Ist der gewünschte Stil nicht dabei, erstellst du einen eigenen. Das funktioniert wie in Google Tabellen, Google Präsentationen oder Google Dokumenten: Du kannst Text fett, kursiv oder unterstrichen setzen, die Schriftart ändern und den Hintergrund farbig füllen.

Probier ruhig verschiedene Formatierungsstile aus. Wenn du mehrere Regeln im Datensatz definierst, hilft ein jeweils eigener Stil, sie klar zu unterscheiden und hervorzuheben.

Weiter geht’s mit dem letzten Teil dieses Tutorials: den Formatierungsregeln.

Formatierungsregeln

Formatierungsregeln sind das Herz der bedingten Formatierung – sie lösen die Formatierung aus.

• Zwei Regeln – ist leer und ist nicht leer – haben wir hier bereits gesehen. Kurz wiederholt: ist leer markiert nur Zellen ohne Inhalt, ist nicht leer nur Zellen mit Inhalt.

Hinweis: Um die bedingte Formatierung aus einer oder mehreren Zellen zu entfernen, klicke in eine Zelle mit Regel, öffne die Seitenleiste für bedingte Formatierung und klicke neben der Regel auf das Papierkorb-Symbol.

• Text: Textbasierte Regeln formatieren Zellen abhängig vom eingegebenen Text. Du hast mehrere Möglichkeiten:

- Text contains
- Text does not contain
- Text starts with
- Text ends with
- Text is exactly

Wähle die gesamte Spalte Headquarters, klicke auf Format und dann auf Bedingte Formatierung. Standardmäßig wird die Formatierung auf die komplette Spalte angewendet.

Wähle in den Formatierungsregeln bei Zellen formatieren, wenn... im Dropdown Text enthält und gib anschließend den Text ein.

Hinweis: Die Eingabe ist nicht case-sensitiv.

Wähle als Text China. Damit werden nur Zellen markiert, deren Headquarters China ist.

Wie du siehst, wurden nur die Zellen markiert, deren headquarters china ist. Ziemlich praktisch – und sehr einfach.

• Zahlen: Zahlenbasierte Regeln kannst du auf verschiedene Weise anwenden:

- Greater than
- Greater than or equal to
- Less than
- Less than or equal to
- Is equal to
- Is not equal to
- Is between
- Is not between

Wählen wir eine der zahlenbasierten Regeln und sehen uns die Wirkung an.

Markiere zunächst die gesamte Spalte Revenue, klicke auf Format und wähle Bedingte Formatierung. Unter Formatierungsregeln stellst du Größer als oder gleich ein und gibst den Wert 255 ein.

Damit sollten alle Zellen hervorgehoben werden, deren Revenue größer oder gleich 255 ist.

Wie du in der Abbildung erkennst, sind alle Zellen mit einem Revenue von mindestens 255 markiert.

Experimentiere gern mit weiteren zahlenbasierten Regeln.

Bis hierhin hast du gesehen: Wählst du eine Spalte, werden die Zellen markiert, die deine Formatierungsregeln erfüllen.

Aber was, wenn du ganze Zeilen basierend auf einer Bedingung in einer Spalte markieren möchtest? Das klären wir jetzt im letzten Abschnitt.

Custom Formula

Bisher wurden auf Basis von Bereich und Bedingung Zellen in einer bestimmten Spalte hervorgehoben. Um jedoch die gesamte Zeile zu markieren, die zu einer Zelle in dieser Spalte gehört, brauchst du eine benutzerdefinierte Formel.

Wähle den gesamten Datensatz (A2: F11), klicke auf Format und dann auf Bedingte Formatierung.

Wähle unter Formatierungsregeln Custom formula is und gib die Spalte (mit etwas Zusatzsyntax) an, auf die sich die Formel beziehen soll. Entsprechend deiner Bedingung werden alle Zeilen markiert, die das Kriterium erfüllen.

Angenommen, du möchtest alle Zeilen hervorheben, deren Revenue größer oder gleich 255 ist. Dann lautet die benutzerdefinierte Formel: =$E2>=255.

• Zur Erklärung von =$E2>=255: Vereinfacht gesagt hat die Formel eine feste Syntax. Allgemein bedeutet sie: Betrachte Zelle E2 in der Spalte Revenue und markiere nur Werte, die größer oder gleich 255 sind. Dadurch werden auch die Zellen der zugehörigen Zeilen in anderen Spalten wie Year, Name, Headquarters usw. markiert, sofern der Revenue-Wert ≥ 255 ist.

Wie du siehst, werden nun ganze Zeilen markiert, wenn der Revenue größer oder gleich 255 ist.

Analog kannst du Zeilen mit Headquarters in China hervorheben, indem du die benutzerdefinierte Formel =$C2=\"china\" verwendest. Achte bei Text in Formeln auf doppelte Anführungszeichen.

Noch mehr lernen

Glückwunsch – du hast das Tutorial abgeschlossen.

Dieses Tutorial war eine kompakte Einführung in die bedingte Formatierung in Tabellenkalkulationen und hat die wichtigsten Komponenten abgedeckt.

Referenzen:

• How to Use Conditional Formatting in Google Sheets

Wenn du mehr über bedingte Formatierung in Tabellen lernen möchtest, nimm am DataCamp-Kurs Data Visualization in Spreadsheets teil.

Fragen zum Tutorial? Stell sie gern unten in den Kommentaren.