Formato condicional en hojas de cálculo

Nota: si quieres aprender sobre las tablas dinámicas en hojas de cálculo o sobre gráficos en hojas de cálculo, echa un vistazo a ambos tutoriales.

Introducción

Una hoja de cálculo es una herramienta fantástica que te ofrece un montón de funciones para gestionar y almacenar tus datos. Puedes usar las tablas dinámicas para organizar y analizar la información, o crear gráficos en hojas de cálculo para visualizarla. Del mismo modo, puedes utilizar el formato condicional para resaltar datos aplicando distintas reglas y estilos.

El formato condicional en hojas de cálculo te permite resaltar celdas según criterios específicos, lo que te ayuda a interpretar mejor tus datos y hacerlos más legibles.

Pero, ¿qué es exactamente el formato condicional? Vamos a verlo.

El formato condicional te permite cambiar automáticamente características de la celda, como el color de fondo o el estilo del texto, según las reglas que definas. No tienes que aplicar las condiciones manualmente, lo que te ahorra mucho tiempo. Las condiciones se basan en una instrucción if/then.

Por ejemplo: si en una columna o celda concreta los valores son superiores a 315, entonces cambia el color de fondo de esa(s) celda(s) a rojo.

En el formato condicional de las hojas de cálculo hay tres componentes clave: Range, Format Rules y Formatting Style. Los verás en detalle a lo largo del tutorial.

Aprenderás todo esto con ejemplos sobre un conjunto de datos. Pero antes, vamos a entender rápidamente qué datos vas a usar hoy.

Sobre los datos

Partirás de un conjunto de datos organizado en filas y columnas. En concreto, muestra las 10 primeras empresas del Fortune Global 500 en 2017 según la columna de ingresos brutos más altos.

Aprenderás a aplicar formato condicional a este conjunto de datos y a entender varios componentes del Conditional formatting in Google Spreadsheets para obtener información resaltando celdas.

Nota: asegúrate de tener una cuenta de Gmail válida. Una vez la tengas, solo tienes que hacer clic en este enlace y crear una hoja de cálculo en blanco.

Los datos están disponibles aquí.

Así que, sin más, ¡vamos a aprender sobre el formato condicional en Google Spreadsheets!

Formato condicional

Llega la parte interesante: veamos cómo aplicar formato condicional en Google Spreadsheets.

Primero selecciona los datos a los que quieres aplicar el formato condicional, es decir, el Range. Puedes hacerlo de forma manual o automática. De momento, selecciona una celda vacía.

Después, haz clic en la pestaña Format y selecciona Conditional Formatting. Esto indicará a la hoja de cálculo que active el formato condicional en la celda especificada antes como range. Más adelante podrás cambiar el range si lo necesitas.

A continuación, en Format rules elige Format cells if.. y, por ahora, déjalo como is empty. La regla de formato es simplemente un evento que hace que se resalten las celdas, muy parecido a una condición if-else en programación.

Por último, selecciona un Format style, ya sea uno de los estilos predeterminados o un estilo personalizado, y haz clic en Done.

En las próximas figuras aprenderás a usar todos los términos anteriores con datos en hojas de cálculo.

En la figura anterior, el Range seleccionado es la celda vacía G6, sobre la que se aplicará el formato condicional.

Aplicar al rango

El rango te permite seleccionar un subconjunto de datos, ya sea manual o automáticamente. Cuando tienes muchos datos, seleccionar el subconjunto a mano puede ser un engorro; para simplificar, puedes indicar el número de celda inicial y final y así se seleccionará automáticamente el subconjunto.

• Después, selecciona todos los datos, haz clic en la pestaña Format y elige Conditional Formatting, pero esta vez selecciona una regla como Is not empty, ya que la región seleccionada no está vacía.

Como ves en la figura, al seleccionar todos los datos, es decir, el rango A2: F11, ahora todo el fondo de los datos está coloreado.

Seleccionar un rango manualmente y luego aplicar formato condicional es una buena opción cuando trabajas con pocos datos, como en este tutorial.

Pero, ¿y si tienes muchísimos datos? ¡Vamos a verlo!

Aplicar formato condicional a una gran cantidad de datos

Es muy sencillo: selecciona el formato condicional y, en la pestaña Apply to range, especifica las celdas sobre las que quieres aplicarlo.

• Si quieres aplicar formato condicional a una sola celda, escribe su etiqueta en la pestaña Apply to range, por ejemplo: B6.

• Si quieres aplicarlo a un rango amplio de celdas, especifica la primera y la última celda separadas por dos puntos (colon), por ejemplo: A5: A11.

• Puedes seleccionar varios rangos haciendo clic en el icono a la derecha de la pestaña de rango y eligiendo Add another range.

En la figura puedes ver que el rango seleccionado es B5:E11 y, por tanto, el formato condicional solo se ha aplicado a esa zona. Del mismo modo, puedes hacer clic en Add another range para seleccionar varios rangos.

Ahora vamos con Formatting Style y lo exploramos.

Estilo de formato

El estilo de formato es bastante intuitivo, funciona igual que seleccionar un estilo para cualquier otro elemento de una hoja de cálculo.

Puedes elegir el style de dos formas:

• Predeterminado: en Formatting style selecciona la opción Default. Verás seis estilos y podrás elegir uno. En este tutorial usaremos el estilo predeterminado, que colorea el fondo de la celda en un verde agua.

• Custom: si el estilo que buscas no está entre las opciones predeterminadas, crea un estilo personalizado para tus datos. Crear un estilo personalizado es como definir un estilo en Google Spreadsheets, Google Presentations o Google Docs: puedes poner el texto en negrita, cursiva, subrayado, cambiar la fuente y rellenar el fondo con distintos colores.

Prueba distintos Formatting style, ya que pueden ser útiles si quieres definir varias reglas en tu conjunto de datos; asignar un estilo distinto a cada regla ayuda a distinguir y resaltar la información.

Pasemos al último bloque del tutorial: las Format rules.

Reglas de formato

Las Format rules son el corazón del formato condicional, ya que actúan como el desencadenante.

• Ya hemos visto dos reglas: is empty e is not empty aquí. Recordando: si eliges is empty, el formato condicional se aplicará solo a las celdas con valores nulos (vacías); si eliges is not empty, se aplicará solo a las celdas que no estén vacías.

Nota: si quieres eliminar el formato condicional de alguna celda, sitúate en una celda con una regla aplicada, abre la barra de herramientas de formato condicional y haz clic en el icono de la papelera junto a la regla para eliminarla.

• Text: el formato basado en texto cambia la celda en función del texto que introduzcas. Puedes usar varias opciones basadas en texto:

- Text contains
- Text does not contain
- Text starts with
- Text ends with
- Text is exactly

Selecciona toda la columna Headquarters, haz clic en la pestaña Format y elige Conditional formatting. De forma predeterminada, se aplicará a la columna completa.

Después, en Format rules bajo Format cells if..., abre el menú desplegable y selecciona Text contains, que te permitirá introducir el texto.

Nota: el texto que introduzcas no distingue mayúsculas y minúsculas.

Elige China como texto; esto significa que solo se seleccionarán las celdas cuyo Headquarters sea China.

Como ves, solo se han seleccionado las celdas que tienen china en headquarters. Sencillo y muy útil.

• Numbers: el formato basado en números se puede aplicar de varias formas:

- Greater than
- Greater than or equal to
- Less than
- Less than or equal to
- Is equal to
- Is not equal to
- Is between
- Is not between

Vamos a elegir rápidamente una de las reglas numéricas y ver cómo funciona.

Primero selecciona toda la columna Revenue, haz clic en la pestaña Format y elige Conditional formatting. Luego, en Format rules, selecciona Greater than or equal to e introduce el valor 255.

Se deberían resaltar todas las celdas con Revenue mayor o igual que 255.

Como puedes observar, se han resaltado las celdas con Revenue mayor o igual que 255.

Puedes probar el resto de opciones de formato condicional basado en números.

Hasta ahora has visto que puedes seleccionar una columna y que las celdas se resaltan cuando cumplen las Format rules que has definido.

Pero ¿y si quieres seleccionar la fila completa según una condición aplicada a una columna? Vamos con el último bloque del tutorial.

Custom Formula

Hasta ahora has visto que, según un rango y una condición, se resaltan celdas de una columna concreta, pero para resaltar la fila completa asociada a una celda específica de esa columna necesitas usar una custom formula.

Empieza seleccionando todo tu conjunto de datos (A2: F11), luego haz clic en Format y elige Conditional Formatting.

En Format rules selecciona Custom formula is e indica la columna (con información adicional) sobre la que quieres aplicar la fórmula; con esa condición, se resaltarán todas las filas asociadas a la columna que cumplan el criterio.

Por ejemplo, si quieres resaltar todas las filas con Revenue mayor o igual que 255, en la custom formula escribe =$E2>=255.

• Desgranemos =$E2>=255: en pocas palabras, esta fórmula tiene una sintaxis específica. A nivel general, indica que la celda E2 (columna Revenue) es la de referencia y que solo se seleccionen los valores mayores o iguales a 255. Por tanto, las celdas del resto de columnas (Year, Name, Headquarters, etc.) asociadas a filas cuyo Revenue sea mayor o igual a 255 también se resaltarán.

Como ves, ahora se están resaltando filas completas con Revenue mayor o igual que 255.

De forma similar, puedes resaltar filas cuyo Headquarters sea China con una fórmula personalizada como =$C2=\"china\". Asegúrate de poner comillas dobles cuando la fórmula incluya texto.

Sigue aprendiendo

Enhorabuena por completar el tutorial.

Ha sido una excelente introducción al formato condicional en hojas de cálculo y ha cubierto la mayoría de sus componentes.

Referencias:

• How to Use Conditional Formatting in Google Sheets

Si quieres aprender más sobre formato condicional en hojas de cálculo, haz el curso de DataCamp Data Visualization in Spreadsheets.

No dudes en dejar tus preguntas sobre este tutorial en los comentarios.