Formattazione condizionale nei fogli di calcolo

Nota: Se vuoi saperne di più sulle tabelle pivot nei fogli di calcolo o sui grafici nei fogli di calcolo, dai pure un'occhiata a entrambi i tutorial.

Introduzione

Un foglio di calcolo è uno strumento eccellente che ti offre un'ampia gamma di funzionalità per gestire e archiviare i tuoi dati. Puoi usare le tabelle pivot per organizzare e analizzare i dati oppure utilizzare i grafici nei fogli di calcolo per visualizzarli. Allo stesso modo, puoi sfruttare la Formattazione condizionale dei fogli di calcolo per evidenziare i dati grazie a varie regole e stili.

La formattazione condizionale nei fogli di calcolo ti consente di evidenziare le celle in base a criteri specifici, aiutandoti a dare una rapida occhiata ai tuoi dati in modo più efficace e a renderli più leggibili per le persone.

Ma cos'è la Formattazione condizionale? Scopriamolo.

La Formattazione condizionale ti permette di modificare automaticamente le caratteristiche della cella, come il colore di sfondo o lo stile del testo, in base a regole che imposti. Non devi impostare le condizioni manualmente, il che può farti risparmiare molto tempo. Le condizioni si basano su un'istruzione if/then.

Per esempio: se in una determinata colonna o cella i valori sono superiori a 315, allora cambia il colore di sfondo di quella/e cella/celle in rosso.

Ci sono tre componenti fondamentali della Formattazione condizionale nei fogli di calcolo: Intervallo, Regole di formattazione e Stile di formattazione, che imparerai a conoscere in dettaglio.

Imparerai tutto questo con esempi tratti dal dataset, ma prima capiamo rapidamente i dati che userai in questo tutorial!

Informazioni sui dati

Partirai da un dataset organizzato in righe e colonne. Questo dataset mostra le prime 10 aziende della Fortune Global 500 nel 2017, basato sulla colonna dei ricavi lordi più alti.

Imparerai ad applicare la formattazione condizionale al dataset qui sopra e a comprendere le varie componenti della Formattazione condizionale in Google Spreadsheets, che ti permetterà di ricavare insight dai dati evidenziando le celle.

Nota: Assicurati di avere un account Gmail valido; una volta creato, ti basta cliccare su questo link e creare un nuovo foglio di calcolo vuoto.

I dati sono disponibili qui.

Quindi, senza ulteriori indugi, impariamo la Formattazione condizionale in Google Spreadsheets!

Formattazione condizionale

Ora arriva la parte interessante: vediamo come applicare la formattazione condizionale in Google Spreadsheets.

Per prima cosa selezioni i dati a cui vuoi applicare la formattazione condizionale, ovvero l'Intervallo; può essere fatto sia manualmente che automaticamente. Per ora, selezionerai una cella senza dati.

Poi clicchi sulla scheda Formato e selezioni Formattazione condizionale. Questo dirà al foglio di attivare la formattazione condizionale sulla cella specificata in precedenza come intervallo. Puoi anche cambiare l'intervallo in un secondo momento.

Successivamente, selezioni Formatta celle se... sotto Regole di formattazione che, per ora, lascerai su is empty. La Regola di formattazione non è altro che un evento in base al quale le celle vengono evidenziate. È molto simile a una condizione if-else in programmazione.

Infine, scegli uno Stile di formattazione, che può essere sia uno stile predefinito sia uno stile personalizzato, e clicchi su Fine.

Nelle prossime figure imparerai a usare tutti i termini citati sopra applicati ai dati in un foglio di calcolo.

Nella figura sopra, l'Intervallo selezionato è la cella vuota G6 su cui verrà applicata la formattazione condizionale.

Applica all'intervallo

L'intervallo ti consente di selezionare un sottoinsieme di dati, scegliendolo manualmente o automaticamente. Quando hai una grande quantità di dati, selezionare manualmente il sottoinsieme può essere scomodo; per semplificare, puoi indicare la cella di inizio e di fine, che selezioneranno automaticamente il sottoinsieme di dati.

• Successivamente selezioni l'intero set di dati, poi clicchi sulla scheda Formato e selezioni Formattazione condizionale, ma stavolta sceglierai una regola di formattazione come Is not empty dato che l'area selezionata non è vuota.

Come vedi dalla figura sopra, avendo selezionato tutti i dati, cioè l'intervallo A2: F11, ora tutto lo sfondo dei dati è colorato.

Selezionare manualmente un intervallo e poi applicare la formattazione condizionale è la strada giusta quando hai una piccola quantità di dati, proprio come in questo tutorial.

Ma se invece hai una grande quantità di dati? Scopriamolo!

Applicare la formattazione condizionale a una grande quantità di dati

È piuttosto semplice: quando hai molti dati, seleziona la Formattazione condizionale e poi, nella scheda Applica all'intervallo, specifica le celle su cui vuoi applicarla.

• Se vuoi applicare la formattazione condizionale a una singola cella, puoi semplicemente inserire il riferimento della cella nella scheda Applica all'intervallo, per esempio: B6.

• Se vuoi applicare la formattazione condizionale a un ampio intervallo di celle, puoi specificare il riferimento della prima e dell'ultima cella separati da due punti colon, per esempio: A5: A11.

• Puoi selezionare più intervalli cliccando sull'icona a destra della scheda dell'intervallo e selezionando Aggiungi un altro intervallo.

Dalla figura sopra puoi osservare che l'intervallo di dati selezionato è B5:E11 e quindi la formattazione condizionale è stata applicata solo a quella regione. Allo stesso modo, puoi cliccare su Aggiungi un altro intervallo per selezionare più intervalli.

Passiamo ora allo Stile di formattazione ed esploriamolo.

Stile di formattazione

Lo stile di formattazione è abbastanza intuitivo, dato che è simile alla scelta di uno stile per qualsiasi altro elemento in un foglio di calcolo.

Puoi selezionare lo stile in due modi:

• Predefinito: In Stile di formattazione seleziona l'opzione Default; vedrai sei opzioni di stile e potrai sceglierne una. In questo tutorial useremo lo stile predefinito, che imposta lo sfondo della cella su un verde acqua.

• Custom: Se lo stile che cerchi non è tra le opzioni predefinite, puoi creare uno stile personalizzato per i tuoi dati. Creare uno stile personalizzato è molto simile a impostare uno stile in Google Spreadsheets, Google Presentazioni o Google Documenti. Puoi mettere il testo in grassetto, corsivo, sottolinearlo, cambiare il font e riempire lo sfondo con colori diversi.

Sperimenta pure con diversi Stili di formattazione: possono essere utili quando vuoi impostare regole diverse all'interno del tuo dataset; assegnare uno stile diverso a ciascuna regola può essere un ottimo modo per distinguere ed evidenziare i dati.

Passiamo al segmento finale di questo tutorial, ovvero le Regole di formattazione, ed esploriamole un po' più nel dettaglio.

Regole di formattazione

Le Regole di formattazione sono il cuore della formattazione condizionale, perché fungono da trigger per l'applicazione della formattazione.

• Abbiamo già visto due regole di formattazione, cioè is empty e is not empty qui. Per ribadirlo ancora una volta: selezionando is empty verrà applicata la formattazione condizionale solo alle celle con valori nulli (vuote) e, allo stesso modo, selezionando is not empty verrà applicata solo alle celle che non hanno valori nulli (non vuote).

Nota: Se vuoi rimuovere la formattazione condizionale da una o più celle, clicca su una cella con una regola applicata, apri la barra degli strumenti della formattazione condizionale e poi clicca sull'icona del cestino accanto alla regola per rimuoverla.

• Text: La formattazione basata sul testo cambierà la cella in base al testo che ci inserisci. Ci sono vari tipi di formattazione basati sul testo che puoi usare:

- Text contains
- Text does not contain
- Text starts with
- Text ends with
- Text is exactly

Selezioniamo l'intera colonna Headquarters, clicchiamo sulla scheda Formato e scegliamo Formattazione condizionale. Per impostazione predefinita, verrà applicata all'intera colonna.

Poi, nelle Regole di formattazione sotto Formatta celle se..., clicca sul menu a discesa e seleziona Text contains, che ti permetterà di inserire il testo.

Nota: Il testo che inserisci non fa distinzione tra maiuscole e minuscole.

Selezioniamo China come testo, il che significa che verranno selezionate solo le celle che hanno Headquarters uguale a China.

Come puoi vedere, sono state selezionate solo le celle che hanno china come headquarters. Non è fantastico, e quanto è semplice.

• Numbers: La formattazione basata sui numeri può essere fatta in vari modi:

- Greater than
- Greater than or equal to
- Less than
- Less than or equal to
- Is equal to
- Is not equal to
- Is between
- Is not between

Scegliamo rapidamente una delle regole basate sui numeri per vedere come funziona.

Per prima cosa selezionerai l'intera colonna Revenue, poi cliccherai sulla scheda Formato e selezionerai Formattazione condizionale. Quindi, nelle Regole di formattazione, selezionerai Greater than or equal to e inserirai il valore 255.

Dovrebbero essere evidenziate tutte le celle che hanno Revenue maggiore o uguale a 255.

Come puoi osservare dalla figura sopra, sono evidenziate le celle che hanno un Revenue maggiore o uguale a 255.

Sperimenta pure con le altre opzioni di formattazione condizionale basate sui numeri.

Finora hai visto che puoi selezionare una colonna e che le celle vengono evidenziate quando soddisfano le Regole di formattazione impostate.

Ma se volessi selezionare l'intera riga in base a una condizione applicata a una colonna? Scopriamolo nel prossimo e ultimo segmento di questo tutorial.

Custom Formula

Finora hai visto che, in base a un intervallo e a una condizione, vengono evidenziate le celle in una determinata colonna; ma per evidenziare l'intera riga associata a una specifica cella in quella colonna devi usare la custom formula.

Inizia selezionando l'intero dataset (A2: F11), poi clicca su Formato e seleziona Formattazione condizionale.

Nelle Regole di formattazione seleziona Custom formula is e indica la colonna (con alcune informazioni aggiuntive) su cui vuoi applicare la formula; in base a quella condizione verranno evidenziate tutte le righe associate alla colonna che soddisfano il criterio.

Supponiamo che tu voglia evidenziare tutte le righe che hanno un Revenue maggiore o uguale a 255; nella custom formula digiterai =$E2>=255.

• Decodifichiamo =$E2>=255: in breve, questa formula ha una sintassi specifica. A livello generale, significa che la cella E2, che si trova nella colonna Revenue, deve essere presa come riferimento e devono essere selezionati solo i valori maggiori o uguali a 255. Di conseguenza, verranno evidenziate anche le celle delle altre colonne, come Year, Name, Headquarters, ecc., associate alla colonna Revenue con valore maggiore o uguale a 255.

Come vedi dalla figura sopra, ora vengono evidenziate intere righe con Revenue maggiore o uguale a 255.

Allo stesso modo, puoi evidenziare le righe che hanno Headquarters uguale a China creando una formula personalizzata come =$C2="china". Ricordati di mettere le virgolette doppie quando crei una formula che contiene del testo.

Per approfondire

Congratulazioni per aver completato il tutorial.

Questo tutorial è stata un'ottima introduzione alla Formattazione condizionale nei fogli di calcolo e ha coperto la maggior parte dei suoi componenti.

Riferimenti:

• How to Use Conditional Formatting in Google Sheets

Se vuoi imparare di più sulla formattazione condizionale nei fogli di calcolo, segui il corso di DataCamp Data Visualization in Spreadsheets.

Per qualsiasi domanda relativa a questo tutorial, scrivi pure nella sezione commenti qui sotto.