Formatação condicional em planilhas

Observação: se você quiser aprender sobre tabelas dinâmicas em planilhas ou gráficos em planilhas, confira os dois tutoriais.

Introdução

Uma planilha é uma ótima ferramenta que oferece uma grande variedade de funcionalidades para tratar e armazenar seus dados. Você pode usar tabelas dinâmicas para organizar e analisar suas informações ou usar gráficos em planilhas para visualizá-las. Da mesma forma, você pode usar a funcionalidade de formatação condicional para destacar dados com a ajuda de várias regras e estilos.

A formatação condicional em planilhas permite destacar células com base em critérios específicos, o que ajuda você a bater o olho nos dados de um jeito melhor e deixá-los mais fáceis de ler.

Mas o que é formatação condicional? Vamos descobrir.

A formatação condicional permite alterar automaticamente características da célula, como a cor de fundo e o estilo do texto, com base nas regras que você define. Você não precisa aplicar as condições manualmente, o que pode economizar bastante tempo. As condições se baseiam em uma instrução if/then (se/então).

Por exemplo: se, em uma determinada coluna ou célula, os valores forem maiores que 315, então mude a cor de fundo dessa(s) célula(s) para vermelho.

Existem três componentes essenciais na formatação condicional em planilhas: Range, Format Rules e Formatting Style. Você vai conhecer cada um deles em detalhe.

Você vai aprender tudo isso com exemplos retirados do conjunto de dados. Mas antes, vamos entender rapidamente os dados que serão usados neste tutorial!

Sobre os dados

Você vai começar com um conjunto de dados organizado em formato de linhas e colunas. Esse dataset mostra as 10 principais empresas do Fortune Global 500 em 2017, com base na coluna de maiores receitas brutas.

Você vai aprender a aplicar formatação condicional no dataset acima e entender vários componentes da Conditional formatting in Google Spreadsheets, o que permitirá extrair insights dos dados destacando células.

Observação: garanta que você tenha uma conta Gmail válida. Com a conta criada, basta clicar neste link e criar uma planilha em branco.

Os dados estão disponíveis aqui.

Então, sem mais demora, vamos aprender sobre formatação condicional no Google Spreadsheets!

Formatação condicional

Agora vem a parte empolgante: vamos ver como aplicar formatação condicional no Google Spreadsheets.

Primeiro, selecione os dados nos quais você quer aplicar a formatação condicional, que nada mais é do que o Range (intervalo). Isso pode ser feito manual ou automaticamente. Por ora, selecione uma célula sem dados.

Depois, clique na guia Format e selecione Conditional Formatting. Isso indica à planilha que ative a formatação condicional na célula especificada anteriormente como range. Você pode alterar o range depois.

Em seguida, selecione Format cells if.. em Format rules e, por enquanto, mantenha como is empty. A Format Rule nada mais é do que um evento que determina quando as células serão destacadas. É bem parecido com uma condição if-else em programação.

Por fim, escolha um Format style, que pode ser um estilo padrão ou personalizado, e clique em Done.

Nas próximas figuras, você vai aprender a usar todos os termos mencionados acima aplicados a dados em planilhas.

Na figura acima, o Range selecionado é a célula vazia G6, na qual a formatação condicional será aplicada.

Aplicar ao intervalo

O intervalo permite selecionar um subconjunto de dados, seja manualmente ou automaticamente. Quando você tem uma grande quantidade de dados, selecionar manualmente pode ser trabalhoso. Para facilitar, você pode informar a célula inicial e final, e o subconjunto será selecionado automaticamente.

• Em seguida, selecione todos os dados, clique na guia Format e escolha Conditional Formatting. Mas, desta vez, selecione uma regra como Is not empty, já que a região selecionada não está vazia.

Como você pode ver na figura acima, ao selecionar todos os dados, ou seja, o intervalo A2: F11, agora todo o fundo das células foi colorido.

Selecionar um intervalo manualmente e depois aplicar a formatação condicional funciona muito bem quando você tem poucos dados, como neste tutorial.

Mas e se você tiver uma grande quantidade de dados? Vamos descobrir!

Aplicando formatação condicional em grandes volumes de dados

É bem simples: quando você tem muitos dados, selecione a formatação condicional e, em Apply to range, informe as células nas quais deseja aplicar a formatação.

• Se quiser aplicar a formatação condicional a uma única célula, basta informar a referência dessa célula em Apply to range, por exemplo: B6.

• Se quiser aplicar a um intervalo extenso, informe a primeira e a última célula separadas por : (dois-pontos), por exemplo: A5: A11.

• Você pode selecionar múltiplos intervalos clicando no ícone à direita do campo de intervalo e escolhendo Add another range.

Pela figura acima, dá para observar que o intervalo selecionado é B5:E11 e, por isso, a formatação condicional foi aplicada apenas nessa região. Da mesma forma, você pode clicar em Add another range para selecionar vários intervalos.

Agora, vamos para o Formatting Style e explorar as opções.

Formatting Style

O estilo de formatação é bem intuitivo, pois é parecido com escolher um estilo para qualquer outro elemento na planilha.

Você pode escolher o style de duas maneiras:

• Padrão: em Formatting style, selecione a opção Default. Você verá seis opções de estilo e pode escolher a que preferir. Neste tutorial, usaremos o estilo padrão, que pinta o fundo da célula de um verde água.

• Custom: se o estilo que você quer não estiver nas opções padrão, crie um estilo personalizado para seus dados. Criar um estilo personalizado é muito parecido com definir um estilo em Google Spreadsheets, Google Slides ou Google Docs. Você pode deixar o texto em negrito, itálico, sublinhar, mudar a fonte e preencher o fundo com outras cores.

Sinta-se à vontade para experimentar diferentes Formatting style, pois isso é útil quando você quer definir regras distintas dentro do seu dataset: aplicar estilos diferentes para regras diferentes ajuda a diferenciar e destacar seus dados.

Vamos para o segmento final deste tutorial, que é Format rules, e explorá-lo com um pouco mais de detalhe.

Format Rules

As Format rules são o coração da formatação condicional, pois funcionam como o gatilho da formatação.

• Já vimos duas regras: is empty e is not empty aqui. Reforçando: ao selecionar is empty, a formatação condicional será aplicada apenas às células com valores nulos (vazias). Já is not empty aplica a formatação apenas às células que não estão vazias.

Observação: se quiser remover a formatação condicional de alguma célula, clique em uma célula com regra aplicada, abra a barra lateral de formatação condicional e clique no ícone de lixeira ao lado da regra para removê-la.

• Text: a formatação baseada em texto altera a célula dependendo do que você digitar. Há várias opções baseadas em texto que você pode usar:

- Text contains
- Text does not contain
- Text starts with
- Text ends with
- Text is exactly

Vamos selecionar toda a coluna Headquarters, clicar na guia Format e escolher Conditional formatting. Por padrão, a formatação condicional será aplicada à coluna inteira.

Depois, em Format rules, no campo Format cells if..., abra o menu e selecione Text contains, o que permitirá inserir o texto.

Observação: o texto inserido não diferencia maiúsculas de minúsculas.

Vamos selecionar China como texto, o que significa que apenas as células com Headquarters igual a China serão destacadas.

Como você pode ver, apenas as células que têm china como headquarters foram selecionadas. Legal, né? E super simples.

• Numbers: a formatação baseada em números pode ser feita de várias maneiras:

- Greater than
- Greater than or equal to
- Less than
- Less than or equal to
- Is equal to
- Is not equal to
- Is between
- Is not between

Vamos escolher rapidamente uma das regras numéricas para ver como funciona.

Primeiro, selecione toda a coluna Revenue, clique na guia Format e selecione Conditional formatting. Em Format rules, escolha Greater than or equal to e informe o valor 255.

Isso deve destacar todas as células com Revenue maior ou igual a 255.

Como dá para observar na figura acima, as células com Revenue maior ou igual a 255 foram destacadas.

Fique à vontade para experimentar outras regras de formatação condicional baseadas em números.

Até aqui, você viu que pode selecionar uma coluna e as células são destacadas quando atendem às Format rules definidas.

Mas e se você quiser selecionar a linha inteira com base em uma condição aplicada a uma coluna? Vamos ver no próximo e último segmento deste tutorial.

Custom Formula

Até agora, vimos que, com base em um intervalo e uma condição, células em uma determinada coluna são destacadas. Mas, para destacar a linha inteira associada a uma célula específica dessa coluna, você precisa usar custom formula.

Comece selecionando todo o seu dataset (A2: F11), depois clique em Format e selecione Conditional Formatting.

Em Format rules, selecione Custom formula is e indique a coluna (com algumas informações adicionais) na qual você quer aplicar a fórmula. Com base nessa condição, todas as linhas associadas à coluna que atenderem ao critério serão destacadas.

Digamos que você queira destacar todas as linhas com Revenue maior ou igual a 255. Na custom formula, digite =$E2>=255.

• Decodificando =$E2>=255: de forma simples, essa fórmula tem uma sintaxe específica. Em termos gerais, ela indica que a célula E2, que está na coluna Revenue, deve ser avaliada e apenas valores maiores ou iguais a 255 devem ser selecionados. Assim, as células das outras colunas, como Year, Name, Headquarters etc., associadas à linha cujo Revenue é maior ou igual a 255 também serão destacadas.

Como você pode ver na figura acima, agora linhas inteiras estão sendo destacadas para Revenue maior ou igual a 255.

Da mesma forma, você pode destacar linhas que têm Headquarters como China criando uma fórmula personalizada como =$C2=\"china\". Lembre-se de usar aspas duplas ao criar fórmulas com texto.

Vá além

Parabéns por concluir o tutorial.

Este tutorial foi uma ótima introdução à formatação condicional em planilhas e cobriu a maior parte dos seus componentes.

Referências:

• How to Use Conditional Formatting in Google Sheets

Se você quiser aprender mais sobre formatação condicional em planilhas, faça o curso Data Visualization in Spreadsheets da DataCamp.

Se tiver dúvidas sobre este tutorial, deixe seu comentário abaixo.