स्प्रेडशीट्स में कंडीशनल फॉर्मेटिंग

टिप्पणी: यदि आप स्प्रेडशीट्स में पिवट टेबल्स या स्प्रेडशीट्स में ग्राफ़ के बारे में सीखना चाहते हैं, तो इन दोनों ट्यूटोरियल्स को अवश्य देखें।

परिचय

स्प्रेडशीट एक शानदार टूल है जो आपके डेटा को संभालने और संग्रहीत करने के लिए व्यापक सुविधाएँ देता है। आप अपने डेटा को व्यवस्थित और विश्लेषित करने के लिए पिवट टेबल्स का उपयोग कर सकते हैं या डेटा को विज़ुअलाइज़ करने के लिए स्प्रेडशीट्स में ग्राफ़ का उपयोग कर सकते हैं। इसी तरह, आप स्प्रेडशीट्स की कंडीशनल फॉर्मेटिंग सुविधा का उपयोग विभिन्न नियमों और शैलियों की मदद से डेटा को हाईलाइट करने के लिए कर सकते हैं।

स्प्रेडशीट्स में कंडीशनल फॉर्मेटिंग आपको विशिष्ट मापदंडों के आधार पर सेल्स को हाईलाइट करने देती है, जिससे आप अपने डेटा को बेहतर तरीके से एक नज़र में देख सकते हैं और यह मनुष्यों के लिए पढ़ना अधिक सहज हो जाता है।

लेकिन कंडीशनल फॉर्मेटिंग है क्या? आइए जानते हैं।

कंडीशनल फॉर्मेटिंग आपको नियमों के आधार पर, स्वतः ही, सेल की विशेषताएँ बदलने देती है, जैसे बैकग्राउंड रंग, टेक्स्ट की शैली। आपको शर्तें मैन्युअली सेट नहीं करनी पड़तीं, जिससे आपका काफी समय बचता है। ये शर्तें एक if/then स्टेटमेंट पर आधारित होती हैं।

उदाहरण के लिए: यदि किसी विशेष कॉलम या सेल में मान 315 से अधिक हैं, तो उन सेल/सेल्स का बैकग्राउंड रंग लाल कर दें।

स्प्रेडशीट्स में कंडीशनल फॉर्मेटिंग के तीन महत्वपूर्ण घटक होते हैं: Range, Format Rules और Formatting Style, और आप इनके बारे में विस्तार से सीखेंगे।

आप यह सब कुछ डेटासेट से लिए गए उदाहरणों के साथ विस्तार से सीखेंगे, लेकिन उससे पहले आज के ट्यूटोरियल में उपयोग होने वाले डेटा को जल्दी से समझ लेते हैं!

डेटा के बारे में

आप एक ऐसे डेटासेट से शुरुआत करेंगे जो पंक्तियों और कॉलम के प्रारूप में व्यवस्थित है। यह विशेष डेटासेट 2017 के Fortune Global 500 की शीर्ष 10 कंपनियों को दर्शाता है, जो सबसे अधिक सकल राजस्व वाले कॉलम पर आधारित है।

आप ऊपर दिए गए डेटासेट पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करना सीखेंगे और Google Spreadsheets में Conditional formatting के विभिन्न घटकों को समझेंगे, जो सेल्स को हाईलाइट करके आपको डेटा से इनसाइट्स प्राप्त करने में मदद करेगा।

टिप्पणी: कृपया सुनिश्चित करें कि आपके पास एक वैध Gmail खाता है। खाता होने के बाद, आपको बस इस लिंक पर क्लिक कर एक नया खाली स्प्रेडशीट बनाना है।

डेटा यहाँ उपलब्ध है।

तो बिना किसी देरी के, आइए Google Spreadsheets में कंडीशनल फॉर्मेटिंग के बारे में सीखते हैं!

कंडीशनल फॉर्मेटिंग

अब आती है रोचक बात—आइए जानते हैं कि आप Google Spreadsheets में कंडीशनल फॉर्मेटिंग कैसे लागू कर सकते हैं।

सबसे पहले आप उस डेटा का चयन करते हैं जिस पर आप कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करना चाहते हैं, जिसे Range कहा जाता है; यह मैन्युअल या स्वचालित, दोनों तरह से किया जा सकता है। फिलहाल, आप एक ऐसा सेल चुनेंगे जिसमें कोई डेटा नहीं है।

फिर आप Format टैब पर क्लिक करके Conditional Formatting चुनते हैं। यह स्प्रेडशीट को बताता है कि पहले निर्दिष्ट range वाले सेल पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग सक्रिय की जाए। आप बाद में भी range बदल सकते हैं।

इसके बाद, आप Format rules के अंतर्गत Format cells if.. चुनते हैं, जिसे अभी के लिए आप is empty रखेंगे। फॉर्मेट रूल एक ऐसी घटना है जिसके आधार पर सेल्स हाईलाइट होते हैं। यह प्रोग्रामिंग में if-else कंडीशन जैसा ही है।

अंत में, आप एक Format style चुनते हैं, जो डिफ़ॉल्ट स्टाइल या कस्टम स्टाइल—दोनों में से कोई भी हो सकता है—और फिर Done पर क्लिक करते हैं।

अगले कुछ चित्रों में, आप स्प्रेडशीट्स के डेटा पर ऊपर बताए गए सभी शब्दों का उपयोग करना सीखेंगे।

ऊपर दिए गए चित्र में, चयनित Range एक खाली G6 सेल है जिस पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू होगी।

Apply to Range

रेंज आपको डेटा के एक उपसमुच्चय का चयन करने देती है, या तो मैन्युअली या स्वचालित रूप से। जब आपके पास बहुत अधिक डेटा हो, तो उपसमुच्चय को मैन्युअली चुनना मुश्किल हो सकता है। इसे आसान बनाने के लिए आप प्रारंभ और अंत के सेल नंबर निर्दिष्ट कर सकते हैं, जिससे उपसमुच्चय स्वतः ही चुन लिया जाएगा।

• अगला कदम यह है कि आप पूरा डेटा चुनें और फिर Format टैब पर क्लिक करके Conditional Formatting चुनें, लेकिन इस बार आप फॉर्मेट रूल के रूप में Is not empty चुनेंगे क्योंकि चयनित क्षेत्र खाली नहीं है।

ऊपर दिए गए चित्र से आप देख सकते हैं कि चूँकि आपने पूरा डेटा, यानी A2: F11 रेंज, चुना है, अब सारे डेटा का बैकग्राउंड रंगीन हो गया है।

जब आपके पास कम मात्रा में डेटा हो, जैसा कि इस ट्यूटोरियल में है, तो रेंज को मैन्युअली चुनकर फिर कंडीशनल फॉर्मेटिंग लगाना सबसे अच्छा तरीका है।

लेकिन अगर आपके पास बहुत अधिक डेटा हो तो? आइए पता लगाते हैं!

बहुत अधिक डेटा पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करना

जब आपके पास बहुत सारा डेटा हो, तो यह काफ़ी सरल है: आप कंडीशनल फॉर्मेटिंग चुनते हैं और फिर Apply to range टैब के अंतर्गत वे सेल्स निर्दिष्ट करते हैं जिन पर आप कंडीशनल फॉर्मेटिंग लगाना चाहते हैं।

• यदि आप किसी एकल सेल पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग लगाना चाहते हैं, तो Apply to range टैब में उस सेल का टैग डाल दें, उदाहरण: B6।

• यदि आप सेल्स की एक विस्तृत रेंज पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग लगाना चाहते हैं, तो पहले और आखिरी सेल का टैग colon से अलग करके लिखें, उदाहरण: A5: A11।

• आप रेंज टैब के दाईं ओर आइकन पर क्लिक करके और Add another range चुनकर एक से अधिक रेंज चुन सकते हैं।

ऊपर दिए गए चित्र से आप देख सकते हैं कि चयनित डेटा रेंज B5:E11 है और इसलिए कंडीशनल फॉर्मेटिंग केवल उसी क्षेत्र पर लागू हुई है। इसी तरह, आप Add another range पर क्लिक करके कई रेंज चुन सकते हैं।

अब आगे बढ़ते हैं Formatting Style पर और इसे देखते हैं।

Formatting Style

फॉर्मेटिंग स्टाइल काफी सहज है, क्योंकि यह स्प्रेडशीट में किसी भी अन्य चीज़ के लिए स्टाइल चुनने जैसा ही है।

आप style दो तरीकों से चुन सकते हैं:

• डिफ़ॉल्ट: Formatting style के अंतर्गत Default विकल्प चुनें, जहाँ आपको छह स्टाइल विकल्प दिखेंगे और आप इनमें से कोई भी चुन सकते हैं। इस ट्यूटोरियल में, हम डिफ़ॉल्ट स्टाइल का उपयोग करेंगे, जो सेल के बैकग्राउंड को सीफोम ग्रीन रंग में बदल देता है।

• Custom: यदि आपकी मनचाही शैली डिफ़ॉल्ट विकल्पों में नहीं है, तो आप अपने डेटा के लिए कस्टम स्टाइल बना सकते हैं। कस्टम स्टाइल बनाना Google Spreadsheets, Google Presentation या Google Document में अन्य किसी चीज़ का स्टाइल सेट करने जैसा ही है। आप टेक्स्ट को बोल्ड कर सकते हैं, इटैलिक कर सकते हैं, रेखांकित कर सकते हैं, फ़ॉन्ट बदल सकते हैं और बैकग्राउंड को अलग-अलग रंगों से भर सकते हैं।

विभिन्न Formatting style के साथ प्रयोग करने में संकोच न करें, क्योंकि जब आप अपने डेटासेट में अलग-अलग नियम सेट करना चाहते हैं, तब अलग-अलग नियमों के लिए अलग शैली रखना डेटा को अलग दिखाने और हाईलाइट करने का अच्छा तरीका हो सकता है।

अब आते हैं इस ट्यूटोरियल के अंतिम खंड पर, जो है Format rules, और इसे थोड़ा विस्तार से देखते हैं।

Format Rules

Format rules कंडीशनल फॉर्मेटिंग का heart हैं, क्योंकि यही कंडीशनल फॉर्मेटिंग को ट्रिगर करते हैं।

• हम पहले ही दो फॉर्मेट रूल्स देख चुके हैं, यानी is empty और is not empty यहाँ। दोबारा दोहराएँ तो, is empty चुनने पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग केवल उन सेल्स पर लागू होगी जिनमें शून्य मान (खाली) है, और इसी तरह is not empty चुनने पर यह केवल उन सेल्स पर लागू होगी जो खाली नहीं हैं।

टिप्पणी: यदि आप किसी भी सेल/सेल्स से अपनी कंडीशनल फॉर्मेटिंग हटाना चाहते हैं, तो उस सेल/सेल्स में क्लिक करें जिन पर नियम लागू है, कंडीशनल फॉर्मेटिंग टूलबार खोलें, और फिर नियम हटाने के लिए नियम के बगल में ट्रैश आइकन पर क्लिक करें।

• Text: टेक्स्ट के आधार पर फॉर्मेटिंग, आपके द्वारा डाले गए टेक्स्ट के अनुसार सेल को बदल देती है। आप कई तरह की टेक्स्ट-आधारित फॉर्मेटिंग का उपयोग कर सकते हैं:

- Text contains
- Text does not contain
- Text starts with
- Text ends with
- Text is exactly

आइए पूरे Headquarters कॉलम का चयन करें, Format टैब पर क्लिक करें और Conditional formatting चुनें। डिफॉल्ट रूप से, यह पूरे कॉलम पर कंडीशनल फॉर्मेटिंग लागू करेगा।

फिर Format rules में Format cells if... के अंतर्गत ड्रॉप-डाउन मेनू पर क्लिक करें और Text contains चुनें, जो आपको टेक्स्ट दर्ज करने देगा।

टिप्पणी: आपके द्वारा दर्ज किया गया टेक्स्ट case-sensitive नहीं है।

आईए China को टेक्स्ट के रूप में चुनते हैं, जिसका मतलब है कि केवल वे सेल्स चुने जाएँगे जिनका Headquarters China है।

जैसा कि आप देख सकते हैं, केवल वे सेल्स चुने गए जिनका headquarters china है। यह कितना शानदार और कितना सरल है!

• Numbers: संख्याओं के आधार पर फॉर्मेटिंग कई तरीकों से की जा सकती है:

- Greater than
- Greater than or equal to
- Less than
- Less than or equal to
- Is equal to
- Is not equal to
- Is between
- Is not between

आइए जल्दी से किसी एक संख्या-आधारित नियम को चुनकर समझते हैं कि यह कैसे काम करता है।

आप सबसे पहले पूरे Revenue कॉलम का चयन करेंगे, फिर Format टैब पर क्लिक करके Conditional formatting चुनेंगे। उसके बाद, Format rules में Greater than or equal to चुनेंगे और मान 255 दर्ज करेंगे।

इससे उन सभी सेल्स को हाईलाइट होना चाहिए जिनका Revenue 255 से अधिक या बराबर है।

तो जैसा कि आप ऊपर दिए गए चित्र से देख सकते हैं, जिन सेल्स का Revenue 255 से अधिक या बराबर था, वे हाईलाइट हो गए हैं।

संख्याओं के आधार पर अन्य कंडीशनल फॉर्मेटिंग विकल्पों के साथ भी निःसंकोच प्रयोग करें।

अब तक आपने देखा है कि आप एक कॉलम चुन सकते हैं और जब सेल्स आपके निर्धारित Format rules को पूरा करते हैं, तो वे हाईलाइट हो जाते हैं।

लेकिन अगर आप किसी कॉलम पर लागू शर्त के आधार पर पूरी पंक्ति का चयन करना चाहें तो? आइए इस ट्यूटोरियल के अगले और अंतिम भाग में जानते हैं।

Custom Formula

अब तक आपने देखा कि रेंज और शर्त के आधार पर, किसी विशेष कॉलम के सेल्स हाईलाइट होते हैं, लेकिन उस कॉलम में किसी विशिष्ट सेल से संबद्ध पूरी पंक्ति को हाईलाइट करने के लिए आपको custom formula का उपयोग करना होगा।

आप पूरे डेटासेट (A2: F11) का चयन करके शुरू करेंगे, फिर Format पर क्लिक करके Conditional Formatting चुनेंगे।

Format rules में Custom formula is चुनें और वह कॉलम (कुछ अतिरिक्त जानकारी के साथ) बताएं जिस पर आप फ़ॉर्मूला लगाना चाहते हैं। उस शर्त के आधार पर उस कॉलम से संबद्ध वे सारी पंक्तियाँ जो मापदंडों को पूरा करती हैं, हाईलाइट हो जाएँगी।

मान लीजिए आप उन सभी पंक्तियों को हाईलाइट करना चाहते हैं जिनका Revenue 255 से अधिक या बराबर है। custom formula में आप =$E2>=255 लिखेंगे।

• आइए =$E2>=255 को समझते हैं: सरल शब्दों में, इस फ़ॉर्मूले का एक विशिष्ट सिंटैक्स है। सामान्य रूप से, इसका अर्थ है कि Revenue कॉलम में स्थित E2 सेल को लक्षित किया जाए और केवल वे मान चुने जाएँ जो 255 से अधिक या बराबर हों। इसलिए Year, Name, Headquarters आदि जैसे अन्य कॉलमों के वे सेल्स भी हाईलाइट होंगे जो Revenue कॉलम में 255 से अधिक या बराबर मान वाली पंक्तियों से संबद्ध हैं।

जैसा कि आप ऊपर दिए गए चित्र से देख सकते हैं, अब Revenue 255 से अधिक या बराबर होने पर पूरी पंक्तियाँ हाईलाइट हो रही हैं।

इसी तरह, आप Headquarters China वाली पंक्तियों को भी =$C2="china" जैसा कस्टम फ़ॉर्मूला बनाकर हाईलाइट कर सकते हैं। ध्यान रखें कि टेक्स्ट वाले फ़ॉर्मूला बनाते समय डबल कोट्स लगाएँ।

और आगे बढ़ें

ट्यूटोरियल पूरा करने पर बधाई।

यह ट्यूटोरियल स्प्रेडशीट्स में कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उत्कृष्ट परिचय था, जिसमें कंडीशनल फॉर्मेटिंग के अधिकांश घटकों को शामिल किया गया।

संदर्भ:

• Google Sheets में कंडीशनल फॉर्मेटिंग का उपयोग कैसे करें

यदि आप स्प्रेडशीट्स में कंडीशनल फॉर्मेटिंग के बारे में और सीखना चाहते हैं, तो DataCamp का Data Visualization in Spreadsheets कोर्स करें।

कृपया नीचे टिप्पणी अनुभाग में इस ट्यूटोरियल से संबंधित कोई भी प्रश्न निःसंकोच पूछें।