Định dạng có điều kiện trong bảng tính

Tìm hiểu cách sử dụng định dạng có điều kiện với một hoặc nhiều điều kiện và cách tô màu ô theo tiêu chí tùy chỉnh với sự hỗ trợ của một bộ dữ liệu.

Đã cập nhật 5 thg 10, 2026 · 11 phút đọc

Khám phá cùng AI

ChatGPT Claude Perplexity

Lưu ý: Nếu bạn muốn tìm hiểu về bảng tổng hợp (pivot table) trong bảng tính hoặc biểu đồ trong bảng tính, bạn có thể tham khảo cả hai hướng dẫn này.

Giới thiệu

Bảng tính là một công cụ tuyệt vời cung cấp cho bạn nhiều chức năng để xử lý và lưu trữ dữ liệu. Bạn có thể dùng bảng tổng hợp để tổ chức và phân tích dữ liệu hoặc dùng biểu đồ trong bảng tính để trực quan hóa dữ liệu. Tương tự, bạn có thể sử dụng chức năng Định dạng có điều kiện của bảng tính để làm nổi bật dữ liệu với sự hỗ trợ của nhiều quy tắc và kiểu định dạng khác nhau.

Định dạng có điều kiện trong bảng tính cho phép bạn làm nổi bật các ô dựa trên tiêu chí cụ thể, giúp bạn lướt qua dữ liệu hiệu quả hơn và dễ đọc hơn đối với con người.

Vậy Định dạng có điều kiện là gì? Hãy cùng tìm hiểu.

Định dạng có điều kiện cho phép bạn tự động thay đổi các đặc điểm của ô, như màu nền, kiểu văn bản, dựa trên các quy tắc bạn đặt ra. Bạn không cần đặt điều kiện thủ công, từ đó tiết kiệm rất nhiều thời gian. Các điều kiện dựa trên câu lệnh if/then.

Ví dụ: Nếu giá trị trong một cột hay một ô nào đó lớn hơn 315, thì đổi màu nền của ô/những ô đó thành màu đỏ.

Có ba thành phần quan trọng trong Định dạng có điều kiện trong Bảng tính, gồm Range (Phạm vi), Format Rules (Quy tắc định dạng) và Formatting Style (Kiểu định dạng), và bạn sẽ học chi tiết về chúng.

Bạn sẽ học tất cả điều này một cách chi tiết với ví dụ từ bộ dữ liệu. Nhưng trước tiên, hãy nhanh chóng tìm hiểu dữ liệu bạn sẽ dùng trong hướng dẫn hôm nay!

Về dữ liệu

Bạn sẽ bắt đầu với một bộ dữ liệu được tổ chức theo dạng hàng và cột. Bộ dữ liệu này liệt kê 10 công ty hàng đầu trong Fortune Global 500 năm 2017 dựa trên cột doanh thu gộp cao nhất.

Bạn sẽ học cách áp dụng định dạng có điều kiện cho bộ dữ liệu trên và hiểu các thành phần khác nhau của Conditional formatting in Google Spreadsheets, giúp bạn rút ra insight từ dữ liệu bằng cách làm nổi bật các ô.

Lưu ý: Hãy đảm bảo bạn có một tài khoản Gmail hợp lệ; sau khi có tài khoản, bạn chỉ cần nhấp vào liên kết này và tạo một bảng tính trống mới.

Dữ liệu có sẵn tại đây.

Vậy thì không chần chờ nữa, hãy tìm hiểu về Định dạng có điều kiện trong Google Spreadsheets!

Định dạng có điều kiện

Giờ đến phần thú vị: hãy xem cách bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện trong Google Spreadsheets.

Đầu tiên, bạn chọn dữ liệu muốn áp dụng định dạng có điều kiện, tức là Range (Phạm vi); có thể thực hiện thủ công hoặc tự động. Hiện tại, bạn sẽ chọn một ô chưa có dữ liệu.

Sau đó, bạn nhấp vào thẻ Format và chọn Conditional Formatting. Thao tác này sẽ yêu cầu bảng tính kích hoạt định dạng có điều kiện trên ô đã chỉ định trước đó làm range. Bạn cũng có thể thay đổi range sau này.

Tiếp theo, bạn chọn mục Format cells if.. trong Format rules, hiện để là is empty. Quy tắc định dạng là một sự kiện dựa trên đó các ô sẽ được làm nổi bật. Nó rất giống với điều kiện if-else trong lập trình.

Cuối cùng, bạn chọn một Format style có thể là kiểu mặc định hoặc tùy chỉnh rồi nhấp Done.

Ở các hình tiếp theo, bạn sẽ học cách sử dụng tất cả các thuật ngữ vừa nêu trên dữ liệu trong bảng tính.

Trong hình trên, Range được chọn là ô trống G6 nơi sẽ áp dụng định dạng có điều kiện.

Áp dụng cho phạm vi

Phạm vi cho phép bạn chọn một phần dữ liệu bằng cách chọn thủ công hoặc tự động. Khi có lượng dữ liệu lớn, việc chọn thủ công có thể phiền toái; để đơn giản hóa, bạn có thể nhập số hiệu ô bắt đầu và kết thúc để tự động chọn phần dữ liệu.

Bạn có thể thấy từ hình trên rằng ô đã chọn G6 đã được tô màu và quy tắc áp dụng là is empty.

Tiếp theo, bạn chọn toàn bộ dữ liệu rồi nhấp vào thẻ Format và chọn Conditional Formatting, nhưng lần này bạn sẽ chọn quy tắc định dạng như Is not empty vì vùng được chọn không trống.

Bạn có thể thấy từ hình trên rằng vì bạn đã chọn toàn bộ dữ liệu, tức phạm vi A2: F11, nên giờ tất cả nền ô dữ liệu đều được tô màu.

Chọn phạm vi thủ công rồi áp dụng định dạng có điều kiện là cách phù hợp khi bạn có ít dữ liệu, giống như bộ dữ liệu trong hướng dẫn này.

Tuy nhiên, nếu bạn có rất nhiều dữ liệu thì sao? Hãy cùng tìm hiểu!

Áp dụng Định dạng có điều kiện cho lượng dữ liệu lớn

Khi có nhiều dữ liệu, thao tác khá đơn giản: bạn chọn Định dạng có điều kiện rồi trong thẻ Apply to range chỉ định các ô muốn áp dụng định dạng có điều kiện.

Nếu muốn áp dụng định dạng có điều kiện cho một ô đơn lẻ, bạn chỉ cần nhập mã ô trong thẻ Apply to range, ví dụ: B6.
Nếu muốn áp dụng cho một phạm vi ô rộng, bạn có thể chỉ định mã ô đầu và ô cuối, cách nhau bằng dấu hai chấm, ví dụ: A5: A11.
Bạn có thể chọn nhiều phạm vi bằng cách nhấp vào biểu tượng bên phải thẻ phạm vi và chọn Add another range.

Từ hình trên, bạn có thể thấy phạm vi dữ liệu được chọn là B5:E11, vì thế định dạng có điều kiện chỉ áp dụng cho vùng đó. Tương tự, bạn có thể nhấp Add another range để chọn nhiều phạm vi.

Tiếp theo, hãy chuyển sang Formatting Style và khám phá.

Kiểu định dạng

Kiểu định dạng khá trực quan vì nó tương tự như chọn kiểu cho các nội dung khác trong bảng tính.

Bạn có thể chọn style theo hai cách:

Mặc định: Trong Formatting style chọn tùy chọn Default, bạn sẽ thấy sáu kiểu và có thể chọn một trong số đó. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ dùng kiểu mặc định là đổi nền ô sang màu xanh ngọc nhạt.

Custom: Nếu kiểu bạn cần không có trong các tùy chọn mặc định, bạn có thể tạo kiểu tùy chỉnh cho dữ liệu. Tạo kiểu tùy chỉnh tương tự như đặt kiểu cho các nội dung khác trong Google Spreadsheets, Google Slides hoặc Google Docs. Bạn có thể làm đậm, in nghiêng, gạch chân, đổi phông chữ và tô nền bằng các màu khác nhau.

Hãy thoải mái thử nghiệm với các Formatting style khác nhau vì điều này hữu ích khi bạn muốn đặt nhiều quy tắc trong bộ dữ liệu; dùng các kiểu khác nhau cho mỗi quy tắc có thể giúp phân biệt và làm nổi bật dữ liệu của bạn.

Hãy chuyển sang phần cuối của hướng dẫn là Format rules và khám phá kỹ hơn.

Quy tắc định dạng

Format rules là trái tim của định dạng có điều kiện vì nó đóng vai trò kích hoạt định dạng.

Chúng ta đã xem hai quy tắc là is empty và is not empty tại đây. Nhắc lại, chọn is empty sẽ áp dụng định dạng có điều kiện chỉ trên những ô có giá trị rỗng (trống) và tương tự, chọn is not empty sẽ áp dụng định dạng chỉ trên những ô không rỗng (không trống).

Lưu ý: Nếu bạn muốn xóa định dạng có điều kiện khỏi bất kỳ ô nào, hãy nhấp vào ô có quy tắc áp dụng, mở thanh công cụ định dạng có điều kiện, rồi nhấp biểu tượng thùng rác cạnh quy tắc để xóa.

Text: Định dạng dựa trên văn bản sẽ thay đổi ô tùy thuộc vào văn bản bạn nhập. Có nhiều dạng định dạng dựa trên văn bản bạn có thể dùng:

- Text contains
- Text does not contain
- Text starts with
- Text ends with
- Text is exactly

Hãy chọn toàn bộ cột Headquarters, nhấp vào thẻ Format và chọn Conditional formatting. Theo mặc định, định dạng có điều kiện sẽ áp dụng cho toàn bộ cột.

Sau đó, trong Format rules dưới mục Format cells if... nhấp vào menu thả xuống và chọn Text contains, rồi nhập văn bản.

Lưu ý: Văn bản bạn nhập không phân biệt chữ hoa/thường.

Hãy chọn China làm văn bản, nghĩa là chỉ những ô có Headquarters là China sẽ được chọn.

Như bạn thấy, chỉ các ô có china là headquarters của họ được chọn. Thật ấn tượng và đơn giản phải không.

Numbers: Định dạng dựa trên số có thể thực hiện theo nhiều cách:

- Greater than
- Greater than or equal to
- Less than
- Less than or equal to
- Is equal to
- Is not equal to
- Is between
- Is not between

Hãy nhanh chóng chọn một trong các quy tắc dựa trên số và xem cách hoạt động.

Bạn sẽ chọn toàn bộ cột Revenue, nhấp vào thẻ Format và chọn Conditional formatting. Sau đó, trong Format rules, chọn Greater than or equal to và nhập giá trị 255.

Nó sẽ làm nổi bật tất cả các ô có Revenue lớn hơn hoặc bằng 255.

Như bạn có thể quan sát từ hình trên, các ô có Revenue lớn hơn hoặc bằng 255 đã được làm nổi bật.

Hãy thoải mái thử các định dạng có điều kiện khác dựa trên số.

Đến giờ bạn đã thấy rằng bạn có thể chọn một cột và các ô sẽ được làm nổi bật khi thỏa mãn Format rules bạn đặt ra.

Nhưng nếu bạn muốn chọn toàn bộ hàng dựa trên một điều kiện áp dụng cho một cột thì sao? Hãy tìm hiểu ở phần tiếp theo, cũng là phần cuối của hướng dẫn này.

`Custom Formula`

Đến giờ bạn đã thấy rằng dựa trên phạm vi và điều kiện, các ô trong một cột cụ thể sẽ được làm nổi bật. Nhưng để làm nổi bật toàn bộ hàng gắn với một ô cụ thể trong cột đó, bạn cần dùng custom formula.

Bạn sẽ bắt đầu bằng cách chọn toàn bộ bộ dữ liệu (A2: F11), rồi nhấp Format và chọn Conditional Formatting.

Trong Format rules chọn Custom formula is và chỉ định cột (kèm một số thông tin bổ sung) mà bạn muốn áp dụng công thức; dựa trên điều kiện đó, tất cả các hàng liên quan trong cột đáp ứng tiêu chí sẽ được làm nổi bật.

Giả sử bạn muốn làm nổi bật tất cả các hàng có Revenue lớn hơn hoặc bằng 255, trong custom formula bạn sẽ nhập =$E2>=255.

Hãy giải mã =$E2>=255: Nói ngắn gọn, công thức này có cú pháp riêng. Ở mức khái quát, nó có nghĩa là nhắm tới ô E2 thuộc cột Revenue và chỉ chọn các giá trị lớn hơn hoặc bằng 255. Do đó, các ô ở các cột khác như Year, Name, Headquarters, v.v. gắn với cột Revenue có giá trị lớn hơn hoặc bằng 255 cũng sẽ được làm nổi bật.

Như bạn thấy từ hình trên, giờ toàn bộ hàng được làm nổi bật cho các trường hợp Revenue lớn hơn hoặc bằng 255.

Tương tự, bạn có thể làm nổi bật các hàng có Headquarters là China bằng cách tạo công thức tùy chỉnh =$C2="china". Hãy nhớ dùng dấu ngoặc kép khi tạo công thức có văn bản.