Spreadsheet dengan Tableau

Kita dikelilingi oleh begitu banyak data, dan Analisis Data menjadi langkah penting bagi setiap bisnis saat ini. Setiap keputusan yang kita ambil, setiap insight yang kita sajikan, sebaiknya didukung oleh data. Agar data bermakna, kita perlu menganalisisnya dan mengomunikasikannya dengan cara yang mudah dipahami siapa pun yang melihatnya. Barulah keputusan yang jelas dapat diambil.

Analisis Data

Analisis data merupakan perpaduan antara menggali insight dari data dan kemudian menyajikan insight tersebut dalam bentuk visualisasi yang cerdas dan jelas. Insight ini lalu menjadi sumber pengambilan keputusan dan karenanya sangat krusial bagi organisasi beserta orang-orang di dalamnya.

Analisis bisa sederhana maupun kompleks menggunakan operasi statistik dan matematika, dan banyak alat digunakan saat ini untuk mencapainya. Dalam tutorial ini, kita akan membahas salah satu alat analisis yang paling umum digunakan di kalangan bisnis saat ini: Spreadsheet.

Spreadsheet

Spreadsheet adalah aplikasi komputer interaktif untuk analisis dan penyimpanan data dalam bentuk tabel. Data dimasukkan ke dalam sel-sel tabel, di mana setiap sel dapat berisi data numerik atau teks, atau hasil dari rumus yang secara otomatis menghitung dan menampilkan nilai berdasarkan isi sel lain. Spreadsheet yang paling umum digunakan saat ini antara lain Microsoft Excel, Google Sheets, Numbers oleh Apple, Apache OpenOffice Calc, WPS, dan sebagainya. Namun, dalam tutorial ini, kita akan bekerja dengan Microsoft Excel. Bekerja dengan spreadsheet lain umumnya relatif sama.

Tujuan

Excel adalah salah satu alat analitik yang banyak digunakan di industri dan menjadi de facto bagi sebagian dari kita ketika melakukan berbagai operasi finansial, matematis, dan statistik. Di sisi lain, Tableau juga merupakan alat analitik data dan BI. Fokus artikel ini bukan untuk membandingkan keduanya, melainkan menggunakan keduanya secara bersamaan untuk menghasilkan yang terbaik. Banyak orang dengan latar belakang Excel yang kuat merasa cukup sulit beralih ke alat baru untuk analisis. Melalui artikel ini, saya bertujuan menunjukkan betapa mudahnya mereplikasi beberapa fungsi Excel yang paling umum di Tableau, sehingga membawa analisis ke tingkat berikutnya dengan analitik yang fleksibel dan responsif.

Prasyarat

Artikel ini mengasumsikan adanya familiaritas dengan Tableau, propertinya, dan bagaimana ia digunakan untuk melakukan analisis. Karena artikel ini berfokus pada Spreadsheet dan Tableau, disarankan untuk membaca artikel berikut yang menjadi pengantar Tableau yang sangat baik: Visualisasi Data dengan Tableau

1. Tableau

Gambaran Umum

Tableau Software adalah perusahaan perangkat lunak komputer asal Amerika Serikat yang berkantor pusat di Seattle, WA, AS. Perusahaan ini menghasilkan produk visualisasi data interaktif yang berfokus pada BI. Produk utama yang ditawarkan Tableau adalah:

Instalasi

Sesuaikan pilihan produk, lalu unduh perangkat lunaknya ke komputer. Jika layar berikut muncul saat mengklik Ikon Tableau, berarti Anda siap memulai.

Tableau Desktop, Tableau Public, dan Tableau Online semuanya menawarkan pembuatan visual data, dan pilihan bergantung pada jenis pekerjaan. Dalam tutorial ini, kita akan bekerja dengan Tableau Desktop.

2. Menghubungkan ke Data Excel

Data

Data yang digunakan dalam artikel ini berkaitan dengan perusahaan maskapai fiktif. Data menunjukkan jumlah insiden yang terselesaikan per Karyawan per bulan. Ada dua tab lain di workbook Excel, tetapi kita hanya tertarik pada tab Resolved Incidents.

Data set Insiden Penerbangan

Langkah pertama adalah menghubungkan data dalam format Excel ke Tableau. File Excel dihubungkan dalam bentuk file .xls atau .xlsx.

Langkah

• Di bawah tab Connect, klik Excel untuk mengimpor data ke ruang kerja Tableau.

• Di bawah tab Sheets, semua sheet dalam workbook akan terlihat. Pilih yang ingin Anda analisis, yaitu Resolved Incidents.

• Klik ganda pada sheet yang dipilih, dan sheet akan terbuka seperti spreadsheet.

Menggunakan Data Interpreter untuk membersihkan data

Meskipun seluruh data telah dipindahkan ke ruang kerja Tableau, tampaknya datanya belum dalam format yang benar. Data Interpreter hadir untuk membantu.

• Di bawah tab sheets, klik opsi Data Interpreter dan data akan diformat dengan rapi.
• Untuk memahami bagaimana pemformatan dilakukan, klik tab Review the results. Ini akan membuka lembar Excel seperti di bawah yang menjelaskan dengan jelas bagaimana Tableau memformat baris dan kolom. Jika kita mengeklik tab yang kita gunakan, kita melihat bidang mana yang digunakan sebagai header (merah) dan mana yang dianggap data (hijau).

Perlu dicatat bahwa Tableau tidak pernah mengubah data Excel asli Anda. Sebaliknya, Tableau selalu membuat salinan untuk dikerjakan.

Menghubungkan Data Tambahan

Kita juga bisa menambahkan lebih banyak data ke sumber data yang ada. Ini dapat dilakukan dengan mengeklik Add di sebelah Connections dan memilih file Excel lain. Semua file sekarang akan muncul di tampilan.

3. Membentuk Ulang Data untuk Mendapatkan Insight

Kita sudah memiliki datanya, tetapi sekadar melihatnya tidak akan membawa kita ke mana-mana. Kemampuan sebenarnya dari Tableau baru dapat dimanfaatkan ketika kita menganalisisnya.

Pivot Table

Jika Anda berasal dari latar belakang Excel, Pivot adalah fitur yang pasti sering Anda gunakan untuk mengagregasikan data. Pivot adalah fitur yang menguntungkan di Excel dan memungkinkan kita mengekstrak makna dari set data yang besar. Tableau juga memudahkan untuk melakukan Pivot pada data. Fitur ini menggabungkan informasi dari banyak kolom dan baris menjadi kolom-kolom baru.

Langkah

• Pilih semua kolom yang perlu diagregasikan. Dalam kasus ini, kita ingin menggabungkan kolom Dates.
• Selanjutnya, klik kanan pada kolom terakhir dan pilih Pivot.
• Fitur pivot menggabungkan informasi dari kolom dan baris asli menjadi dua kolom baru bernama Pivot field names dan Pivot field values. “Pivot field values” adalah agregat “Resolved Incidents” sementara “Pivot field Names” sesuai dengan kolom tanggal. Klik ganda untuk mengganti nama menjadi Resolved Incidents dan Date

Metadata Grid

Jika kita mengklik ikon yang disorot di bawah ini, kita akan dibawa ke metadata grid.

Tampilan ini bisa sangat berguna, terutama saat kita memiliki banyak field untuk dilihat. Untuk saat ini, mari kembali ke tampilan standar.

Split

Kita amati bahwa kolom Employee sebenarnya terdiri dari dua atribut, yaitu kode lokasi seperti A, B, C, D, atau E yang kemudian diikuti oleh ID Karyawan. Kita dapat membagi kolom ini berdasarkan posisi tanda hubung.

Langkah

• Klik kanan untuk membuka menu dan pilih split.
• Gunakan tampilan Metadata Grid dan ganti nama field hasil split.
• Split pertama sebaiknya menjadi location, dan berikutnya adalah Employee ID.
• Kita juga melihat ada Abc di depan kolom Date yang berarti Tableau menganggap kolom Date sebagai string. Kita dapat dengan mudah mengubahnya dengan mengklik Abc dan memilih date sebagai data type.
• Ini menyelesaikan pemformatan awal, dan kita dapat beralih ke Sheet 1 untuk memulai analisis.

Custom Split

Text to Columns di Excel dapat digunakan untuk memisahkan data yang berada dalam satu kolom menjadi beberapa kolom. Custom Split bekerja dengan prinsip yang sama dan menggunakan delimiter untuk membagi banyak item dalam satu kolom menjadi beberapa kolom.

Langkah

• Di worksheet, tempatkan Employee ID di Rows dan Resolved Incidents di Columns. Urutkan grafiknya.

• Saat mengurutkan grafik yang diperoleh, kita melihat perbedaan yang jelas antara dua kelompok karyawan. Ada kelompok dengan tingkat penyelesaian insiden tinggi (di atas 100), dan yang lainnya tingkat penyelesaiannya rendah (kurang dari 50). Kelompok kedua ini termasuk dalam Tier 2 yang informasinya ada di file Excel lain bernama Tiers.
• Tambahkan sumber data lain ke file Excel yang sama. Kita melihat ada tab bernama Tiers. Laporan ini pada dasarnya sama dengan laporan pertama kecuali adanya II yang ditambahkan di akhir ID karyawan jika mereka berada di Tier II.
• Karena tidak semua baris memiliki akhiran ini, split standar tidak akan berfungsi. Dalam kasus seperti ini kita akan menggunakan Custom Split. Cukup klik kanan dan pilih Custom Split. Selanjutnya pilih tanda hubung sebagai delimiter dan tentukan bahwa kita ingin memecah semua kolom. Tableau memisahkan kolom ke-3 dengan indikator tier II.

4. Data Blending

Data Blending di Tableau analog dengan V-LOOKUP di Excel, tetapi Tableau membuatnya jauh lebih kuat dan mudah. VLOOKUP digunakan ketika kita memiliki dua sumber data dan mencoba mencocokkan keduanya. Mari kita lihat bagaimana kita bisa mencapai hasil yang mirip dengan Excel di sini.

Kali ini kita akan menggunakan data penjualan kopi untuk demonstrasi. Ada dua sumber data. Satu berisi data konsumsi kopi, dan yang lainnya berisi data penjualan kopi.

Data set Penjualan Kopi

Langkah

• Impor data Coffee Sales ke Tableau dan gunakan Data Interpreter untuk membersihkan data. Gunakan Pivot untuk menggabungkan semua kolom Year dan Coffee Sales.

• Di worksheet baru, seret Coffee Sales ke Columns dan States ke Rows. Kita akan mendapatkan tampilan seperti di bawah ini. Ini memberi gambaran penjualan kopi di tiap negara bagian.

• Sekarang, misalkan selain penjualan kita juga ingin mengetahui konsumsi kopi di setiap negara bagian. Untuk itu, kita terlebih dahulu memerlukan data konsumsi kopi untuk semua negara bagian. Mari impor lembar Excel yang diperlukan bernama Coffee Consumption.

• Seret Coffee Consumption ke worksheet. Seketika muncul kesalahan yang meminta kita membuat hubungan antara dua sumber data.

Inilah tepatnya yang terjadi di V-LOOKUP, di mana kita perlu menentukan kolom yang sama di kedua sheet. Dengan logika yang sama, selama data blending, kita harus memiliki dua field yang saling berhubungan. Jadi kita menuju ke Data > Edit Relationships dan menyediakan kolom yang cocok di kedua sheet, yang di sini adalah kolom States.

Untuk memperlihatkan blending dengan lebih jelas, alih-alih grafik batang mari gunakan angka.

Sekarang kita melihat simbol blend kecil muncul di sebelah State.

• Namun masih ada yang tidak beres. Tidak ada nilai konsumsi di sebelah Washington meskipun data tersebut tersedia di sheet Excel terkait.

• Ini karena di sheet Excel, Washington diawali dengan spasi kosong, berbeda dengan di Tableau. Spasi ini menimbulkan masalah karena Tableau menganggapnya sebagai dua objek string yang berbeda. Jika masalah seperti ini terjadi di Excel, kita harus kembali dan memperbaiki ejaan di sheet itu sendiri. Namun di Tableau, kita tidak perlu kembali ke sumber, melainkan bisa dengan mudah melakukan koreksi di Worksheet menggunakan opsi Aliases.

5. Mengekspor data crosstab dari Tableau ke Excel

Ini adalah fitur Tableau yang cukup menarik yang memungkinkan kita menyalin dan menempel data dengan sangat mudah dari Tableau ke Excel dan sebaliknya.

6. Perhitungan di Tableau

Calculated Field

Calculated Field di Tableau mengingatkan kita pada Formula di Excel. Perhitungan di Tableau sangat lugas dan memungkinkan kita memanipulasi data dalam berbagai cara.

Fungsi-fungsi di Tableau terbagi dalam empat kategori utama:

• Number
• String
• Date
• Lainnya

Dataset

Kita akan bekerja dengan set data contoh bernama Superstore dataset, yang sudah terpasang di Tableau. Dataset ini berisi informasi tentang produk, penjualan, laba, dan sebagainya. Tujuan kita sebagai Analis Data adalah menganalisis data dan menemukan area krusial untuk perbaikan dalam perusahaan fiktif ini.

Langkah

• Impor dataset dan seret Profit ke kolom dan Location ke Rows. Dari Location aktifkan Country dan State dengan mengklik ikon +.

• Membuat calculated field dapat dilakukan dengan mengklik kanan di jendela data dan memilih Create Calculated Field. Kita kemudian perlu mendefinisikan rumus untuk membuat calculated field. Mari lakukan perhitungan sederhana pada field Profit dan beri nama Profit Sign.

  IF SUM([Profit]) > 0 THEN “positive” ELSE “negative” END

• Calculated field mendapatkan tanda sama dengan kecil di depannya yang menandakan bahwa field ini dihitung dan tidak ada di field asli.

• Sekarang, jika kita membawa calculated field ini ke color, kita akan mendapatkan batang berwarna untuk laba.

Perhitungan Ad-Hoc

Perhitungan Ad-Hoc dapat dimulai langsung di worksheet dengan mengetik di shell. Misalnya, jika kita ingin menghitung Sales — Profit sebagai field sementara, kita dapat melakukannya sebagai berikut:

Table Calculation

Table Calculation adalah perhitungan sekunder, artinya dilakukan di atas hasil yang sudah dikembalikan. Contohnya bisa berupa menghitung Total of Sales. Kita dapat mengidentifikasi apakah suatu perhitungan adalah Table Calculation jika terdapat tanda segitiga di depannya. Kita bisa menggunakan fungsi table calculation di editor perhitungan atau menggunakan Quick Table Calculations yang merupakan sekumpulan komputasi umum yang sudah didefinisikan.

7. Kesimpulan

Menggunakan Excel dan Tableau bersama-sama membawa analisis data ke level berikutnya. Spreadsheet statis dapat dimanfaatkan untuk eksplorasi tingkat lanjut, insight, dan interaktivitas. Spreadsheet adalah alat yang sangat berguna dan ketika dipadukan dengan keahlian Tableau dapat membantu membuat analisis lebih kuat dan penuh wawasan.

Jika Anda ingin mempelajari lebih lanjut tentang spreadsheet, ikuti kursus Data Analysis with Spreadsheets dari DataCamp.

Referensi

• Tutorial Tableau

• Tutorial Tableau tentang persiapan data

• https://www.theinformationlab.co.uk