Bảng tính với Tableau

Chúng ta đang sống giữa vô vàn dữ liệu, và Phân tích dữ liệu là bước then chốt của mọi doanh nghiệp hiện nay. Mỗi quyết định chúng ta đưa ra, mỗi insight chúng ta trình bày, đều cần được dữ liệu hậu thuẫn. Để hiểu dữ liệu, chúng ta cần phân tích và truyền đạt nó theo cách mà ai xem cũng nắm bắt được. Chỉ khi đó, các quyết định mới rõ ràng.

Phân tích dữ liệu

Phân tích dữ liệu là sự kết hợp giữa việc khai mở insight từ dữ liệu và trình bày những insight đó dưới dạng trực quan sinh động, rõ ràng. Những insight này trở thành nguồn cho các quyết định và vì thế mang tính sống còn đối với tổ chức và con người trong đó.

Việc phân tích có thể đơn giản hoặc phức tạp, sử dụng các phép toán thống kê và toán học; ngày nay có rất nhiều công cụ được dùng để thực hiện. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ bàn về một trong những công cụ phân tích được dùng phổ biến nhất trong cộng đồng doanh nghiệp hiện nay: Bảng tính (spreadsheets).

Bảng tính

Spreadsheet là một ứng dụng máy tính tương tác để phân tích và lưu trữ dữ liệu ở dạng bảng. Dữ liệu được nhập vào các ô của một bảng, nơi mỗi ô có thể chứa dữ liệu số, văn bản hoặc kết quả của các công thức tự động tính toán và hiển thị giá trị dựa trên nội dung của các ô khác. Những bảng tính được dùng phổ biến hiện nay gồm Microsoft Excel, Google Sheets, Numbers của Apple, Apache OpenOffice Calc, WPS, v.v. Tuy nhiên, trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ làm việc với Microsoft Excel. Làm việc với các bảng tính khác nhìn chung cũng tương tự.

Mục tiêu

Excel là một trong những công cụ phân tích được sử dụng rộng rãi trong ngành và là chuẩn mặc định với nhiều người khi thực hiện các phép toán tài chính, toán học và thống kê. Tableau, mặt khác, cũng là một công cụ phân tích dữ liệu và BI. Bài viết này không nhằm so sánh hai công cụ mà là dùng kết hợp cả hai để phát huy tối đa thế mạnh. Nhiều người có nền tảng Excel vững vàng thường thấy khó chuyển sang công cụ phân tích mới. Qua bài viết này, tôi muốn cho thấy việc tái tạo một số hàm phổ biến nhất của Excel trong Tableau đơn giản thế nào, từ đó nâng tầm phân tích với khả năng linh hoạt và phản hồi cao.

Yêu cầu tiên quyết

Bài viết giả định bạn đã quen thuộc với Tableau, các thuộc tính và cách dùng để phân tích. Vì bài viết này tập trung vào Spreadsheets và Tableau, bạn nên xem qua bài viết sau, vốn là phần giới thiệu xuất sắc về Tableau: Trực quan hóa dữ liệu với Tableau

1. Tableau

Tổng quan

Tableau Software là một công ty phần mềm máy tính của Mỹ có trụ sở tại Seattle, WA, Hoa Kỳ. Công ty tạo ra các sản phẩm trực quan hóa dữ liệu tương tác tập trung vào BI. Những sản phẩm chính của Tableau gồm:

Cài đặt

Tùy theo sản phẩm chọn dùng, tải phần mềm về máy tính. Nếu màn hình sau xuất hiện khi bạn nhấp vào biểu tượng Tableau, bạn đã sẵn sàng.

Tableau Desktop, Tableau Public và Tableau Online đều hỗ trợ tạo trực quan dữ liệu và lựa chọn tùy thuộc loại công việc. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ làm việc với Tableau Desktop.

2. Kết nối dữ liệu Excel

Dữ liệu

Dữ liệu dùng trong bài viết này thuộc về một hãng hàng không hư cấu. Nó cho thấy số lượng sự cố được xử lý xong theo từng Nhân viên mỗi tháng. Sổ làm việc Excel còn có hai tab khác, nhưng chúng ta chỉ quan tâm đến tab Resolved Incidents.

Bộ dữ liệu Sự cố chuyến bay

Bước đầu tiên là kết nối dữ liệu định dạng Excel với Tableau. Tệp excel được kết nối dưới dạng tệp .xls hoặc .xlsx.

Các bước

• Trong thẻ Connect, nhấp Excel để nhập dữ liệu vào không gian làm việc của Tableau.

• Trong thẻ Sheets, tất cả sheet trong sổ làm việc sẽ hiện ra. Chọn sheet bạn muốn phân tích, tức là Resolved Incidents.

• Nhấp đúp vào sheet đã chọn, và nó sẽ mở ra như một bảng tính.

Dùng Data Interpreter để làm sạch dữ liệu

Mặc dù toàn bộ dữ liệu đã được chuyển vào không gian làm việc của Tableau, có vẻ như dữ liệu chưa ở đúng định dạng. Data Interpreter sẽ giúp bạn.

• Trong thẻ sheets, nhấp vào tùy chọn Data Interpreter và dữ liệu sẽ được định dạng gọn gàng.
• Để hiểu cách định dạng được thực hiện, nhấp vào thẻ Review the results. Thao tác này mở một trang Excel như bên dưới, giải thích rõ cách Tableau định dạng các hàng và cột. Nếu nhấp vào tab chúng ta đã dùng, bạn sẽ thấy trường nào được dùng làm tiêu đề (màu đỏ) và trường nào được coi là dữ liệu (màu xanh lục).

Lưu ý Tableau không bao giờ làm thay đổi dữ liệu Excel gốc của bạn. Thay vào đó, nó luôn tạo một bản sao để làm việc.

Kết nối thêm dữ liệu

Bạn cũng có thể nạp thêm dữ liệu vào nguồn dữ liệu hiện có. Thao tác bằng cách nhấp Add bên cạnh Connections và chọn một tệp excel khác. Tất cả tệp sẽ hiển thị trong khung nhìn.

3. Tái cấu trúc dữ liệu để rút ra insight

Giờ chúng ta đã có dữ liệu, nhưng chỉ nhìn vào đó thì không đi đến đâu. Chỉ khi phân tích, bạn mới khai thác được hết khả năng của Tableau.

Pivot Tables

Nếu bạn xuất thân từ Excel, Pivot là tính năng bạn hẳn đã dùng rất nhiều để tổng hợp dữ liệu. Pivot là một tính năng hữu ích trong Excel, cho phép rút ra ý nghĩa từ một tập dữ liệu lớn. Tableau cũng giúp Pivot dữ liệu rất dễ dàng. Tính năng này gộp thông tin từ nhiều cột và hàng vào các cột mới.

Các bước

• Chọn tất cả các cột cần tổng hợp. Ở đây, chúng ta muốn gộp các cột Dates.
• Tiếp theo, nhấp chuột phải vào cột cuối cùng và chọn Pivot.
• Tính năng pivot gộp thông tin từ các cột và hàng ban đầu vào hai cột mới gọi là Pivot field names và Pivot field values. “Pivot field values” là “Resolved Incidents” đã tổng hợp, còn “Pivot field Names” tương ứng với cột ngày. Nhấp đúp để đổi tên chúng thành Resolved Incidents và Date

Lưới siêu dữ liệu (Metadata Grid)

Nếu nhấp vào biểu tượng được đánh dấu bên dưới, bạn sẽ đến lưới siêu dữ liệu.

Đây có thể là một chế độ xem rất hữu ích, đặc biệt khi có nhiều trường cần xem. Tạm thời, hãy quay lại chế độ xem chuẩn.

Tách (Split)

Ta nhận thấy cột Employee thực ra gồm hai thuộc tính, tức là một mã địa điểm như A, B, C, D hoặc E, theo sau là Mã nhân viên. Chúng ta có thể tách cột này dựa trên vị trí của dấu gạch nối.

Các bước

• Nhấp chuột phải để mở menu và chọn split.
• Dùng chế độ xem Metadata Grid và đổi tên các trường sau khi tách.
• Phần tách thứ nhất nên là location, và phần tiếp theo là Employee ID.
• Ta cũng thấy có Abc trước cột Date, nghĩa là Tableau cho rằng cột Date là chuỗi. Ta có thể đổi dễ dàng bằng cách nhấp vào Abc và chọn date làm data type.
• Như vậy là hoàn tất định dạng ban đầu, và ta có thể chuyển sang Sheet 1 để bắt đầu phân tích.

Tách tùy chỉnh (Custom Split)

Text to Columns trong Excel có thể dùng để tách dữ liệu trong một cột thành nhiều cột. Custom Split cũng hoạt động theo nguyên lý đó và dùng một dấu tách để chia nhiều mục trong một cột thành nhiều cột.

Các bước

• Trong worksheet, đặt Employee ID vào Rows và Resolved Incidents vào Columns. Sắp xếp biểu đồ.

• Khi sắp xếp biểu đồ thu được, ta thấy có sự khác biệt rõ giữa hai nhóm nhân viên. Một nhóm có tốc độ xử lý sự cố cao (trên 100), nhóm còn lại thấp (dưới 50). Nhóm thứ hai thuộc Tier 2, thông tin nằm ở một tệp excel khác tên Tiers.
• Thêm một nguồn dữ liệu trỏ đến cùng tệp excel đó. Ta thấy có tab tên Tiers. Báo cáo này về cơ bản giống báo cáo đầu tiên, ngoại trừ việc có gắn thêm II vào cuối mã nhân viên nếu họ thuộc Tier II.
• Vì không phải mọi hàng đều có hậu tố này, tách chuẩn sẽ không hiệu quả. Trong trường hợp đó, ta dùng Custom Split. Chỉ cần nhấp chuột phải và chọn Custom Split. Tiếp theo, chọn dấu gạch nối làm dấu tách và yêu cầu tách tất cả cột. Tableau sẽ tách cột thứ 3 có chỉ báo Tier II.

4. Pha trộn dữ liệu (Data Blending)

Data Blending trong Tableau tương tự như V-LOOKUP trong Excel, nhưng Tableau khiến nó mạnh mẽ và dễ dàng hơn nhiều. VLOOKUP được dùng khi ta có hai nguồn dữ liệu và cần tìm sự khớp nhau giữa chúng. Hãy xem cách đạt kết quả tương tự Excel ở đây.

Lần này ta sẽ dùng dữ liệu bán cà phê để minh họa. Có hai nguồn dữ liệu. Một nguồn chứa dữ liệu tiêu thụ cà phê, nguồn còn lại chứa dữ liệu bán cà phê.

Bộ dữ liệu Bán cà phê

Các bước

• Nhập dữ liệu Coffee Sales vào Tableau và dùng Data Interpreter để làm sạch dữ liệu. Dùng Pivot để gộp tất cả các cột Year và Coffee Sales.

• Trong một worksheet mới, kéo Coffee Sales vào Columns và States vào Rows. Ta sẽ có một chế độ xem như bên dưới. Điều này cho ta cái nhìn về doanh số cà phê ở mỗi bang.

• Bây giờ, giả sử bên cạnh doanh số, ta cũng muốn biết mức tiêu thụ cà phê ở mỗi bang. Để làm vậy, trước tiên ta cần dữ liệu tiêu thụ cà phê cho tất cả các bang. Hãy nhập trang tính excel cần thiết tên Coffee Consumption.

• Kéo Coffee Consumption vào worksheet. Lập tức ta nhận được lỗi yêu cầu tạo mối quan hệ giữa hai nguồn dữ liệu.

Đây chính xác là điều xảy ra trong V-LOOKUP, nơi ta cần chỉ định cột chung ở cả hai sheet. Tương tự, khi pha trộn dữ liệu, ta phải có hai trường có quan hệ với nhau. Vì vậy, hãy vào Data > Edit Relationships và cung cấp cột khớp ở cả hai sheet, ở đây là cột States.

Để minh họa việc blending rõ hơn, thay vì biểu đồ cột hãy dùng số.

Bây giờ bạn sẽ thấy biểu tượng nhỏ dạng pha trộn xuất hiện cạnh State.

• Nhưng vẫn có gì đó chưa ổn. Không có giá trị tiêu thụ cạnh Washington dù dữ liệu đó có trong trang tính tương ứng.

• Nguyên nhân là trong trang tính excel, Washington có một khoảng trắng ở đầu, khác với trong Tableau. Khoảng trắng này gây vấn đề vì Tableau xem chúng là hai chuỗi khác nhau. Nếu gặp tình huống này trong Excel, ta sẽ phải quay lại sửa chính tả trong sheet. Nhưng trong Tableau, ta không cần quay về nguồn mà có thể dễ dàng sửa ngay trong Worksheet bằng tùy chọn Aliases.

5. Xuất dữ liệu crosstab từ Tableau sang Excel

Đây là một tính năng khá thú vị của Tableau, cho phép bạn sao chép và dán dữ liệu rất dễ giữa Tableau và Excel, và ngược lại.

6. Phép tính trong Tableau

Trường tính toán (Calculated Fields)

Calculated Fields trong Tableau gợi nhớ đến các Formulas trong Excel. Các phép tính trong Tableau rất trực quan và cho phép thao tác dữ liệu theo nhiều cách.

Các hàm trong Tableau chia thành bốn nhóm chính:

• Số
• Chuỗi
• Ngày
• Khác

Bộ dữ liệu

Chúng ta sẽ làm việc với bộ dữ liệu mẫu tên Superstore, đi kèm sẵn với Tableau. Nó chứa thông tin về sản phẩm, doanh số, lợi nhuận, v.v. Mục tiêu của chúng ta với vai trò Nhà phân tích dữ liệu là phân tích và tìm ra các điểm cần cải thiện quan trọng trong công ty hư cấu này.

Các bước

• Nhập bộ dữ liệu và kéo Profit vào cột và Location vào hàng. Trong Location bật Country và State bằng cách nhấp vào biểu tượng +.

• Tạo một trường tính toán bằng cách nhấp chuột phải trong cửa sổ dữ liệu và chọn Create Calculated Field. Sau đó định nghĩa công thức để tạo trường tính toán. Hãy thực hiện phép tính đơn giản trên trường Profit và đặt tên là Profit Sign.

  IF SUM([Profit]) > 0 THEN “positive” ELSE “negative” END

• Trường tính toán sẽ có dấu bằng nhỏ phía trước, biểu thị rằng trường này được tính toán và không có trong trường gốc.

• Bây giờ, nếu đưa trường tính toán này vào màu, ta sẽ thu được các cột màu cho lợi nhuận.

Phép tính tùy thời (Ad-Hoc)

Các phép tính Ad-Hoc có thể khởi tạo ngay trong worksheet bằng cách gõ trong ô. Ví dụ, nếu muốn tính Sales — Profit như một trường tạm thời, ta làm như sau:

Phép tính bảng (Table Calculations)

Table Calculation là phép tính thứ cấp, nghĩa là nó được thực hiện trên kết quả đã trả về. Ví dụ có thể là tính Tổng Sales. Ta có thể nhận biết một phép tính là Table Calculation nếu có dấu tam giác phía trước. Bạn có thể dùng các hàm table calculation trong trình soạn thảo phép tính hoặc dùng Quick Table Calculations là tập hợp các phép tính định sẵn, thường dùng.

7. Kết luận

Dùng Excel và Tableau cùng nhau sẽ nâng tầm phân tích dữ liệu. Các bảng tính tĩnh có thể được tận dụng cho khám phá nâng cao, insight và tính tương tác. Spreadsheets là công cụ rất hữu ích và khi kết hợp với chuyên môn của Tableau có thể giúp phân tích mạnh mẽ và sâu sắc hơn.

Nếu bạn muốn học thêm về spreadsheets, hãy tham gia khóa Phân tích dữ liệu với Spreadsheets của DataCamp.

Tài liệu tham khảo

• Hướng dẫn Tableau

• Hướng dẫn Tableau về chuẩn bị dữ liệu

• https://www.theinformationlab.co.uk