Fogli di calcolo con Tableau

Siamo circondati da una quantità enorme di dati e l’analisi dei dati è oggi un passaggio fondamentale per ogni business. Ogni decisione che prendiamo, ogni insight che presentiamo, dovrebbe essere supportato dai dati. Per dare senso ai dati dobbiamo analizzarli e comunicarli in modo che risultino chiari a chiunque li guardi. Solo così si potranno prendere decisioni informate.

Analisi dei dati

L’analisi dei dati è l’unione tra l’estrazione di insight dai dati e la presentazione di tali insight tramite visualizzazioni efficaci e chiare. Questi insight diventano la base delle decisioni e sono quindi critici per le organizzazioni e per le persone che ne fanno parte.

L’analisi può essere semplice o complessa, usando operazioni statistiche e matematiche, e oggi vengono impiegati molti strumenti per raggiungere questo obiettivo. In questo tutorial parleremo di uno degli strumenti di analisi più usati nel mondo del business: i fogli di calcolo.

Fogli di calcolo

Un foglio di calcolo è un’applicazione interattiva per l’analisi e l’archiviazione di dati in forma tabellare. I dati vengono inseriti nelle celle di una tabella, dove ogni cella può contenere dati numerici o testuali, oppure i risultati di formule che calcolano e visualizzano automaticamente un valore in base al contenuto di altre celle. I fogli di calcolo più usati oggi sono Microsoft Excel, Google Fogli, Numbers di Apple, Apache OpenOffice Calc, WPS, ecc. In questo tutorial, però, lavoreremo con Microsoft Excel. Lavorare con altri fogli di calcolo dovrebbe essere relativamente simile.

Obiettivo

Excel è uno degli strumenti di analisi più usati nel settore ed è il riferimento per molti di noi quando si tratta di eseguire operazioni finanziarie, matematiche e statistiche. Tableau, d’altra parte, è anch’esso uno strumento di analisi dei dati e BI. L’obiettivo di questo articolo non è confrontare i due, ma usarli insieme per ottenere il massimo. Molte persone con una forte esperienza in Excel trovano particolarmente difficile passare a un nuovo strumento di analisi. Con questo articolo, voglio mostrarti quanto sia semplice replicare in Tableau alcune delle funzioni più comuni di Excel, portando così l’analisi a un livello superiore con analytics flessibili e reattivi.

Prerequisiti

Questo articolo presuppone una certa familiarità con Tableau, le sue proprietà e il suo utilizzo per fare analisi. Dal momento che l’articolo è incentrato su fogli di calcolo e Tableau, ti consigliamo di leggere il seguente articolo, che è un’ottima introduzione a Tableau: Data Visualisation with Tableau

1. Tableau

Panoramica

Tableau Software è un’azienda statunitense di software con sede a Seattle, WA, USA. Sviluppa prodotti per la visualizzazione interattiva dei dati focalizzati sulla BI. I principali prodotti offerti da Tableau sono:

Installazione

A seconda del prodotto scelto, scarica il software sul computer. Se, dopo aver cliccato sull’icona di Tableau, compare la seguente schermata, sei pronto per iniziare.

Tableau Desktop, Tableau Public e Tableau Online offrono tutti la creazione di visualizzazioni dei dati; la scelta dipende dal tipo di lavoro. In questo tutorial useremo Tableau Desktop.

2. Connessione ai dati Excel

Dati

I dati usati in questo articolo riguardano una compagnia aerea fittizia. Mostrano il numero di incidenti risolti per dipendente al mese. Nel file Excel ci sono altre due schede, ma a noi interessa solo la scheda Resolved Incidents.

Flight Incident data set

Il primo passo è connettere a Tableau i dati in formato Excel. Un file Excel viene connesso in forma di file .xls o .xlsx.

Passaggi

• Nella scheda Connect, clicca su Excel per importare i dati nello spazio di lavoro di Tableau.

• Nella scheda Sheets, saranno visibili tutti i fogli della cartella di lavoro. Scegli quello che vuoi analizzare, cioè Resolved Incidents.

• Fai doppio clic sul foglio selezionato e si aprirà come un foglio di calcolo.

Usare Data Interpreter per pulire i dati

Sebbene tutti i dati siano stati importati nello spazio di lavoro di Tableau, non sembrano essere nel formato corretto. Data Interpreter è qui per aiutarti.

• Nella scheda dei fogli, clicca sull’opzione Data Interpreter e i dati verranno formattati correttamente.
• Per capire come avviene la formattazione, clicca sulla scheda Review the results. Si aprirà un foglio Excel come quello qui sotto che spiega chiaramente come Tableau ha formattato righe e colonne. Se clicchiamo sulla scheda che abbiamo usato, vediamo quali campi sono usati come intestazioni, in rosso, e quali sono considerati dati, in verde.

Nota che Tableau non modifica mai i tuoi dati Excel originali. Invece, crea sempre una copia su cui lavorare.

Connessione di dati aggiuntivi

È anche possibile aggiungere altri dati alla sorgente dati esistente. Puoi farlo cliccando su Add accanto a Connections e selezionando un altro file Excel. Tutti i file ora compaiono nella vista.

3. Ristrutturare i dati per ottenere insight

Ora abbiamo i dati, ma limitarci a guardarli non ci porterà lontano. Le vere potenzialità di Tableau si sfruttano solo quando li analizziamo.

Tabelle pivot

Se arrivi dal mondo Excel, la funzione Pivot è probabilmente quella che hai usato spesso per aggregare i dati. La pivot è una funzione molto utile in Excel e permette di estrarre significato da dataset di grandi dimensioni. Anche in Tableau è molto facile fare la pivot dei dati. Questa funzione unisce le informazioni da più colonne e righe in nuove colonne.

Passaggi

• Seleziona tutte le colonne che devono essere aggregate. In questo caso, vogliamo combinare le colonne delle Dates.
• Poi fai clic con il tasto destro sull’ultima colonna e seleziona Pivot.
• La funzione pivot unisce le informazioni delle colonne e righe originali in due nuove colonne chiamate Pivot field names e Pivot field values. I “Pivot field values” sono i “Resolved Incidents” aggregati, mentre i “Pivot field Names” corrispondono alla colonna delle date. Fai doppio clic per rinominarli in Resolved Incidents e Date

Griglia metadati

Se clicchiamo sull’icona evidenziata qui sotto, accediamo alla griglia dei metadati.

Questa può essere una vista molto utile, soprattutto quando abbiamo un gran numero di campi da esaminare. Per ora, torniamo alla vista standard.

Split

Osserviamo che la colonna Employee è in realtà composta da due attributi, cioè un codice località come A, B, C, D o E seguito dall’ID dipendente. Possiamo dividere questa colonna in base alla posizione del trattino.

Passaggi

• Clicca con il tasto destro per aprire il menu e seleziona split.
• Usa la vista Griglia metadati e rinomina i campi risultanti dallo split.
• Il primo split dovrebbe essere la location, e il successivo l’Employee ID.
• Inoltre, vediamo un Abc davanti alla colonna Date, il che significa che Tableau considera la colonna Date come una stringa. Possiamo cambiare facilmente cliccando su Abc e selezionando date come data type.
• Questo completa la formattazione iniziale e possiamo passare a Sheet 1 per iniziare l’analisi.

Custom Split

In Excel, Text to Columns consente di separare in più colonne i dati presenti in una singola colonna. Custom Split funziona sullo stesso principio e usa un delimitatore per dividere più elementi in una singola colonna in colonne multiple.

Passaggi

• Nel foglio di lavoro, posiziona Employee ID nelle righe e Resolved Incidents nelle colonne. Ordina il grafico.

• Ordinando il grafico ottenuto, osserviamo una chiara distinzione tra due gruppi di dipendenti. C’è un gruppo con un tasso di risoluzione degli incidenti elevato (sopra 100) e, per altri, il tasso è basso (meno di 50). Questo secondo gruppo rientra nel Tier 2, le cui informazioni si trovano in un altro file Excel chiamato Tiers.
• Aggiungi un’altra sorgente dati dallo stesso file Excel. Vediamo che c’è una scheda chiamata Tiers. Questo report è essenzialmente uguale al primo, tranne per il fatto che aggiunge II alla fine dell’ID dipendente se è nel Tier II.
• Poiché non tutte le righe hanno questa desinenza, uno split standard non funziona. In tal caso useremo un Custom Split. Fai clic con il tasto destro e seleziona Custom Split. Quindi, scegli il trattino come delimitatore e imposta che vogliamo separare tutte le colonne. Tableau suddivide la terza colonna con l’indicatore di Tier II.

4. Data blending

Il data blending in Tableau è analogo al V-LOOKUP in Excel, ma Tableau lo rende molto più potente e semplice. VLOOKUP si usa quando abbiamo due sorgenti dati e vogliamo trovare la corrispondenza tra le due. Vediamo come ottenere risultati simili a Excel qui.

Questa volta useremo i dati delle vendite di caffè per la dimostrazione. Ci sono due sorgenti dati: una contiene i dati di consumo di caffè, l’altra i dati di vendita di caffè.

Coffee Sales Data set

Passaggi

• Importa i dati Coffee Sales in Tableau e usa Data Interpreter per pulirli. Usa Pivot per combinare tutte le colonne Year e Coffee Sales.

• In un nuovo foglio di lavoro, trascina Coffee Sales nelle colonne e States nelle righe. Otterremo una vista come quella mostrata sotto. Questo ci dà un’idea delle vendite di caffè in ciascuno stato.

• Ora, mettiamo che insieme alle vendite vogliamo conoscere anche il consumo di caffè in ciascuno degli stati. Per questo, prima ci servono i dati di consumo di caffè per tutti gli stati. Importiamo il file Excel richiesto chiamato Coffee Consumption.

• Trascina Coffee Consumption nel foglio di lavoro. Immediatamente compare un errore che ci chiede di creare una relazione tra le due sorgenti dati.

Questo è esattamente ciò che accade con V-LOOKUP, dove dobbiamo specificare la colonna comune a entrambi i fogli. Allo stesso modo, durante il data blending, dobbiamo avere due campi in relazione tra loro. Quindi andiamo su Data > Edit Relationships e indichiamo una colonna corrispondente in entrambi i fogli, che qui è la colonna States.

Per mostrarti il blending in modo più chiaro, invece del grafico a barre usiamo i numeri.

Ora notiamo che compare un piccolo simbolo di blending accanto a State.

• Ma qualcosa ancora non torna. Non ci sono valori di consumo accanto a Washington, anche se quel dato è disponibile nel foglio Excel corrispondente.

• Questo perché in Excel la voce Washington è preceduta da uno spazio, a differenza di quanto avviene in Tableau. Questo spazio crea un problema perché Tableau le considera due stringhe diverse. Se il problema si presentasse in Excel, dovremmo tornare indietro e correggere l’ortografia nel foglio. In Tableau, invece, non serve tornare alla sorgente: possiamo correggere facilmente nel foglio di lavoro usando l’opzione Aliases.

5. Esportare dati di tabelle a doppia entrata da Tableau a Excel

Questa è una funzione molto interessante di Tableau che ci permette di copiare e incollare i dati molto facilmente da Tableau a Excel e viceversa.

6. Calcoli in Tableau

Campi calcolati

I campi calcolati in Tableau ricordano le Formulas di Excel. I calcoli in Tableau sono molto diretti e ci permettono di manipolare i dati in vari modi.

Le funzioni in Tableau rientrano in quattro grandi categorie:

• Numeriche
• Stringa
• Data
• Altro

Dataset

Lavoreremo con un set di dati di esempio chiamato Superstore dataset, preinstallato in Tableau. Contiene informazioni su prodotti, vendite, profitti, ecc. Il nostro obiettivo, come data analyst, è analizzare i dati e trovare aree critiche di miglioramento in questa azienda fittizia.

Passaggi

• Importa il dataset e trascina Profit nelle colonne e Location nelle righe. Da Location abilita Country e State cliccando sull’icona +.

• Per creare un campo calcolato, fai clic con il tasto destro nella finestra dei dati e seleziona Create Calculated Field. Poi definisci una formula per creare il campo calcolato. Facciamo un semplice calcolo sul campo Profit e chiamiamolo Profit Sign.

  IF SUM([Profit]) > 0 THEN “positive” ELSE “negative” END

• Il campo calcolato mostra un piccolo segno di uguale davanti, a indicare che questo campo è calcolato e non era presente tra i campi originali.

• Ora, se portiamo questo campo calcolato nel colore, otteniamo barre colorate per il profitto.

Calcoli ad hoc

I calcoli ad hoc possono essere avviati direttamente nel foglio di lavoro digitando nella shell. Ad esempio, se vogliamo calcolare Sales — Profit come campo temporaneo, possiamo procedere così:

Calcoli di tabella

Un calcolo di tabella è un calcolo secondario, cioè viene eseguito sopra a un risultato già restituito. Un esempio può essere il calcolo del Total of Sales. Possiamo riconoscere se un calcolo è un calcolo di tabella dal triangolino davanti al suo nome. Si possono usare le funzioni per i calcoli di tabella nell’editor dei calcoli oppure le Quick Table Calculations, che sono una serie di elaborazioni predefinite e di uso comune.

7. Conclusione

Usare Excel e Tableau insieme porta l’analisi dei dati a un livello superiore. I fogli di calcolo statici possono essere sfruttati per esplorazioni avanzate, insight e interattività. I fogli di calcolo sono strumenti molto utili e, se combinati con l’esperienza offerta da Tableau, possono rendere l’analisi più potente e ricca di insight.

Se vuoi imparare di più sui fogli di calcolo, segui il corso di DataCamp Data Analysis with Spreadsheets.

Riferimenti

• Tutorial di Tableau

• Tutorial di Tableau sulla preparazione dei dati

• https://www.theinformationlab.co.uk