Feuilles de calcul avec Tableau

Nous sommes entourés de données, et l’analyse de données est devenue un maillon essentiel de toute entreprise. Chaque décision prise, chaque insight présenté, doit s’appuyer sur des données. Pour donner du sens aux données, il faut les analyser puis les communiquer de façon claire et intelligible pour toute personne qui les consulte. C’est à cette condition que des décisions nettes pourront être prises.

Analyse de données

L’analyse de données consiste à déceler des insights à partir des données puis à les présenter via des visualisations pertinentes et lisibles. Ces insights deviennent la base des décisions et sont donc critiques pour les organisations et leurs équipes.

L’analyse peut être simple ou complexe, recourant à des opérations statistiques et mathématiques, et de nombreux outils sont utilisés aujourd’hui pour y parvenir. Dans ce tutoriel, nous allons nous concentrer sur l’un des outils d’analyse les plus utilisés dans le monde professionnel : les feuilles de calcul.

Feuilles de calcul

Une feuille de calcul est une application informatique interactive permettant d’analyser et de stocker des données sous forme de tableau. Les données sont saisies dans les cellules d’un tableau, où chaque cellule peut contenir des valeurs numériques, du texte, ou le résultat de formules qui calculent et affichent automatiquement une valeur en fonction du contenu d’autres cellules. Les feuilles de calcul les plus utilisées aujourd’hui sont Microsoft Excel, Google Sheets, Numbers d’Apple, Apache OpenOffice Calc, WPS, etc. Dans ce tutoriel, toutefois, nous travaillerons avec Microsoft Excel. Le travail avec d’autres solutions de feuille de calcul reste globalement similaire.

Objectif

Excel est l’un des outils analytiques les plus répandus dans l’industrie et le réflexe de beaucoup d’entre nous pour réaliser des opérations financières, mathématiques et statistiques. Tableau, de son côté, est également un outil d’analyse de données et de BI. L’objectif de cet article n’est pas de comparer les deux, mais de les utiliser ensemble pour en tirer le meilleur parti. De nombreuses personnes très à l’aise avec Excel ont du mal à basculer vers un nouvel outil d’analyse. À travers cet article, je vais montrer à quel point il est simple de reproduire dans Tableau certaines des fonctions les plus courantes d’Excel, afin de faire monter l’analyse en puissance avec des tableaux de bord flexibles et réactifs.

Prérequis

Cet article suppose une certaine familiarité avec Tableau, ses propriétés et ses usages pour l’analyse. Puisque cet article se concentre sur les feuilles de calcul et Tableau, nous vous recommandons de consulter au préalable cet excellent article d’introduction à Tableau : Data Visualisation with Tableau

1. Tableau

Aperçu

Tableau Software est une entreprise américaine de logiciels, dont le siège est à Seattle (Washington, États-Unis). Elle édite des produits de visualisation de données interactifs dédiés à la BI. Les principaux produits proposés par Tableau sont :

Installation

Selon le produit choisi, téléchargez le logiciel sur votre ordinateur. Si l’écran suivant apparaît au clic sur l’icône Tableau, vous êtes prêt à commencer.

Tableau Desktop, Tableau Public et Tableau Online permettent tous de créer des visualisations de données ; le choix dépend du type de travail. Dans ce tutoriel, nous utiliserons Tableau Desktop.

2. Connexion à des données Excel

Données

Les données utilisées dans cet article concernent une compagnie aérienne fictive. Elles indiquent le nombre d’incidents résolus par employé et par mois. Le classeur Excel comporte deux autres onglets, mais nous ne nous intéresserons qu’à l’onglet Resolved Incidents.

Flight Incident data set

La première étape consiste à connecter le fichier Excel à Tableau. Un fichier Excel est importé au format .xls ou .xlsx.

Étapes

• Dans l’onglet Connect, cliquez sur Excel pour importer les données dans l’espace de travail Tableau.

• Dans l’onglet Sheets, toutes les feuilles du classeur s’affichent. Choisissez celle que vous souhaitez analyser, à savoir Resolved Incidents.

• Double-cliquez sur la feuille sélectionnée : elle s’ouvre comme une feuille de calcul.

Nettoyer les données avec Data Interpreter

Même si toutes les données ont bien été importées dans l’espace de travail Tableau, elles ne semblent pas au bon format. Data Interpreter est là pour vous aider.

• Dans l’onglet des feuilles, cliquez sur l’option Data Interpreter : les données sont automatiquement remises en forme.
• Pour comprendre la transformation appliquée, cliquez sur Review the results. Un fichier Excel s’ouvre, comme ci-dessous, et explique clairement comment Tableau a formaté les lignes et les colonnes. En cliquant sur l’onglet utilisé, on voit quels champs sont utilisés comme en-têtes (en rouge) et lesquels sont considérés comme des données (en vert).

Notez que Tableau ne modifie jamais votre fichier Excel d’origine. Il crée toujours une copie de travail.

Connexion de données supplémentaires

Vous pouvez également ajouter d’autres données à la source actuelle. Cliquez sur Add à côté de Connections et sélectionnez un autre fichier Excel. Tous les fichiers apparaissent alors dans la vue.

3. Remodeler les données pour obtenir des insights

Nous avons désormais les données, mais les regarder ne suffit pas. Les vraies capacités de Tableau se révèlent à l’analyse.

Tableaux croisés dynamiques

Si vous venez d’Excel, la fonction Pivot fait sans doute partie de vos indispensables pour agréger les données. Le pivot est très pratique dans Excel et permet d’extraire la substance de grands jeux de données. Tableau facilite lui aussi le pivot des données. Cette fonction fusionne l’information de plusieurs colonnes et lignes en de nouvelles colonnes.

Étapes

• Sélectionnez toutes les colonnes à agréger. Ici, nous voulons combiner les colonnes Dates.
• Faites ensuite un clic droit sur la dernière colonne et sélectionnez Pivot.
• Le pivot regroupe les informations des colonnes et lignes d’origine en deux nouvelles colonnes appelées Pivot field names et Pivot field values. « Pivot field values » correspond à l’agrégat « Resolved Incidents », tandis que « Pivot field Names » correspond à la colonne de date. Double-cliquez pour les renommer en Resolved Incidents et Date.

Grille de métadonnées

En cliquant sur l’icône mise en évidence ci-dessous, vous accédez à la grille de métadonnées.

Cette vue peut être très utile, notamment lorsqu’il y a un grand nombre de champs à parcourir. Pour l’instant, revenons à la vue standard.

Fractionner

On observe que la colonne Employee est en réalité composée de deux attributs : un code lieu (A, B, C, D ou E), suivi de l’ID employé. Nous pouvons fractionner cette colonne à l’emplacement du tiret.

Étapes

• Faites un clic droit pour ouvrir le menu et sélectionnez Split.
• Utilisez la vue Grille de métadonnées pour renommer les champs issus du fractionnement.
• Le premier champ doit être la location, et le second l’Employee ID.
• Nous voyons aussi un Abc devant la colonne Date, signe que Tableau la considère comme une chaîne de caractères. Changez-le facilement en cliquant sur Abc et en sélectionnant date comme data type.
• Le formatage initial est terminé. Passons à Sheet 1 pour commencer l’analyse.

Fractionnement personnalisé

Dans Excel, Text to Columns permet de séparer en plusieurs colonnes des éléments contenus dans une seule. Le fractionnement personnalisé repose sur le même principe : il utilise un délimiteur pour répartir plusieurs éléments d’une colonne en plusieurs colonnes.

Étapes

• Dans la feuille, placez Employee ID sur les lignes et Resolved Incidents sur les colonnes. Triez le graphique.

• Après tri, on distingue nettement deux groupes d’employés. L’un avec un taux de résolution élevé (au‑dessus de 100), l’autre avec un taux faible (moins de 50). Ce second groupe correspond au palier 2, dont l’information figure dans un autre fichier Excel nommé Tiers.
• Ajoutez une autre source de données depuis ce même fichier Excel. On y trouve un onglet Tiers. Ce rapport est similaire au premier, à ceci près qu’un II est ajouté en fin d’ID employé pour indiquer l’appartenance au palier II.
• Comme toutes les lignes n’ont pas cette terminaison, un fractionnement standard ne suffit pas. Nous allons donc utiliser un fractionnement personnalisé. Clic droit > Custom Split. Choisissez le tiret comme délimiteur et spécifiez le fractionnement sur toutes les colonnes nécessaires. Tableau crée une 3e colonne contenant l’indicateur de palier II.

4. Fusion de données (Data Blending)

La fusion de données dans Tableau est analogue à V-LOOKUP dans Excel, mais en bien plus simple et puissant. VLOOKUP s’utilise lorsque l’on dispose de deux sources de données et que l’on souhaite les faire correspondre. Voyons comment obtenir un résultat similaire dans Tableau.

Pour la démonstration, nous allons utiliser des données de ventes de café. Nous avons deux sources : l’une contient les données de consommation de café, l’autre les données de ventes.

Coffee Sales Data set

Étapes

• Importez les données Coffee Sales dans Tableau et utilisez Data Interpreter pour les nettoyer. Utilisez Pivot pour combiner toutes les colonnes Year et Coffee Sales.

• Dans une nouvelle feuille, faites glisser Coffee Sales sur les colonnes et States sur les lignes. Vous obtenez la vue ci‑dessous, qui donne une idée des ventes de café par État.

• Supposons maintenant que, en plus des ventes, nous voulions connaître la consommation de café pour chaque État. Il nous faut donc importer les données de consommation pour tous les États. Importez la feuille Excel Coffee Consumption.

• Faites glisser Coffee Consumption dans la feuille. Un message s’affiche immédiatement pour vous demander de créer une relation entre les deux sources.

C’est exactement ce qui se passe avec V-LOOKUP : il faut préciser la colonne commune aux deux feuilles. De la même manière, lors d’une fusion de données, deux champs doivent être en relation. Allez dans Data > Edit Relationships et indiquez la colonne de correspondance, ici States.

Pour mieux visualiser la fusion, remplaçons l’histogramme par des valeurs numériques.

On remarque maintenant un petit symbole de fusion à côté de State.

• Mais quelque chose cloche encore : aucune valeur de consommation n’apparaît pour Washington, alors que la donnée existe dans la feuille Excel correspondante.

• C’est parce que, dans Excel, « Washington » est précédé d’un espace, contrairement à Tableau. Cet espace entraîne une différence, Tableau les voit comme deux chaînes distinctes. Dans Excel, il faudrait retourner corriger l’orthographe dans la feuille. Dans Tableau, nul besoin de modifier la source : utilisez simplement l’option Aliases dans la feuille pour corriger.

5. Exporter un tableau croisé de Tableau vers Excel

Il s’agit d’une fonctionnalité très pratique de Tableau, qui permet de copier-coller des données très facilement de Tableau vers Excel et inversement.

6. Calculs dans Tableau

Champs calculés

Les champs calculés dans Tableau rappellent les formules d’Excel. Les calculs dans Tableau sont très directs et permettent de manipuler les données de multiples façons.

Les fonctions de Tableau se répartissent en quatre grandes catégories :

• Numérique
• Chaîne de caractères
• Date
• Autres

Jeu de données

Nous allons travailler avec un jeu d’exemple nommé Superstore dataset, fourni par défaut avec Tableau. Il contient des informations sur les produits, les ventes, les bénéfices, etc. Notre objectif, en tant qu’analystes, est d’analyser ces données et d’identifier des axes d’amélioration clés pour cette entreprise fictive.

Étapes

• Importez le jeu de données, puis faites glisser Profit sur les colonnes et Location sur les lignes. Depuis Location, développez Country et State en cliquant sur l’icône +.

• Pour créer un champ calculé, faites un clic droit dans le volet des données et sélectionnez Create Calculated Field. Définissez ensuite une formule. Réalisons un calcul simple sur le champ Profit et nommons-le Profit Sign.

  IF SUM([Profit]) > 0 THEN \"positive\" ELSE \"negative\" END

• Le champ calculé est précédé d’un petit signe égal, indiquant qu’il a été généré et n’existait pas dans les champs d’origine.

• En amenant ce champ calculé sur la couleur, nous obtenons des barres colorées selon le bénéfice.

Calculs ad hoc

Les calculs ad hoc peuvent être saisis directement dans la feuille, dans la zone de saisie. Par exemple, si l’on veut calculer Sales — Profit comme champ temporaire, on procède ainsi :

Calculs de table

Un calcul de table est un calcul secondaire, effectué par‑dessus un résultat déjà retourné. Exemple : calculer le Total of Sales. On reconnaît un calcul de table grâce au petit triangle qui le précède. Vous pouvez soit utiliser les fonctions dédiées dans l’éditeur de calcul, soit recourir aux Quick Table calculations, un ensemble de calculs prédéfinis parmi les plus courants.

7. Conclusion

Utiliser Excel et Tableau de concert permet de passer à la vitesse supérieure en analyse de données. Les feuilles de calcul statiques deviennent un point de départ pour une exploration avancée, des insights riches et de l’interactivité. Les feuilles de calcul sont des outils très utiles et, alliées à l’expertise de Tableau, elles rendent vos analyses plus puissantes et plus pertinentes.

Pour aller plus loin avec les feuilles de calcul, suivez le cours Data Analysis with Spreadsheets de DataCamp.

Références

• Tableau Tutorials

• Tutoriels Tableau sur la préparation des données

• https://www.theinformationlab.co.uk