Spreadsheets met Tableau

We worden omringd door enorme hoeveelheden data, en data-analyse is tegenwoordig een essentiële stap voor elk bedrijf. Elke beslissing die we nemen en elk inzicht dat we presenteren, moet onderbouwd zijn met data. Om de data te begrijpen, moeten we die analyseren en communiceren op een manier die voor iedereen duidelijk is. Pas dan kunnen er heldere beslissingen worden genomen.

Data-analyse

Data-analyse is een combinatie van het boven water halen van inzichten uit data en het presenteren van die inzichten in slimme en heldere visualisaties. Deze inzichten vormen vervolgens de basis voor beslissingen en zijn dus cruciaal voor organisaties en hun mensen.

De analyse kan eenvoudig of complex zijn met statistische en wiskundige bewerkingen, en er worden vandaag de dag veel tools gebruikt om dit te bereiken. In deze tutorial bespreken we een van de meest gebruikte analysetools in de zakelijke wereld: spreadsheets.

Spreadsheets

Een spreadsheet is een interactieve computerapplicatie voor het analyseren en opslaan van data in tabelvorm. De data wordt ingevoerd in cellen van een tabel, waarbij elke cel numerieke of tekstgegevens kan bevatten, of de resultaten van formules die automatisch een waarde berekenen en weergeven op basis van de inhoud van andere cellen. De meest gebruikte spreadsheets zijn tegenwoordig Microsoft Excel, Google Sheets, Numbers van Apple, Apache OpenOffice Calc, WPS, enzovoort. In deze tutorial werken we echter met Microsoft Excel. Werken met andere spreadsheets zou grotendeels hetzelfde moeten zijn.

Doel

Excel is een van de analysetools die veel in de industrie worden gebruikt en voor sommigen van ons de standaard als het gaat om het uitvoeren van diverse financiële, wiskundige en statistische bewerkingen. Tableau is aan de andere kant ook een data-analyse- en BI-tool. De focus van dit artikel is niet om de twee te vergelijken, maar om ze samen te gebruiken om het beste van beide te benutten. Veel mensen met een sterke Excel-achtergrond vinden het lastig om over te stappen op een nieuwe tool voor analyse. In dit artikel laat ik zien hoe eenvoudig het is om enkele van de meest voorkomende functies van Excel in Tableau te repliceren, en zo de analyse naar een hoger niveau te tillen met flexibele en responsieve analytics.

Vereisten

Dit artikel gaat uit van enige bekendheid met Tableau, de eigenschappen ervan en hoe je het gebruikt voor analyse. Omdat dit artikel zich richt op Spreadsheets en Tableau, is het aan te raden om het volgende artikel te bekijken, dat een uitstekende introductie tot Tableau biedt: Data Visualisation with Tableau

1. Tableau

Overzicht

Tableau Software is een Amerikaans softwarebedrijf met hoofdkantoor in Seattle, WA, VS. Het maakt interactieve datavisualisatieproducten die gericht zijn op BI. De belangrijkste producten die Tableau aanbiedt, zijn:

Installatie

Download, afhankelijk van je productkeuze, de software op je computer. Als het volgende scherm verschijnt wanneer je op het Tableau-icoon klikt, ben je klaar om te beginnen.

Tableau Desktop, Tableau Public en Tableau Online bieden allemaal mogelijkheden om datavisualisaties te maken; de keuze hangt af van het type werk. In deze tutorial werken we met Tableau Desktop.

2. Verbinden met Excel-gegevens

Data

De data die in dit artikel wordt gebruikt, heeft betrekking op een fictieve luchtvaartmaatschappij. Ze toont het aantal opgeloste incidenten per medewerker per maand. Er zijn nog twee tabbladen in de Excel-werkmap, maar we zijn alleen geïnteresseerd in het tabblad Resolved Incidents.

Flight Incident dataset

De eerste stap is om de data in Excel-formaat met Tableau te verbinden. Een Excel-bestand wordt gekoppeld als .xls- of .xlsx-bestand.

Stappen

• Klik onder het tabblad Connect op Excel om de data in de Tableau-werkruimte te importeren.

• Onder het tabblad Sheets worden alle werkbladen in de werkmap zichtbaar. Kies degene die je wilt analyseren, dus Resolved Incidents.

• Dubbelklik op het geselecteerde werkblad; het opent als een spreadsheet.

Data Interpreter gebruiken om de data op te schonen

Hoewel alle data naar de Tableau-werkruimte is overgezet, lijkt het erop dat de data niet in het juiste formaat staat. Data Interpreter helpt hierbij.

• Klik onder het tabblad Sheets op de optie Data Interpreter en de data wordt netjes opgemaakt.
• Om te begrijpen hoe de opmaak plaatsvindt, klik je op het tabblad Review the results. Er opent een Excel-blad zoals hieronder, waarin duidelijk wordt uitgelegd hoe Tableau de rijen en kolommen heeft geformatteerd. Als we op het tabblad klikken dat we gebruikten, zien we welke velden als koppen worden gebruikt (in rood) en welke als data worden beschouwd (in groen).

Let op: Tableau verandert nooit je originele Excel-data. In plaats daarvan maakt het altijd een kopie om mee te werken.

Aanvullende data verbinden

Het is ook mogelijk om meer data aan de bestaande gegevensbron toe te voegen. Dit doe je door op Add naast Connections te klikken en een ander Excel-bestand te selecteren. Alle bestanden verschijnen nu in de weergave.

3. Data herschikken voor inzichten

We hebben nu de data, maar er alleen naar kijken brengt ons niet verder. De echte kracht van Tableau komt pas naar voren wanneer we gaan analyseren.

Draaitabellen

Als je uit een Excel-achtergrond komt, heb je vast vaak Pivot gebruikt om data te aggregeren. Pivot is een handige functie in Excel en stelt je in staat om betekenis te halen uit een grote dataset. Tableau maakt het ook heel eenvoudig om data te pivotteren. Deze functie voegt informatie uit meerdere kolommen en rijen samen in nieuwe kolommen.

Stappen

• Selecteer alle kolommen die we willen aggregeren. In dit geval willen we de kolommen Dates samenvoegen.
• Klik vervolgens met de rechtermuisknop op de laatste kolom en selecteer Pivot.
• De pivotfunctie voegt de informatie uit de oorspronkelijke kolommen en rijen samen in twee nieuwe kolommen met de namen Pivot field names en Pivot field values. De “Pivot field values” is de geaggregeerde “Resolved Incidents”, terwijl “Pivot field Names” overeenkomt met de datumkolom. Dubbelklik om ze te hernoemen naar Resolved Incidents en Date

Metadata-raster

Als we op het hieronder gemarkeerde icoon klikken, komen we in het metadata-raster.

Dit kan een erg nuttige weergave zijn, vooral wanneer we veel velden moeten bekijken. Laten we nu teruggaan naar de standaardweergave.

Splitsen

We zien dat de kolom Employee eigenlijk uit twee attributen bestaat, namelijk een locatiecode zoals A, B, C, D of E, gevolgd door een Employee ID. We kunnen deze kolom splitsen op de positie van het koppelteken.

Stappen

• Klik met de rechtermuisknop om het menu te openen en selecteer split.
• Gebruik de Metadata Grid-weergave en geef de gesplitste velden nieuwe namen.
• De eerste split moet een location zijn, en de volgende is de Employee ID.
• We zien ook een Abc voor de Date-kolom, wat betekent dat Tableau de Date-kolom als een string beschouwt. Dit kunnen we eenvoudig wijzigen door op Abc te klikken en date als data type te selecteren.
• Hiermee is de eerste opmaak klaar en kunnen we doorgaan naar Sheet 1 om met onze analyse te beginnen.

Aangepast splitsen

Tekst naar kolommen in Excel kan worden gebruikt om data die in één kolom staat, over meerdere kolommen te verdelen. Custom Split werkt volgens hetzelfde principe en gebruikt een scheidingsteken om meerdere items in één kolom over meerdere kolommen te splitsen.

Stappen

• Plaats in het werkblad Employee ID in de rijen en Resolved Incidents in Columns. Sorteer de grafiek.

• Na het sorteren zien we een duidelijk onderscheid tussen twee groepen medewerkers. Er is een groep met een hoog oplossingspercentage (boven de 100), en een andere met een laag percentage (minder dan 50). Deze tweede groep valt in Tier 2, waarvan de informatie in een ander Excel-bestand staat met de naam Tiers.
• Voeg nog een gegevensbron toe naar datzelfde Excel-bestand. We zien een tabblad Tiers. Dit rapport is in essentie hetzelfde als het eerste, behalve dat er een II is toegevoegd aan het einde van een employee ID als ze in Tier II zitten.
• Aangezien niet alle rijen deze toevoeging hebben, werkt een standaard split niet. In zo’n geval gebruiken we een Custom Split. Klik met de rechtermuisknop en selecteer Custom Split. Kies vervolgens koppelteken als scheidingsteken en geef aan dat we alle kolommen willen afsplitsen. Tableau splitst de derde kolom met de Tier II-indicator.

4. Data blending

Data blending in Tableau is vergelijkbaar met V-LOOKUP in Excel, maar Tableau maakt het veel krachtiger en eenvoudiger. VLOOKUP wordt gebruikt wanneer we twee gegevensbronnen hebben en we willen uitzoeken hoe die aan elkaar te koppelen zijn. Laten we kijken hoe we hier vergelijkbare resultaten als in Excel kunnen bereiken.

Dit keer gebruiken we de coffee sales data voor de demo. Er zijn twee gegevensbronnen. De ene bevat de koffieverbruiksdata, de andere bevat koffieverkoopdata.

Coffee Sales Data set

Stappen

• Importeer de data Coffee Sales in Tableau en gebruik Data Interpreter om de data op te schonen. Gebruik Pivot om alle kolommen Year en Coffee Sales samen te voegen.

• Sleep in een nieuw werkblad Coffee Sales naar Columns en States naar Rows. We krijgen een weergave zoals hieronder. Dit geeft een idee van de koffieverkoop per staat.

• Stel dat we naast de verkoop ook het verbruik van koffie in elke staat willen weten. Daarvoor hebben we eerst de koffieverbruiksdata voor alle staten nodig. Importeer het benodigde Excel-blad met de naam Coffee Consumption.

• Sleep Coffee Consumption naar het werkblad. Meteen krijgen we een foutmelding waarin we worden gevraagd een relatie tussen de twee gegevensbronnen te maken.

Dit is precies wat er gebeurt in V-LOOKUP, waar we de kolom moeten aangeven die in beide bladen voorkomt. Op dezelfde manier moeten we bij data blending twee velden hebben die een relatie met elkaar hebben. Ga dus naar Data > Edit Relationships en geef een overeenkomende kolom in beide bladen op, hier de kolom States.

Om de blending duidelijker te laten zien, gebruiken we in plaats van de staafgrafiek even getallen.

Nu zien we een klein blendsymbool naast State.

• Maar er klopt nog iets niet. Er staan geen verbruikswaarden naast Washington, hoewel die data in het bijbehorende Excel-blad beschikbaar is.

• Dit komt doordat Washington in het Excel-blad wordt voorafgegaan door een spatie, in tegenstelling tot in Tableau. Die spatie zorgt voor een probleem, omdat Tableau ze als twee verschillende tekenreeksen ziet. In Excel zouden we terug moeten gaan en de spelling in het blad zelf corrigeren. Maar in Tableau hoeven we niet naar de bron; we kunnen eenvoudig correcties aanbrengen in het werkblad met de optie Aliases.

5. Kruistabelgegevens exporteren van Tableau naar Excel

Dit is een heel handige functie van Tableau waarmee je heel eenvoudig data kunt kopiëren en plakken van Tableau naar Excel en omgekeerd.

6. Berekeningen in Tableau

Berekende velden

Berekende velden in Tableau doen denken aan de formules in Excel. Berekeningen in Tableau zijn heel rechttoe rechtaan en stellen ons in staat de data op allerlei manieren te bewerken.

De functies in Tableau vallen in vier hoofdcategorieën:

• Getal
• Tekenreeks
• Datum
• Overig

Dataset

We werken met een voorbeeldset genaamd de Superstore-dataset, die standaard met Tableau wordt meegeleverd. Deze bevat informatie over producten, verkoop, winst, enzovoort. Ons doel als data-analisten is om de data te analyseren en kritieke verbeterpunten binnen dit fictieve bedrijf te vinden.

Stappen

• Importeer de dataset en sleep Profit naar de kolommen en Location naar de rijen. Zet binnen Location Country en State aan door op het +-icoon te klikken.

• Een berekend veld maak je door in het gegevensvenster met de rechtermuisknop te klikken en Create Calculated Field te selecteren. We moeten dan een formule definiëren om een berekend veld te maken. Laten we een eenvoudige berekening uitvoeren op het veld Profit en het Profit Sign noemen.

  IF SUM([Profit]) > 0 THEN “positive” ELSE “negative” END

• Het berekende veld krijgt een klein gelijkteken ervoor, wat aangeeft dat dit veld is berekend en niet in het oorspronkelijke veld aanwezig was.

• Als we dit berekende veld nu naar Color slepen, krijgen we gekleurde balken voor de winst.

Ad-hocberekeningen

Ad-hocberekeningen kun je direct in het werkblad starten door in de shell te typen. Als we bijvoorbeeld Sales — Profit als een tijdelijk veld willen berekenen, kunnen we als volgt te werk gaan:

Tabelberekeningen

Een tabelberekening is een secundaire berekening; dat wil zeggen, hij wordt uitgevoerd boven op een teruggegeven resultaat. Een voorbeeld is het berekenen van de total of Sales. Je kunt herkennen of een berekening een tabelberekening is als er een driehoekje voor staat. Je kunt ofwel de tabelberekeningsfuncties in de berekeningseditor gebruiken, of Quick Table Calculations toepassen, een set vooraf gedefinieerde, veelgebruikte berekeningen.

7. Conclusie

Excel en Tableau samen gebruiken tilt data-analyse naar een hoger niveau. De statische spreadsheets kunnen worden ingezet voor geavanceerde verkenning, inzichten en interactiviteit. Spreadsheets zijn bijzonder nuttige tools en wanneer ze gecombineerd worden met de mogelijkheden van Tableau, kan dat de analyse krachtiger en inzichtelijker maken.

Als je meer over spreadsheets wilt leren, volg dan DataCamp’s cursus Data Analysis with Spreadsheets.

Referenties

• Tableau-tutorials

• Tableau-tutorials over data prep

• https://www.theinformationlab.co.uk