Optellen in Excel: een complete gids

Als je Excel gebruikt, is getallen optellen iets wat je waarschijnlijk vaak doet. Het is essentieel om overzicht te houden over budgetten, gegevens bij te houden of cijfers te begrijpen.

We laten je een paar verschillende manieren zien om in Excel op te tellen, van snelle formules tot slimme Excel-functies, zodat je de methode kiest die het beste bij je past.

Verschillende manieren om op te tellen in Excel

Er is niet één manier om data op te tellen in Excel, en dat is maar goed ook. Afhankelijk van je werk zijn sommige methoden sneller of handiger dan andere. Laten we vijf manieren bekijken om je gegevens op te tellen.

Methode 1: de functie SUM() gebruiken

De functie SUM() is een van de makkelijkste manieren om data in Excel op te tellen. Je kunt ermee getallen, celverwijzingen, bereiken of een mix van die drie optellen.

Een korte noot: een celverwijzing is de manier waarop Excel naar een specifieke cel wijst. Die bestaat uit de kolomletter en het rijnummer. In de afbeelding hieronder is de geselecteerde cel bijvoorbeeld B4, dus kolom B, rij 4.

Celverwijzing. Afbeelding door de auteur

Syntaxis van SUM()

De functie SUM() volgt een basis­synthax:

 = SUM(number1, [number2], ....) Mogelijk gemaakt door

Hierbij geldt:

• number1 is verplicht. Dit kan een getal zijn, een celverwijzing (zoals A1) of een bereik (zoals B1:B5).

• [number2] is optioneel en je kunt er zoveel toevoegen als je wilt.

Deze functie telt alle geldige getallen op, zowel positieve als negatieve waarden. Laten we nu een paar voorbeelden bekijken om dit in de praktijk te zien.

Meerdere bereiken optellen

Als je waarden uit twee verschillende kolommen wilt optellen, kun je beide bereiken in één formule opnemen:

=SUM( A1:A6, D1:D5) Mogelijk gemaakt door

Meerdere bereiken optellen met SUM(). Afbeelding door de auteur

Gemengde invoer optellen

Je kunt ook getallen, celverwijzingen en bereiken combineren:

=SUM(5,A1:A5,D3) Mogelijk gemaakt door

Gemengde invoer optellen met SUM(). Afbeelding door de auteur

Methode 2: sneltoets Alt + =

Wil je snel optellen zonder iets te typen? Gebruik dan de sneltoets Alt + =. Deze zit standaard in Excel en is een van de snelste manieren om de functie SUM() in te voegen.

Dit doet de sneltoets:

• Voegt automatisch =SUM() onder of naast je gegevens toe

• Selecteert het bereik direct erboven (voor kolommen) of links (voor rijen)

• Werkt zowel verticaal als horizontaal

Als we bijvoorbeeld in cel A6 staan en de cellen erboven (A1 tot A5) bevatten getallen, dan voegt Alt + = meteen deze formule toe in A6 zoals hier:

Alt + = om SUM() in te voegen. Afbeelding door de auteur

Maak het nog sneller

Bij grote datasets kan deze sneltoets veel tijd besparen. En het werkt nog fijner in combinatie met andere toetsen. Zo tel je een kolom snel op:

1. Druk op Ctrl + ↓ om naar de laatste gevulde cel in een kolom te gaan.

2. Druk nog één keer op ↓ om naar de eerste lege cel eronder te gaan.

3. Druk op Alt + = om de formule in te voegen.

Dezelfde truc werkt ook voor rijen. En omdat je niets hoeft te typen, werkt het snel en verkleint het de kans op fouten.

Methode 3: AutoSom-functie

AutoSom is een andere snelle manier om in Excel op te tellen en net als bij Alt + = hoef je niets te typen.

Je vindt de AutoSom-knop (∑) op twee plekken:

• Start-tab → Zoek de groep Bewerken. Klik in de groep Bewerken op de knop AutoSom (∑).

AutoSom-knop op het tabblad Start. Afbeelding door de auteur

• Formules-tab → Het is de eerste optie in de Functiebibliotheek. 

AutoSom-knop op het tabblad Formules. Afbeelding door de auteur

Nu we weten waar de AutoSom-optie staat, kijken we hoe je met deze methode meerdere kolommen tegelijk optelt:

1. Selecteer de cellen waar je totalen wilt hebben (bijv. B7 en C7).

2. Klik op AutoSom.

3. Excel voegt in elk de juiste formule in:

• =SUM(B1:B6) in B7

• =SUM(C1:C6) in C7

Druk op Enter en de totalen verschijnen.

AutoSom-voorbeeld. Afbeelding door de auteur

Methode 4: de statusbalk gebruiken voor snel optellen

Wil je snel een totaal zien maar geen formule schrijven? Gebruik dan de statusbalk. Wanneer we een kolom selecteren of een groep cellen markeren, toont Excel direct de som, het gemiddelde en het aantal rechtsonder in het venster, zonder te typen.

Snel optellen met de statusbalk. Afbeelding door de auteur

Standaard zien we het gemiddelde, aantal en de som van de geselecteerde data. Maar je kunt dit aanpassen. Klik er met rechts op, dan verschijnt het menu Statusbalk aanpassen. Daar kun je andere waarden kiezen die je wilt zien.

Statusbalk aanpassen. Afbeelding door de auteur

Deze methode is echter alleen handig voor snelle controles en plaatst het resultaat niet in een cel. En als de gegevens zijn gefilterd, toont de statusbalk alleen de zichtbare (gefilterde) cellen, niet de verborgen. Dat kan de weergegeven som, het aantal en het gemiddelde veranderen.

Methode 5: gegevens omzetten naar een Excel-tabel

We kunnen onze gegevens ook omzetten naar een Excel-tabel voordat we de som berekenen. Dit is handig omdat:

• Hij automatisch bijwerkt: totalen passen zich aan wanneer je rijen toevoegt
• Hij goed werkt met filters: alleen zichtbare (gefilterde) gegevens worden meegenomen in totalen
• Je formules niet hoeft aan te passen: Excel regelt dat voor je

Laten we nu kijken hoe we gegevens omzetten naar een Excel-tabel:

Stap 1: maak een tabel met Ctrl+T

1. Selecteer een cel binnen de dataset en druk op Ctrl + T.

2. Controleer in het dialoogvenster Tabel maken of het bereik klopt. Vink het vakje Mijn tabel bevat kopteksten aan (als je data kopteksten heeft; in mijn geval niet).

Druk op Ctrl+T. Afbeelding door de auteur.

3. Klik daarna op OK. Je data staat nu in een tabel. Je ziet filterpijlen bovenaan de kolom.

Gegevens omzetten naar een tabel. Afbeelding door de auteur.

Stap 2: Totalenrij inschakelen

1. Klik ergens in de tabel. Ga vervolgens naar het tabblad Ontwerpen van tabel op het lint. 
2. Vink Totalenrij aan bij de beschikbare opties. Er wordt een nieuwe rij onderaan de tabel toegevoegd.

Totalenrij in Tabelontwerp. Afbeelding door de auteur

Stap 3: de functie SUM() toepassen

1. Klik in de totalenrij op de cel onder de kolom die je wilt samenvatten. Er verschijnt een keuzelijst.
2. Kies in de keuzelijst Som om die kolom op te tellen.

De functie SUM() toepassen. Afbeelding door de auteur

Cellen, kolommen en rijen optellen, en op kleur

Laten we nu verschillende situaties bekijken om het totaal van onze data te berekenen:

Cellen optellen in Excel

Stel, je voert wat getallen in de eerste vijf cellen van kolom A in. Om ze op te tellen, schrijf je:

 =SUM(A1:A5)Mogelijk gemaakt door

Een bereik cellen optellen met SUM(). Afbeelding door de auteur

Een kolom optellen in Excel

Zo tel je een kolom op:

1. Klik op de lege cel direct onder de getallen die je wilt optellen (bijv. klik op B7 om B1 tot B6 op te tellen)

2. Druk op de AutoSom-knop (∑)

3. Excel markeert het bereik erboven

4. Druk op Enter

Je ziet =SUM(B1:B6) in de formulebalk.

AutoSom toepassen op een kolom. Afbeelding door de auteur

Een rij optellen in Excel

Zo tel je een rij op:

1. Klik op de cel rechts van de getallen (bijv. klik op G1 als A1 tot F1 waarden hebben).

2. Klik op AutoSom ∑.

3. Excel selecteert de rij automatisch.

4. Druk op Enter.

Nu staat er =SUM(A1:F1).

AutoSom toepassen op een rij. Afbeelding door de auteur

Optellen op kleur in Excel

Om op kleur in een kolom op te tellen, kunnen we SUMIF() combineren met de functie GET.Cell(). Zo werkt het:

Stap 1: maak een benoemde formule

1. Selecteer cel C2. Ga naar het tabblad Formules en klik op Naambeheer.

2. Klik in Naambeheer op Nieuw.

Naambeheer aanmaken. Afbeelding door de auteur

In het pop-upvenster:

3. Geef een duidelijke naam, zoals SumColor.

4. Voer in het vak Verwijst naar deze formule in; die laat Excel de vulkleurindex van cel B2 teruggeven:

= Get.Cell(38,B2)Mogelijk gemaakt door

In de functie hierboven geeft 38 een getal terug dat de achtergrondkleur van de cel voorstelt uit het oudere kleurenpalet van Excel. Dat is handig bij eenvoudige, legacy-opmaak.

Details invoeren. Afbeelding door de auteur

Stap 2: gebruik je benoemde formule

Nu de naam is aangemaakt, kunnen we die in de cel aanroepen.

1. Ga naar cel C2 en schrijf deze formule:

= SumColorMogelijk gemaakt door

De formule invoeren. Afbeelding door de auteur

2. Druk op Enter, sleep vervolgens het kleine groene vierkantje (de vulgreep) omlaag om de rest van de kolom te vullen. Nu toont elke cel in kolom C de kleurcode van de corresponderende cel in kolom B.

Naambeheer gebruiken. Afbeelding door de auteur

Stap 3: gebruik SUMIF() om op kleur op te tellen

Schrijf nu in een andere cel de functie SUMIF() om waarden op basis van kleur op te tellen:

=SUMIF(C2:C7, 40, B2:B7)Mogelijk gemaakt door

Dit voorbeeld telt alleen waarden uit B2:B7 op waar de kleurcode in C2:C7 40 is, wat rood voorstelt.

SUMIF() toepassen om op kleur op te tellen. Afbeelding door de auteur

SUM() vs. SUMIF() vs. SUMIFS()

Hier is een snelle vergelijking van de verschillende soorten SUM()-functies in Excel:

Conclusie

Zoals we hebben gezien, zijn er veel manieren om in Excel op te tellen en elke methode heeft z’n sterke punten. De functie SUM() geeft je meer controle, terwijl Excel-tabellen helpen wanneer we met filters of groeiende data werken. AutoSom is ideaal als je snel een totaal nodig hebt zonder te typen.

Wil je meer leren? Bekijk dan onze cursus Introduction to Excel, of de cursussen Data Analysis in Excel en Data Visualization in Excel. De skill track Excel Fundamentals is ook een geweldige manier om vertrouwen op te bouwen.