Chuyển đến nội dung chính

Cách tính tổng trong Excel: Hướng dẫn đầy đủ

Tìm hiểu cách cộng số trong Excel bằng các công cụ tích hợp. Khám phá nhiều phương pháp tính nhanh, gồm công thức, phím tắt và định dạng bảng.
· 9 phút đọc

Khám phá cùng AI

Nếu bạn dùng Excel, việc cộng số hẳn là điều bạn làm rất thường xuyên. Đây là phần quan trọng để quản lý ngân sách, theo dõi dữ liệu hoặc đơn giản là nắm bắt ý nghĩa các con số.

Chúng tôi sẽ giới thiệu một vài cách khác nhau để tính tổng trong Excel, từ công thức nhanh đến các tính năng thông minh, giúp bạn chọn phương pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

Những cách khác nhau để tính tổng trong Excel

Không chỉ có một cách để cộng dữ liệu trong Excel, và đó là điều tốt. Tùy vào công việc, một số phương pháp sẽ nhanh hoặc hữu ích hơn phương pháp khác. Hãy cùng xem năm cách để tính tổng dữ liệu của bạn.

Phương pháp 1: Dùng hàm SUM()

Hàm SUM() là một trong những cách dễ nhất để cộng dữ liệu trong Excel. Bạn có thể dùng nó để tính tổng số, tham chiếu ô, phạm vi, hoặc kết hợp cả ba.

Lưu ý nhanh: tham chiếu ô là cách Excel trỏ đến một ô cụ thể. Nó gồm chữ cái cột và số hàng. Ví dụ, trong hình dưới, ô được chọn là B4, đại diện cho cột B, hàng 4.

Showing cell reference in Excel

Tham chiếu ô. Ảnh: Tác giả

Cú pháp của SUM()

Hàm SUM() có cú pháp cơ bản:

 = SUM(number1, [number2], ....)

Trong đó:

  • number1 là bắt buộc. Có thể là một số, tham chiếu ô (như A1) hoặc phạm vi (như B1:B5).

  • [number2] là tùy chọn và bạn có thể thêm bao nhiêu cũng được.

Hàm này cộng tất cả các số hợp lệ, gồm cả giá trị dương và âm. Tiếp theo, hãy xem vài ví dụ để thấy cách hoạt động.

Tính tổng nhiều phạm vi

Nếu bạn muốn cộng giá trị ở hai cột khác nhau, bạn có thể liệt kê cả hai phạm vi trong một công thức:

=SUM( A1:A6, D1:D5)

Sum multiple ranges using SUM() in Excel

Tính tổng nhiều phạm vi bằng SUM(). Ảnh: Tác giả

Tính tổng đầu vào hỗn hợp

Bạn cũng có thể trộn số, tham chiếu ô và phạm vi:

=SUM(5,A1:A5,D3)

Sum mixed inputs using SUM() in Excel

Tính tổng đầu vào hỗn hợp bằng SUM(). Ảnh: Tác giả

Phương pháp 2: Phím tắt Alt + =

Nếu bạn muốn cách nhanh để cộng số mà không phải gõ gì, hãy dùng phím tắt Alt + =. Nó được tích hợp trong Excel và là một trong những cách nhanh nhất để chèn hàm SUM().

Cách hoạt động:

  • Tự động thêm =SUM() bên dưới hoặc bên cạnh dữ liệu

  • Chọn phạm vi ngay phía trên (đối với cột) hoặc bên trái (đối với hàng)

  • Hoạt động theo cả chiều dọc và ngang

Ví dụ, nếu chúng ta đang ở ô A6 và các ô phía trên (A1 đến A5) có số, nhấn Alt + = sẽ lập tức thêm công thức này vào A6 như sau:

Alt + = for inserting SUM() in Excel

Alt + = để chèn SUM(). Ảnh: Tác giả

Tăng tốc hơn nữa

Khi làm việc với bộ dữ liệu lớn, phím tắt này có thể tiết kiệm thời gian. Và còn tốt hơn khi kết hợp với bộ phím khác. Đây là cách cộng nhanh một cột:

  1. Nhấn Ctrl + ↓ để đến ô chứa dữ liệu cuối cùng trong cột.

  2. Nhấn ↓ thêm một lần để chuyển đến ô trống đầu tiên bên dưới.

  3. Nhấn Alt + = để chèn công thức.

Bạn có thể dùng mẹo tương tự với các hàng. Và vì không phải gõ, cách này vừa nhanh vừa giảm lỗi.

Phương pháp 3: Tính năng AutoSum

AutoSum là một cách nhanh khác để cộng số trong Excel và giống như Alt + =, chúng ta không phải gõ gì cả.

Bạn sẽ thấy nút AutoSum (∑) ở hai nơi:

  • Thẻ Home → Tìm nhóm Editing. Trong nhóm Editing, nhấp nút AutoSum (∑).

AutoSum button in the Home Tab

Nút AutoSum trong thẻ Home. Ảnh: Tác giả

  • Thẻ Formulas → Đây là tùy chọn đầu tiên trong Function Library. 

AutoSum button in Formulas Tab in Excel

Nút AutoSum trong thẻ Formulas. Ảnh: Tác giả

Giờ khi đã biết cách truy cập AutoSum, hãy xem cách tính tổng nhiều cột cùng lúc bằng phương pháp này:

  1. Chọn các ô nơi bạn muốn hiển thị tổng (ví dụ B7 và C7).

  2. Nhấp AutoSum.

  3. Excel chèn đúng công thức vào từng ô:

    • =SUM(B1:B6) trong B7

    • =SUM(C1:C6) trong C7

Nhấn Enter, và tổng sẽ xuất hiện.

AutoSum Example in Excel

Ví dụ AutoSum. Ảnh: Tác giả

Phương pháp 4: Dùng Thanh trạng thái để xem tổng nhanh

Nếu bạn muốn có tổng nhanh mà không cần viết công thức, bạn có thể dùng Thanh trạng thái. Khi chúng ta chọn một cột hoặc bôi đậm một nhóm ô, Excel sẽ ngay lập tức hiển thị tổng, trung bình và số lượng ở góc dưới bên phải cửa sổ mà không cần gõ gì.

Quick Sum using Status Bar in Excel

Xem tổng nhanh bằng Thanh trạng thái. Ảnh: Tác giả

Mặc định, chúng ta sẽ thấy trung bình, số lượng và tổng của vùng được chọn. Nhưng bạn có thể tùy chỉnh. Nhấp chuột phải vào bất kỳ mục nào, menu Customize Status Bar sẽ xuất hiện. Từ đó, bạn có thể chọn các giá trị khác muốn hiển thị.

Customize Status Bar in Excel

Tùy chỉnh Thanh trạng thái. Ảnh: Tác giả

Tuy nhiên, cách này chỉ hữu ích để kiểm tra nhanh và không đưa kết quả vào ô. Và nếu dữ liệu được lọc, thanh trạng thái sẽ chỉ phản ánh các ô hiển thị (đã lọc), không bao gồm ô bị ẩn. Điều này có thể làm thay đổi tổng, số lượng và trung bình hiển thị.

Phương pháp 5: Chuyển dữ liệu thành bảng Excel

Chúng ta cũng có thể chuyển dữ liệu thành bảng Excel trước khi tính tổng. Lợi ích gồm:

  • Tự động cập nhật: Tổng tự điều chỉnh khi bạn thêm hàng mới
  • Hoạt động tốt với bộ lọc: Chỉ dữ liệu hiển thị (đã lọc) được tính vào tổng
  • Bạn không cần chỉnh công thức: Excel xử lý giúp bạn

Giờ hãy xem cách chuyển dữ liệu thành bảng Excel:

Bước 1: Tạo bảng bằng Ctrl+T

  1. Chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu và nhấn Ctrl + T.

  2. Trong hộp thoại Create Table, đảm bảo phạm vi là chính xác. Và tích vào ô My table has headers (nếu dữ liệu có tiêu đề, trong ví dụ của tôi thì không).

Press Ctrl+T in Excel

Nhấn Ctrl+T. Ảnh: Tác giả.

  1. Sau đó nhấp OK. Dữ liệu của bạn đã ở trong một bảng. Bạn sẽ thấy mũi tên lọc ở đầu cột.

Converting Data to Table in Excel

Chuyển dữ liệu thành Bảng. Ảnh: Tác giả.

Bước 2: Bật Total Row

  1. Nhấp vào bất kỳ đâu trong bảng. Sau đó vào thẻ Table Design trên ribbon. 
  2. Tích chọn Total Row trong các tùy chọn. Điều này sẽ thêm một hàng mới ở cuối bảng.

Total Row in Table Design In Excel

Total Row trong Table Design. Ảnh: Tác giả

Bước 3: Áp dụng hàm SUM()

  1. Nhấp vào ô trong hàng Total dưới cột bạn muốn tổng hợp. Một menu thả xuống sẽ xuất hiện.
  2. Từ menu thả xuống, chọn Sum để tính tổng cột đó.

Applying the SUM function in Excel

Áp dụng hàm SUM(). Ảnh: Tác giả

Cách tính tổng ô, cột, hàng và theo màu

Giờ hãy khám phá các trường hợp khác nhau để tính tổng dữ liệu:

Cách tính tổng các ô trong Excel

Giả sử bạn nhập một vài số vào năm ô đầu tiên của cột A. Để cộng chúng, viết:

 =SUM(A1:A5)

Sum a range of cells using SUM() in Excel

Tính tổng một phạm vi ô bằng SUM(). Ảnh: Tác giả

Cách tính tổng một cột trong Excel

Để tính tổng một cột:

  1. Nhấp vào ô trống ngay bên dưới các số bạn muốn cộng (ví dụ nhấp B7 để cộng B1 đến B6)

  2. Nhấn nút AutoSum (∑)

  3. Excel sẽ tô sáng phạm vi phía trên

  4. Nhấn Enter

Bạn sẽ thấy =SUM(B1:B6) trên thanh công thức.

Applying AutoSum on a column in Excel

Áp dụng AutoSum cho một cột. Ảnh: Tác giả

Cách tính tổng một hàng trong Excel

Để tính tổng một hàng:

  1. Nhấp vào ô bên phải các số (ví dụ nhấp G1 nếu A1 đến F1 có giá trị).

  2. Nhấp AutoSum ∑.

  3. Excel sẽ tự động chọn hàng.

  4. Nhấn Enter.

Giờ bạn đã có =SUM(A1:F1).

Applying AutoSum on a row in Excel

Áp dụng AutoSum cho một hàng. Ảnh: Tác giả

Cách tính tổng theo màu trong Excel

Để tính tổng một cột theo màu, chúng ta có thể kết hợp SUMIF() với hàm GET.Cell(). Cách làm như sau:

Bước 1: Tạo công thức có tên

  1. Chọn ô C2. Vào thẻ Formulas và nhấp Name Manager.

  2. Trong Name Manager, nhấp New.

Creating a Name Manager in Excel.

Tạo Name Manager. Ảnh: Tác giả

Trong cửa sổ bật lên:

  1. Đặt một tên có ý nghĩa như SumColor.

  2. Trong ô Refers to, nhập công thức này vì nó yêu cầu Excel trả về chỉ số màu tô nền của ô B2:

= Get.Cell(38,B2)

Trong hàm trên, 38 trả về một số đại diện cho màu nền ô theo bảng màu cũ của Excel. Điều này hữu ích khi bạn làm việc với định dạng đơn giản, cũ.

Entering details in name manager

Nhập thông tin. Ảnh: Tác giả

Bước 2: Dùng công thức đã đặt tên

Sau khi tạo tên, chúng ta có thể gọi nó trong ô.

  1. Vào ô C2 và viết công thức sau:

= SumColor

Entering the formula in excel

Nhập công thức. Ảnh: Tác giả

  1. Nhấn Enter, sau đó kéo ô vuông xanh nhỏ (tay cầm điền) xuống để điền phần còn lại của cột. Giờ đây, mỗi ô ở cột C hiển thị mã màu tương ứng với ô ở cột B.

Using a Name Manager in Excel

Sử dụng Name Manager. Ảnh: Tác giả

Bước 3: Dùng SUMIF() để tính tổng theo màu

Giờ, ở một ô khác, viết hàm SUMIF() để cộng giá trị dựa trên màu:

=SUMIF(C2:C7, 40, B2:B7)

Ví dụ này chỉ cộng các giá trị từ B2:B7 nơi mã màu ở C2:C7 là 40, đại diện cho màu đỏ.

Applying SUMIF to sum by color in excel

Áp dụng SUMIF() để tính tổng theo màu. Ảnh: Tác giả

SUM() so với SUMIF() và SUMIFS()

Dưới đây là so sánh nhanh giữa các loại hàm SUM() trong Excel:

Hàm

Chức năng

Ví dụ tình huống sử dụng

SUM()

Cộng các số, phạm vi hoặc tham chiếu ô mà không có điều kiện

Tổng tất cả giá trị trong một phạm vi, ví dụ =SUM(A1:A10)

SUMIF()

Cộng các giá trị dựa trên một điều kiện

Tổng doanh số trên $1000, ví dụ =SUMIF(A1:A10, ">1000")

SUMIFS()

Cộng các giá trị dựa trên nhiều điều kiện

Tổng doanh số trên $1000 và chỉ cho mặt hàng điện tử, ví dụ =SUMIFS(A1:A10, B1:B10, "electronics", A1:A10, ">1000")

Kết luận

Như bạn thấy, có rất nhiều cách để tính tổng trong Excel và mỗi cách đều có thế mạnh riêng. Hàm SUM() cho bạn nhiều quyền kiểm soát hơn, trong khi Excel Tables hữu ích khi chúng ta làm việc với bộ lọc hoặc dữ liệu tăng dần. AutoSum phù hợp khi bạn cần tổng nhanh mà không phải gõ gì.

Nếu muốn tìm hiểu thêm, hãy xem khóa học Introduction to Excel, hoặc các khóa Data Analysis in Excel và Data Visualization in Excel. Lộ trình kỹ năng Excel Fundamentals cũng là cách tuyệt vời để xây dựng sự tự tin.

Laiba Siddiqui

Tác giả

Laiba Siddiqui

LinkedInTwitter

Tôi là một chiến lược gia nội dung, yêu thích việc đơn giản hóa các chủ đề phức tạp. Tôi đã giúp các công ty như Splunk, Hackernoon và Tiiny Host tạo nội dung hấp dẫn và giàu thông tin cho khán giả của họ.

Câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để tính tổng lũy kế trong Excel?

Để tính tổng lũy kế của các số đã cho trong cột A, hãy nhập:

=SUM($A$2:A2)

Bạn phải dùng tham chiếu tuyệt đối (như $A$2) để nó luôn cố định. Phần thứ hai của phạm vi nên là tham chiếu tương đối (như A2) để cập nhật khi bạn sao chép công thức xuống. 

Bằng cách này, công thức ở hàng 3 sẽ thành SUM($A$2:A3), cộng các giá trị từ A2 đến A3 và tiếp tục mở rộng phạm vi khi bạn đi xuống, cho bạn tổng lũy kế.

Làm sao để giữ tổng chạy trong Excel trên nhiều trang tính?

Để giữ tổng chạy (running total) trên nhiều trang tính trong Excel, bạn có thể dùng tham chiếu 3D. Ví dụ, nếu bạn muốn cộng ô B2 từ ba trang tính tên January, February và March: 

  • Chuyển đến trang tính nơi bạn muốn hiển thị tổng (trong ví dụ của tôi là sheet tổng hợp)

  • Gõ SUM( rồi nhấp vào trang tính đầu tiên (trong ví dụ của tôi là January), giữ phím SHIFT, và nhấp vào trang tính cuối (March) 

  • Sau đó nhấp vào ô của trang tính tổng hợp.  

Công thức sẽ như sau: 

=SUM(January:March!B2)
Vì sao nên dùng SUM() thay vì gõ hết và dùng dấu cộng?

Đây là so sánh nhanh: =SUM(A1:A5) so với =A1+A2+A3+A4+A5

Cách đầu gọn gàng hơn, dễ đọc hơn và tự động cập nhật. Nếu chúng ta thêm một hàng mới trong phạm vi A1:A5, Excel sẽ đưa nó vào tổng và chúng ta không phải chỉnh công thức. Điều đó không xảy ra với cách cộng thủ công.

Nó cũng dễ quản lý với danh sách dài. Chúng ta ít có khả năng bỏ sót ô hoặc mắc lỗi.

Một số lỗi thường gặp khi dùng SUM() là gì?

Bạn cũng có thể gặp một vài vấn đề:

  1. Nếu bạn cố cộng văn bản (như "apple") cùng với số, Excel sẽ báo lỗi #VALUE!.

  2. Nếu bạn tham chiếu đến một ô sau đó bị xóa, bạn sẽ thấy lỗi #REF!.

Để gọn gàng hơn:

  1. Hãy dùng tham chiếu phạm vi như A1:A100 thay vì liệt kê từng ô một.

  2. Lưu số trong các ô và tham chiếu đến chúng, thay vì gõ trực tiếp số vào công thức.

Chủ đề

Excel

Liên quan

Xem thêm →