Excel में Sum कैसे करें: एक पूर्ण गाइड

यदि आप Excel का उपयोग करते हैं, तो संख्याएँ जोड़ना शायद आप अक्सर करते होंगे। बजट पर नज़र रखने, डेटा ट्रैक करने या संख्याओं का अर्थ समझने के लिए यह एक अहम हिस्सा है।

हम आपको Excel में जोड़ने के कुछ अलग-अलग तरीके दिखाएँगे—तेज़ फ़ॉर्मूला से लेकर स्मार्ट Excel सुविधाओं तक—ताकि आप अपनी ज़रूरत के अनुसार सबसे उपयुक्त तरीका चुन सकें।

Excel में Sum करने के अलग-अलग तरीके

Excel में डेटा जोड़ने का केवल एक ही तरीका नहीं है, और यह अच्छी बात है। आपके काम पर निर्भर करते हुए, कुछ तरीके दूसरों की तुलना में तेज़ या अधिक मददगार होंगे। आइए पाँच तरीकों से आपके डेटा को जोड़ने पर नज़र डालते हैं।

तरीका 1: SUM() फ़ंक्शन का उपयोग

SUM() फ़ंक्शन Excel में डेटा जोड़ने के सबसे आसान तरीकों में से एक है। आप इसे संख्याएँ, सेल रेफ़रेंस, रेंज, या इन तीनों के मिश्रण को जोड़ने के लिए उपयोग कर सकते हैं।

एक छोटी-सी बात: सेल रेफ़रेंस Excel का किसी विशेष सेल की ओर इशारा करने का तरीका है। यह कॉलम अक्षर और रो नंबर से बनता है। उदाहरण के लिए, नीचे दी गई छवि में चयनित सेल B4 है, जो कॉलम B, रो 4 को दर्शाता है।

सेल रेफ़रेंस। छवि: लेखक द्वारा

SUM() का सिंटैक्स

SUM() फ़ंक्शन एक बुनियादी सिंटैक्स का पालन करता है:

 = SUM(number1, [number2], ....) संचालित द्वारा

यहाँ:

• number1 आवश्यक है। यह एक संख्या, सेल रेफ़रेंस (जैसे A1) या रेंज (जैसे B1:B5) हो सकता है।

• [number2] वैकल्पिक है और आप जितने चाहें उतने जोड़ सकते हैं।

यह फ़ंक्शन सभी वैध संख्याओं को जोड़ देता है, जिनमें धनात्मक और ऋणात्मक दोनों मान शामिल हैं। अब, इसे क्रिया में देखने के लिए कुछ उदाहरण देखते हैं।

एकाधिक रेंज जोड़ें

यदि आप दो अलग-अलग कॉलमों के मान जोड़ना चाहते हैं, तो दोनों रेंज एक ही फ़ॉर्मूला में लिख सकते हैं:

=SUM( A1:A6, D1:D5) संचालित द्वारा

SUM() से एकाधिक रेंज जोड़ें। छवि: लेखक द्वारा

मिश्रित इनपुट जोड़ें

आप संख्याएँ, सेल रेफ़रेंस और रेंज को मिलाकर भी इस्तेमाल कर सकते हैं:

=SUM(5,A1:A5,D3) संचालित द्वारा

SUM() से मिश्रित इनपुट जोड़ें। छवि: लेखक द्वारा

तरीका 2: Alt + = कीबोर्ड शॉर्टकट

यदि आप बिना टाइप किए जल्दी से अपनी संख्याएँ जोड़ना चाहते हैं, तो Alt + = शॉर्टकट का उपयोग करें। यह Excel में बिल्ट-इन है और SUM() फ़ंक्शन डालने के सबसे तेज़ तरीकों में से एक है।

यह क्या करता है:

• आपके डेटा के नीचे या बगल में स्वतः =SUM() जोड़ता है

• कॉलम के लिए ऊपर वाला, और रो के लिए बाएँ वाला रेंज चुनता है

• ऊर्ध्वाधर और क्षैतिज—दोनों तरह काम करता है

उदाहरण के लिए, यदि हम A6 सेल में हैं और ऊपर के सेल (A1 से A5) में संख्याएँ हैं, तो Alt + = दबाने पर A6 में तुरंत यह फ़ॉर्मूला जुड़ जाएगा:

SUM() डालने के लिए Alt + =। छवि: लेखक द्वारा

और भी तेज़ी से काम करें

बड़े डेटासेट के साथ काम करते समय यह शॉर्टकट समय बचाता है। और जब आप इसे दूसरे कुंजियों के साथ मिलाते हैं तो यह और भी बेहतर हो जाता है। किसी कॉलम का तेज़ी से योग करने का तरीका:

1. Ctrl + ↓ दबाएँ ताकि कॉलम के आखिरी भरे हुए सेल पर जाएँ।

2. एक बार और ↓ दबाएँ ताकि उसके नीचे वाले पहले खाली सेल पर जाएँ।

3. Alt + = दबाएँ और फ़ॉर्मूला डालें।

यही तरकीब रो पर भी काम करती है। और क्योंकि इसमें टाइपिंग नहीं करनी पड़ती, यह तेज़ है और त्रुटियों की संभावना घटती है।

तरीका 3: AutoSum फीचर

AutoSum Excel में संख्याएँ जोड़ने का एक और तेज़ तरीका है और Alt + = की तरह, इसमें हमें कुछ टाइप नहीं करना पड़ता।

आपको AutoSum बटन (∑) दो जगह मिलेगा:

• Home टैब → Editing समूह देखें। Editing समूह में AutoSum (∑) बटन पर क्लिक करें।

Home टैब में AutoSum बटन। छवि: लेखक द्वारा

• Formulas टैब → यह Function Library में पहला विकल्प है। 

Formulas टैब में AutoSum बटन। छवि: लेखक द्वारा

अब जब हमें AutoSum विकल्प तक पहुँचना आ गया है, तो देखते हैं कि इस तरीके से एक साथ कई कॉलम कैसे जोड़े जाएँ:

1. वे सेल चुनें जहाँ आप टोटल दिखाना चाहते हैं (उदा. B7 और C7).

2. AutoSum पर क्लिक करें।

3. Excel हर एक में सही फ़ॉर्मूला डाल देता है:

• =SUM(B1:B6) B7 में

• =SUM(C1:C6) C7 में

Enter दबाएँ, और टोटल दिखाई देंगे।

AutoSum उदाहरण। छवि: लेखक द्वारा

तरीका 4: त्वरित योग के लिए Status Bar का उपयोग

यदि आप जल्दी से टोटल देखना चाहते हैं लेकिन फ़ॉर्मूला नहीं लिखना चाहते, तो आप Status Bar भी उपयोग कर सकते हैं। जब हम किसी कॉलम का चयन करते हैं या कुछ सेल हाइलाइट करते हैं, तो Excel विंडो के दाएँ-नीचे कोने में बिना टाइप किए ही तुरंत Sum, Average और Count दिखा देता है।

Status Bar से Quick Sum। छवि: लेखक द्वारा

डिफ़ॉल्ट रूप से, हमें चुने गए डेटा का Average, Count और Sum दिखता है। लेकिन आप इसे कस्टमाइज़ कर सकते हैं। इनमें से किसी पर भी राइट-क्लिक करें, और Customize Status Bar मेन्यू खुल जाएगा। वहाँ से आप अन्य मान चुन सकते हैं जिन्हें आप देखना चाहते हैं।

Customize Status Bar। छवि: लेखक द्वारा

हालाँकि, यह तरीका सिर्फ़ त्वरित जाँच के लिए मदद करता है और परिणाम किसी सेल में नहीं रखता। और यदि डेटा फ़िल्टर किया गया है, तो स्टेटस बार केवल दृश्यमान (फ़िल्टर किए गए) सेल को दर्शाएगा, छिपे हुए नहीं। इससे दिखाए गए Sum, Count और Average बदल सकते हैं।

तरीका 5: डेटा को Excel टेबल में बदलें

हम जोड़ निकालने से पहले अपने डेटा को Excel टेबल में भी बदल सकते हैं। यह क्यों उपयोगी है:

• यह स्वतः अपडेट होता है: नए रो जोड़ने पर टोटल समायोजित हो जाते हैं
• फ़िल्टर के साथ अच्छा काम करता है: केवल दृश्यमान (फ़िल्टर किए गए) डेटा टोटल में शामिल होता है
• फ़ॉर्मूलों के साथ छेड़छाड़ की ज़रूरत नहीं: Excel यह आपके लिए संभालता है

अब देखते हैं कि डेटा को Excel टेबल में कैसे बदलें:

कदम 1: Ctrl+T से टेबल बनाएँ

1. डेटासेट के भीतर कोई भी सेल चुनें और Ctrl + T दबाएँ।

2. Create Table डायलॉग बॉक्स में रेंज सही है यह सुनिश्चित करें। और यदि आपके डेटा में हेडर शामिल हैं तो My table has headers वाले बॉक्स को चेक करें (मेरे उदाहरण में हेडर नहीं हैं)।

Ctrl+T दबाएँ। छवि: लेखक द्वारा।

3. फिर OK पर क्लिक करें। अब आपका डेटा टेबल में है। आपको कॉलम के शीर्ष पर फ़िल्टर एरो दिखेंगे।

डेटा को टेबल में बदलना। छवि: लेखक द्वारा।

कदम 2: Total Row सक्षम करें

1. टेबल के अंदर कहीं भी क्लिक करें। फिर रिबन पर Table Design टैब में जाएँ। 
2. उपलब्ध विकल्पों में से Total Row बॉक्स पर चेक करें। इससे टेबल के नीचे एक नई पंक्ति जुड़ जाएगी।

Table Design में Total Row। छवि: लेखक द्वारा

कदम 3: SUM() फ़ंक्शन लागू करें

1. Total Row में उस कॉलम के नीचे वाले सेल पर क्लिक करें जिसका सारांश चाहिए। एक ड्रॉपडाउन मेनू दिखाई देगा।
2. ड्रॉपडाउन से Sum चुनें ताकि उस कॉलम का टोटल निकले।

SUM() फ़ंक्शन लागू करना। छवि: लेखक द्वारा

सेल, कॉलम, रो और रंग के आधार पर Sum कैसे करें

अब अलग-अलग परिस्थितियों में डेटा का कुल निकालना देखते हैं:

Excel में सेल का योग कैसे करें

मान लीजिए आपने कॉलम A के पहले पाँच सेल में कुछ संख्याएँ दर्ज की हैं। इन्हें जोड़ने के लिए लिखें:

 =SUM(A1:A5)संचालित द्वारा

SUM() से सेल की रेंज का योग। छवि: लेखक द्वारा

Excel में कॉलम का योग कैसे करें

कॉलम का योग करने के लिए:

1. उन संख्याओं के ठीक नीचे वाला खाली सेल क्लिक करें जिन्हें जोड़ना है (उदा. B1 से B6 का योग करने के लिए B7 पर क्लिक करें)

2. AutoSum (∑) बटन दबाएँ

3. Excel ऊपर वाली रेंज हाईलाइट कर देता है

4. Enter दबाएँ

आप फ़ॉर्मूला बार में =SUM(B1:B6) देखेंगे।

कॉलम पर AutoSum लागू करना। छवि: लेखक द्वारा

Excel में रो का योग कैसे करें

रो का योग करने के लिए:

1. संख्याओं के दाहिने वाले सेल पर क्लिक करें (उदा. यदि A1 से F1 में मान हैं तो G1 पर क्लिक करें)।

2. AutoSum ∑ पर क्लिक करें।

3. Excel स्वतः पूरी रो चुन लेता है।

4. Enter दबाएँ।

अब आपके पास =SUM(A1:F1) है।

रो पर AutoSum लागू करना। छवि: लेखक द्वारा

Excel में रंग के आधार पर योग कैसे करें

किसी कॉलम को रंग के आधार पर जोड़ने के लिए, हम SUMIF() को GET.Cell() फ़ंक्शन के साथ जोड़ सकते हैं। ऐसे करें:

कदम 1: एक नामित फ़ॉर्मूला बनाएँ

1. सेल C2 चुनें। Formulas टैब में जाएँ और Name Manager पर क्लिक करें।

2. Name Manager में New पर क्लिक करें।

Name Manager बनाना। छवि: लेखक द्वारा

पॉप-अप विंडो में:

3. SumColor जैसा कोई अर्थपूर्ण नाम दें।

4. Refers to बॉक्स में यह फ़ॉर्मूला दर्ज करें—यह Excel को B2 सेल के fill रंग का इंडेक्स लौटाने को कहता है:

= Get.Cell(38,B2)संचालित द्वारा

ऊपर वाले फ़ंक्शन में, 38 Excel की पुरानी रंग पैलेट से सेल की पृष्ठभूमि के रंग का एक नंबर लौटाता है। यह तब मददगार है जब आप साधारण, पुराने फ़ॉर्मेटिंग के साथ काम कर रहे हों।

विवरण दर्ज करना। छवि: लेखक द्वारा

कदम 2: अपने नामित फ़ॉर्मूला का उपयोग करें

अब जब नाम बन गया है, तो हम इसे सेल में कॉल कर सकते हैं।

1. सेल C2 में जाएँ और यह फ़ॉर्मूला लिखें:

= SumColorसंचालित द्वारा

फ़ॉर्मूला दर्ज करना। छवि: लेखक द्वारा

2. Enter दबाएँ, फिर छोटे हरे वर्ग (fill handle) को नीचे की ओर खींचें और बाकी कॉलम भरें। अब कॉलम C के हर सेल में कॉलम B के अनुरूप सेल का कलर कोड दिखेगा।

Name Manager का उपयोग। छवि: लेखक द्वारा

कदम 3: रंग के आधार पर योग के लिए SUMIF() का उपयोग

अब किसी दूसरे सेल में, रंग के आधार पर मान जोड़ने के लिए SUMIF() फ़ंक्शन लिखें:

=SUMIF(C2:C7, 40, B2:B7)संचालित द्वारा

यह उदाहरण केवल B2:B7 के वे मान जोड़ता है जहाँ C2:C7 में कलर कोड 40 है, जो लाल रंग को दर्शाता है।

रंग के आधार पर SUMIF() लागू करना। छवि: लेखक द्वारा

SUM() बनाम SUMIF() बनाम SUMIFS()

यहाँ Excel में उपलब्ध अलग-अलग SUM() प्रकार के फ़ंक्शनों की एक त्वरित तुलना है:

निष्कर्ष

जैसा कि हमने देखा, Excel में जोड़ने के कई तरीके हैं और हर एक की अपनी ताकत है। SUM() फ़ंक्शन आपको अधिक नियंत्रण देता है, जबकि Excel Tables फ़िल्टर या बढ़ते डेटा के साथ काम करते समय मददगार हैं। AutoSum तब बढ़िया है जब आपको बिना टाइप किए त्वरित टोटल चाहिए।

यदि आप और सीखना चाहते हैं, तो हमारा Introduction to Excel कोर्स देखें, या Data Analysis in Excel और Data Visualization in Excel कोर्स। Excel Fundamentals स्किल ट्रैक भी आत्मविश्वास बढ़ाने का एक अच्छा तरीका है।