Pivot Table Nasıl Yenilenir: Excel ve Google E-Tablolar

Nihayet kusursuz raporunuzu oluşturdunuz ve düzenli bir PivotTable, bölgeye, ürüne ve aya göre satışları gösteriyor. Her şey harika görünüyor.

Sonra ekip arkadaşınız veri kaynağını güncelliyor. Dosyayı yeniden açıp yeni sayıların görüneceğini bekliyorsunuz, ancak hiçbir şey değişmiyor.

Toplamlarınız hatalı. Yeni girişler eksik. Ve şimdi bir şeyleri yanlış yapıp yapmadığınızı düşünüyorsunuz.

Bilmeniz gereken şu: Excel ve Google E-Tablolar, temelde verinizin saklanan bir anlık görüntüsü olan bir Pivot önbelleği kullanır. Bu, PivotTable’ın daha hızlı yüklenmesine yardımcı olur; ancak veriler değiştiğinde otomatik olarak güncellenmez.

Bu rehberde, Excel veya Google E-Tablolar’da çalışıyor olun, PivotTable’larınızı elle nasıl yenileyeceğinizi adım adım göstereceğim.

PivotTable Nasıl Yenilenir

Excel ve Google E-Tablolar’da PivotTable’ı yenilemenin birkaç yolunu inceleyelim.

Excel’de PivotTable’ı Yenileme

Excel’de bir PivotTable’ı yenilemenin üç yolu vardır: 

Elle yöntem

Bunu elle nasıl yapabileceğiniz: 

1. PivotTable’ınızın içinde herhangi bir yere tıklayın.
2. Üst şeritte Data sekmesine gidin.
3. Refresh All seçeneğine tıklayın (veya Excel sürümünüze bağlı olarak yalnızca Refresh).

Bunu yaptıktan sonra Excel, PivotTable’ınızı kaynak sayfadaki en güncel verilerle günceller.

PivotTable’ı elle yenileyin. Görsel: Yazar.

İpucu: Çalışma kitabınızda farklı veri kümelerine ait birden fazla PivotTable varsa, Refresh All hepsini günceller.

Klavye kısayolları

Benim kadar tuşları kullanmayı seviyorsanız, daha hızlı bir yol var: Seçili PivotTable’ı yenilemek için Alt + F5 tuşlarına basın.

Çalışma kitabınızdaki tüm PivotTable’ları yenilemeniz gerekiyorsa, bunun yerine Ctrl + Alt + F5 tuşlarına basın.

Otomatik yenileme

Excel’in, dosyayı her açtığınızda PivotTable’ınızı yenilemesini de sağlayabilirsiniz:

1. PivotTable’ınızda herhangi bir yere tıklayın.
2. Şuraya gidin: Analyze > Pivot Table > Options. (veya PivotTable’ınıza sağ tıklayıp PivotTable Options’ı seçin)
3. PivotTable Options iletişim kutusunda Data sekmesine gidin.
4. Refresh data when opening the file kutusunu işaretleyin.
5. OK’ye tıklayın.

Artık çalışma kitabınızı her açtığınızda Excel sizin için en güncel verileri çekecektir.

Pivot tablonun otomatik yenilemesini ayarlayın. Görsel: Yazar.

Google E-Tablolar’da Pivot Table’ı Yenileme

Google E-Tablolar’da Pivot tablolar (Google bunu boşlukla yazar) kaynak veriniz değiştiğinde otomatik olarak güncellenir.

Örneğin, verilerinizde bazı değişiklikler yapıp ardından PivotTable’ınıza bakarsanız, PivotTable’ın bu değişiklikleri otomatik olarak yansıttığını görürsünüz. Refresh’e tıklamanız veya özel bir şey yapmanız gerekmez.

Otomasyon Seçenekleri

Verileri düzenli olarak güncelliyorsanız, elle yenileme zahmetli hale gelebilir. Neyse ki hem Excel hem de Google E-Tablolar, süreci otomatikleştirmenize olanak tanır; böylece PivotTable’larınız (veya Pivot Tables) ek tıklamalar olmadan güncel kalır.

Excel’de

Excel’de yenileme sürecini otomatikleştirmenin üç yolu vardır.

VBA otomasyonu

Makrolarla rahatsanız, PivotTable’ları otomatik olarak yenilemek için VBA’yı (Visual Basic for Applications) kullanabilirsiniz:

1. VBA düzenleyicisini açmak için Alt + F11 tuşlarına basın.

2. Insert > Module’a tıklayın.

3. Şu basit kodu yapıştırın:

Sub AutoRefreshPivotTables()
    Dim PT As PivotTable
    Dim WS As Worksheet
    For Each WS In ThisWorkbook.Worksheets
        For Each PT In WS.PivotTables
            PT.PivotCache.Refresh
        Next PT
    Next WS
End SubAltyapı:

4. Düzenleyiciyi kapatın.
5. Artık çalışma kitabını açtığınızda PivotTable otomatik olarak yenilenecektir. 

VBA ile PivotTable’ı yenileyin. Görsel: Yazar.

Power Query yenilemesi

PivotTable’ınız Power Query’ye bağlıysa, tek adımda hem verilerinizi hem de PivotTable’ları yenileyebilirsiniz: 

Şuraya gidin: Data > Refresh All. 

Bu, sorgunuzu ve ona bağlı tüm PivotTable’ları günceller.

İleri düzey ipucu: Data > Queries & Connections altında, sağ tarafta Queries & Connections panelini görürsünüz. Sağ tıklayın ve Properties’i seçin. Buradan zamanlanmış yenilemeler ayarlayabilirsiniz.

PivotTable’ları güncellemek için Power Query kullanma. Görsel: Yazar.

Harici veri bağlantıları

PivotTable’ınız harici kaynaklardan (veritabanı, CSV veya web akışı gibi) veri çekiyorsa, Excel bunu otomatik olarak güncelleyebilir. Bunu şu şekilde ayarlayabilirsiniz:

• Şuraya gidin: Data > Connections > Properties.

• Usage sekmesinde, dosya açılırken Refresh data seçeneğini işaretleyin.

• Zamanlayıcıyla güncellenmesini istiyorsanız, her n dakikada bir Refresh seçeneğini işaretleyin. (İsteğe bağlı) 

Bu kurulum, canlı veriye veya günlük içe aktarımlara dayanan panolar için uygundur.

Google E-Tablolar’da

Google E-Tablolar’da Apps Script veya eklentilerle herhangi bir şeyi otomatikleştirmenize gerek yoktur; çünkü PivotTable otomatik olarak güncellenir. 

Yeni sütunlar veya satırlar eklerseniz, veri aralığını genişletin ya da bunları mevcut sütun ve satırlar arasına ekleyin; Google E-Tablolar her şeyi kendi kendine güncelleyecektir.

Google E-Tablolar’da pivot tablo düzenleyici. Görsel: Yazar.

PivotTable Yenilemelerinde Sorun Giderme

Her şey doğru kurulmuş olsa bile, bazen PivotTable beklediğiniz gibi yenilenmez. Bunun yaygın nedenlerine ve hem Excel hem de Google E-Tablolar’da bu sorunları nasıl çözebileceğinize bakalım.

Excel’de

Excel’de PivotTable ile ilgili sorunları şu şekilde giderebilirsiniz:

Aralık başvurularını ve pivot önbelleğini kontrol edin

PivotTable’ınız yeni verileri göstermiyorsa, veri aralığınız en son satırları içermiyor olabilir. Bunu düzeltmek için:

• PivotTable üzerinde herhangi bir yere tıklayın. Analyze > Change Data Source yoluna gidin ve aralığın tüm verilerinizi kapsadığını doğrulayın.

• Veri aralığınızı bir Tabloya dönüştürün (Ctrl + T); çünkü tablolar, yeniledikten sonra yeni satır ekledikçe PivotTable’ı otomatik olarak genişletir.

• PivotTable hâlâ güncellenmiyorsa pivot önbellek eski olabilir. Yeniden oluşturmak için Data > Refresh All seçeneğini deneyin.

Harici veri kaynaklarını yeniden bağlayın

Bazen PivotTable, bağlı olduğu veri kaynağı (veritabanı, Power Query dosyası veya çevrimiçi sayfa gibi) çevrimdışı olduğunda veya taşındığında yenilenemez:

• Data > Connections yoluna gidin.
• Listelenen her bağlantının durumunu kontrol edin.
• Herhangi birinin etkin olmadığı veya eksik olduğu görünüyorsa, yeniden bağlanmak veya dosya yolunu güncellemek için tıklayın.
• Bağlantı geri yüklendiğinde, en son verileri yeniden yüklemek için Refresh All seçeneğine tıklayın.

İpucu: Veri dosyasının adı değiştirildiyse veya yeri taşındıysa, bağlantı özelliklerinde bağlantıyı doğrudan güncelleyin ki tekrar bozulmasın.

Büyük veri kümelerinde yenileme gecikmesini azaltın

Çalışma kitabınızın yenilenmesi çok uzun sürüyorsa şunları yapın:

• Otomatik hesaplamaları geçici olarak kapatın (Formulas > Calculation Options > Manual) ve ardından yenileyin.
• Çok büyük PivotTable’ları, bölgeye, ürüne veya aya göre filtrelenmiş daha küçük tablolara bölün.
• İşlemeyi yavaşlatan gereksiz alanları veya toplamları kaldırın.

Google E-Tablolar’da

Google E-Tablolar’daki Pivot Tablolar genellikle otomatik olarak yenilense de, bazen yine de en güncel sayıları göstermeyebilir. İki yaygın nedene ve nasıl çözüleceğine bakalım.

Aralık başvurusunu kontrol edin

PivotTable’ınızın oluşturulduğu orijinal veri aralığının dışına yeni satır veya sütunlar eklerseniz, E-Tablolar bunları otomatik olarak dahil etmez.

Örneğin, veri kümesinin sağına Payment Method adlı yeni bir sütun eklediniz, ancak PivotTable bunu görmedi:

• PivotTable düzenleyicisini açın ve aralığı ayarlayın. 
• PivotTable’ı oluştururken mevcut verinizden biraz daha büyük bir aralık seçin.
• Daha sonra yeni satır veya sütun eklemeniz gerekirse, bunları mevcut aralığın dışına değil, içine yerleştirin.

Örneğin, geçerli aralığınız A1:C11 ise yeni bir sütunu D’ye eklemeyin. Bunun yerine, yeni sütunu A ile C arasına ekleyin ki aralığın içinde kalsın.

Bu şekilde, PivotTable’ınız her zaman otomatik olarak güncellenecektir.

Filtreleri kaldırın 

Bazen Pivot Tablo, verileriniz değişmiş olsa bile en son rakamları göstermeyebilir. Bu genellikle bir filtrenin etkin olması durumunda olur.

Örneğin, yalnızca 50’nin üzerindeki satışları gösteren bir filtre ayarlamış olabilirsiniz. Ardından bir öğenin satışını 25’ten 130’a güncellersiniz, ancak yine de raporda görünmez. Bunun nedeni, filtrenin görünümü engellemesidir:

• Şuraya gidin: Data > Remove filter’a tıklayarak filtreyi kapatın.
• PivotTable’ınızı kontrol ederek güncellenen girdinin artık göründüğünü doğrulayın.
• Her şey doğru görünüyorsa ve hâlâ gerekiyorsa filtrenizi yeniden uygulayın.

Filtreyi kapatıp tekrar açtığınızda, Google E-Tablolar’ın verilerinizi yeniden kontrol etmesini ve en güncel değerleri göstermesini sağlarsınız.

Son Düşünceler 

Hızlı bir yenileme her şeyi değiştirebilir. Raporlarınızı doğru tutar ve gördüğünüz sayıların en güncel verilerinizi yansıttığından emin olmanızı sağlar.

Tablolarınızı elle güncelleyebilir, bir kısayol kullanabilir veya zamandan tasarruf etmek için otomasyon kurabilirsiniz. Becerilerinizi bir adım öteye taşımak isterseniz, özel kurslarımıza kaydolmayı unutmayın. Data Analysis in Excel ve Introduction to Power Query in Excel kurslarımızı öneririm.