Excel Copilot：示例教程

假设团队里有人请您写个简单的 Excel 公式，或基于某个表做一张图表。但您盯着一堆行和列，却完全不知道从哪里开始。 

这会让人沮丧，尤其是当您知道要做什么，却不知道怎么做的时候。

这正是微软推出 Excel Copilot 的原因——一个帮助您高效完成工作的 AI 助手。在本指南中，我将带您完成 Copilot 的设置，并演示如何用它处理常见的 Excel 任务。看过它的实际效果后，您就会明白为什么它正迅速成为人们使用 Excel 的重要一环。

什么是 Excel Copilot？

Microsoft Excel Copilot 是一款 AI 工具，允许您用简单的自然语言来处理数据，而不是依赖复杂的公式。

Excel 中的 Copilot。图片来源：作者。

例如，您可以说“按地区显示总销售额”或“为每月营收创建一张图表”，Copilot 会替您完成。

这并不意味着它会取代 Excel 专家；它只是让他们的工作更高效。Copilot 使用的仍是您已熟悉的 Excel 工具——公式、表格、图表——但它会替您搭建好。您依然能看到一切是如何运作的，只是不必手动设置。

与 快速填充或“分析数据”等聚焦单一任务的功能不同，Copilot 将许多 Excel 功能整合到一个对话式助手中。这意味着您只需告诉它要做什么，它就会替您完成任务——无论是清洗数据、分析趋势，还是创建可视化。

如何将 Copilot 添加到 Excel

下面看看如何在 Excel 中使用 Copilot。

步骤 1：订阅 Microsoft 365

Copilot 不包含在免费版或一次性购买的 Excel 中。您需要订阅包含 Copilot 的 Microsoft 365 计划：

• 个人用户：Microsoft 365 Personal 或 Family，需加购 Copilot Pro 附加组件。
• 企业与组织：Microsoft 365 Business Basic、Business Standard、Business Premium。

根据您的需要，获取相应计划的方法如下：

1. 前往 微软网站，并使用您用于 Excel 的同一账户登录。
2. 在“订阅”下，您会看到当前的 Microsoft 365 计划。
3. 若不包含 Copilot，请升级到合适的计划。

步骤 2：安装 Excel 365

订阅正确计划后，安装最新的 Excel 365 桌面应用，或使用 Excel 网页版。网页版便于快速访问，而桌面版为大型任务提供完整功能。

然后，用您的 Microsoft 365 账户登录。

步骤 3：访问 Copilot

登录后，Excel 顶部功能区的“开始”选项卡会出现 Copilot 图标。如果没有，请确保 Excel 已更新、已使用 Microsoft 365 账户登录，且您的文件已保存到 OneDrive 或 SharePoint。

如何在 Excel 中使用 Copilot

完成设置后，看看如何开始与 Copilot 协作。

步骤 1：打开云端保存的工作簿

由于 Copilot 仅适用于保存到 OneDrive 或 SharePoint 的 Excel 文件，您可能最初会看到 Copilot 呈灰色不可用。那是因为文件尚未保存到 OneDrive 或 SharePoint。

要解决：转到“文件” > “另存为” > “OneDrive”，并在那里保存一份副本。

提示：保存到 OneDrive 后，您所做的任何更改都会自动同步。

步骤 2：启用 Copilot 并将数据转换为表格

Copilot 仅适用于表格格式的数据。因此请先将数据转换为表格：

• 选择数据范围。

• 在 Windows 上按 Ctrl + T，或在 Mac 上按 Command + T（或转到“插入”选项卡并点击“表格”）。

• 如果首行包含列名，请勾选“我的表具有标题”。

数据格式化完成后，点击“开始”功能区上的 Copilot 图标。若看到下拉菜单，请从中选择“应用技能”（App Skills）。

在 Excel 中找到 Copilot 图标。图片来源：作者。

Excel 右侧会出现一个面板。这就是您与 Copilot 对话的地方。

Excel 中的 Copilot 面板。图片来源：作者。

步骤 3：输入提示或选择建议

现在，在 Copilot 面板中，您可以输入提示语，或从推荐选项中选择。

例如，我想在新列中计算 70% 的营收，所以我输入了以下提示：

Add a column showing profit if cost is 70% of revenue.技术支持

使用 Copilot 的提示计算利润。图片来源：作者。

步骤 4：检查并应用结果

此时，Copilot 会在面板中显示结果。将鼠标悬停在“插入列”按钮上可预览结果。满意后，点击它将结果添加到表格中。

预览并将结果添加到表格。图片来源：作者。

步骤 5：浏览提示类别

Excel 中的 Copilot 提供提示库，帮助您找到现成思路。点击 Copilot 聊天窗口右下角的“查看提示”按钮即可打开。

在这里，您会看到不同的提示类别，如创建、理解、编辑、询问，等：

您可以探索各个类别，查看 Copilot 能做什么：

Copilot 提示库。图片来源：作者。

Copilot 在 Excel 中的实用场景

下面看看 Copilot 如何帮助完成日常任务，例如财务分析、清洗脏数据、创建可视化，甚至是基础自动化。

财务分析

财务分析师会查看营收、支出、利润等数字，以了解企业经营状况。它会回答如下问题：

• 公司是在盈利还是在亏损？
• 是否有能力投资或招聘更多人员？
• 与去年或竞争对手相比如何？

假设我想计算利润率百分比，但我不是财务分析师，不知道公式。我输入了以下提示：

Add another column that shows profit margin as a percentage.技术支持

按下回车后，Copilot 会生成结果。它会显示用于计算的公式，并给出结果列。满意后，点击“插入列”按钮将其添加到表格中。

通过 Copilot 提示计算利润率。图片来源：作者。

数据清洗与整理

在分析或可视化数据之前，通常需要做些清洗。比如姓名在一个列里、日期格式不一致、存在多余空格或重复值等。

和数据打交道的人都会清洗并整理这些不一致的数据——市场人员、分析师、财务团队，甚至小企业主。而这正是 Copilot 表现惊喜的任务之一。

假设我想通过拆分“全名”（Full Name）列为多个列来整理表格。对此，我会使用以下提示：

Split the Full Name column into two new columns: First Name and Last Name技术支持

然后，Copilot 会分析数据，识别名与姓之间的空格，并显示两个新列的预览。接着点击“插入列”并填充新列。

使用 Copilot 将姓名拆分为独立列。图片来源：作者。

数据可视化

当数据清洗并整理好后，您可能希望对其进行可视化，因为图表能比一行行数字更快地帮助您发现趋势、比较表现。

我想要一张柱状图，显示每位员工在各自月份的销售表现。所以我向 Copilot 提问：

Create a bar chart showing each employee’s sales performance for their respective month.技术支持

Copilot 会自动应用 Excel 的“插入 > 推荐的图表”逻辑，并通过类似数据透视的计算对数据进行分组。它随后给出一张干净、可直接使用的图表，而无需您手动搭建数据透视。

使用 Copilot 提示可视化数据。图片来源：作者。

自动化与 VBA

有时，您还需要 Excel 超越公式和图表，真正自动执行一些事情。这通常需要通过VBA（Visual Basic for Applications）进行自动化。

即使您不会编程，Copilot 也能为您编写 VBA。比如，我想把“销售额”（Sales）高于“目标”（Target）的每一行以浅绿色高亮显示。于是我让 Copilot：

Write a VBA macro that highlights any row where the Sales amount is greater than the Target amount in light green.技术支持

Copilot 会立即生成代码。但它不会自动应用，您需要自行运行。方法如下：

• 按 Alt + F11 打开 VBA 编辑器。

• 转到“插入 > 模块”，然后粘贴 Copilot 生成的代码。

• 点击绿色的“运行”按钮以应用宏。

使用 Copilot 创建 VBA 宏。图片来源：作者。

适用于 Excel 任务的优质 Copilot 提示

下面提供一些可直接复制粘贴到 Copilot 中的现成提示，您可按需使用：

公式

用于基础计算，您可以使用这些提示：

• 添加一列，计算第一季度和第二季度的总营收。
• 显示哪些项目的利润率高于平均水平。
• 计算各地区的年初至今销售额。
• 添加一列，用“售出数量 × 单价”。
• 求各部门的月均支出。

分析

用于数据分析，可尝试这些提示：

• 按地区汇总季度销售额。
• 高亮标出营收前 10% 的表现者。
• 找出营收较上月下滑的月份。
• 按产品类别汇总总利润。

可视化

要可视化数据，可测试以下提示：

• 创建柱状图，比较各部门的月度营收。
• 制作柱形图，比较各地区的总支出。
• 插入产品利润占比的饼图。

自动化

要实现任务自动化，可按需使用这些提示：

• 编写 VBA 代码，隐藏除当前工作表外的所有工作表。
• 创建宏，将表头设置为加粗且为蓝色。
• 编写 VBA 代码，隐藏除当前工作表外的所有工作表。
• 编写 VBA 脚本，仅筛选显示大于 10,000 的销售额。

注意：请根据您的需求和数据集微调这些提示。

Excel Copilot 的优势

既然您已经了解了使用 Copilot 的常见方式，来看它为何值得一试：

自然语言命令

借助 Copilot，您可以像与人交流那样与 Excel 对话。无需记住复杂的公式或工具。您只需写下诸如“计算‘利润’列之和”或“制作月度营收图表”之类的命令，Copilot 就能理解您的意思。

随后它会自动为您创建合适的公式、图表或表格。

更快的工作流程

您可以更快完成工作。无需手动花时间清洗数据、设置格式或构建报告，直接告诉 Copilot 要做什么即可。

它可以在数秒内去重、填补缺失值、整理数据，甚至创建摘要。对于大型工作表，这能为您节省大量时间与精力。

适用于各个技能水平

Copilot 面向所有人。如果您是 Excel 新手，不懂公式，也能轻松上手、不至于不知所措。即便您已很有经验，它也能处理枯燥重复的部分，加速您的工作。

在做中学

每次 Copilot 帮助您时，也会展示其工作方式。您能看到它使用的公式或步骤，从而在工作中学习。

久而久之，您会通过观察 Copilot 的做法，更深入地理解 Excel。这是一个务实、简单的方式，一边完成任务，一边提升 Excel 技能。

Copilot 常见问题排查

下面分解一些您在使用 Copilot 时可能遇到的常见问题及其解决方法：

响应缓慢或不完整

如果 Copilot 给出的答案不完整，通常意味着文件过大或问题过于笼统。因此，如果您的文件包含大量行或列，建议在再次询问 Copilot 前先筛选或汇总数据。

提升结果质量

有时 Copilot 无法生成响应并报错。

为避免这种情况，请确保您的提示清晰具体。提及列名和要达成的目标，例如“添加一列，用营收减去支出来计算利润”。提供的上下文越充分，结果就越准确。

Copilot 在 Microsoft 365 中的整合方式

Copilot 并不局限于 Excel。它还适用于 Word、PowerPoint、Outlook 和 Teams。您无需切换工具或重新输入细节。无论在 Microsoft 365 的何处，Copilot 都能理解您的文件、数据和对话。

当您在 Excel 中生成洞见后，可以直接将其带入 Word 或 PowerPoint。

例如，在 Copilot 分析 Excel 中的销售数据后，您可以转到 Word，让它基于这些洞见起草报告。随后在 PowerPoint 中，Copilot 能将该报告转换为包含图表与摘要的简短演示文稿，全部沿用同一份数据。

所有内容都通过 Microsoft Graph 保持关联——这是幕后数据层，使您的数据在各应用间保持一致，让一切如同在单一工作空间中运行。

Excel Copilot 的局限

尽管 Excel Copilot 优势明显，但在使用前，仍有一些限制需要了解。

存储要求

Copilot 只能处理约两百万个单元格。如果您的工作簿超过此规模，可能需要在使用 Copilot 前将其拆分为更小的部分。

事实上，文件大小也会影响性能。

小型工作表几乎会即时响应，而大型工作表可能需要更长时间来处理或返回结果，尤其是在网络连接较慢时。

语言限制

Copilot 目前支持的语言数量有限，如英语、西班牙语、法语、德语、意大利语、葡萄牙语、日语和中文。如果您的 Excel 界面或数据使用其他语言，Copilot 可能无法清晰理解您的指令。

任务限制

仍有一些任务是 Copilot 无法完成的。例如，它不能一次性应用多条条件格式规则，或直接比较两个独立的工作簿。

它也可能无法处理非常高级的宏或复杂的自定义脚本。遇到这种情况，您需要手动使用 Excel 的传统功能。

结语

随着 AI 在工作中的比重越来越大，Excel Copilot 是您抢占先机、让 Excel 变得前所未有轻松的机会。

既然您已经掌握基础，不妨开始自行探索。多问些不同问题，重写您的提示，看看 Copilot 如何响应。您会很快发现：越具体，结果越好。

您还可以通过我们的 Understanding Prompt Engineering 课程学习编写更出色的提示，从而更充分地利用 Copilot。