Excel Copilot: उदाहरणों के साथ एक ट्यूटोरियल

मान लीजिए आपकी टीम में कोई आपसे जल्दी से कोई Excel फ़ॉर्मूला लिखने या किसी तालिका से चार्ट बनाने को कहता है। लेकिन आप कतारों और स्तंभों को देख रहे हैं और समझ नहीं पा रहे कि शुरुआत कहाँ से करें। 

यह निराशाजनक लग सकता है, खासकर जब आपको पता हो कि क्या करना है लेकिन यह न पता हो कि कैसे करना है।

इसीलिए Microsoft ने Excel Copilot पेश किया—एक AI सहायक जो आपको कुशलता से काम निपटाने में मदद करता है। इस गाइड में, मैं आपको बताऊँगा कि Copilot कैसे सेट करें और इसे आम Excel कार्य संभालने के लिए कैसे उपयोग करें। जब आप इसे काम करते हुए देखेंगे, तो समझ जाएँगे कि यह क्यों तेजी से Excel में लोगों के काम करने का अहम हिस्सा बनता जा रहा है।

Excel Copilot क्या है?

Microsoft Excel Copilot एक AI टूल है जो आपको जटिल फ़ॉर्मूलों की बजाय सरल, स्वाभाविक भाषा से डेटा के साथ काम करने देता है। 

Excel में Copilot। चित्र: लेखक।

उदाहरण के लिए, आप कह सकते हैं, “क्षेत्र के अनुसार कुल बिक्री दिखाएँ” या “मासिक राजस्व के लिए चार्ट बनाइए,” और Copilot यह आपके लिए कर देगा।

इसका मतलब यह नहीं कि यह Excel विशेषज्ञों की जगह ले लेगा; यह केवल उनके काम को अधिक कुशल बनाता है। Copilot वही Excel टूल्स—फ़ॉर्मूले, टेबल, चार्ट—का उपयोग करता है जिन्हें आप पहले से जानते हैं, बस उन्हें आपके लिए बना देता है। आप फिर भी देखते हैं कि सब कैसे काम कर रहा है, बस मैनुअल सेटअप के बिना।

Flash Fill या Analyze Data जैसी सुविधाएँ जहाँ एकल कार्यों पर केंद्रित हैं, Copilot Excel की कई क्षमताओं को एक संवादात्मक सहायक में जोड़ता है। इसका मतलब है कि आप बस इसे निर्देश देते हैं कि क्या करना है, और यह आपके लिए काम कर देता है—चाहे वह डेटा की सफाई हो, रुझानों का विश्लेषण हो, या विज़ुअल बनाना हो।

Excel में Copilot कैसे जोड़ें

आइए देखें कि आप Excel में Copilot कैसे सेट कर सकते हैं।

चरण 1: Microsoft 365 सदस्यता प्राप्त करें

Copilot, Excel के मुफ्त या एकमुश्त खरीद वाले संस्करणों में शामिल नहीं है। आपको ऐसा Microsoft 365 प्लान लेना होगा जिसमें Copilot शामिल हो:

• व्यक्तियों के लिए: Microsoft 365 Personal या Family, Copilot Pro ऐड-ऑन के साथ। 
• बिज़नेस और संगठनों के लिए: Microsoft 365 Business Basic, Business Standard, और Business Premium।

अब, अपनी ज़रूरत के अनुसार इनमें से कोई प्लान लेने का तरीका यह है:

1. जाएँ Microsoft वेबसाइट पर, और उसी खाते से साइन इन करें जिसका आप Excel के लिए उपयोग करते हैं। 
2. Subscriptions के तहत, आप अपना वर्तमान Microsoft 365 प्लान देखेंगे। 
3. यदि Copilot शामिल नहीं है, तो उपयुक्त प्लान में अपग्रेड करें।

चरण 2: Excel 365 इंस्टॉल करें

सही प्लान की सदस्यता लेने के बाद, नवीनतम Excel 365 डेस्कटॉप ऐप इंस्टॉल करें या Excel वेब ऐप का उपयोग करें। वेब ऐप त्वरित एक्सेस के लिए अच्छा है, जबकि डेस्कटॉप संस्करण बड़े कार्यों के लिए पूर्ण कार्यक्षमता देता है।

इसके बाद, अपने Microsoft 365 खाते से साइन इन करें।

चरण 3: Copilot तक पहुँचें

अब जब आप साइन इन कर चुके हैं, तो Copilot आइकन Excel के शीर्ष रिबन में Home टैब पर दिखाई देगा। यदि यह नहीं दिखता है, तो सुनिश्चित करें कि आपका Excel ऐप अपडेटेड है, आप अपने Microsoft 365 खाते से साइन इन हैं, और आपकी फ़ाइल OneDrive या SharePoint में सहेजी गई है।

Excel में Copilot का उपयोग कैसे करें

अब जब आपने Copilot सेट कर लिया है, तो देखें कि इसके साथ काम कैसे शुरू करें।

चरण 1: क्लाउड में सहेजी गई वर्कबुक खोलें

क्योंकि Copilot केवल OneDrive या SharePoint में सहेजी गई Excel फ़ाइलों के साथ काम करता है, शुरुआत में आपका Copilot ग्रे दिख सकता है। ऐसा इसलिए है क्योंकि फ़ाइल OneDrive या SharePoint में सहेजी नहीं गई है।

इसे ठीक करने के लिए: File > Save As > OneDrive पर जाएँ और वहाँ एक प्रति सहेजें।

सुझाव: OneDrive में सहेजने के बाद, आपकी सभी बदली हुई चीजें स्वतः सिंक हो जाती हैं।

चरण 2: Copilot सक्रिय करें और डेटा को टेबल में बदलें

Copilot केवल टेबल-फॉर्मैट किए गए डेटा के साथ काम करता है। इसलिए पहले अपने डेटा को टेबल में बदलें:

• अपने डेटा रेंज का चयन करें।

• Windows पर Ctrl + T या Mac पर Command + T दबाएँ (या Insert टैब में जाएँ और Table पर क्लिक करें)।

• यदि आपकी पहली पंक्ति में कॉलम के नाम हैं, तो My table has headers वाले बॉक्स की पुष्टि करें।

डेटा फॉर्मैट हो जाने के बाद, Home रिबन पर Copilot आइकन पर क्लिक करें। यदि ड्रॉपडाउन दिखे, तो वहाँ से App Skills चुनें। 

Excel में Copilot आइकन का स्थान। चित्र: लेखक।

Excel के दाएँ तरफ एक पैनल दिखाई देगा। यहीं आप Copilot से चैट करेंगे।

Excel में Copilot पैनल। चित्र: लेखक।

चरण 3: प्रॉम्प्ट दर्ज करें या सुझाव चुनें

अब Copilot पैनल में, आप या तो कोई प्रॉम्प्ट टाइप कर सकते हैं या चाहें तो सुझाए गए विकल्पों में से चुन सकते हैं। 

उदाहरण के लिए, मैं नए कॉलम में राजस्व का 70% निकालना चाहता हूँ, तो मैंने यह प्रॉम्प्ट दर्ज किया:

Add a column showing profit if cost is 70% of revenue.संचालित द्वारा

Copilot के प्रॉम्प्ट से लाभ की गणना करें। चित्र: लेखक।

चरण 4: परिणामों की समीक्षा करें और लागू करें

अब Copilot पेन में परिणाम दिखाता है। परिणाम का पूर्वावलोकन करने के लिए Insert column बटन पर होवर करें। संतुष्ट होने पर, परिणाम तालिका में जोड़ने के लिए उस पर क्लिक करें। 

पूर्वावलोकन करें और परिणाम तालिका में जोड़ें। चित्र: लेखक।

चरण 5: प्रॉम्प्ट श्रेणियाँ देखें

Excel में Copilot में एक प्रॉम्प्ट गैलरी है जो आपको रेडीमेड आइडियाज़ खोजने में मदद करती है। इसे खोलने के लिए Copilot चैट के दाएँ नीचे View prompts बटन पर क्लिक करें।

यहाँ आपको अलग-अलग प्रॉम्प्ट श्रेणियाँ मिलेंगी, जैसे Create, Understand, Edit, Ask, आदि: 

आप हर श्रेणी को देखकर समझ सकते हैं कि Copilot क्या-क्या कर सकता है: 

Copilot प्रॉम्प्ट गैलरी। चित्र: लेखक।

Excel में Copilot के व्यावहारिक उपयोग

आइए देखें कि Copilot रोज़मर्रा के कार्यों—जैसे वित्तीय विश्लेषण, गंदे डेटा की सफाई, विज़ुअल बनाना और यहाँ तक कि बेसिक स्वचालन—में कैसे मदद कर सकता है।

वित्तीय विश्लेषण

वित्तीय विश्लेषक, राजस्व, खर्च और मुनाफ़े जैसी संख्याओं को देखकर समझते हैं कि व्यवसाय कैसा कर रहा है। यह इन सवालों के जवाब देता है:

• क्या कंपनी मुनाफ़ा कमा रही है या घाटे में है?
• क्या वह निवेश करने या और लोगों को नियुक्त करने में सक्षम है?
• यह पिछले साल या प्रतिस्पर्धियों की तुलना में कैसा है?

मान लीजिए मैं प्रॉफिट मार्जिन प्रतिशत निकालना चाहता हूँ, लेकिन मैं वित्तीय विश्लेषक नहीं हूँ, इसलिए मुझे फ़ॉर्मूला नहीं पता। मैंने यह प्रॉम्प्ट दर्ज किया: 

Add another column that shows profit margin as a percentage.संचालित द्वारा

Enter दबाने के बाद Copilot परिणाम जनरेट करता है। यह गणना के लिए फ़ॉर्मूला दिखाता है और परिणाम वाला कॉलम भी देता है। संतुष्ट होने पर, इसे तालिका में जोड़ने के लिए Insert column पर क्लिक करें।

Copilot प्रॉम्प्ट से प्रॉफिट मार्जिन निकालें। चित्र: लेखक।

डेटा की सफाई और संगठन

डेटा का विश्लेषण या विज़ुअल बनाने से पहले, उसे थोड़ी सफाई की ज़रूरत होती है। हो सकता है कि नाम एक ही कॉलम में हों, तारीखें मेल न खाती हों, या अतिरिक्त स्पेस और डुप्लिकेट्स हों।

जो भी लोग डेटा के साथ काम करते हैं—मार्केटर, विश्लेषक, वित्त टीम और छोटे कारोबारी—वे ऐसे असंगत डेटा को साफ और व्यवस्थित करते हैं। और यह उन कार्यों में से है जिन्हें Copilot हैरानीजनक रूप से अच्छा संभालता है।

मान लीजिए मैं तालिका को इस तरह व्यवस्थित करना चाहता हूँ कि Full Name कॉलम को अलग-अलग कॉलम में बाँट दूँ। इसके लिए, मैं यह प्रॉम्प्ट उपयोग करूँगा: 

Split the Full Name column into two new columns: First Name and Last Nameसंचालित द्वारा

अब Copilot डेटा का विश्लेषण करेगा, पहले और आख़िरी नाम के बीच स्पेस का पता लगाएगा, और दो नए कॉलम का पूर्वावलोकन दिखाएगा। अगला कदम, Insert columns पर क्लिक करें और नए कॉलम भरें।

Copilot की मदद से नामों को अलग कॉलम में बाँटें। चित्र: लेखक।

डेटा विज़ुअलाइज़ेशन

जब आपका डेटा साफ और व्यवस्थित हो जाए, तो आप उसे विज़ुअलाइज़ करना चाहेंगे, क्योंकि चार्ट्स, रुझानों को पहचानने और प्रदर्शन की तुलना करने में संख्याओं की पंक्तियों से कहीं तेज़ मदद करते हैं।  

मैं एक बार चार्ट चाहता था जो हर कर्मचारी के मासिक बिक्री प्रदर्शन को दिखाए। तो मैंने Copilot से पूछा:

Create a bar chart showing each employee’s sales performance for their respective month.संचालित द्वारा

Copilot स्वतः Excel के Insert > Recommended Charts लॉजिक को लागू करता है और डेटा को पिवट जैसी गणनाओं से समूहित करता है। फिर इसने बिना मैनुअल पिवट सेटअप के एक साफ, उपयोग के लिए तैयार चार्ट दे दिया।

Copilot प्रॉम्प्ट से डेटा को विज़ुअलाइज़ करें। चित्र: लेखक।

स्वचालन और VBA

कभी-कभी आपको Excel से फ़ॉर्मूलों और चार्ट्स से आगे बढ़कर कुछ काम अपने आप करवाने की ज़रूरत होती है। और यह केवल VBA (Visual Basic for Applications) से स्वचालन के साथ ही संभव था।

भले ही आपको कोडिंग न आती हो, Copilot आपके लिए VBA लिख सकता है। उदाहरण के लिए, मैं हर उस पंक्ति को हाइलाइट करना चाहता था जहाँ Sales, Target से अधिक हो। तो मैंने Copilot से कहा:

Write a VBA macro that highlights any row where the Sales amount is greater than the Target amount in light green.संचालित द्वारा

Copilot तुरंत कोड जनरेट करता है। लेकिन यह स्वतः लागू नहीं होता, इसलिए आपको इसे स्वयं चलाना होगा। इसे ऐसे चलाएँ:

• VBA एडिटर खोलने के लिए Alt + F11 दबाएँ।

• Insert > Module में जाएँ, फिर Copilot द्वारा बनाया गया कोड पेस्ट करें।

• मैक्रो लागू करने के लिए हरे रंग के Run बटन पर क्लिक करें।

Copilot से VBA मैक्रो बनाइए। चित्र: लेखक।

Excel कार्यों के लिए श्रेष्ठ Copilot प्रॉम्प्ट्स

अब कुछ तैयार-उपयोग प्रॉम्प्ट्स देखते हैं जिन्हें आप अपनी ज़रूरत के अनुसार Copilot में कॉपी-पेस्ट कर सकते हैं: 

फ़ॉर्मूले

बेसिक गणनाओं के लिए, आप ये प्रॉम्प्ट्स उपयोग कर सकते हैं:  

• एक कॉलम जोड़ें जो Q1 और Q2 के लिए कुल राजस्व की गणना करे।
• वे प्रोजेक्ट दिखाएँ जिनका प्रॉफिट मार्जिन औसत से अधिक है।
• प्रत्येक क्षेत्र के लिए वर्ष-से-आज तक की बिक्री की गणना करें।
• एक नया कॉलम जोड़ें जो Units Sold को Unit Price से गुणा करे।
• प्रत्येक विभाग के लिए औसत मासिक खर्च निकालें।

विश्लेषण

डेटा विश्लेषण के लिए, ये प्रॉम्प्ट आज़माएँ: 

• तिमाही बिक्री को क्षेत्रवार संक्षेपित करें।
• राजस्व के आधार पर शीर्ष 10% प्रदर्शनकर्ताओं को हाइलाइट करें।
• वे महीने ढूँढें जहाँ राजस्व पिछले महीने की तुलना में घटा।
• उत्पाद श्रेणी के अनुसार कुल मुनाफ़े का सारांश बनाएँ।

विज़ुअलाइज़ेशन

डेटा को विज़ुअलाइज़ करने के लिए, ये प्रॉम्प्ट्स जाँचें: 

• महीनेवार राजस्व की विभागों के बीच तुलना करने वाला बार चार्ट बनाएँ।
• क्षेत्रवार कुल खर्च की तुलना करने वाला कॉलम चार्ट बनाएँ।
• उत्पाद के अनुसार लाभ हिस्सेदारी का पाई चार्ट डालें।

स्वचालन

कार्य स्वचालित करने के लिए, आपकी ज़रूरत के अनुसार ये प्रॉम्प्ट काम आएँगे: 

• ऐसा VBA कोड लिखें जो वर्तमान शीट को छोड़कर बाकी सभी शीट्स छुपा दे।
• ऐसा मैक्रो बनाएँ जो हेडर को बोल्ड और नीले रंग में फ़ॉर्मेट करे।
• ऐसा VBA कोड लिखें जो वर्तमान शीट को छोड़कर बाकी सभी शीट्स छुपा दे।
• ऐसा VBA स्क्रिप्ट लिखें जो तालिका को फ़िल्टर कर केवल 10,000 से अधिक बिक्री दिखाए।

नोट: इन प्रॉम्प्ट्स को अपनी ज़रूरतों और डेटा सेट के अनुसार समायोजित करें।

Excel Copilot के लाभ

अब जब आप Copilot के आम तरीकों को जान चुके हैं, देखें कि इसे आज़माने लायक क्या बनाता है: 

स्वाभाविक भाषा के आदेश

Copilot के साथ, आप Excel से ऐसे बात कर सकते हैं जैसे किसी व्यक्ति से करते हैं। आपको जटिल फ़ॉर्मूले या टूल्स याद रखने की ज़रूरत नहीं। बस “Profit कॉलम का योग निकालें” या “मासिक राजस्व का चार्ट बनाएँ” जैसा निर्देश लिखें, और Copilot आपकी बात समझ लेगा। 

इसके बाद यह स्वतः आपके लिए सही फ़ॉर्मूला, चार्ट या टेबल बना देता है।

तेज़ वर्कफ़्लो

आप अपना काम कहीं तेज़ी से पूरा कर सकते हैं। डेटा साफ करने, सेल फ़ॉर्मेट करने या रिपोर्ट हाथ से बनाने में समय खर्च करने के बजाय, आप Copilot को बता सकते हैं कि क्या करना है। 

यह डुप्लिकेट हटाने, मिसिंग वैल्यू भरने, डेटा व्यवस्थित करने या सेकंडों में सारांश बनाने तक कर सकता है। यह खासकर बड़े स्प्रेडशीट्स के साथ आपका बहुत समय और मेहनत बचाता है।

हर कौशल स्तर के लिए सुलभ

Copilot सभी के लिए बना है। यदि आप Excel में नए हैं और फ़ॉर्मूले नहीं जानते, तो भी आप बिना बोझिल महसूस किए आसानी से सहज हो सकते हैं। और यदि आप पहले से अनुभवी हैं, तो यह नीरस, दोहराए जाने वाले हिस्सों को संभालकर आपके काम की रफ़्तार बढ़ाता है।

करते-करते सीखना

जब भी Copilot आपकी मदद करता है, वह यह भी दिखाता है कि चीज़ें कैसे काम करती हैं। आप उसके उपयोग किए गए फ़ॉर्मूले या स्टेप्स देख सकते हैं, ताकि काम करते-करते सीख सकें। 

समय के साथ, आप केवल यह देखकर Excel को बेहतर समझने लगेंगे कि Copilot क्या करता है। इसलिए, यह अपने कार्य पूरे करते हुए Excel कौशल बनाने का व्यावहारिक और सरल तरीका है।

Copilot की आम समस्याएँ और समाधान

आइए Copilot के साथ आने वाली कुछ आम समस्याओं और उनके समाधान को समझें:  

धीमी या अधूरी प्रतिक्रियाएँ

यदि Copilot अधूरे जवाब देता है, तो आमतौर पर इसका मतलब होता है कि फ़ाइल बहुत बड़ी है या आपका प्रश्न बहुत सामान्य है। तो, यदि आपकी फ़ाइल में बहुत सारी पंक्तियाँ या कॉलम हैं, तो Copilot से दोबारा पूछने से पहले डेटा को फ़िल्टर या संक्षेपित करने की कोशिश करें। 

परिणाम बेहतर बनाना

कभी-कभी Copilot आपकी प्रतिक्रिया जनरेट करने में विफल रहता है और त्रुटि दिखाता है। 

इसे टालने के लिए, सुनिश्चित करें कि आपके प्रॉम्प्ट स्पष्ट और विशिष्ट हों। कॉलम के नाम और अपना लक्ष्य ज़रूर बताएँ, जैसे “Revenue माइनस Expense का उपयोग करके मुनाफ़ा निकालने के लिए एक कॉलम जोड़ें।” जितना अधिक संदर्भ देंगे, परिणाम उतने ही सटीक होंगे।

Microsoft 365 में Copilot का एकीकरण कैसे होता है

Copilot केवल Excel तक सीमित नहीं है। यह Word, PowerPoint, Outlook और Teams में काम करता है। आपको टूल्स बदलने या विवरण दोबारा दर्ज करने की ज़रूरत नहीं। Microsoft 365 में जहाँ भी आपकी फ़ाइलें, डेटा और बातचीत हैं, Copilot उन्हें समझता है।

जब आप Excel में इनसाइट्स बनाते हैं, तो उन्हें सीधे Word या PowerPoint में ले जा सकते हैं। 

उदाहरण के लिए, Excel में Copilot से बिक्री डेटा का विश्लेषण कराने के बाद, आप Word में जाकर उससे उन इनसाइट्स का उपयोग कर रिपोर्ट का मसौदा तैयार करने को कह सकते हैं। फिर PowerPoint में, Copilot उसी डेटा का उपयोग करते हुए उस रिपोर्ट को चार्ट्स और सारांशों वाली संक्षिप्त प्रस्तुति में बदल सकता है।

यह सब Microsoft Graph के जरिए जुड़ा रहता है, जो परदे के पीछे एक डेटा लेयर है जो आपके डेटा को ऐप्स में सुसंगत रखता है, ताकि सब कुछ एक ही वर्कस्पेस की तरह काम करे।

Excel Copilot की सीमाएँ

भले ही Excel Copilot के कई लाभ हैं, फिर भी कुछ सीमाएँ हैं जिन्हें उपयोग से पहले जानना चाहिए।

स्टोरेज आवश्यकताएँ

Copilot लगभग बीस लाख सेल तक ही प्रोसेस कर सकता है। यदि आपकी वर्कबुक इससे बड़ी है, तो Copilot का उपयोग करने से पहले उसे छोटे हिस्सों में बाँटना पड़ सकता है। 

वास्तव में, आकार प्रदर्शन को भी प्रभावित कर सकता है। 

छोटी स्प्रेडशीट्स लगभग तुरंत प्रतिक्रिया देती हैं, जबकि बड़ी फ़ाइलों में प्रोसेस या परिणाम लौटाने में अधिक समय लग सकता है, विशेषकर यदि आपका इंटरनेट कनेक्शन धीमा हो।

भाषा संबंधी सीमाएँ

Copilot वर्तमान में सीमित भाषाओं का समर्थन करता है, जैसे अंग्रेजी, स्पेनिश, फ़्रेंच, जर्मन, इटालियन, पुर्तगाली, जापानी और चीनी। यदि आपका Excel इंटरफ़ेस या डेटा किसी अन्य भाषा में है, तो Copilot आपके आदेशों को स्पष्ट रूप से समझ नहीं पाएगा। 

कार्य-सम्बंधी सीमाएँ

अभी भी कुछ कार्य ऐसे हैं जो Copilot नहीं कर सकता। उदाहरण के लिए, यह एक साथ कई conditional formatting नियम लागू नहीं कर सकता या सीधे दो अलग-अलग वर्कबुक्स की तुलना नहीं कर सकता। 

यह बहुत उन्नत मैक्रोज़ या जटिल कस्टम स्क्रिप्ट भी संभाल नहीं सकता। ऐसे मामलों में, आपको Excel की पारंपरिक सुविधाओं का मैनुअल उपयोग करना होगा।

अंतिम विचार 

जैसे-जैसे AI हमारे काम का बड़ा हिस्सा बनता जा रहा है, Excel Copilot आपके लिए आगे बढ़ने और Excel को पहले से आसान बनाने का मौका है। 

अब जब आप बुनियादी बातें जानते हैं, तो इसे स्वयं एक्सप्लोर करना शुरू करें। अलग-अलग सवाल पूछें, अपने प्रॉम्प्ट्स को दोबारा लिखें, और देखें Copilot कैसे प्रतिक्रिया देता है। आप जल्दी ही देखेंगे कि जितना अधिक विशिष्ट होंगे, उतने बेहतर परिणाम मिलेंगे।

आप बेहतर प्रॉम्प्ट लिखना भी सीख सकते हैं और हमारे Understanding Prompt Engineering पाठ्यक्रम के साथ Copilot से और अधिक लाभ उठा सकते हैं।