Excel에서 변경 내용 추적하기: 편집 보기 및 복원

Excel에서 변경 내용을 추적하는 방법은 하나만 있는 것이 아닙니다. 어떤 방법을 쓸지는 통합 문서가 어디에 저장되어 있는지, 어떻게 공유하고 있는지에 따라 달라집니다. 예를 들어 OneDrive에 저장된 파일과 이메일 첨부파일로 주고받는 파일은 동작이 다릅니다.

이 가이드에서는 상황에 맞는 올바른 방법을 선택할 수 있도록 도와드립니다. 최근 편집 내용을 확인하고 문제가 생겼을 때 이전 버전으로 복원하는 방법, 그리고 공유 통합 문서에서 누가 무엇을 바꿨는지 정확히 확인하는 방법을 배웁니다. 

변경 내용 추적의 최적 방법 선택하기

Excel에서 변경 내용을 추적하는 방법은 여러 가지가 있으며, 상황에 따라 어떤 방법을 사용할지에 대한 개요는 다음과 같습니다:  

각 방법은 서로 다른 상황에 적합합니다:

• Show Changes: “이 숫자를 누가 바꿨지”, “이 셀에 전에는 뭐라고 되어 있었지” 같은 일상적인 질문에 유용합니다.
• Version History: 문제가 생겨 파일을 이전 시점으로 되돌려야 할 때 사용하세요.
• 공동 작업 기능: 특정 편집 하나보다는 전체적으로 누가 이 파일에서 작업해 왔는지에 관심이 있을 때 사용합니다. 

참고: 이러한 방법은 통합 문서가 OneDrive 또는 SharePoint에 저장된 경우에만 작동합니다. 파일을 이메일로 주고받거나 PC의 로컬 드라이브에 저장하면 작동하지 않습니다.

Track Changes (Legacy)는 위의 세 가지와 다릅니다. Microsoft는 더 이상 적극적으로 권장하지 않으며, 뒤에서 다룰 몇 가지 중요한 제한이 있습니다. 이 기능은 주로 해당 기능을 기반으로 만든 오래된 통합 문서로 여전히 작업하는 사용자를 위한 것입니다.

Show Changes로 최근 편집 내용 확인하기

Show Changes는 통합 문서에서 무엇이, 누가, 언제 바뀌었는지 정확히 보여주는 Excel의 기본 도구입니다. 파일이 OneDrive 또는 SharePoint에 저장되어 있으면 자동으로 작동합니다. 

다음은 창을 여는 방법과 읽는 법입니다:

1. 통합 문서를 엽니다. 파일이 OneDrive 또는 SharePoint에 저장되어 있는지 확인하세요. Show Changes는 PC에만 저장된 파일에서는 작동하지 않습니다.
2. 리본에서 검토(Review) 탭을 클릭합니다.
3. Show Changes를 클릭합니다.

화면 오른쪽에 창이 열립니다. 여기에 세부 정보가 표시됩니다.

창의 각 항목은 네 가지를 알려줍니다: 

• 변경된 셀 또는 범위
• 변경을 수행한 사람의 이름 
• 변경한 날짜
• 편집 전의 값. 숫자 대신 수식이 변경된 경우에는 패널의 See changes 를 클릭하면 이전 수식도 확인할 수 있습니다. 

Show Changes로 최근 편집 내용을 확인하세요. 이미지: 작성자.

이 기능은 셀 값과 수식의 변경만 추적합니다. 서식 변경, 차트 편집, 시트 이름 변경 등은 여기에 표시되지 않습니다.

참고: Show Changes 는 최근 60일 내의 활동만 다룹니다. 수개월 전의 변경을 찾고 싶다면 Version History 를 사용해야 하며, 다음에서 설명합니다. 

팁: 파일에서 작업하는 모든 사용자는 공동 작성(co-authoring)을 지원하는 Excel 버전을 사용해야 합니다. 즉 Microsoft 365, Excel for the web, Excel 2024, Excel 2021입니다. 누군가 구형 일회성 구매 버전의 Excel로 파일을 편집하면 본인뿐 아니라 모두의 변경 기록이 초기화될 수 있습니다.

Version History로 이전 버전 복원하기

Version History를 사용하면 통합 문서의 예전 저장본을 열어보고, 비교하고, 복원할 수 있습니다. 개별 편집을 보여주는 Show Changes와 달리, Version History는 시간이 지나며 자동으로 생성된 파일의 전체 스냅샷을 다룹니다. 

Windows용 Excel에서 여는 방법은 다음과 같습니다:

1. 왼쪽 위의 파일(File)을 클릭
2. 정보(Info) 클릭
3. Version History 클릭

또는 검토(Review) 탭 > Version History로 이동해도 됩니다.

패널이 열리면 이전 버전 목록이 타임스탬프와 저장한 사람의 이름과 함께 표시됩니다. 원하는 버전을 클릭해 열어보세요. 

그다음 두 개의 버튼을 볼 수 있습니다: 

• 사본 저장(Save a Copy): 해당 예전 버전을 새로운 파일로 저장합니다. 현재 통합 문서를 변경하지 않고 따로 살펴볼 수 있습니다. 
• 복원(Restore): 현재 통합 문서를 이 예전 버전으로 교체합니다. 이후의 변경 사항은 모두 사라집니다.

Version History로 통합 문서 전체 변경 내역 보기. 이미지: 작성자.

Mac에서는 파일(File) > Browse Version History 로 이동하세요.

Mac에서 버전 기록 탐색. 이미지: 작성자

브라우저에서 OneDrive 또는 SharePoint에서 바로 Version History 를 여는 것도 가능합니다. 방법은 다음과 같습니다: 

• Windows 탐색기를 엽니다. 
• OneDrive 폴더에서 파일을 찾습니다.
• 파일을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 Version History를 클릭합니다.

데스크톱 앱이 설치되어 있지 않아도 작동합니다.

Windows 탐색기에서 바로 Version History 확인. 이미지: 작성자. 

공유 통합 문서의 변경자 확인하기

셀을 편집할 때 Microsoft 365 계정으로 로그인되어 있던 사람이 나중에 Show Changes 나 Version History에 표시되는 이름입니다. 모든 사용자가 실제로 로그인하고 공동 작성을 지원하는 버전의 Excel을 사용해야만 이 기능이 동작합니다. 

로그인하지 않거나 오래된 Excel 버전을 사용해 편집한 경우, 이름이 전혀 표시되지 않을 수 있습니다.

셀 편집 기록 보기

앞서 Show Changes가 파일 전체의 기록을 보여준다는 것을 보았습니다. 하지만 특정 셀이나 선택한 범위에서 발생한 변경만 따로 볼 수도 있다는 점을 알고 계셨나요? 

이 변경을 보려면: 

• 셀 또는 셀 범위를 선택합니다. 
• 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하고 Show Changes를 선택합니다.

창에는 해당 셀의 편집만 표시되므로 다른 항목을 모두 스크롤할 필요가 없습니다.

파일 전체 대신 단일 셀 편집 보기. 이미지: 작성자.

전체 변경 로그를 열지 않고 특정 숫자를 누가 바꿨는지 같은 한 가지 사항을 가장 빠르게 확인할 수 있는 방법입니다.

주석과 메모 검토

주석과 메모는 무엇이 바뀌었는지 추적하지 않습니다. 대신 왜 변경되었는지 설명하거나, 다른 사람이 읽을 메모를 남길 수 있게 해줍니다.

• 메모는 셀에 붙이는 간단한 쪽지로, 답글을 달 수 없습니다. 
• 주석은 답글이 가능해 두 사람이 의견을 주고받아야 할 때 더 적합합니다.

주석을 보려면: 

• 검토(Review) 탭으로 이동
• 주석(Comment) 드롭다운 클릭
• Show Comments 선택

화면 오른쪽에 통합 문서의 모든 주석이 표시되는 패널이 열립니다.

주석이 있는 셀에는 모서리에 작은 색 표시가 있습니다. 패널을 열지 않아도 주석이 있음을 알 수 있는 표시입니다. 

Excel에서 주석 보기 및 추가. 이미지: 작성자.

그 셀을 클릭하거나 패널의 주석을 클릭하면 작성자, 내용, 작성 시점을 볼 수 있습니다.

바로 아래 “@mention 또는 답글” 상자를 사용해 곧바로 답글을 달 수 있습니다. 

리본에는 Excel이 두 기능을 별개로 취급하기 때문에 “주석(Comment)” 옆에 “메모(Notes)”가 별도의 버튼으로 있습니다.

Excel에서 메모 보기. 이미지: 작성자.

공동 작업 중 변경 내용 추적

여러 사람이 동시에 파일에서 작업하면 Excel이 이를 실시간으로 보여줍니다. 다른 사용자가 작업 중인 셀 근처에 작은 레이블이 표시되어, 같은 것을 동시에 편집하는 일을 방지합니다.

Excel의 공동 작업자. 이미지: 작성자.

레이블에는 보통 사람의 이름이 표시됩니다. 하지만 누군가 전체 Microsoft 365 계정으로 로그인하지 않고 게스트로 참여한 경우에는 Guest Contributor 같은 역할명이 표시될 수 있습니다. 어느 쪽이든 현재 그 셀에 다른 사람이 있다는 사실을 알려줍니다.

레거시 Track Changes 기능 사용하기

Track Changes는 셀에 색상과 작은 주석을 사용해 통합 문서에 이루어진 편집을 바로 표시합니다. 이는 Show Changes 와 Version History 가 도입되기 전 Excel의 옛 방식입니다. 이제 기본으로 리본에 보이지 않지만 필요하면 여전히 켤 수 있습니다.

Track Changes(레거시)는 Excel 데스크톱 앱에서만 작동합니다. Excel for the web에서는 어떤 방법으로도 사용할 수 없습니다.

켜는 방법은 다음과 같습니다:

1. 파일(File) > 옵션(Options)
2. 리본 사용자 지정(Customize Ribbon) 클릭
3. 오른쪽에서 검토(Review) 찾기
4. 해당 항목을 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 새 그룹 추가(Add New Group) 선택
5. 위쪽 드롭다운의 명령 선택(Choose commands from) 옵션에서 모든 명령(All Commands) 선택
6. 목록에서 Track Changes 를 찾아 새 그룹에 추가
7. 확인(OK)
8. 이제 리본 > 검토(Review)로 이동
9. 여기에 Track Changes 드롭다운이 표시됩니다

Excel 데스크톱에서 Track Changes 옵션 켜기. 이미지: 작성자.

이제 작동 방식은 다음과 같습니다:

• Track Changes > Highlight Changes  클릭
• 두 가지 옵션에 체크합니다: 편집하는 동안 변경 내용 추적(Track changes while editing) 및 화면에서 변경 내용 강조 표시(Highlight changes on screen) 
• 확인(OK) 클릭
• 다이얼로그 상자에 다음 메시지가 표시됩니다: 이 작업으로 통합 문서를 지금 저장합니다. 계속하시겠습니까? 확인을 클릭해 진행합니다.

이제 시트에서 하는 모든 변경이 셀의 색 테두리와 모서리의 작은 삼각형으로 표시됩니다. 마우스를 올리면 누가 변경했는지, 변경 전 내용이 무엇이었는지 확인할 수 있습니다. 

변경 내용을 하나씩 검토하려면 같은 메뉴에서 수락(Accept) 또는 거부(Reject)를 사용하세요. 이 기능은 각 편집을 하나씩 승인하거나 되돌릴 수 있는데, 이는 Show Changes 로는 할 수 없습니다.

Track Changes 옵션으로 변경 내용 추적. 이미지: 작성자.

이 기능이 이동된 이유는, 켜면 파일이 Shared Workbook으로 전환되었고, 그에 따른 문제가 있었기 때문입니다. 이 기능을 켜면 표(Table), 셀 병합, 일부 차트 유형을 사용할 수 없었습니다. 또한 동시에 많은 사람이 편집하는 현재 Excel의 일반적인 사용 방식에 맞지 않았습니다.

이미 이 기능을 사용하는 오래된 통합 문서로 작업 중이고, 파일이 OneDrive나 SharePoint에 저장되어 있지 않다면, 로컬 파일에서도 작동하는 몇 안 되는 도구 중 하나입니다.

변경 내용 추적 시 흔한 문제 해결

대부분의 추적 문제는 파일 저장 위치, 사용하는 Excel 버전, 로그인 여부 중 하나로 귀결됩니다. 

Show Changes를 사용할 수 없음

Show Changes는 통합 문서가 OneDrive 또는 SharePoint에 저장된 경우에만 작동합니다. 파일이 로컬 드라이브에 저장되어 있거나 이메일에 첨부되어 있다면, 버튼이 비활성화되어 있거나 아예 보이지 않을 수 있습니다.

해결 방법: 파일(File)을 클릭한 다음 파일 경로를 확인하거나 사본 저장(Save a Copy)을 클릭해 현재 저장 위치를 확인하세요. OneDrive나 SharePoint가 아니라면 그쪽으로 옮기면 해당 옵션이 나타납니다.

Version History가 보이지 않음

Version History도 파일이 OneDrive나 SharePoint에 저장되어 있어야 합니다. 로컬 사본이나 누군가 이메일로 보낸 사본을 열면, 저장된 버전 기록이 없기 때문에 표시할 것이 없습니다.

해결 방법: 창 왼쪽 위의 자동 저장(AutoSave) 전환을 확인하세요. 꺼져 있다면 켭니다. 단, 켠 이전의 버전은 복구되지 않고 앞으로의 버전만 저장됩니다.

누가 변경했는지 보이지 않음

대개 누군가 Microsoft 365 계정에 로그인하지 않은 채로 파일을 편집했거나, 공동 작성을 지원하지 않는 Excel 버전을 사용했기 때문입니다. Excel은 누가 편집했는지 알아야 그 편집에 이름을 붙일 수 있습니다.

해결 방법: 협업자들에게 편집 전 로그인을 확인하도록 요청하고, 모두가 지원되는 Excel 버전을 사용 중인지 확인하세요. 공개 링크를 통해 익명으로 편집한 경우, 변경이 이름 없이 표시될 수 있습니다.

통합 문서가 OneDrive나 SharePoint에 저장되지 않음

Show Changes, Version History, 실시간 공동 작업은 모두 동일한 기반—클라우드에 저장된 파일—에 의존합니다. 통합 문서가 로컬 드라이브에 있으면 Excel 설정을 어떻게 바꿔도 이 기능들을 켤 수 없습니다.

해결 방법: 파일(File) > 다른 이름으로 저장(Save As)을 클릭하고 저장 위치로 OneDrive 또는 SharePoint를 선택하세요. 거기에 저장하면 동일한 클라우드 연결을 기반으로 Show Changes, Version History, 실시간 공동 작업이 즉시 작동하기 시작합니다. 어떤 이유로든 OneDrive나 SharePoint를 사용할 수 없다면, 로컬 파일에서도 작동하는 Track Changes(레거시)를 대안으로 사용할 수 있습니다.

통합 문서 변경 관리 모범 사례

변경 추적을 일이 잘못된 뒤에야 생각나는 기능이 아니라 실제로 유용하게 만들기 위한 습관 몇 가지는 다음과 같습니다:

• 통합 문서를 OneDrive나 SharePoint에 저장하세요. Show Changes, Version History, 실시간 공동 작업은 모두 클라우드 저장소에서만 작동하므로 필수 조건입니다.
• 무언가를 복원하기 전에 Version History를 훑어보아, 추측이 아닌 실제로 무엇을 되돌리는지 파악하세요.
• 큰 변경을 할 때는 주석을 추가하세요. 변경 옆에 짧게 이유를 남기면, 나중에 쓸데없는 질문을 줄일 수 있습니다.
• 모두가 하나의 공유 파일에서 작업하도록 유지하세요. 같은 파일에서 협업하는 편이 훨씬 수월합니다.

Excel과 Google Sheets의 차이

Excel과 Google Sheets 모두 변경 내용을 추적할 수 있지만, 접근 방식이 다릅니다. 간단히 비교해 보겠습니다:

어느 도구가 더 낫다고 할 수는 없습니다.

Sheets는 처음부터 클라우드 저장을 전제로 하고, Excel은 별도 설정을 하지 않으면 로컬 저장을 기본으로 가정합니다.

마무리 생각 

아직 통합 문서를 OneDrive나 SharePoint에 저장하지 않고 계시다면, 그 부분부터 바꾸세요. 이 가이드의 모든 내용—Show Changes, Version History, 실시간 공동 작업—이 그 하나의 설정에 기반합니다. 그리고 팀이 아직 같은 파일을 이메일로 주고받고 있다면, 그보다 먼저 그 방식을 고치는 것이 좋습니다.