Last chance! 50% off DataCamp Premium
Sale ends in
Een kwartaalreview bouwen in ChatGPT Work
De situatie is herkenbaar voor de meeste operations- en marketingteams. Het is kwartaalafsluiting, de cijfers staan ergens, en het leiderschap wil aan het eind van de week een review.
Dit ging er de map in en dit kwam eruit:
- Inputs: ruwe Q3-vergadernotities, een sales-CSV over negen maanden, een kort Q2-onderzoeksdocument en het deck van het vorige kwartaal voor de lay-out.
- Outputs: een bijgewerkte business review, een ondersteunend werkboek, een leiderschapsdeck, een gedeeld dashboard en een terugkerende broncheck.
- Regels: de goedgekeurde omzetcijfers veranderen niet, en alles wat de bronnen niet ondersteunen, wordt gemarkeerd in plaats van geraden.
Die laatste regel is belangrijker dan hij lijkt. Twee kleine regels veranderen een vage vraag in iets wat ik daadwerkelijk kan controleren als de bestanden terugkomen.
De review starten vanuit bronbestanden
De setup duurt ongeveer twee minuten, en het meeste daarvan is beslissen wat Work mag zien.
Overschakelen naar Work
Kies in de desktop-app ChatGPT uit het menu linksboven en zet dan de schakelaar bovenaan van Chat naar Work. Chat- en Work-chats staan samen in Recents, je gaat dus niet naar een aparte app.
Overschakelen van Chat-modus naar Work. Afbeelding door auteur.
De map afbakenen
In plaats van bestanden één voor één te uploaden, wees ik Work op één lokale map met de vier bronbestanden en niets anders. Desktop Work kan lezen en schrijven binnen een map die jij kiest, terwijl Work op web en mobiel in de cloud draait en geen bestanden op je computer kan openen.
Work toegang geven tot een map. Afbeelding door auteur.
De map klein houden gaat deels over privacy en deels over controle. Als later iets verkeerd lijkt, wil ik een korte lijst met bestanden om op terug te zoeken.
De prompt schrijven
Work presteert beter met een beschreven resultaat dan met een lijst klikken. Mijn eerste bericht noemde de analyse, het publiek, de drie bestanden, de bronnen en de twee regels.
Analyze our Q3 competitive position and sales performance using the attached folder.
Produce three deliverables: an updated market and business review, a supporting spreadsheet, and an executive presentation, for our leadership team.
Use the notes, sales data, and prior research in this folder as your main sources, plus current information you find online where the notes are missing something.
Keep the approved revenue figures in the spreadsheet unchanged, and flag anything you can't verify instead of guessing.Let op hoeveel daarvan in de prompt over controle gaat in plaats van productie. Onze ChatGPT-gids voor prompt engineering gaat dieper in op de structuur van prompts als je de algemene versie wilt.
Ik draaide het op Sol omdat de taak losse vergadernotities combineerde met financiële cijfers die ik niet verkeerd gelezen wilde hebben.
Een GPT-5.6-model en inspanningsniveau kiezen. Video door auteur.
ChatGPT Work het kwartaal laten plannen
Met Plan-modus aan las Work de map en kwam het met vragen terug voordat het iets deed. Het vroeg wie het leadershipteam was, of een in de notities genoemde concurrent echt bestond, hoe we augustus en september moesten behandelen en welk doel achter de zin "down versus plan" zat.
Ik antwoordde dat het publiek het executive team was, de concurrent fictief, juli was actual, de twee volgende maanden waren forecasts en er bestond geen numeriek target.
Daarna stelde het vijf stappen voor, en ik bewerkte er één: het plan zei dat het het bronspreadsheet zou controleren op bestaande formules, maar de bron is een CSV en kan die niet bevatten. Ik verplaatste die check naar het werkboek dat ik ging bouwen.
Work stelt een vijfstappenplan voor. Afbeelding door auteur.
Die uitwisseling duurde misschien drie minuten en was het goedkoopste deel van de hele run. Een foute aanname in een plan kost één zin. Hem vangen in drie afgewerkte bestanden kost een rebuild.
Onderzoeken wat de notities hebben gemist
De notities noemden een prijswijziging bij een concurrent zonder details, precies het soort gat dat een kwartaalreview vaak heeft.
Omdat de concurrent fictief was, koppelde Work hem niet aan een echt bedrijf en leverde het geen bron. In plaats daarvan onderzocht het de bredere Amerikaanse B2B SaaS-prijsmarkt, citeerde pagina’s van onder andere Stripe en SBI, en hield elke claim over de fictieve concurrent gemarkeerd als niet-geverifieerd.
Work citeert bronnen die tijdens het onderzoek zijn gevonden. Afbeelding door auteur.
Ik opende elke link zelf. Een citaat kan naar een echte pagina verwijzen en nog steeds de zin ernaast niet ondersteunen, en dat gat is lastig te zien zodra de claim in een deck staat.
Context ophalen via plugins
Plugins zijn hoe Work verder reikt dan de map naar de tools die een team al gebruikt. Typ @ in de composer en kies er één, of open de Plug-inbibliotheek vanuit de zijbalk.
Een beschikbare plug-in noemen binnen Work. Afbeelding door auteur.
Wat verschijnt hangt af van je abonnement en van wat een admin heeft goedgekeurd, en sommige acties vragen goedkeuring vóórdat ze draaien. Onze ChatGPT Apps-gids beschrijft hoe die app-koppelingen zich in ChatGPT gedragen.
De ingebouwde browser gebruiken
Voor deze run had ik geen gekoppelde app nodig, alleen de browser die in de desktop-app is ingebouwd. Die opent naast de chat met Ctrl+Shift+B, en hij houdt zijn eigen browserstatus bij in plaats van je dagelijkse Chrome-profiel te lenen, dus je logt daar zelf in wanneer een pagina om een account vraagt.
Work surft op het web binnen ChatGPT. Afbeelding door auteur.
Cloud Work gebruikt een andere. Cloud Browser behandelt alleen openbare, uitgelogde pagina’s, dus hij kan geen inloggegevens aannemen, geen wachtwoordmanager gebruiken of een betaling doen, en sommige sites blokkeren geautomatiseerde browsers of antwoorden met een CAPTCHA. Wanneer een onderzoeksstap zo’n muur raakt, stopt de taak en geeft de pagina aan jou terug.
Een rapport, spreadsheet en deck maken vanuit één map
Zodra het onderzoek rond was, kwamen de drie bestanden uit dezelfde analyse in plaats van drie losse verzoeken. Het rapport kwam als eerste en las prettig, behalve een executive summary die zo generiek was dat die bij elk bedrijf paste. Ik vroeg om een herschrijving met de werkelijke cijfers.
De run bijsturen vóór hij klaar is
Terwijl Work de bestanden bouwde, stuurde ik nog één instructie: toon juli als actual, label augustus en september als forecasts, houd de waarschuwing over de concurrent zichtbaar in alle drie de bestanden en laat elke goedgekeurde omzetwaarde ongemoeid. De eindcheck rapporteerde die regels per bestand terug aan mij.
Work past correcties toe in alle deliverables. Afbeelding door auteur.
Onderweg bijsturen is de moeite waard. Ik corrigeer liever één keer een labelregel dan hem terug te vinden in een rapport, een werkboek en zeven slides.
De werkboekformules controleren
Het werkboek was het bestand dat ik het grondigst bekeek, omdat dit is wat iemand in een board pack plakt zonder het nauwkeurig te lezen.
Gegenereerde spreadsheet met werkende live formules. Afbeelding door auteur.
Totalen waren formules die terugwezen naar het bronsheet in plaats van geplakte cijfers, wat een audit überhaupt mogelijk maakt. De kwartaalgrafiek scheidde de daadwerkelijke maand van de twee forecastmaanden in plaats van één zelfverzekerde lijn door alle drie te trekken.
Het slidedeck bouwen
Voor slides gaf ik Work het deck van het vorige kwartaal als voorbeeld van lay-out, kleuren en volgorde. De eerste versie schoof te veel rapporttekst op één slide, dus ik vroeg om kortere statements op alleen die slide.
Executive deck vóór en na revisie. Afbeelding door auteur.
De tweede versie behield de cijfers en de waarschuwing maar liet de alinea weg. Eerste versies van Work gedragen zich als eerste versies van mensen, en één specifieke instructie wint van een algemene klacht.
Het format volgend kwartaal hergebruiken
Een referentiebestand is een voorbeeld voor één klus. Een sjabloon koppelt dat voorbeeld aan instructies die je opnieuw wilt draaien, en dat is de versie die telt voor iets wat elk kwartaal terugkomt. Zeg in beide gevallen wat vast moet blijven: logo, kleuren, slidevolgorde, tabelstructuur, toon, formules.
Waar die bestanden leven, hangt af van je tools. Met de juiste Google Workspace-app gekoppeld kan Work Google Docs, Sheets en Slides maken of bewerken, en een admin bepaalt welke apps en acties zijn toegestaan. OpenAI verplaatste in medio augustus ook verbonden Drive-bestanden naar de Bibliotheek, zodat je een Doc of Sheet naast de chat open kunt houden, Work naar een map kunt wijzen en het bronbestand kunt laten updaten waar je workspace dat toestaat. Gedeelde Drives zijn nog niet inbegrepen.
Als je Microsoft Office niet gebruikt, kun je de rest van deze sectie overslaan. Work kan spreadsheet- en presentatiebestanden produceren, maar het lezen en bewerken van een werkboek dat al open is in Microsoft Excel loopt via Codex in de desktop-app met de ChatGPT for Excel-add-in. PowerPoint maakt daar bij lancering geen deel van uit, dus Work stuurt niet elke Office-app aan.
De output van ChatGPT Work beoordelen en verifiëren
Dit is de sectie die ik zou behouden als ik al het andere moest schrappen. Work produceerde de bestanden, maar het aftekenen ervan was nog steeds mijn taak, en de checks waren specifiek in plaats van een algemene AI-scepsis.
Dit is wat ik daadwerkelijk heb geopend en vergeleken:
- Elke goedgekeurde omzetwaarde in het werkboek, rij voor rij vergeleken met de bron-CSV.
- De totalen, nagelopen via hun formules in plaats van afgelezen van het overzichtsblad.
- De labels voor actual en forecast, gecontroleerd in de rapporttekst, de werkboekkolommen, de grafiek en de slides.
- De concurrentieclaims, bevestigd als niet-geverifieerd gemarkeerd in alle drie de bestanden en niet alleen in de notities.
- Elke onderzoeksverwijzing, geopend in een browser om te zien of de pagina de zin ernaast ondersteunt.
- De ene slide die las als een pagina uit het rapport, opnieuw beoordeeld na de herschrijving.
Drie van die checks wijzigden een bestand. De omzetvergelijking, de formule-audit en de citaties kwamen schoon terug, wat precies de reden is dat ze zijn uitgevoerd en niet aangenomen.
Dit is niet uniek voor mijn map. Elk businessbestand met goedgekeurde cijfers, forecastperiodes of een concurrentieclaim verdient dezelfde controle voordat het een zaal vol executives bereikt.
De review omzetten naar een gedeeld dashboard met ChatGPT Sites
Het rapport werkte als bestand, maar was onhandig voor iedereen die alleen één getal wilde. Dus vroeg ik Work om de analyse opnieuw op te bouwen als een ChatGPT Site met een metriek-selector boven de grafiek.
Een terugkerende monitortaak instellen. Afbeelding door auteur.
Twee limieten bepaalden hoe ik het instelde:
- Taken kunnen niet vaker dan eens per uur draaien, en een taak die binnen een Project is gemaakt kan geen bestanden lezen die naar dat Project zijn geüpload, dus hij wijst in plaats daarvan naar openbare pagina’s.
- Work is niet beschikbaar in een Project met project-only memory, en gedeelde projecten gebruiken die instelling altijd.
Actieve taaklimieten verschillen per abonnement, en OpenAI noemt momenteel 15 voor Pro en Enterprise. Onze ChatGPT Tasks-gids loopt door het instelscherm en andere planningspatronen.
Ik heb het bewust niet automatisch de Site laten updaten. Een notificatie die ik lees kost me een minuut. Een dashboard dat stilletjes zichzelf herschrijft tussen vergaderingen door is een ander soort probleem.
Wanneer ChatGPT Work past bij een businessklus
Niet elke taak verdient deze aanpak. Een enkele vraag, een korte herschrijving of een snelle uitleg is sneller in gewone Chat, en alles rond code hoort in Codex.
Zo haal je goede resultaten uit ChatGPT Work
De klussen die bij Work passen zien eruit als hierboven: meerdere bronnen, meerdere stappen, bestanden aan het eind en een moment waarop een mens aftekent. Deze gewoontes maakten het verschil gedurende de run:
- Beschrijf het resultaat en het publiek in plaats van elke stap op te sommen.
- Zeg wat niet mag veranderen, in het eerste bericht in plaats van het vijfde.
- Gebruik Plan-modus wanneer een foute aanname duur is om terug te draaien.
- Geef de echte bronbestanden in plaats van te verwachten dat het gaten vult uit het geheugen.
- Bewaar een versie die je vertrouwt als voorbeeld voor volgend kwartaal.
- Begin met het goedkoopste model dat de klus kan klaren en schaal op als het niet lukt.
Kosten, gebruikslimieten en beveiliging
De kosten volgen dezelfde logica. Work put uit dezelfde gebruiksbundel als Codex, en verbruik stijgt met het model, de hoeveelheid bronmateriaal, de denkinstelling, de tools en hoe lang de taak draait. Bestanden toevoegen die een taak niet nodig heeft is een stille manier om meer uit te geven dan je bedoelde.
In aanmerking komende persoonlijke en zakelijke accounts op het web tonen nu de resterende Work-hoeveelheid in de zijbalk, de moeite waard om even te bekijken voordat je iets langs start.
De beveiligingskant verandert ook, zodra een agent lokale bestanden kan bereiken. Enkele best practices:
- Geef één map rechten in plaats van een hele schijf.
- Controleer wat een plug-in mag doen.
- Plak nooit wachtwoorden of API-sleutels in de chat.
Een bestand of webpagina kan een verborgen instructie bevatten die op de agent is gericht in plaats van op jou, daarom is het de moeite waard om goedkeuringen bij ingrijpende acties te lezen in plaats van erdoorheen te klikken.
Wil je vergelijken hoe een andere desktopagent hetzelfde terrein aanpakt, onze Claude Cowork-tutorial behandelt Anthropics versie van lokale bestanden en browserwerk.
Tot slot
ChatGPT Work past bij een businessklus met een duidelijk resultaat en rommelige input. Alles op de outputlijst bovenaan kwam af terug, en het meeste van mijn tijd ging naar beoordelen in plaats van in elkaar zetten.
De beperkingen zijn geen kleine lettertjes. Cloud Browser kan niet inloggen, lokale mappen volgen je niet naar het web, Sites heeft hiaten per abonnement en regio, en gegenereerde bestanden hebben nog steeds een echte check nodig. Actuals scheiden van forecasts, een ongefundeerde concurrentieclaim buiten de bevindingen houden en één slide herschrijven hoorden bij de klus, niet bij de schoonmaak achteraf.
Begin met één map, één resultaat en regels die je kunt verifiëren. Voeg bronnen en stappen toe zodra de eerste run je iets geeft dat je naast de originele data kunt houden. Meer voorbeelden vind je in onze AI-agent-tutorials.
