Handleiding: Boeiende Power BI-rapporten ontwerpen

Richtlijnen voor het ontwerpen van boeiende rapporten

Deze richtlijnen helpen je om rapporten te bouwen die boeiend, nuttig en waardevol zijn. Pas elke richtlijn hieronder toe, met de eerder genoemde hoofdelementen van rapportontwerp in gedachten.

We bespreken de volgende ontwerprichtlijnen:

• De juiste grafiek kiezen
• Plaatsing en witruimte
• Context
• Opmaak en decoratie

De juiste grafiek kiezen

Power BI heeft zo'n 200+ visualisatieopties om uit te kiezen, inclusief de aangepaste visuals die beschikbaar zijn via AppSource. Het grote aantal opties maakt het nog uitdagender om de juiste grafiek te kiezen.

Meestal sturen datatypen het keuzeproces voor grafieken en verkleinen ze de lijst met beste visuals voor dat datatype. Het is daarom nuttig om het doel van de informatie die je in het rapport wilt opnemen in gedachten te houden. Vraag jezelf af welke actie of beslissing een bepaalde visual zou moeten ondersteunen. 

Er is een handvol visuals die ik het vaakst gebruik in mijn rapporten. Als ik moeite heb om een specifieke visual te kiezen, ga ik meestal terug naar de basis en begin ik met de eenvoudigste grafiek om de informatie over te brengen, en negeer ik voor nu alle andere keuzes.

Dit zijn mijn meestgebruikte visuals:

• Staafdiagrammen voor vergelijkingen tussen categorieën
• Taart- of donutdiagrammen (alleen als er minder dan 5 categorieën te vergelijken zijn)
• Lijndiagrammen om trends in de tijd te tonen
• Kaarten en KPI’s om enkele cijfers te tonen
• Tabellen en matrixen (alleen als meer detail nodig is)

Zie deze referentie voor een volledige lijst van alle visuals in Power BI en de beste manier waarop je ze kunt gebruiken.

Plaatsing & witruimte

Er is beperkte ruimte op het canvas bij het ontwerpen van een rapport in Power BI. Zorg er daarom voor dat je het meeste uit de beschikbare ruimte haalt zonder onnodige of nutteloze rommel toe te voegen.

We zijn getraind om van links naar rechts en van boven naar beneden te lezen. Daardoor begint iemands blik bij het openen van een rapport meestal linksboven, tenzij iets anders direct de aandacht trekt. Deze natuurlijke neiging vertelt ons waar visuals in een rapport moeten worden geplaatst: bovenaan beginnen en in een logische flow doorgaan met steeds meer detail naar beneden toe.

Volgens de 5-secondenregel moet de informatie met de hoogste waarde en impact binnen 5 seconden na het openen van het rapport overkomen. Plaats deze informatie daarom langs de bovenkant van het rapport, waar de gebruiker die vanzelf als eerste ziet. Vermijd om in dit gebied afbeeldingen, pictogrammen of tekst te plaatsen, tenzij ze informatie bevatten die relevant is voor de gebruiker en het rapport.

Ontwerp de rest van de rapportpagina met een logische flow in gedachten:

• Groepeer visuals die een gemeenschappelijk doel hebben. Vermijd het willekeurig plaatsen van visuals waar ze toevallig passen, omdat dit een relatie kan impliceren die er niet is.
• Laat ruimte tussen de visuals om de leesbaarheid te verbeteren en om scheiding te creëren tussen visuals met verschillende betekenissen die niet gerelateerd zijn.
• Vermijd willekeurige grootte en plaatsing van visuals, want dat maakt het lastig om te weten waar je eerst moet kijken of waarop je je moet focussen.
• Lijn de visuals consistent uit.
• Prop het rapport niet vol met te veel visuals of te veel informatie.

Context

Het is belangrijk om de gebruiker context te geven bij de informatie in het rapport. Die context kun je eenvoudig bieden met vergelijkingen in de tijd of tussen categorieën. 

Als er bijvoorbeeld een kaart in het rapport staat met de jaaromzet van $1 miljoen, dan kun je hier context aan toevoegen door dit te vergelijken met de omzet van vorig jaar of met het budget. Een eenvoudige manier om die context toe te voegen is met kleur die aangeeft of de omzet boven of onder budget ligt.

Je kunt ook één maatstaf gebruiken om snel de vergelijking tussen twee getallen te benadrukken: bijvoorbeeld het percentage verandering in omzet van dit jaar ten opzichte van vorig jaar. Op die manier kan één getal meteen twee vragen beantwoorden: is de omzet hoger dan vorig jaar en zo ja, met hoeveel. Stel je de tijd voor die verloren gaat als een gebruiker het verschil handmatig moet berekenen of als de vergelijking helemaal niet wordt gegeven.

Opmaak & decoratie

Er zijn veel manieren om een rapport te ‘verfraaien’—van kleur en afbeeldingen tot opvallende lettertypen. Maar gebruik deze elementen van opmaak en decoratie alleen voor zover ze nuttig zijn of betekenis overbrengen. Dit geldt ook voor rasterlijnen in een grafiek of zelfs randen rond het grafiekgebied.

Een van de krachtigste opmaakopties is kleur. Je kunt vergelijkingen maken en voorwaardelijke kleurformattering gebruiken om informatie te laten opvallen. Als het ‘slechte’ informatie is, ziet de gebruiker meteen waar mogelijke problemen zitten die actie vereisen.

Kies kleuren echter verstandig—houd het simpel en wees consistent! Volg deze regels voor kleurgebruik in je rapport:

• Gebruik kleurenpaletten die kleurenblindvriendelijk zijn—rood en groen zijn twee van de lastigste kleuren (zeker in combinatie). Kies kleurcombinaties die geen onnodige verwarring veroorzaken. 
• Gebruik kleur consequent over velden of categorieën, zodat de kleur zelf betekenis draagt (maak een legenda waar de gebruiker op kan terugvallen—de informatie-overlay die we later in dit artikel bespreken is hier uitstekend voor).
• Vermijd overmatig kleurgebruik—te veel kleuren overal in het rapport maakt het verwarrend en de gebruiker weet niet waar de aandacht naartoe moet.
• Vermijd felle of schreeuwerige achtergrondkleuren, want die maken het rapport moeilijk leesbaar en zijn niet praktisch als de gebruiker een PDF-versie wil printen.

Het laatste element van opmaak betreft lettertypen en getalnotatie:

• Vermijd meerdere of overdreven lettertypestijlen—blijf in alle rapporten bij één lettertype.
• Vermijd onnodige tekstopmaak (vet, onderstrepen, grote lettergroottes, etc.), want dat verhoogt de ruis in het rapport en de tijd die nodig is om inzichten te halen.
• Gebruik voor getallen duizendtallen (zoals 10.000) of een compacte notatie (zoals 1M voor 1 miljoen of 100k voor 100 duizend) om de leesbaarheid te verbeteren.

Belangrijke ontwerpfuncties in Power BI

De flexibiliteit van Power BI betekent dat je een mooi rapport kunt ontwerpen dat ook zeer waardevol is. Met een paar eenvoudige functies kun je veel ruis wegnemen en het canvas vrijhouden voor alleen de belangrijkste visuals.

Veel van de onderstaande functies kun je implementeren met de bladwijzerfunctie in Power BI. Je kunt veel met bladwijzers en ik raad aan om er meer over te leren.

Aangepaste paginanavigatie

Traditioneel navigeer je via de paginaweergaven onderaan het rapport. Door je eigen aangepaste paginanavigator te ontwerpen, kun je die afstemmen op het thema en de branding van je rapport. Er zijn allerlei manieren om je eigen navigatiepaneel te maken, en sommige mensen zijn er zeer creatief mee.

De eenvoudigste manier om een paginanavigator toe te voegen is de optie ‘Page navigator’ te kiezen onder het menu-item ‘Buttons’ in het lint. Deze Power BI-functie laat het navigatiepaneel automatisch bijwerken wanneer er een nieuwe pagina aan het rapport wordt toegevoegd.

In de screenshot hieronder zie je een eenvoudig navigatiepaneel dat uitklapt wanneer je het menu-icoon selecteert. Dit rapport heeft slechts twee pagina’s.

Contextuele navigatie met knoppen

Een andere manier om door je rapport te navigeren is door contextuele navigatieknoppen op specifieke plekken op de pagina te maken. In de screenshot hieronder hebben we bijvoorbeeld een knop gemaakt die je naar de pagina Segmentanalyse brengt; deze knop staat rechtsboven in de grafiek Winstmarge per segment. Met deze optie kan de gebruiker snel rechtstreeks vanuit deze grafiek naar een pagina gaan die de specifieke informatie uit de grafiek verder uitwerkt.

Deze navigatiemethode is een goede manier om extra, gedetailleerde pagina’s toe te voegen die anders misschien over het hoofd worden gezien, en die voorkomen dat het navigatiepaneel overvol raakt met te veel pagina’s.

Een aangepast slicerpaneel maken

Net als bij het navigatiepaneel hierboven kun je een aangepast filterpaneel maken dat uitklapt wanneer je op de filterknop klikt. Ik ben vooral fan van dit paneel, omdat slicers veel ruimte op het canvas innemen en op zichzelf geen waarde toevoegen.

Een informatie-overlay maken

Een informatie-overlay is een uitstekende manier om een gebruiker vanuit Power BI zelf de onderdelen van je rapport te laten begrijpen. Voor ik deze handige truc kende, maakte ik een PowerPointpresentatie met screenshots van het rapport, zoals in deze overlay. 

Met deze truc bespaar je jezelf en je gebruiker veel tijd om een nieuw rapport te leren kennen of het geheugen op te frissen bij een ouder rapport.

Net als de twee panelen hierboven verschijnt deze informatie-overlay wanneer de gebruiker op de kleine infoknop linksonder in het rapport klikt.

Dynamische titels maken op basis van filters

Dynamische titels laten je in de titel van een grafiek informatie over de huidige filter zien. 

Een dynamische titel maak je met een maatstaf. De maatstaf voor de titel in de volgende afbeelding ziet er zo uit:

Segment Title = “Sales and Profit Margin for: “ & SELECTEDVALUE(‘Segments’[Segment], “All Segments”)

De sleutel in deze formule is SELECTEDVALUE, die ofwel de geselecteerde waarde (in een slicer of filter) teruggeeft, of “All Segments” wanneer er geen selectie is.

In de onderstaande afbeelding hebben we het rapport gefilterd om alleen het segment Channel Partners te tonen; deze filter heeft de titel van het lijndiagram dynamisch aangepast om de selectie weer te geven.

Tooltips gebruiken om context toe te voegen

Elke grafiek heeft tooltips die de exacte waarde tonen wanneer je over een element in de grafiek hovert. Je kunt echter ook een rapportpagina als tooltip gebruiken! In de afbeelding hieronder zie je dat er bij het hoveren over het product VTT een tooltip verschijnt die in feite een pagina uit het rapport is met enkele visuals over dit product.

Conclusie

Als je de functies uit deze tutorial hebt toegepast, ben je goed op weg om een vaardige Power BI-gebruiker te worden.  In onze volgende tutorial bespreken we hoe je voortbouwt op deze Power BI-vaardigheden met geavanceerde functies om je toolbox voor datavisualisatie te verrijken. Bekijk daarnaast het Power BI-cursusaanbod van DataCamp; of als je vandaag al wilt beginnen aan je reis naar Power BI-meesterschap, schrijf je dan in voor de Power BI Fundamentals Skill Track.