Hướng dẫn Thiết kế Báo cáo Power BI Hấp Dẫn

Hướng dẫn Thiết kế Báo cáo Hấp Dẫn

Những hướng dẫn này sẽ giúp bạn xây dựng các báo cáo hấp dẫn, hữu ích và có giá trị. Mỗi hướng dẫn dưới đây nên được áp dụng đồng thời với việc ghi nhớ các yếu tố chính của thiết kế báo cáo đã nêu trước đó.

Chúng ta sẽ thảo luận các nguyên tắc thiết kế sau:

• Chọn biểu đồ phù hợp
• Bố trí và giãn cách
• Ngữ cảnh
• Định dạng và trang trí

Chọn Biểu đồ Phù hợp

Power BI có khoảng hơn 200 tuỳ chọn trực quan để lựa chọn, bao gồm cả các visual tuỳ chỉnh có sẵn qua AppSource. Số lượng lựa chọn lớn khiến việc chọn biểu đồ phù hợp càng thêm thách thức.

Thông thường, kiểu dữ liệu sẽ định hướng quá trình chọn biểu đồ và thu hẹp các visual phù hợp nhất cho kiểu dữ liệu đó. Vì vậy, hữu ích khi cân nhắc mục đích của thông tin bạn muốn đưa vào báo cáo. Hãy tự hỏi visual đó cần gợi ý hành động hay quyết định gì.

Có một số visual tôi thường dùng nhất trong các báo cáo. Nếu tôi phân vân khi chọn visual, tôi thường quay về cơ bản và bắt đầu với biểu đồ đơn giản nhất để truyền tải thông tin, tạm bỏ qua các lựa chọn khác.

Đây là các visual tôi dùng nhiều nhất:

• Biểu đồ cột để so sánh giữa các danh mục
• Biểu đồ tròn hoặc donut (chỉ khi có dưới 5 danh mục để so sánh)
• Biểu đồ đường để thể hiện xu hướng theo thời gian
• Thẻ và KPI để hiển thị các con số đơn lẻ
• Bảng và ma trận (chỉ khi cần thêm chi tiết)

Xem tài liệu tham khảo này để có danh sách đầy đủ mọi trực quan có trong Power BI và cách sử dụng tối ưu.

Bố trí & Giãn cách

Không gian trên canvas khi thiết kế báo cáo trong Power BI là hữu hạn. Vì vậy, cần đảm bảo bạn tận dụng tối đa không gian sẵn có mà không thêm các yếu tố rườm rà, vô dụng.

Chúng ta được rèn đọc từ trái sang phải và từ trên xuống dưới. Do đó, khi ai đó mở báo cáo, ánh mắt họ tự nhiên bắt đầu ở góc trên bên trái, trừ khi có gì đó ngay lập tức thu hút sự chú ý ở nơi khác. Xu hướng tự nhiên này cho biết ta nên đặt các visual ở đâu trong báo cáo — bắt đầu từ phía trên và tiếp tục theo luồng hợp lý với mức độ chi tiết tăng dần xuống phía dưới.

Theo quy tắc 5 giây, thông tin có giá trị và tác động cao nhất cần được truyền tải trong vòng 5 giây sau khi mở báo cáo. Vì vậy, thông tin này nên được đặt dọc phần trên của báo cáo, nơi người dùng sẽ thấy đầu tiên. Tránh đặt hình ảnh, biểu tượng hoặc văn bản ở khu vực này trừ khi chúng chứa thông tin liên quan đến người dùng và báo cáo.

Thiết kế phần còn lại của trang báo cáo với một luồng logic:

• Nhóm các visual có mục tiêu chung lại với nhau. Tránh đặt ngẫu nhiên các visual ở nơi trống vì có thể ngụ ý mối quan hệ không tồn tại.
• Chừa khoảng cách giữa các visual để cải thiện khả năng đọc và tạo tách biệt giữa các visual truyền tải ý nghĩa khác nhau, không liên quan.
• Tránh kích thước và vị trí visual tuỳ tiện vì điều đó khiến khó biết nên nhìn vào đâu trước hoặc tập trung vào điều gì.
• Căn chỉnh visual một cách nhất quán.
• Đừng nhồi nhét quá nhiều visual hoặc quá nhiều thông tin vào báo cáo.

Ngữ cảnh

Điều quan trọng là cung cấp cho người dùng một chút ngữ cảnh cho thông tin họ đang xem trong báo cáo. Ngữ cảnh này có thể dễ dàng truyền tải bằng các phép so sánh theo thời gian hoặc theo danh mục.

Ví dụ, nếu một thẻ trong báo cáo cho biết doanh thu năm là 1 triệu đô la, có thể bổ sung ngữ cảnh bằng cách so sánh với doanh thu năm trước hoặc với ngân sách. Cách đơn giản để thêm ngữ cảnh là dùng màu cho biết doanh thu cao hơn hay thấp hơn ngân sách.

Hoặc, có thể dùng một thước đo đơn để nhanh chóng làm nổi bật so sánh giữa hai con số: chẳng hạn sử dụng phần trăm thay đổi doanh thu năm nay so với năm trước. Theo cách này, chỉ với một con số có thể trả lời ít nhất hai câu hỏi cùng lúc: doanh thu có cao hơn năm trước không và nếu có thì cao hơn bao nhiêu. Hãy tưởng tượng thời gian bị mất nếu người dùng phải tự tính toán chênh lệch hoặc nếu không có so sánh nào được đưa ra.

Định dạng & Trang trí

Có nhiều cách để "tô điểm" báo cáo — từ màu sắc, hình ảnh đến phông chữ bắt mắt. Tuy nhiên, các yếu tố định dạng và trang trí này chỉ nên dùng khi chúng hữu ích hoặc truyền tải ý nghĩa. Điều này cũng áp dụng cho đường lưới trong biểu đồ hoặc thậm chí viền quanh vùng biểu đồ.

Một trong những tuỳ chọn định dạng mạnh mẽ nhất là màu sắc. Bạn có thể tạo so sánh và dùng định dạng màu có điều kiện để làm nổi bật một phần thông tin. Nếu đó là thông tin "xấu", người dùng sẽ ngay lập tức biết vấn đề tiềm ẩn ở đâu cần được xử lý.

Tuy nhiên, hãy chọn màu khôn ngoan — giữ đơn giản và nhất quán! Hãy theo các quy tắc sau khi dùng màu trong báo cáo:

• Dùng bảng màu thân thiện với người mù màu — đỏ và xanh lá là hai màu gây vấn đề nhất (đặc biệt khi dùng cùng nhau). Chọn các phối màu không gây nhầm lẫn không cần thiết.
• Màu sắc nên được dùng nhất quán trên các trường hoặc danh mục để bản thân màu mang ý nghĩa (tạo chú giải để người dùng tham chiếu — lớp phủ thông tin mà ta sẽ bàn sau trong bài là một cách dùng tuyệt vời).
• Tránh lạm dụng màu — quá nhiều màu trên mọi khía cạnh báo cáo có thể gây rối và người dùng sẽ không biết tập trung vào đâu.
• Tránh bất kỳ màu nền đậm hoặc chói nào vì điều đó làm báo cáo khó đọc và không thực tế nếu người dùng muốn in phiên bản PDF.

Yếu tố cuối cùng của định dạng liên quan đến phông chữ và định dạng số:

• Tránh dùng nhiều hoặc phóng đại kiểu chữ — hãy giữ một phông chữ thống nhất trên tất cả báo cáo.
• Tránh định dạng văn bản không cần thiết (in đậm, gạch chân, cỡ chữ lớn, v.v.) vì có thể tăng nhiễu trong báo cáo và kéo dài thời gian rút trích insight.
• Với số liệu, dùng dấu tách hàng nghìn (ví dụ 10.000) hoặc dùng dạng rút gọn (như 1M cho 1 triệu hoặc 100k cho 100 nghìn) để cải thiện khả năng đọc.

Các Tính năng Thiết kế Chính của Power BI

Tính linh hoạt của Power BI cho phép bạn thiết kế một báo cáo vừa đẹp vừa có giá trị cao. Chỉ với vài tính năng đơn giản, bạn có thể loại bỏ rất nhiều nhiễu và giữ canvas gọn gàng để chỉ hiển thị những visual quan trọng nhất.

Nhiều tính năng dưới đây có thể triển khai thông qua tính năng dấu trang (bookmarks) trong Power BI. Bạn có thể làm được rất nhiều với bookmarks và tôi rất khuyến khích tìm hiểu thêm về chúng.

Điều hướng trang tuỳ chỉnh

Truyền thống, điều hướng được thực hiện bằng cách chọn các trang ở phía dưới của báo cáo. Tuy nhiên, bằng cách thiết kế bộ điều hướng trang tuỳ chỉnh, bạn có thể xây dựng nó theo phong cách phù hợp với chủ đề và nhận diện của báo cáo. Có nhiều cách khác nhau để tạo bảng điều hướng riêng và một số người đã rất sáng tạo với nó.

Cách dễ nhất để thêm bộ điều hướng trang là chọn tuỳ chọn "Page navigator" trong menu "Buttons" trên ribbon. Tính năng này trong Power BI cho phép bảng điều hướng tự động cập nhật mỗi khi một trang mới được thêm vào báo cáo.

Trong ảnh chụp màn hình dưới đây, bạn có thể thấy một bảng điều hướng đơn giản mở rộng khi bạn chọn biểu tượng menu. Báo cáo này chỉ có hai trang.

Điều hướng theo ngữ cảnh bằng nút

Một cách khác để điều hướng báo cáo là tạo các nút điều hướng theo ngữ cảnh tại những vị trí cụ thể trên trang. Ví dụ, trong ảnh chụp dưới đây, chúng tôi tạo một nút dẫn bạn đến trang Phân tích Phân khúc; và nút này nằm ở góc trên bên phải của biểu đồ Biên lợi nhuận theo Phân khúc. Với tuỳ chọn này, người dùng có thể nhanh chóng đi thẳng từ biểu đồ này đến một trang mở rộng thông tin cụ thể được nêu trong biểu đồ.

Phương pháp điều hướng này là cách tốt để thêm các trang chi tiết bổ sung — vốn có thể bị bỏ qua — đồng thời giúp bảng điều hướng không bị quá tải bởi quá nhiều trang.

Tạo bảng lọc (slicer) tuỳ chỉnh

Tương tự bảng điều hướng ở trên, có thể tạo một bảng bộ lọc tuỳ chỉnh bật ra khi nhấn nút lọc. Tôi đặc biệt thích bảng này vì slicer có thể chiếm nhiều không gian trên canvas và tự thân chúng không mang lại giá trị.

Tạo lớp phủ thông tin

Một lớp phủ thông tin là cách tuyệt vời để giúp người dùng hiểu các thành phần của báo cáo ngay trong Power BI. Trước khi biết mẹo nhỏ này, tôi sẽ tạo một bản trình bày PowerPoint với ảnh chụp màn hình báo cáo tương tự như lớp phủ này.

Với mẹo này, bạn có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian cho mình và người dùng trong việc làm quen với một báo cáo mới hoặc ôn lại một báo cáo cũ.

Giống như hai bảng ở trên, lớp phủ thông tin này xuất hiện khi người dùng nhấp nút thông tin nhỏ ở góc dưới bên trái của báo cáo.

Tạo tiêu đề động dựa trên bộ lọc

Tiêu đề động cho phép bạn hiển thị thông tin về bộ lọc hiện tại ngay trong tiêu đề biểu đồ.

Một tiêu đề động được tạo bằng measure. Measure cho tiêu đề trong hình dưới đây trông như sau:

Segment Title = “Sales and Profit Margin for: “ & SELECTEDVALUE(‘Segments’[Segment], “All Segments”)

Hàm then chốt trong công thức này là SELECTEDVALUE với mục đích trả về giá trị được chọn (trong slicer hoặc bộ lọc) hoặc “All Segments” khi không có lựa chọn nào.

Trong hình dưới, chúng tôi đã lọc báo cáo để chỉ hiển thị phân khúc Channel Partners; và bộ lọc này đã tự động thay đổi tiêu đề cho biểu đồ đường để phản ánh lựa chọn.

Sử dụng chú giải công cụ (tooltip) để thêm chi tiết theo ngữ cảnh

Mỗi biểu đồ đều có tooltip hiển thị giá trị chính xác khi bạn di chuột qua một phần tử trong biểu đồ. Tuy nhiên, bạn thậm chí có thể dùng một trang báo cáo làm tooltip! Trong hình dưới, bạn có thể thấy khi di chuột qua sản phẩm VTT, một tooltip xuất hiện thực chất là một trang từ báo cáo với một số visual liên quan đến sản phẩm này.

Kết luận

Khi bạn đã áp dụng các tính năng được đề cập trong hướng dẫn này, bạn sẽ tiến gần hơn đến việc trở thành một người dùng Power BI thành thạo. Trong hướng dẫn tiếp theo, chúng tôi sẽ thảo luận cách bạn có thể phát triển thêm các kỹ năng Power BI với một số tính năng nâng cao để làm giàu bộ công cụ trực quan hoá dữ liệu của mình. Ngoài ra, hãy xem các khóa học Power BI của DataCamp; hoặc nếu bạn muốn bắt đầu hành trình chinh phục Power BI ngay hôm nay, bạn có thể ghi danh vào Lộ trình Kỹ năng Power BI Fundamentals.