Come bloccare le celle in Excel: guida passo passo per proteggere i tuoi dati

A volte vogliamo assicurarci che certe parti del nostro foglio di calcolo non vengano modificate per errore. Per farlo, possiamo bloccare le celle. È un modo utile per proteggere elementi come dati sensibili e la struttura del foglio di lavoro.

È diverso da strumenti come Blocca riquadri (che servono solo a mantenere visibili parti del foglio durante lo scorrimento) o Convalida dati (che aiuta a controllare quali dati vengono inseriti). In questo articolo ti mostrerò come bloccare tutte le celle, solo quelle importanti o persino solo le celle con formule.

Come bloccare tutte le celle in Excel

Per impostazione predefinita, tutte le celle in Excel sono bloccate, ma questo non significa che siano protette finché non attivi la protezione del foglio.

Per confermare che tutte le celle siano bloccate, premi Ctrl + A o il pulsante Seleziona tutto per selezionare l'intero foglio. Fai clic con il tasto destro e scegli Formato celle (oppure premi Ctrl + 1), vai alla scheda Protezione e assicurati che la casella Bloccata sia selezionata (il che significa che tutte le celle sono bloccate). Di solito lo è, ma è bene verificarlo.

Verifica delle celle bloccate. Immagine dell'autore.

Ora, per impedire la modifica del foglio, vai alla scheda Revisione e fai clic su Proteggi foglio. Inserisci la password (te la chiederà due volte) e non dimenticarla, perché non c'è modo di recuperarla in seguito.

Sotto, puoi vedere le opzioni per ciò che si può ancora fare, come selezionare celle o formattare righe. Scegli cosa vuoi consentire, quindi fai clic su OK. Ora il foglio è protetto. Tutte le celle sono bloccate e gli utenti possono fare solo ciò che permettiamo.

Proteggi il foglio con una password. Immagine dell'autore. 

Come bloccare celle specifiche

Supponiamo di lavorare su un modello o un foglio condiviso e di voler bloccare solo celle specifiche, come quelle con formule o input chiave, così gli utenti non le modificano.

Per farlo, ripeti i passaggi della scheda Protezione indicati sopra, ma questa volta deseleziona la casella Bloccata e fai clic su OK.

Blocco di celle specifiche. Immagine dell'autore

Poi seleziona le celle che vuoi bloccare (nel mio caso, E2:E6). Seleziona la casella Bloccata nella scheda Protezione e fai clic su OK e proteggi il foglio per applicare il blocco. Vedrai che tutte le celle sono sbloccate tranne quelle che abbiamo bloccato.

Celle specifiche bloccate. Immagine dell'autore

Come bloccare le celle con formule

Se condividiamo un foglio in cui le persone devono inserire i propri dati, è una buona idea bloccare le celle con formule. In questo modo, le formule di base restano al sicuro e nessuno può romperle per sbaglio digitando le proprie informazioni.

Per bloccare le celle con formule, deseleziona la casella Bloccata per sbloccare tutte le celle tramite l'opzione Formato celle (come visto sopra). Poi vai alla scheda Home e fai clic su Trova e seleziona nel gruppo Modifica o premi Ctrl + G. Quindi fai clic su Speciale, scegli Formule e fai clic su OK.

Ora le celle con formule sono selezionate. Seleziona tutte le celle, premi Ctrl + 1 e seleziona la casella Bloccata: ora solo le celle con formule sono bloccate. Puoi anche selezionare la casella Nascosta se vuoi nascondere quelle celle.

Blocca le celle con formule. Immagine dell'autore.

Come sbloccare intervalli per utenti specifici

Poniamo di avere due persone e di voler permettere a ciascuna di modificare una parte diversa dello stesso foglio Excel. Per questo possiamo usare una funzione integrata, Consenti agli utenti di modificare intervalli.

Supponiamo che il team marketing debba compilare le spese e il team finance debba approvare i totali. Possiamo sbloccare intervalli specifici per ciascuno di loro e mantenere tutto il resto protetto.

1. Accedi alla barra multifunzione di Excel

• Vai alla scheda Revisione.
• Fai clic su Consenti agli utenti di modificare intervalli.
• Nella finestra che si apre, fai clic su Nuovo.

2. Configura la sezione marketing

• Nella finestra Nuovo intervallo, assegna un nome all'intervallo (ad esempio MarketingInput).

• In Riferito alle celle, digita A2:C6.

• Scegli una password, ad esempio mkt123, e fai clic su OK.

• Conferma la password quando richiesto.

3. Aggiungi la sezione finance

• Ripeti gli stessi passaggi.

• Assegna il nome FinanceApproval.

• Usa D2:D16 come intervallo di celle.

• Imposta una password diversa, ad esempio fin456, e confermala.

Ora, come abbiamo fatto prima, proteggi il foglio affinché gli intervalli bloccati funzionino. Chiunque può aprire e visualizzare il foglio. Ma se qualcuno prova a modificare la sezione marketing, avrà bisogno della password del marketing. Stesso discorso per finance: senza password, niente modifiche.

Blocca intervalli specifici usando l'opzione Consenti agli utenti di modificare intervalli. Immagine dell'autore.

Ma digitare una password ogni volta che vuoi modificare un intervallo può essere frustrante e richiedere tempo. Se preferisci dare accesso a persone specifiche senza bisogno di password, puoi usare invece l'opzione Autorizzazioni. È più rapida e fluida per i team che accedono con nomi utente o indirizzi email.

Ecco come configurarla:

Accedi alla barra multifunzione di Excel

• Vai alla scheda Revisione e fai clic su Consenti agli utenti di modificare intervalli.
• Fai clic su Nuovo, assegna un nome all'intervallo e scegli le celle che vuoi sbloccare.

Aggiungi persone invece di password

• Fai clic su Autorizzazioni.
• Premi Aggiungi, quindi inserisci i nomi utente o gli indirizzi email di chi deve avere accesso. (Io ho usato Administrator come esempio.)
• Fai clic su Controlla nomi, poi su OK.
• Se qualcosa non funziona, fai clic su Avanzate per perfezionare le impostazioni utente.
• Seleziona la casella Modifica intervallo senza password.

Quando hai finito, fai clic su Proteggi foglio, scegli una password e premi OK. Ora solo gli utenti autorizzati possono modificare l'intervallo e non verranno interrotti da richieste di password ogni volta.

Consenti a un intervallo specifico senza password. Immagine dell'autore.

Cosa possono controllare le impostazioni di protezione del foglio

Quando proteggiamo un foglio in Excel, vediamo una sezione chiamata Consenti a tutti gli utenti di questo foglio di lavoro di. Qui decidiamo cosa possono ancora fare gli utenti, anche con il foglio protetto.

Impostazioni di protezione del foglio. Immagine dell'autore.

Per impostazione predefinita, tutto è bloccato. Quindi, se vogliamo che gli utenti possano comunque svolgere attività specifiche come formattare, eliminare o inserire, dovremo selezionare le relative caselle.

Vediamo cosa significa ciascuna opzione e perché è importante:

Prima di completare la configurazione della protezione in Excel, ecco alcuni promemoria rapidi per evitare errori comuni:

• La protezione del foglio di calcolo impedisce ad altri di modificare accidentalmente le cose. Ma possono vedere tutte le informazioni riservate. Possono accedere facilmente ai tuoi dati se conoscono strumenti come VBA per bypassare la protezione. Per questo ti consiglio di non conservare dati sensibili in un foglio condiviso.

• Non dimenticare la password se ne imposti una per proteggere il foglio. Excel non ha un metodo integrato per recuperare le password. Questo significa che una volta persa, non potrai più modificare le aree protette. Quindi conservala in un posto sicuro.

• Sblocca sempre i campi di input prima di proteggere il foglio. Se gli utenti devono digitare in celle specifiche, quelle celle devono essere prima sbloccate. Se salti questo passaggio, gli utenti non potranno inserire nulla e potrebbero pensare che qualcosa non funzioni.

Quando usare alternative

Bloccare le celle protegge parti chiave del foglio, come le formule. Ma altri strumenti possono essere più adatti a seconda di quello che vogliamo fare.

Blocca riquadri in Excel non protegge il foglio. Mantiene visibili alcune righe o colonne mentre scorri. È perfetto per fogli lunghi in cui vogliamo tenere le intestazioni in vista mentre scendiamo nella pagina.

Poi c'è lo strumento di Convalida dati. Non impedisce alle persone di modificare una cella, ma guida ciò che possono inserire. Possiamo impostare regole per consentire solo numeri, date o valori da un elenco a discesa. Aiuta a evitare errori di digitazione e mantiene i dati puliti.

Considerazioni finali

Bloccare le celle in Excel è un modo semplice per impedire ad altri di modificare parti importanti del nostro foglio. Possiamo usarlo per proteggere le formule, controllare le aree di input e gestire chi può modificare cosa.

Ma non fermarti qui. Prova le diverse opzioni e combinale con strumenti come Convalida dati o Blocca riquadri per mantenere il tuo foglio chiaro, accurato e facile da usare. Infine, non dimenticare di far avanzare la tua carriera con il nostro percorso di competenze Excel Fundamentals.