Siêu liên kết trong Excel: Hướng dẫn đầy đủ về tạo và quản lý liên kết

Trong Excel, siêu liên kết không chỉ hữu ích để tham chiếu đến các trang web bên ngoài, mà còn mang lại cách trực quan và tiện lợi để điều hướng giữa các trang tính và liên kết các ô thông tin, từ đó tạo nên bảng tính tương tác.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ phân tích cách tạo siêu liên kết trong Excel và cách quản lý thông tin mà chúng chứa. Chúng ta sẽ đề cập đến ba cách chính để tạo siêu liên kết: qua menu Insert, hàm HYPERLINK() và VBA/macro. Cuối cùng, chúng ta sẽ xem một số trường hợp sử dụng thú vị để tận dụng tối đa siêu liên kết trong Excel.

Cho hướng dẫn này, chúng ta sẽ dùng một bảng tính đơn giản với một tập con các bài viết được xuất bản trên Blog DataCamp. Tệp gồm hai trang, trang đầu chứa thông tin về các bài viết và trang thứ hai có thông tin cơ bản về tác giả. 

Cách chèn siêu liên kết trong Excel

Cách nhanh nhất để tạo siêu liên kết trong Excel là vào Insert > Link. Sau đó, bạn sẽ thấy một hộp với vài tùy chọn để tạo siêu liên kết, bao gồm:

• Trang web hoặc tệp
• Tài liệu này
• Địa chỉ email

Cách chèn siêu liên kết đến trang web hoặc tệp

Để tạo siêu liên kết đến trang web hoặc tệp, chỉ cần thêm URL hoặc vị trí tệp trên máy tính của bạn vào ô Address.

Ví dụ, hãy tạo liên kết đến bài viết đầu tiên trong mẫu của chúng ta. Bạn có thể tạo trực tiếp siêu liên kết trong ô có tiêu đề bài viết (B2) hoặc ở một cột riêng. Khi thêm URL, Text to Display mặc định sẽ trả về tiêu đề bài viết. Sau khi hoàn tất, bạn sẽ thấy tiêu đề có định dạng mới, cho biết ô đó có siêu liên kết. 

Nếu tạo siêu liên kết trong một ô trống riêng, Text to Display sẽ trả về URL. Tuy nhiên, bạn có thể tự do lựa chọn cách diễn đạt cho phần văn bản chứa siêu liên kết.

Cuối cùng, để hiển thị thông tin hữu ích khi bạn đưa con trỏ lên liên kết, bạn có thể dùng nút ScreenTip.

Quy trình chèn tệp cũng tương tự. Chỉ cần chọn tệp cục bộ bạn muốn chèn và Excel sẽ tạo siêu liên kết với đường dẫn đầy đủ. 

Bên dưới là một siêu liên kết trỏ đến vị trí của một tệp HTML chứa bài viết.

Lưu ý rằng siêu liên kết tham chiếu đến đường dẫn trên máy tính của bạn, nên sẽ không hoạt động trên máy của người dùng khác mà bạn chia sẻ bảng tính, trừ khi nó nằm trên ổ đĩa dùng chung.

Cách liên kết đến vị trí cụ thể trong bảng tính

Excel cũng cho phép bạn tạo siêu liên kết chứa tham chiếu nội bộ trong các bảng tính của mình. Trong trường hợp này, bạn sẽ cần chỉ định tham chiếu ô (có thể là một ô hoặc một vùng) trong trang tính bạn quan tâm. 

Bạn cũng có thể tạo các tên đã định nghĩa cho một nhóm ô và dùng chúng thay cho tham chiếu ô.

Cách liên kết địa chỉ email

Có một cột chứa email là điều rất phổ biến. Excel cho phép bạn tạo siêu liên kết tự động khởi chạy chương trình email và tạo thư mới với địa chỉ đã cho và, tùy chọn, có cả chủ đề.

Hãy xem cách hoạt động với một địa chỉ email hư cấu.

Quản lý và định dạng các siêu liên kết hiện có trong Excel

Sau khi tạo siêu liên kết, Excel cung cấp cho bạn nhiều công cụ để quản lý và định dạng chúng. Hãy xem cách thực hiện một số thao tác cơ bản.

Chỉnh sửa siêu liên kết 

Để chỉnh sửa siêu liên kết hiện có, hãy nhấp chuột phải vào siêu liên kết và chọn Edit Hyperlink để cập nhật địa chỉ hoặc văn bản hiển thị.

Xóa siêu liên kết 

Để xóa siêu liên kết hiện có, nhấp chuột phải và chọn Remove Hyperlink.

Hoặc, nếu bạn muốn xóa nhiều siêu liên kết cùng lúc, hãy chọn các ô quan tâm và vào Home > Clear > Remove Hyperlinks.

Định dạng siêu liên kết 

Excel dùng kiểu mặc định cho siêu liên kết, nhưng bạn có thể dùng kiểu khác. Chỉ cần vào Cell Styles > Hyperlink để tự điều chỉnh màu chữ và gạch chân, hoặc thậm chí tạo kiểu mới.

Tạo liên kết với hàm HYPERLINK()

Menu ribbon thường là đủ để tạo và thay đổi siêu liên kết. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, bạn có thể muốn tự tạo siêu liên kết bằng hàm HYPERLINK(). 

Hàm này giúp bạn hoặc tạo siêu liên kết mới từ đầu, hoặc chuyển văn bản thuần hiện có thành liên kết có thể nhấp, tùy theo dữ liệu ban đầu.

Đây là cú pháp của hàm HYPERLINK():

=HYPERLINK(link_location, [friendly_name]). Được hỗ trợ bởi

Trong đó link_location là URL hoặc đường dẫn đến đích liên kết, và friendly_name tùy chọn cho phép chọn văn bản hiển thị. 

Để liên kết nội bộ động, bạn có thể dùng ký hiệu # trước tham chiếu ô và trang tính. Bạn cũng có thể liên kết đến sổ làm việc khác bằng cách thêm đường dẫn đầy đủ vào tham số link_location

Dưới đây là một vài ví dụ về cách dùng hàm này:

Những điều thú vị khác bạn có thể làm với siêu liên kết

Tạo liên kết nội bộ đến các vị trí trong cùng sổ làm việc

Chúng ta đã đề cập cách tạo các tên đã định nghĩa để tham chiếu đến ô khác hoặc thẻ trang tính. Tên đã định nghĩa rất hữu ích để tạo các liên kết nội bộ bền vững, không bị hỏng khi di chuyển hàng hoặc cột. 

Để xem tất cả các tên đã định nghĩa bạn đã tạo và chỉnh sửa hoặc xóa chúng, bạn có thể vào Formulas > Name Manager.

Chuyển văn bản hiện có thành siêu liên kết có thể nhấp

Excel tự động nhận diện các URL bắt đầu bằng http://, www., hoặc mailto. Tuy nhiên, đôi khi không phải vậy và bạn sẽ cần chuyển văn bản thuần sang siêu liên kết. Bạn có thể làm thủ công bằng cách nhấp đúp vào ô chứa siêu liên kết. Sau đó, khi bạn nhấp sang ô khác, Excel sẽ đổi ô văn bản đó sang kiểu siêu liên kết. 

Bạn cũng có thể thực hiện rõ ràng việc chuyển đổi bằng cách dùng hàm HYPERLINK(), như đã thấy trước đó.

Cách xử lý để nhúng liên kết vào một phần của văn bản

Excel không cho phép tạo siêu liên kết cho một phần văn bản trong một ô. Tuy nhiên, có vài mẹo để tạo cảm giác như chỉ một phần văn bản có siêu liên kết.

Ví dụ, bạn có thể chọn phần văn bản bạn không muốn (trông như) được liên kết, bỏ gạch chân và đổi màu về đen. Hoặc, bạn có thể đặt văn bản và siêu liên kết ở các ô liền kề để giống nhau về mặt thị giác. 

Kết luận

Nhiều bảng tính Excel sử dụng siêu liên kết, dù để tham chiếu trang web và tài liệu bên ngoài hay để tạo bảng tính động với các tham chiếu nội bộ. Vì vậy, học cách dùng siêu liên kết trong Excel là một cách hữu ích để bạn giữ mọi thứ ngăn nắp và giúp sổ làm việc của bạn nổi bật.

Hy vọng bạn thấy hữu ích và hẹn gặp lại bạn. Nếu muốn tiếp tục nâng cao kỹ năng Excel, hãy biết rằng chúng tôi có các khóa học và lộ trình kỹ năng cập nhật, đẳng cấp. Dưới đây là một số nội dung Excel được chúng tôi tuyển chọn:

• Khóa học Nhập môn Excel
• Khóa học Phân tích dữ liệu trong Excel
• Lộ trình kỹ năng Excel Cơ bản
• Khóa học Trực quan hóa dữ liệu trong Excel