วิธีรวมเซลล์ใน Excel: 2 แนวทางที่แตกต่างกัน

วิธีรวมเซลล์ใน Excel ด้วยสูตร (แนะนำ)

เพื่อรวมเซลล์ด้วยสูตร มาดูตัวอย่างง่าย ๆ กัน:

สมมติว่ามีชุดข้อมูลที่ คอลัมน์ A มี ชื่อจริง และ คอลัมน์ B มี นามสกุล เราต้องการให้ชื่อและนามสกุลอยู่ด้วยกันในเซลล์เดียว

ให้สร้างคอลัมน์ช่วยดังนี้: 

1. ไปที่ คอลัมน์ C
2. คลิก C1
3. พิมพ์ Full Name เป็นหัวคอลัมน์

จากนั้นคลิก เซลล์ C2 แล้วใส่สูตรนี้:

=A2 & " " & B2

สูตรนี้ทำอะไรบ้าง:

• A2 ดึงชื่อจริง

• " " เพิ่มช่องว่างระหว่างชื่อ

• B2 ดึงนามสกุล

• & เชื่อมทุกอย่างให้เป็นค่าข้อความเดียว

กด Enter เพื่อดูชื่อที่รวมกัน

จากนั้นนำเคอร์เซอร์ไปที่สี่เหลี่ยมเล็กมุมขวาล่างของเซลล์ ซึ่งเรียกว่า fill handle แล้วลากลงเพื่อคัดลอกสูตรไปยังแถวถัด ๆ ไป Excel จะปรับการอ้างอิงเซลล์ให้เองอัตโนมัติในแต่ละแถว

รวมสองเซลล์ด้วยตัวดำเนินการ ampersand ภาพโดยผู้เขียน

วิธีนี้เชื่อมเนื้อหาจากหลายเซลล์ โดยไม่เปลี่ยนแปลงข้อมูลต้นฉบับ เนื่องจากสูตรจะไม่เขียนทับค่า จึงเป็นวิธีที่เชื่อถือได้ที่สุดในการรวมข้อความใน Excel

วิธีรวมเซลล์ใน Excel ด้วยฟังก์ชันข้อความที่มีในตัว

หากต้องการรวมเซลล์ด้วยฟังก์ชันข้อความที่มีในตัว สามารถใช้ 2 ตัวเลือกนี้: 

• CONCAT() หรือ CONCATENATE() จะรวมค่าจากหลายเซลล์เป็นผลลัพธ์เดียว

• TEXTJOIN() จะรวมเซลล์พร้อมกำหนดตัวคั่นและข้ามเซลล์ว่างได้

มาดูทั้งสองวิธีด้วยตัวอย่างง่าย ๆ

การใช้ฟังก์ชัน CONCAT() หรือ CONCATENATE()

CONCAT() และ CONCATENATE() ใช้เพื่อเชื่อมข้อความจากหลายเซลล์ให้เป็นค่าเดียว

ขั้นตอนการใช้:

• สร้างคอลัมน์ช่วย

• คลิกเซลล์ C2

• ใส่สูตรใดสูตรหนึ่งต่อไปนี้:

  • =CONCATENATE(A2," ",B2)

  • =CONCAT(A2," ",B2)

• กด Enter

• ลาก fill handle ลงเพื่อใช้สูตรกับแถวอื่น ๆ

รวมเซลล์ด้วยฟังก์ชัน CONCAT และ CONCATENATE ภาพโดยผู้เขียน

ทั้งสองฟังก์ชันให้ผลลัพธ์เหมือนกัน คือรวมชื่อจริงและนามสกุลโดยมีช่องว่างคั่น สูตรยังคงอ่านง่ายและแก้ไขสะดวกหากเพิ่มคอลัมน์ในภายหลัง

ใช้ TEXTJOIN() เพื่อรวมเซลล์พร้อมตัวคั่น

TEXTJOIN() ให้การควบคุมที่มากกว่า สามารถกำหนดตัวคั่นและสั่งให้ Excel ข้ามเซลล์ว่างได้

สมมติว่าเราต้องการรวมชื่อและประเทศ โดยมีเครื่องหมายจุลภาคคั่น ขั้นตอนคือ:

• สร้างคอลัมน์ช่วย

• คลิกเซลล์ C2

• ใส่สูตรนี้: =TEXTJOIN(",",TRUE,A2,B2)

การทำงานเป็นดังนี้:

• "," คือเครื่องหมายตัวคั่น สามารถใช้ช่องว่าง จุลภาค ขีด หรืออักขระใด ๆ ก็ได้

• TRUE แจ้งให้ Excel ข้ามเซลล์ว่าง

• A2, B2 คือเซลล์ที่ต้องการรวม

กด Enter แล้วลาก fill handle ลงเพื่อใช้สูตรกับแถวที่เหลือ

รวมเซลล์พร้อมตัวคั่นด้วย TEXTJOIN ภาพโดยผู้เขียน

หมายเหตุ: ในสูตร TEXTJOIN() ระบุได้เพียงตัวคั่นเดียว หากส่วนต่าง ๆ ของข้อความต้องใช้ตัวคั่นต่างกัน จะต้องใช้คอลัมน์ช่วยแยกกัน

อะไรดีกว่า: สูตรทั่วไปหรือฟังก์ชันในตัว?

ทั้งสองแนวทางใช้ได้ แต่ฟังก์ชันข้อความในตัวขยายผลได้ดีกว่า เมื่อชุดข้อมูลโตขึ้น เพียงอัปเดตช่วงข้อมูลในฟังก์ชัน ไม่ต้องเขียนสูตรยาว ๆ ใหม่

ฟังก์ชันอย่าง CONCAT() และ TEXTJOIN() ช่วยลดความผิดพลาด เพราะ Excel จัดการช่องว่างและเซลล์ว่างได้สะอาดกว่า

วิธีผสานเซลล์ใน Excel (เฉพาะการรวมเชิงมุมมอง)

วิธีผสานเซลล์เพื่อการแสดงผล:

• เลือกเซลล์ที่ต้องการผสาน เช่น A1 ถึง D1 ให้วางค่าหลักไว้ที่เซลล์ซ้ายบนก่อนผสาน
• ไปที่แท็บ Home
• ในกลุ่ม Alignment คลิก Merge & Center
• เปิดเมนูดรอปดาวน์ แล้วเลือกหนึ่งในตัวเลือกต่อไปนี้:
  • Merge & Center
  • Merge Across
  • Merge Cells
  • Unmerge Cells
• หาก Excel แสดงคำเตือน ให้คลิก OK เพื่อดำเนินการต่อ

Excel จะผสานเซลล์ที่เลือกให้เป็นเซลล์ใหญ่เพียงเซลล์เดียว

เคล็ดลับ: ใช้ Merge & Center เมื่อต้องการแสดงชื่อเรื่องหรือหัวข้อครอบคลุมหลายคอลัมน์ หลีกเลี่ยงการใช้ในชุดข้อมูล เพราะเซลล์ที่ผสานอาจทำให้เกิดปัญหาเมื่อจัดเรียง กรอง หรือวิเคราะห์ข้อมูล

ผสานเซลล์ด้วย Merge & Center ภาพโดยผู้เขียน

ฟีเจอร์นี้เปลี่ยนผังของเวิร์กชีต แต่ไม่ได้รวมข้อมูลจริง เมื่อต้องผสาน Excel จะเก็บค่าจากเซลล์ซ้ายบน และลบค่าจากเซลล์อื่นในช่วงที่เลือก

ความแตกต่างหลักระหว่าง Merge Cells และ Combine Cells ใน Excel

ใน Excel หลายคนใช้คำว่าผสาน (merge) กับรวม (combine) แทนกัน ทั้งที่จริงแล้วหมายถึงการกระทำต่างกัน วิธีหนึ่งเปลี่ยนข้อมูล อีกวิธีเปลี่ยนผังหน้า

มาดูความแตกต่างของทั้งสองวิธีกัน

รวมเซลล์ด้วยสูตร

เมื่อรวมเซลล์ด้วยสูตรอย่าง &, CONCAT() หรือ TEXTJOIN() Excel จะเชื่อมเนื้อหาโดยคงข้อมูลต้นฉบับไว้ครบถ้วน

วิธีนี้:

• เก็บค่าทุกค่าไว้
• ไม่เปลี่ยนแปลงเซลล์ต้นฉบับ
• ทำงานร่วมกับการจัดเรียงและการกรองได้
• รองรับสูตรและการคำนวณ
• ปลอดภัยกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่
• เหมาะกับงานประมวลผลข้อมูลส่วนใหญ่

เพราะข้อมูลยังคงอยู่ครบ การใช้สูตรจึงเป็นแนวทางที่ปลอดภัยที่สุดสำหรับงานจริง

ผสานเซลล์ด้วยเครื่องมือ Merge

เมื่อผสานเซลล์ด้วย Merge & Center Excel จะสร้างเซลล์ใหญ่หนึ่งเซลล์พาดหลายคอลัมน์—ไม่ได้รวมค่าเข้าด้วยกัน

วิธีนี้:

• เก็บไว้เฉพาะค่าของเซลล์ซ้ายบน
• ลบค่าจากเซลล์อื่นในช่วงที่เลือก
• สร้างปัญหากับการจัดเรียงและการกรอง
• อาจทำให้สูตรที่อ้างอิงเซลล์เสีย
• ใช้หลัก ๆ เพื่อการจัดรูปแบบและผังหน้า

หลังผสานแล้ว Excel จะมองช่วงที่เลือกเป็นเซลล์ใหญ่เพียงเซลล์เดียว

เปรียบเทียบสั้น ๆ: ผสานเซลล์ vs รวมเซลล์

นี่คือการเปรียบเทียบแบบเคียงข้างกันของทั้งสองวิธี: 

เมื่อใดควร (และไม่ควร) ผสานเซลล์ใน Excel

ควรใช้ Merge Cells เพื่อการจัดผังและการนำเสนอเท่านั้น เหมาะสำหรับชื่อเรื่อง หัวข้อ และองค์ประกอบการออกแบบอื่น ๆ ไม่เหมาะกับชุดข้อมูลจริง เพราะอาจทำให้การจัดเรียง การกรอง และสูตรมีปัญหา ไม่ได้ทำงานกับข้อมูล จึงควรหลีกเลี่ยงการผสาน

ต่อไปนี้คือแนวทางสั้น ๆ ว่าเมื่อใดควรใช้ และเมื่อใดไม่ควรใช้: 

เคล็ดลับ: หากไม่แน่ใจ ให้ใช้สูตรแทนการผสาน สูตรจะคงข้อมูลไว้ครบและมักทำงานได้ดีกว่าในหลายสถานการณ์

Center Across Selection: ทางเลือกที่ดีกว่าการผสานเซลล์

Center Across Selection เป็นตัวเลือกการจัดแนวใน Excel ที่จัดกึ่งกลางข้อความคร่อมหลายเซลล์ โดยที่แต่ละเซลล์ยังแยกจากกัน ข้อความจะแสดงเหมือนจัดกึ่งกลางคร่อมคอลัมน์ที่เลือก แต่ Excel จะไม่ผสานเซลล์ เนื่องจากเซลล์ยังเป็นอิสระ การจัดเรียง การกรอง และสูตรจึงยังทำงานปกติ

ดังนั้น Center Across Selection จึงเป็นทางเลือกที่ดีกว่า Merge & Center เมื่อต้องการแค่เอฟเฟ็กต์ข้อความกึ่งกลางโดยไม่เปลี่ยนโครงสร้างเวิร์กชีต

 วิธีใช้ Center Across Selection:

1. เลือกเซลล์ที่ต้องการให้ข้อความแสดงกึ่งกลาง เช่น เลือก B5 และ C5
2. กด Ctrl + 1 เพื่อเปิดหน้าต่าง Format Cells
3. เปิดแท็บ Alignment
4. ในดรอปดาวน์ Horizontal เลือก Center Across Selection
5. คลิก OK

Excel จะแสดงข้อความจัดกึ่งกลางคร่อมเซลล์ที่เลือก

จัดกึ่งกลางข้อความด้วย Center Across Selection ภาพโดยผู้เขียน

ผลลัพธ์เกือบเหมือนกับการผสานเซลล์ ข้อความจะอยู่ตรงกลางคร่อมคอลัมน์ที่เลือก คล้ายกับ Merge & Center

อย่างไรก็ตาม เซลล์ยังคงแยกจากกัน สามารถยืนยันได้โดยการคลิกทีละเซลล์ Excel จะเลือกทีละเซลล์ แทนที่จะมองเป็นเซลล์ผสานเดียว

ตรวจสอบ Center Across Selection ภาพโดยผู้เขียน

ปัญหาทั่วไปเมื่อรวมเซลล์ใน Excel

เมื่อรวมเซลล์ด้วยสูตร อาจเกิดปัญหาทั่วไปบางอย่าง ส่วนใหญ่เกี่ยวกับช่องว่างเกินหรือข้อผิดพลาดของสูตร ซึ่งแก้ไขได้ง่ายด้วยฟังก์ชันที่เหมาะสม: 

1. มีช่องว่างเกินในข้อความที่รวม

บางครั้งผลลัพธ์มีช่องว่างเกิน มักเกิดเมื่อเซลล์หนึ่งมีช่องว่างอยู่แล้วหรือมีค่าหายไป

สามารถแก้ด้วยฟังก์ชัน TRIM() ซึ่งลบช่องว่างเกินและคงไว้เพียงช่องว่างเดี่ยวระหว่างคำ

สูตรนี้จะรวมค่าจาก A1 และ B1 พร้อมทำความสะอาดช่องว่างเกินในผลลัพธ์สุดท้าย

2. สูตรแสดงข้อผิดพลาดหลังการรวม

สูตรอาจให้ข้อผิดพลาดได้ หากหนึ่งในเซลล์ที่อ้างอิงมีการเปลี่ยนแปลง ว่างเปล่า หรือมีค่าที่ไม่คาดคิด

สามารถจัดการได้ด้วยฟังก์ชัน IFERROR() ซึ่งจะแทนที่ข้อผิดพลาดด้วยผลลัพธ์ที่สะอาด

หาก Excel พบข้อผิดพลาด สูตรจะคืนค่าผลลัพธ์ว่างเปล่าแทนการแสดงข้อความผิดพลาด ทำให้เวิร์กชีตดูสะอาดและอ่านง่ายขึ้น

วิธีแยกเซลล์ที่ถูกรวมกลับเป็นเซลล์แยก

เพื่อแยกข้อความที่รวมกลับเป็นเซลล์แยก โดยใช้ฟีเจอร์ Text to Columns ให้ทำดังนี้: 

1. เลือกคอลัมน์ที่มีข้อความที่รวมไว้
2. คัดลอกคอลัมน์ด้วย Ctrl + C แล้ววางในคอลัมน์อื่นด้วย Paste Values (Ctrl + Shift + V หรือคลิกขวาแล้วเลือก Paste Values)
3. ไปที่แท็บ Data
4. ในกลุ่ม Data Tools คลิก Text to Columns
5. ใน Convert Text to Columns Wizard เลือก Delimited แล้วคลิก Next
6. เลือกตัวคั่นที่แยกข้อมูลของคุณ เช่น Space, Comma หรือ Tab แล้วคลิก Next
7. เลือก General หรือ Text แล้วคลิก Finish

Excel จะแยกค่าตามตัวคั่นที่เลือกออกเป็นหลายคอลัมน์

แยกเซลล์ที่รวมไว้ ภาพโดยผู้เขียน

ฟีเจอร์นี้แยกข้อมูลตามตัวคั่น เช่น ช่องว่าง จุลภาค หรือแท็บ เหมาะเมื่อชื่อ สถานที่ หรือค่าอื่น ๆ อยู่รวมกันในเซลล์เดียว

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดในการรวมเซลล์ใน Excel

ควรยึดแนวปฏิบัติง่าย ๆ ไม่กี่ข้อเมื่อรวมเซลล์ใน Excel เพื่อให้เวิร์กชีตสะอาด เชื่อถือได้ และแก้ไขต่อในภายหลังได้ง่าย: 

• ใช้สูตรเพื่อรวมข้อมูลเมื่อทำได้: ฟังก์ชันอย่าง &, CONCAT() หรือ TEXTJOIN() จะเชื่อมค่าโดยคงข้อมูลต้นฉบับไว้และแก้ไขได้

• หลีกเลี่ยงการผสานเซลล์ภายในช่วงข้อมูล: เซลล์ที่ผสานอาจรบกวนการจัดเรียง การกรอง และสูตร

• แยกข้อมูลดิบออกจากการจัดรูปแบบ: เมื่อแยกข้อมูลออกจากการนำเสนอ จะอัปเดตหรือนำชุดข้อมูลไปใช้ซ้ำได้ง่ายขึ้น

• ใช้การผสานเพื่อการจัดผังและการนำเสนอเท่านั้น: เซลล์ที่ผสานเหมาะกับหัวข้อ ชื่อเรื่อง หรือส่วนเชิงภาพ ไม่ใช่การเก็บข้อมูล

• ใช้รูปแบบให้สม่ำเสมอทั้งเวิร์กชีต: สไตล์ที่สอดคล้องทำให้สเปรดชีตอ่านง่าย ดูแลรักษา และแบ่งปันได้สะดวก

สรุปท้ายบท 

เพื่อพัฒนาทักษะ Excel ให้ก้าวหน้า ลองสำรวจหลักสูตร Data Preparation in Excel และ Data Analysis in Excel ของเรา ซึ่งสอนทักษะเชิงปฏิบัติในการทำความสะอาด จัดระเบียบ และวิเคราะห์ชุดข้อมูลจริง

นอกจากนี้ยังมีสรุปอ้างอิงฉับไวไว้ใกล้ตัวระหว่างทำงานได้ด้วย Data Manipulation in Excel Cheat Sheet, Excel Formulas Cheat Sheet และ Excel Shortcuts Cheat Sheet ซึ่งสรุปสาระสำคัญให้ใช้ประกอบระหว่างสร้างหรือทบทวนสเปรดชีต