Hướng Dẫn Power BI Cho Người Mới Bắt Đầu: Từng Bước

Điều kiện tiên quyết

Trước khi bắt đầu hướng dẫn này, hãy đảm bảo bạn có những điều sau:

• Máy tính Windows: Power BI Desktop chỉ có trên Windows (Windows 10 trở lên, 64-bit). Người dùng Mac có thể chạy qua máy ảo hoặc dùng Power BI Service trên trình duyệt.
• Hiểu biết cơ bản về bảng tính: Nắm các khái niệm hàng, cột và kiến thức Excel cơ bản sẽ giúp bạn theo kịp, dù không cần kinh nghiệm Power BI trước đó.
• Bộ dữ liệu mẫu: Tải bộ dữ liệu tài chính mẫu của Microsoft để thực hành cùng các ví dụ trong hướng dẫn.

Tải xuống và cài đặt Power BI Desktop

Power BI Desktop là một trong các thành phần cốt lõi của Power BI và là ứng dụng chính để thiết kế, xây dựng báo cáo.

Khuyến nghị tải Power BI Desktop từ Microsoft Store vì có vài lợi ích:

• Windows sẽ tự động cập nhật Power BI Desktop lên phiên bản mới nhất. Vì Microsoft phát hành bản cập nhật hàng tháng cho Power BI, điều này tiết kiệm nhiều thời gian.
• Thay vì tải toàn bộ ứng dụng cho mỗi lần cập nhật, Windows chỉ tải các thành phần thay đổi. Cập nhật nhanh hơn và hữu ích nếu bạn muốn tiết kiệm dữ liệu.
• Bạn không cần quyền quản trị để cài đặt hay cập nhật Power BI Desktop (thường gặp trên máy do công ty cấp). Điều này cũng giúp việc cập nhật hàng tháng nhanh hơn vì bạn không cần liên hệ bộ phận IT mỗi lần cập nhật.

Nếu cần tải trực tiếp ứng dụng Power BI Desktop, hãy vào trang sản phẩm và chọn 'See download or language options'. Bạn sẽ được chuyển tới Microsoft Download Center, nơi có thể tải phiên bản mới nhất của ứng dụng.

Lưu ý bạn không thể cài đồng thời bản từ Microsoft Store và bản từ download center trên cùng máy. Nếu cần chuyển đổi, hãy gỡ bản hiện tại trước khi cài bản còn lại.

Khi khởi chạy, Power BI sẽ bắt đầu với một báo cáo trống. Hãy điểm qua các thành phần của Power BI Desktop:

• Ribbon - dải lệnh trên cùng chứa hầu hết điều khiển và tùy chọn cần để xây dựng báo cáo.
• Views - gồm chế độ xem báo cáo, dữ liệu và mô hình.
• Canvas - khu vực thiết kế chính để thêm trực quan hóa và thành phần khác.
• Bộ chọn trang - để điều hướng giữa các trang trong báo cáo.
• Bộ lọc - có thể thêm trường vào đây để lọc dữ liệu.
• Trực quan hóa - danh sách các trực quan hóa có sẵn.
• Trường - chứa bảng và trường có trong mô hình dữ liệu.

Nhập và biến đổi dữ liệu trong Power BI Desktop

Giờ hãy bắt tay vào làm việc với dữ liệu trong Power BI.

Nguồn dữ liệu và kết nối

Power BI hỗ trợ rất nhiều nguồn/kết nối dữ liệu, giúp bạn dễ dàng kết nối tới nguồn mình chọn. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ nhập dữ liệu tài chính mẫu do Microsoft cung cấp.

Nhập dữ liệu

Như đã nói ở đầu bài, bạn có thể tải dữ liệu mẫu và nhập bằng cách chọn nguồn dữ liệu Excel.

Một cửa sổ xem trước sẽ bật lên, nơi bạn chọn bảng hoặc sheet muốn nhập từ tệp Excel. Bảng và sheet được phân biệt bằng biểu tượng tương ứng. Thông thường nên nhập bảng vì chúng được định nghĩa gọn gàng trong Excel với tiêu đề và ranh giới hàng rõ ràng.

Tại đây, bạn cũng có thể chọn tải dữ liệu trực tiếp hoặc mở thẳng Power Query Editor bằng tùy chọn Transform Data. Biến đổi dữ liệu trước khi tải vào có lợi, vì thường có lỗi/ vấn đề nhỏ cần xử lý trước. Chọn Transform Data và một cửa sổ riêng cho Power Query Editor sẽ mở.

Power Query

Power Query Editor có thể chia thành 4 phần chính:

• Ribbon - dải lệnh trên cùng chứa hầu hết tùy chọn biến đổi dữ liệu bạn cần để định hình dữ liệu. Chúng ta sẽ khám phá vài biến đổi thường gặp bên dưới.
• Queries - liệt kê tất cả truy vấn bạn đã thiết lập cho báo cáo. Với báo cáo phức tạp, bạn có thể gom nhóm truy vấn để điều hướng và quản lý tốt hơn.
• Chế độ xem dữ liệu - bảng chính chứa dữ liệu cho truy vấn được chọn cùng thanh công thức. Chỉ xem trước 1000 hàng đầu tiên.
• Các bước biến đổi - khung bên phải chứa từng bước biến đổi đã áp dụng cho truy vấn được chọn. Giúp theo dõi mọi thay đổi với dữ liệu. Bạn có thể chèn, xóa, di chuyển các bước khi cần.

Ở đây, dữ liệu mẫu tài chính đã rất sạch, nên chúng ta không cần bước biến đổi nào. Tuy nhiên, đây là một số bước phổ biến:

• Xóa hàng và/hoặc cột - một số dữ liệu Excel có nhiều hàng/cột trống để dễ đọc/đẹp mắt, nhưng không hữu ích trong Power BI và nên xóa.
• Đổi kiểu dữ liệu - kiểu dữ liệu như số, ngày, văn bản nên được chỉ định cho từng cột. Power BI sẽ cố tự nhận diện, nhưng đôi khi sai hoặc có lỗi nên luôn nên kiểm tra lại.
• Kết hợp dữ liệu bằng merge và append - tương tự join và concatenate trong SQL, các biến đổi này cho phép kết hợp truy vấn từ nhiều nguồn.
• Pivot và unpivot - cho phép chuyển dữ liệu giữa dạng rộng và dài. Unpivot đặc biệt hữu ích khi xử lý tệp Excel có thông tin (như ngày tháng) trải dài theo cột thay vì theo hàng.
• Thêm cột có điều kiện - cho phép thêm cột dựa trên logic if/then/else.

Trong ví dụ dưới đây, chúng tôi thêm một bảng bổ sung tên là Products chứa một số danh mục sản phẩm giả để minh họa mô hình dữ liệu ở phần sau. Bạn có thể thêm bảng này bằng cách chọn Enter Data trên ribbon.

Cuối cùng, chọn Close & Apply trên ribbon để bắt đầu xây dựng và thiết kế báo cáo.

Xây dựng và thiết kế báo cáo Power BI

Chúng ta sẵn sàng xây dựng báo cáo đầu tiên.

Chế độ xem mô hình dữ liệu

Giờ chúng ta đã nhập hai bảng dữ liệu, có thể tạo quan hệ giữa chúng bằng chế độ xem mô hình dữ liệu.

Có hai cách để tạo quan hệ trong Power BI:

1. Chọn một trường từ một bảng và kéo thả lên trường trong bảng thứ hai mà bạn muốn tạo quan hệ.
2. Chọn Manage Relationships trên ribbon rồi chọn New để thêm quan hệ bằng cửa sổ chúng ta sẽ bàn tới tiếp theo (nhưng bắt đầu ở trạng thái "trống").

Mặc định, Power BI sẽ cố suy luận quan hệ giữa các bảng. Không phải lúc nào cũng đúng, nên bạn có thể tắt tính năng này trong cài đặt. Để chỉnh quan hệ, nhấp chuột phải vào đường nối giữa chúng và chọn Properties.

Cửa sổ này có hai tùy chọn thú vị để định nghĩa quan hệ: cardinality và hướng lọc chéo (cross-filter direction). Lựa chọn cho mỗi tùy chọn có thể ảnh hưởng lớn tới báo cáo, nên hãy chọn cẩn trọng. Cùng phân tích:

Cardinality có bốn lựa chọn: nhiều-đến-một, một-đến-một, một-đến-nhiều hoặc nhiều-đến-nhiều. Khi tạo quan hệ, khuyến nghị trường nối có giá trị duy nhất ở ít nhất một bảng. Dữ liệu của chúng ta thể hiện quan hệ giữa bảng Financials và bảng Products qua trường Product. Bảng Products có giá trị duy nhất cho trường Product (mỗi sản phẩm chỉ xuất hiện một lần). Tuy nhiên, bảng Financials có thể chứa mỗi sản phẩm nhiều lần theo ngày, quốc gia, phân khúc, v.v.

Cross-filter direction cho phép chọn một chiều hoặc hai chiều. Quan hệ chảy từ bảng có giá trị duy nhất sang bảng có nhiều giá trị. Trường hợp của chúng ta, quan hệ chảy từ bảng Products sang bảng Financials. Nghĩa là nếu đặt hướng lọc chéo là một chiều, thì bảng Financials có thể được lọc bằng các trường Product và Category của bảng Products, nhưng bảng Products không thể bị lọc bằng trường product trong bảng Financials.

DAX

Các phép tính trong Power BI được vận hành bởi các công thức gọi là DAX (Data Analysis Expressions). DAX cho phép bạn tạo trường mới và thậm chí cả bảng mới trong mô hình. Có ba loại phép tính dùng công thức DAX trong Power BI:

1. Bảng tính toán - thêm một bảng mới vào báo cáo dựa trên công thức.
2. Cột tính toán - thêm một cột mới vào bảng dựa trên công thức. Các cột này được xử lý như mọi trường khác.
3. Measure - thêm một đại lượng tổng hợp/tóm tắt vào bảng dựa trên công thức.

Trong báo cáo này, chúng ta sẽ tạo một measure tên Profit margin với công thức sau:

Profit margin = SUM(financials[Profit]) / SUM(financials[Sales])

Trực quan hóa

Có nhiều loại trực quan hóa trong Power BI—biểu đồ thanh, biểu đồ đường, biểu đồ tròn, bảng, ma trận, thẻ số đơn giản, KPI, đồng hồ đo, bản đồ tương tác và nhiều hơn nữa. Ngoài ra còn rất nhiều tùy chọn định dạng để bạn tùy chỉnh.

Bạn cũng có thể nhập trực quan hóa tùy chỉnh nếu không có loại mình cần trong danh sách. Chỉ cần nhấp dấu chấm lửng, một cửa sổ sẽ bật lên để duyệt tất cả visual có sẵn—đây là Microsoft AppSource. Bạn thậm chí có thể tự thiết kế visual nếu bạn có kinh nghiệm lập trình.

Khuyến nghị chỉ tải trực quan hóa tùy chỉnh từ Microsoft AppSource vì chúng đã được Microsoft kiểm thử và phê duyệt. Tải từ nơi khác trên internet có thể gây tác dụng không mong muốn, thậm chí gây hại.

Trong hướng dẫn này, chúng ta xây dựng một báo cáo đơn giản gồm các visual: slicer, biểu đồ thanh nhóm, biểu đồ đường và KPI. Chúng ta sẽ xem cách tạo biểu đồ thanh nhóm và KPI. Các visual khác bạn có thể tự tái tạo dễ dàng.

Biểu đồ thanh nhóm

Để chèn biểu đồ thanh nhóm, chọn biểu tượng trong ngăn trực quan hóa, một biểu đồ thanh trống sẽ xuất hiện trên canvas. Kéo trường Segment vào Axis, và kéo measure mới Profit margin vào Values. Tiêu đề và tiêu đề trục sẽ tự động được điền dựa trên các trường đã thêm.

Vì biên lợi nhuận (profit margin) của một phân khúc là âm, chúng ta sẽ thêm định dạng có điều kiện để làm nổi bật giá trị âm đó.

Chọn biểu tượng định dạng ở đầu ngăn trực quan hóa rồi kéo xuống mục Bars. Ở đây ta có thể đổi màu cột. Để áp dụng định dạng có điều kiện, chọn ký hiệu fx, một cửa sổ bật lên để bạn đặt quy tắc dựa trên giá trị của bất kỳ trường nào. Ở đây, ta chọn trường Profit margin và chỉ định màu "đỏ" nếu số nhỏ hơn 0.

Visual KPI

Để chèn KPI, chọn biểu tượng trong ngăn trực quan hóa. Một KPI trống sẽ xuất hiện trên canvas. KPI này dựa trên measure Profit margin mà ta đã tạo. Kéo trường Profit margin vào Value.

Tiếp theo, ta sẽ thêm mục tiêu 20% cho KPI. Ta có thể thêm mục tiêu bằng cách kéo một measure vào Target value (hữu ích nếu mục tiêu biên lợi nhuận dùng ở visual khác), nhưng ở đây ta sẽ chọn biểu tượng định dạng và nhập giá trị mục tiêu trong phần Gauge axis.

Xuất bản báo cáo lên Power BI Service

Khi đã hài lòng với báo cáo, bạn có thể xuất bản lên Power BI Workspace của mình. Để làm vậy, bạn phải đăng nhập Power BI rồi chọn Publish trên ribbon. Chọn một workspace, và báo cáo sẽ được xuất bản lên Power BI Service. Đăng nhập tài khoản Power BI của bạn và điều hướng tới workspace nơi bạn đã xuất bản báo cáo.

Dữ liệu

Xuất bản báo cáo cũng xuất bản dữ liệu, và bạn sẽ thấy nó riêng trong workspace. Bạn có thể dùng dữ liệu này để tạo báo cáo mới ngay từ Power BI Service. Mỗi khi bạn xuất bản lại một báo cáo, dữ liệu sẽ bị ghi đè, nên hãy chú ý các thay đổi có thể làm hỏng những báo cáo khác tạo từ dữ liệu này trên Power BI Service.

Chọn bộ dữ liệu, bạn sẽ tới màn hình tổng quan các báo cáo được xây dựng từ dataset này. Tại đây, bạn cũng có thể tạo báo cáo dùng dữ liệu này hoặc chia sẻ dữ liệu với người khác. Nếu đã thiết lập Power BI Gateway, bạn cũng có thể làm mới dữ liệu thủ công hoặc theo lịch.

Báo cáo

Quay lại workspace và chọn báo cáo. Tại đây, bạn có thể xem và tương tác với báo cáo, hoặc khám phá hướng dẫn Power BI Reports để học kỹ thuật thiết kế nâng cao. Các tùy chọn hữu ích khác gồm:

• Xuất báo cáo thành tệp Excel, PowerPoint hoặc PDF để phân tích hoặc thuyết trình.
• Chia sẻ báo cáo với người khác.
• Đăng ký nhận báo cáo qua email theo lịch hoặc khi báo cáo được làm mới.

Mỗi visual cũng có nhiều tùy chọn:

• Ghim visual lên dashboard.
• Sao chép visual dưới dạng ảnh.
• Xem các bộ lọc hoặc slicer đang tác động lên visual.
• Mở visual ở chế độ tập trung (focus mode).
• Tùy chọn khác gồm thêm bình luận hoặc xuất dữ liệu ra tệp Excel hoặc CSV.

Dashboard

Bạn có thể ghim toàn bộ báo cáo hoặc từng visual lên dashboard. Lợi ích lớn nhất của dashboard là cho phép ghim visual từ các báo cáo khác nhau trong workspace. Nhờ vậy, bạn dễ dàng theo dõi các chỉ số quan trọng ở một nơi thay vì phải mở từng báo cáo. Để tìm hiểu sâu hơn, xem Hướng dẫn Power BI Dashboard.

Các bước tiếp theo

Giờ bạn đã xây dựng báo cáo Power BI đầu tiên, đây là những cách tốt nhất để tiếp tục nâng cao kỹ năng:

• Làm chủ DAX: Khám phá Hướng dẫn DAX cho người mới bắt đầu để viết các cột và measure mạnh mẽ hơn.
• Xây dựng dashboard tốt hơn: Học cách thiết kế và xuất bản dashboard chỉn chu trong Hướng dẫn Power BI Dashboard.
• Khám phá báo cáo tích hợp AI: Tìm hiểu cách dùng Power BI Copilot để tạo insight và visual bằng ngôn ngữ tự nhiên.
• Lộ trình học tập có cấu trúc: Theo Power BI Fundamentals để xây dựng hệ thống kỹ năng cốt lõi, hoặc ghi danh Data Analyst in Power BI để chuẩn bị cho chứng chỉ Microsoft PL-300.

Kết luận

Power BI là công cụ mạnh mẽ để chuyển đổi dữ liệu thành insight có thể hành động thông qua bảng điều khiển và báo cáo tương tác. Dù bạn mới bắt đầu hay muốn đào sâu chuyên môn, học Power BI là bước đi giá trị cho bất kỳ ai trong phân tích dữ liệu hoặc business intelligence. Nếu muốn lộ trình có cấu trúc, hãy khám phá Power BI Fundamentals hoặc tham gia các khóa như Introduction to Power BI, Introduction to DAX, và Data Visualization in Power BI. Chúc bạn học tốt!