Bắt đầu với bảng tính

Bảng tính được hàng triệu người sử dụng mỗi ngày. Đây là công cụ dễ dùng để thu thập dữ liệu, thực hiện phép tính và tạo trực quan hóa. Có rất nhiều nền tảng bảng tính mà bạn có thể xem tại đây. Trong hướng dẫn này, bạn sẽ học những điều cơ bản về Microsoft Excel và Google Sheets. Một khóa học tuyệt vời nếu bạn mới bắt đầu làm quen với bảng tính là Spreadsheet Basics của DataCamp. Vậy thì hãy bắt đầu với bảng tính, đặc biệt là Excel.

Excel

Với Excel, bạn cần trả phí và liên kết để thực hiện điều đó là tại đây. Sau đó bạn cần tải Excel về để sử dụng. Microsoft có cung cấp bản dùng thử miễn phí.

Khi đã có Excel trên máy tính, bạn sẽ được đưa đến trang như bên dưới. Tại đây bạn có thể chọn tạo một bảng tính trống mới, chọn từ các tệp gần đây bạn đã làm, chọn một bảng tính được chia sẻ với bạn, hoặc mở một bảng tính cũ mà bạn đã tải xuống hoặc lâu rồi chưa mở. Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ chọn “New” rồi “Blank Workbook”.

Thuật ngữ

Một phần quan trọng khi làm việc với bảng tính là học thuật ngữ, và chúng khá nhất quán giữa Excel và Google Sheets.

Sheets

Trang mà bạn thấy khi tạo “Blank Workbook” được gọi là sheet (trang tính). Để thêm một sheet vào workbook, hãy bấm vào dấu + bên cạnh sheet1. Thao tác này sẽ tạo một sheet mới cho bạn. Bạn cũng có thể đặt tên sheet bằng cách nhấp đúp vào tiêu đề sheet.

Columns

Cột được sắp xếp theo chiều dọc và nằm ở phía trên của sheet. Chúng được ký hiệu bằng chữ cái. Việc hiểu tên gọi và cách nhận diện cột rất quan trọng khi viết công thức.

Rows

Hàng được sắp xếp theo chiều ngang và nằm ở phía bên phải của sheet. Chúng được ký hiệu bằng số. Tương tự như cột, việc hiểu tên gọi và cách nhận diện hàng rất quan trọng khi viết công thức.

Cells

Ô là khung nơi bạn có thể nhập trong sheet. Bạn có thể nhập cả chữ cái và số trong ô. Để xác định một ô, bạn dùng chữ cái cột cùng với số hàng. Ví dụ là B7. Điều này có nghĩa ô ở cột thứ 2 và hàng thứ 7.

Tạo bảng

Bên dưới là các ảnh gif cho thấy cách tạo biểu đồ trong Excel. Các nội dung sau được đề cập:

Gộp & Căn giữa ô

Điều này hữu ích cho tiêu đề bảng và giúp trình bày gọn gàng hơn mà không có quá nhiều đường viền ô.

Định dạng văn bản

Excel có đầy đủ khả năng giống tài liệu Word khi định dạng văn bản. Bạn có thể in đậm, in nghiêng hoặc gạch chân. Tô nổi bật

Xuống dòng văn bản

Tại đây chúng ta cho văn bản xuống dòng để bảng không bị giãn rộng theo chiều ngang. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn có nhiều cột và muốn thấy tất cả hoặc hầu hết chúng trên màn hình.

Thêm đường viền

Cuối cùng, để giữ cho các trường và ô tách biệt, rõ ràng với nhau, bạn có thể thêm đường viền. Có nhiều tùy chọn để bạn thử cho đến khi tìm được kiểu mong muốn.

Lưu

Cuối cùng, bạn có thể lưu workbook bằng cách bấm File... Save hoặc Save As... Khi bấm Save As... bạn sẽ có thể đổi tiêu đề của workbook và chọn vị trí lưu. Cuối cùng, bạn có thể chọn loại tệp muốn lưu, ví dụ .csv hoặc .xlsx.

Google Sheets

Trong Google Sheets, thuật ngữ giống như Excel. Để tạo một trang tính Google, bạn bấm vào biểu tượng chín ô vuông ở góc trên bên phải tài khoản Gmail của bạn. Khi vào đó, bạn có thể bấm vào tùy chọn "Sheets" hoặc vào "Drive" rồi chọn "Sheets".

Bước 1:

Bước 2:

Bước 3:

Đổi tiêu đề

Tạo bảng

Bên dưới là các ảnh gif cho thấy cách tạo biểu đồ trong Excel. Các nội dung sau được đề cập:

Gộp & Căn giữa ô

Định dạng văn bản

Xuống dòng văn bản

Thêm đường viền

Vậy là xong phần Google Sheets; như bạn thấy, về những điều cơ bản thì khác biệt giữa Excel và Google Sheets là rất ít. Hầu hết chỉ là vị trí của các chức năng bạn cần nằm ở những chỗ khác nhau. Một lợi ích của Google Sheets so với Excel là việc chia sẻ workbook với người khác dễ dàng và có thể làm việc đồng thời trên cùng một sheet với người khác.

Kết luận

Mục đích của hướng dẫn này là giúp người mới bắt đầu với bảng tính hiểu các lựa chọn công cụ, các thuật ngữ cơ bản và cách tạo bảng đầu tiên. Như đã đề cập ở đầu hướng dẫn, để mở rộng các kiến thức cơ bản này, hãy học khóa Spreadsheet Basics của DataCamp và xem hướng dẫn Graphs in Spreadsheets của chúng tôi. Cảm ơn bạn đã đọc và hãy đón chờ thêm các hướng dẫn về bảng tính cho cả chủ đề nhập môn và nâng cao.