Dấu kiểm trong Excel: Tất cả cách thêm, định dạng và sử dụng

Có hai loại dấu kiểm trong Excel: dấu kiểm tĩnh và hộp kiểm tương tác (còn gọi là ô dấu kiểm) cho phép bạn bật/tắt trạng thái đã chọn và chưa chọn.

Dù ý tưởng cơ bản giống nhau, dấu kiểm và hộp kiểm vẫn có khác biệt, chủ yếu nằm ở tính tương tác.

Nếu bạn còn băn khoăn giữa hai loại, đừng lo. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ trình bày tất cả. Chúng tôi sẽ cung cấp nhiều cách để chèn dấu kiểm và hộp kiểm, cũng như cách định dạng chúng. Cuối cùng là một số tình huống nâng cao để cho thấy cách khai thác tối đa những phần tử đơn giản nhưng mạnh mẽ này.

Các cách chèn dấu kiểm trong Excel

Hãy bắt đầu bằng cách phân tích các cách khác nhau để chèn dấu kiểm trong Excel.

Dùng hộp thoại Symbol

Cách đơn giản nhất để chèn dấu kiểm là dùng hộp thoại Symbol. Chỉ cần vào Insert > Symbol và chọn phông chữ có chứa dấu kiểm, cụ thể là Wingdings, Wingdings 2, hoặc Segoe UI Symbol.

Ngoài ra, nếu bạn muốn tránh cuộn sau khi đã chọn phông chữ mong muốn, bạn có thể nhập mã ký tự vào ô bên dưới để chọn một biểu tượng cụ thể. Ví dụ, trong Wingdings, dấu kiểm có mã 252 và 254.

Bên dưới là danh sách các biểu tượng và ký tự tương ứng.

Sau khi chọn biểu tượng, nó sẽ xuất hiện trong ô đã chọn. Nếu muốn chèn vào ô khác, bạn chỉ cần sao chép và dán sang vị trí khác.

Cũng cần lưu ý rằng mỗi lựa chọn có những đặc thù có thể khiến bạn chọn cái này thay vì cái khác. Khi dùng Wingdings, bạn sẽ không thể có văn bản hoặc số khác trong cùng một ô với dấu kiểm. Nếu bạn chỉ muốn có dấu kiểm trong một ô hoặc cột nhất định thì chọn phông Wingdings là phù hợp.

Nhưng nếu bạn muốn có thêm văn bản trong ô, hãy chọn Segoe UI Symbol, vì phông này cho phép dùng dấu kiểm cùng với các phông chữ thông thường của Excel như Arial, Verdana và Times New Roman.

Dùng phím tắt

Dùng hộp thoại Symbol thì dễ, nhưng có thể mất quá nhiều thao tác chỉ để chèn một dấu kiểm đơn giản. Để tăng tốc, bạn có thể thích dùng phím tắt. Mỗi phông chữ trong Excel có phím tắt đi kèm để chèn một số ký tự nhất định.

Để chèn dấu kiểm, trước hết bạn phải chọn phông chữ mong muốn trên menu phông. Bên dưới là các phím tắt để chèn dấu kiểm, hộp kiểm và dấu gạch chéo với phông Wingdings 2 và Webdings.

Dùng hàm CHAR() hoặc UNICHAR()

Lựa chọn thứ ba để chèn dấu kiểm trong Excel là dùng các hàm CHAR() hoặc UNICHAR(). Cả hai hoạt động giống nhau: chỉ cần nhập một số làm tham số và hàm sẽ trả về chuỗi ký tự ASCII tương ứng trong trường hợp CHAR(), và ký tự Unicode tương ứng trong UNICHAR().

Dưới đây là một số ví dụ:

Bạn có thể tự hỏi tại sao dùng cách này thay vì hộp thoại Symbol hay phím tắt. Tuy nhiên, các hàm CHAR() và UNICHAR() có lợi thế thực sự so với các phương pháp khác: khả năng tích hợp với các công thức Excel khác để hiển thị dữ liệu thay đổi một cách động.

Ví dụ, giả sử bạn muốn phân tích liệu một số bài viết trên blog Datacamp của chúng tôi có được xuất bản trước hạn dự kiến hay không, bạn có thể dùng hàm IF() và dùng dấu kiểm dựa trên một điều kiện.

=IF(E2>F2; UNICHAR(10003); "Not met")Được hỗ trợ bởi

Dùng AutoCorrect

Để chèn nhanh một biểu tượng mà không cần mở menu hay dùng phím tắt, bạn cũng có thể dùng menu AutoCorrect, cho phép thay thế một tổ hợp phím hoặc văn bản bằng một biểu tượng.

Thực hiện theo các bước sau:

• Sao chép biểu tượng bạn muốn chèn vào AutoCorrect.
• Vào File > Options > Proofing >AutoCorrect Options.
• Nhấp vào ô With và dán biểu tượng vào.
• Trong ô Replace, nhập từ hoặc cụm từ sẽ được gắn với biểu tượng. Ví dụ, bạn có thể thay thế “CMARK” bằng ✓.

Sao chép và dán dấu kiểm

Cách này rất đơn giản nhưng đáng để nhắc tới. Một cách dễ để chèn dấu kiểm là sao chép-dán chúng.

Trong các tình huống cần định dạng nhanh, hoặc khi bạn phải tuân thủ quy chuẩn kiểu chữ của công ty, bạn có thể cần một sổ làm việc sẵn sàng để sao chép các biểu tượng, như tài liệu chúng tôi giới thiệu trong tài liệu này.

Chèn hộp kiểm

Cuối cùng, bạn có thể muốn thêm tính tương tác cho trang tính bằng cách thêm các hộp kiểm có thể bật/tắt thay vì dấu kiểm. Để chèn hộp kiểm, trước hết bạn phải bật thẻ Developer. Chỉ cần vào File > Options > Customize the Ribbon và đánh dấu ô Developer để thêm vào Ribbon.

Giờ đây, để thêm hộp kiểm, hãy chọn ô muốn chèn và vào Developer > Insert > Checkbox, như trong hình dưới đây

Để minh họa tính động của hộp kiểm, bạn có thể liên kết hộp kiểm với các ô để trả về TRUE hoặc FALSE tuỳ theo việc bạn chọn hay bỏ chọn hộp kiểm. Để làm vậy, trước tiên hãy nhấp chuột phải vào hộp kiểm và vào Format Control.

Tại đây, vào thẻ Control và chọn giá trị mặc định của hộp kiểm khi bạn mở trang tính. Ví dụ, nếu chọn Checked, sẽ có dấu kiểm trong ô.

Để liên kết hộp kiểm với một ô, hãy nhập tham chiếu ô trong ô Cell link.

Nhấp OK, và bạn sẽ thấy TRUE hoặc FALSE trong ô đã chọn, tuỳ vào việc hộp kiểm được chọn hay không.

Cách định dạng dấu kiểm trong Excel

Thay đổi kích thước, màu sắc và căn chỉnh

Khi bạn chèn dấu kiểm vào ô, về bản chất bạn đang chèn một ký tự, do đó bạn có thể định dạng nó như văn bản khác. Điều này bao gồm thay đổi kích thước, màu sắc, căn chỉnh, v.v. Trong video sau, chúng tôi trình bày một số tuỳ chọn định dạng

Định dạng có điều kiện cho dấu kiểm

Khi dùng các hàm CHAR() và UNICHAR() bạn cũng có thể thay đổi định dạng của dấu kiểm dựa trên các điều kiện nhất định.

Đây là một ví dụ kinh điển. Giả sử bạn muốn dùng dấu kiểm cho các bài viết được xuất bản đúng hạn, và dấu X cho những bài không đúng hạn. Bạn chỉ cần dùng hàm IF() để chọn biểu tượng xuất hiện trong từng trường hợp như sau.

Ngoài ra, bạn có thể dùng nút định dạng có điều kiện để áp dụng dấu kiểm nhiều màu dựa trên các điều kiện tuỳ chỉnh.

Tình huống sử dụng nâng cao

Đếm số dấu kiểm trong Excel

Bạn có thể muốn biết có bao nhiêu dấu kiểm hiện có trong sổ làm việc. Điều này khá dễ nếu bạn dùng các hàm CHAR() hoặc UNICHAR(). Để đếm, bạn có thể dùng hàm COUNTIF(), chọn phạm vi ô nơi bạn muốn đếm các ký hiệu ✓.

Quy trình tương tự có thể áp dụng cho các ô được liên kết dùng trong hộp kiểm. Trong trường hợp này, thay vì đếm ký hiệu dấu kiểm, bạn cần đếm các giá trị TRUE trong phạm vi ô liên kết với hộp kiểm.

Tạo bộ theo dõi tiến độ

Quy trình chúng ta vừa thực hiện ở phần trước là nền tảng để xây dựng một bộ theo dõi tiến độ, gồm biểu đồ cột thay đổi động khi bạn hoàn thành nhiệm vụ, như trong video tiếp theo

Kết luận

Dấu kiểm và hộp kiểm là tính năng quen thuộc trong các công cụ như Google Sheets, Word và các biểu mẫu trực tuyến. Như bạn đã thấy, Excel cũng không ngoại lệ. Excel cung cấp nhiều lựa chọn từ biểu tượng tĩnh đến hộp kiểm tương tác đầy đủ kèm công thức.

Hy vọng bạn thích bài viết này và hẹn gặp lại ở bài tiếp theo. Trong lúc chờ đợi, hãy khám phá một vài khóa học và tài liệu Excel ngày càng phong phú của chúng tôi:

• Khóa học Introduction to Excel
• Khóa học Data Analysis in Excel
• Lộ trình kỹ năng Excel Fundamentals