Mô phỏng Mô hình Tồn kho bằng Bảng tính

Thuật ngữ tồn kho đề cập đến lượng vật tư hoặc nguồn lực hiện có, bao gồm nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, thành phẩm, vật tư lưu kho và phụ tùng thay thế. Quản lý tồn kho (IM) là quy trình đo lường và lập kế hoạch tồn kho theo các quy tắc định sẵn như quy mô lô kinh tế cho đặt hàng hoặc sản xuất, hàng dự trữ an toàn, mức tối thiểu, tối đa và mức báo động đặt hàng. IM chủ yếu liên quan đến việc quản trị các chính sách, hệ thống và quy trình đã thiết lập nhằm giảm chi phí tồn kho.

Quản lý tồn kho (IM)

IM là quy trình đặt hàng, lưu trữ và sử dụng hàng tồn kho của công ty/doanh nghiệp. Quy trình này bao gồm quản lý nguyên liệu, linh kiện và thành phẩm cũng như lưu kho và xử lý các mặt hàng đó. IM sử dụng nhiều loại dữ liệu để ghi nhận hàng hóa trong suốt quá trình, gồm số lô, số sê-ri, giá vốn hàng bán, số lượng hàng và ngày tháng khi chúng di chuyển qua các bước. IM giúp giảm thiểu chi phí, tối ưu hóa việc hoàn tất đơn hàng, nâng cao dịch vụ khách hàng và tránh tổn thất do trộm cắp, hư hại và trả hàng. Hình dưới đây minh họa một ví dụ về hệ thống quản lý tồn kho.

Mô hình Lượng đặt hàng kinh tế (EOQ)

F. Harries phát triển khái niệm EOQ lần đầu vào năm 1916. EOQ là lượng hàng cần đặt trong một lần nhằm tối thiểu hóa chi phí tồn kho hằng năm. Đây là một trong các phương pháp của IM, giúp tối thiểu hóa tổng chi phí lưu kho và đặt hàng trong năm. EOQ là phương pháp giải quyết bài toán của người quản lý vật tư. Hình vẽ cho thấy đường cong chi phí của mô hình EOQ.

Mô hình EOQ cơ bản đưa ra phương trình để ước tính EOQ. Công thức sau được dùng để ước tính EOQ:

Trong đó, A = Nhu cầu hoặc mức tiêu thụ hằng năm, B = Chi phí để đặt một đơn hàng và C = Chi phí lưu một đơn vị hàng trong một năm.

EOQ là lượng đặt hàng tối ưu của công ty/doanh nghiệp, giúp giảm tổng chi phí liên quan đến đặt hàng, tiếp nhận và lưu kho. Với nhiều doanh nghiệp, tồn kho là tài sản chủ lực, và các đơn vị sản xuất phải dự trữ đủ hàng để đáp ứng nhu cầu khách hàng. Mô hình này phù hợp nhất khi nhu cầu, chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho ổn định theo thời gian.

Thuật ngữ cơ bản của EOQ

Hệ thống tồn kho có thể được phân loại tùy theo tính chất của các biến. Các biến gồm nhiều loại chi phí như chi phí thiếu hụt, chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng, nhu cầu, thời gian dẫn, chu kỳ đặt hàng lại, tốc độ nhập hàng và thiếu hụt. Nhu cầu có thể được biết trước và không đổi (tĩnh), hoặc biết trước nhưng biến thiên (động), hoặc có thể chỉ được ước lượng trong một hệ thống tồn kho.

• Chi phí thiếu hụt: Là chi phí phát sinh khi bị thiếu hàng và không thể đáp ứng nhu cầu từ tồn kho. Thiếu hụt mức tồn có thể dẫn tới hủy đơn hàng, gây tổn thất lớn về doanh số, mất uy tín, giảm lợi nhuận, thậm chí ảnh hưởng đến chính doanh nghiệp.
• Chi phí lưu kho: Là chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn chưa bán. Chi phí lưu kho là một thành phần của tổng chi phí tồn kho, cùng với chi phí đặt hàng và chi phí thiếu hụt. Chi phí lưu kho của công ty bao gồm tổn thất do hàng hư hỏng, chi phí không gian lưu trữ, nhân công, bảo hiểm, vốn đầu tư và thất thoát, v.v.
• Nhu cầu hằng năm: Là lượng cần cho mặt hàng tồn kho trong một năm.
• Chi phí cho một lần đặt hàng: Tổng chi phí phát sinh để thực hiện một đơn đặt hàng.
• Thời gian dẫn: Là độ trễ liên quan đến mục đích quản lý tồn kho. Độ trễ này là tổng của thời gian chờ cung ứng và thời gian xử lý đặt hàng lại.

Mô hình EOQ vận hành như thế nào?

IM rất quan trọng để doanh nghiệp vận hành trơn tru và hiệu quả. Ví dụ, một công ty sản xuất đường sẽ gặp vấn đề nếu liên tục hết mía. Mía là nguyên liệu chính giúp quy trình sản xuất đường vận hành. Nhà sản xuất đường cần lập kế hoạch lượng mía để không bao giờ cạn và có thể sản xuất khi cần. Nhưng IM không chỉ là tích trữ thật nhiều. Nếu dự trữ quá nhiều mía trong khi nhu cầu đường giảm, mía sẽ hỏng, gây thiệt hại tài chính. IM khuyến khích tối ưu hóa tồn kho. IM đảm bảo nhà sản xuất có lượng mía gần như chính xác, vừa đủ để sản xuất đường, phù hợp với nhu cầu của người tiêu dùng đặt hàng từ nhiều nguồn. Hình vẽ cho thấy bốn tham số chính để quản lý tồn kho hiệu quả.

Mô phỏng bằng Bảng tính

Gán tham số cơ bản và tạo cột Số lượng

• Trước tiên, bạn sẽ tạo và gán các tham số cơ bản như Nhu cầu Hằng năm (A), Chi phí Đặt hàng (B), Chi phí Lưu mỗi Đơn vị (C) và chi phí mỗi đơn vị. Bây giờ tạo một cột Số lượng bắt đầu từ 5 và tăng theo bước 5. Sau hai giá trị đầu tiên, kéo xuống để có 50 giá trị.

Tạo cột Chi phí Đặt hàng

• Sau khi tạo cột Số lượng, tạo cột Chi phí Đặt hàng bằng công thức sau:

• Trong công thức này, nhu cầu hằng năm và chi phí mỗi đơn vị sẽ cố định, còn số lượng là biến. Vì vậy hãy cố định chúng bằng cách đặt $ như trong ảnh chụp màn hình.

• Sau khi tính một giá trị, chọn giá trị đó và kéo xuống cho các giá trị còn lại—như vậy hệ thống sẽ tự động tạo Chi phí Đặt hàng cho mỗi lượng đã cho.

Tạo cột Chi phí Lưu kho

• Sau khi tạo cột Chi phí Đặt hàng, tạo cột Chi phí Lưu kho bằng công thức sau:

• Trong công thức này, chi phí lưu mỗi đơn vị sẽ cố định còn số lượng là biến. Vì vậy hãy cố định lại bằng cách đặt $ như trong ảnh chụp màn hình.

• Sau khi tính một giá trị, chọn giá trị đó và kéo xuống cho các giá trị còn lại—như vậy hệ thống sẽ tự động tạo Chi phí Lưu kho cho mỗi lượng đã cho.

Tạo cột Tổng chi phí

• Sau khi tạo cột Chi phí Lưu kho, tạo cột Tổng chi phí bằng cách cộng chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho.
• Sau khi nhập một giá trị, chọn giá trị đó và kéo xuống cho các giá trị còn lại—như vậy hệ thống sẽ tự động tạo Tổng chi phí cho mỗi lượng đã cho.

Tạo biểu đồ đường

• Sau khi có ba cột, đã đến lúc tạo biểu đồ đường cho tất cả các cột.
• Để tạo biểu đồ đường, vào menu Insert và chọn tùy chọn biểu đồ đường từ danh sách thả xuống ở phía bên phải màn hình. Biểu đồ đường của bạn sẽ giống như ảnh chụp dưới đây.

Áp dụng Định dạng có điều kiện

• Sau khi tạo biểu đồ cho chi phí đặt hàng, lưu kho và tổng chi phí, đã đến lúc tìm giá trị tối thiểu của lượng đặt hàng.
• Để tìm lượng đặt hàng tối thiểu, bạn cần tìm tổng chi phí tối thiểu bằng conditional formatting.
• Trước tiên, vào phần định dạng và nhấp conditional formatting. Một cửa sổ sẽ mở ở bên phải màn hình.

• Trong cửa sổ này:

• Trong phần Bottom 10 Items..., điền 1 vào ô và chọn màu. Ở đây tôi chọn Light Red with Dark Red Color.

• Như vậy bạn sẽ nhận được Bottom 1 Item hay một giá trị tối thiểu của tổng chi phí, là 3535.714 và lượng đặt hàng kinh tế là 70.

Ưu và nhược điểm của mô hình EOQ

Chủ doanh nghiệp nhỏ mong muốn một hệ thống tồn kho hiệu quả để tối đa hóa lợi nhuận. Mô hình EOQ thường được dùng trong hệ thống tồn kho rà soát liên tục. Nó dựa trên công thức ước tính lượng hàng hợp lý nhất mà doanh nghiệp nên đặt để giảm chi phí và tối đa hóa giá trị khi nhập hàng bổ sung (The Advantages & Disadvantages of Economic Order Quantity (EOQ)). Ưu điểm chính của mô hình này là đưa ra khuyến nghị tùy biến về số đơn vị kinh tế nhất cho mỗi đơn đặt hàng.

Để ước tính chính xác, mô hình EOQ hiệu quả cần dữ liệu đầy đủ cho nhiều đại lượng. Nhược điểm của mô hình EOQ như sau:

• Yêu cầu các phép tính toán học phức tạp.
• Mô hình giả định chỉ có một sản phẩm, và phương trình không cho phép gộp nhiều sản phẩm khác nhau trong một đơn hàng.
• Mô hình EOQ không tính đến chiết khấu mua hàng có thể đạt được khi mua số lượng lớn.

Kết luận

Chúc mừng bạn đã hoàn thành bài hướng dẫn này!

Trong bài này, bạn đã tìm hiểu nhiều khía cạnh về Quản lý tồn kho. Bạn đã biết về Quản lý tồn kho, mô hình EOQ, các thuật ngữ dùng trong mô hình EOQ, và ưu nhược điểm của mô hình EOQ. IM liên quan đến việc ghi chép chính xác hàng hóa sẵn sàng xuất kho. IM rất quan trọng để giảm chi phí mà vẫn đáp ứng đầy đủ yêu cầu. Cung và cầu là một cân bằng mong manh và IM giúp duy trì hai yếu tố này để đảm bảo cân bằng không bị gián đoạn.

Hy vọng giờ đây bạn có thể vận dụng khái niệm EOQ để phân tích các bộ dữ liệu của riêng mình. Cảm ơn bạn đã đọc bài hướng dẫn!

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về bảng tính, hãy học khóa Conditional Formatting in Spreadsheets của DataCamp.