Simulación de modelos de inventario con hojas de cálculo

El término inventario se refiere a la cantidad de materiales o recursos disponibles, que incluye materia prima, productos en proceso, productos terminados, almacén y repuestos. La gestión de inventarios (IM) es el procedimiento por el cual se mide y planifica el inventario según reglas preestablecidas, como el tamaño de lote económico para pedido o producción, stock de seguridad, mínimos, máximos y nivel de pedido. La IM se centra principalmente en administrar políticas, sistemas y procedimientos establecidos para reducir el coste del inventario.

Gestión de inventarios (IM)

La IM es el proceso de pedir, almacenar y utilizar el inventario de una empresa. Incluye la gestión de materias primas, componentes y productos terminados, así como su almacenamiento y procesamiento. La IM utiliza distintos datos para llevar un registro de los bienes a medida que avanzan por el proceso, como números de lote, números de serie, coste de los bienes, cantidad y fechas de movimiento. La IM ayuda a minimizar costes, optimizar el cumplimiento, ofrecer un mejor servicio al cliente y evitar pérdidas por robos, daños y devoluciones. La siguiente figura muestra un ejemplo de un sistema de gestión de inventarios.

Modelo de cantidad económica de pedido (EOQ)

F. Harries desarrolló por primera vez el concepto de EOQ en 1916. La EOQ es la cantidad de inventario que debe pedirse de una sola vez para minimizar el coste anual del inventario. Es uno de los métodos de IM que minimiza el coste total de posesión y de pedido a lo largo del año. La EOQ es el método que resuelve el problema del responsable de materiales. La figura muestra la curva de costes del modelo EOQ.

El modelo básico de EOQ proporciona la ecuación para estimar la EOQ. La siguiente fórmula se utiliza para calcularla:

Donde, A = consumo o demanda anual, B = coste de realizar un único pedido y C = coste de mantener una unidad en inventario durante un año.

La EOQ es la cantidad de pedido óptima de una empresa que reduce sus costes totales relacionados con pedir, recibir y mantener inventario. Para muchas compañías, el inventario es el principal activo, y deben mantener stock suficiente para cubrir las necesidades de los clientes. Este modelo es más adecuado cuando la demanda y los costes de pedido y mantenimiento se mantienen constantes en el tiempo.

Terminología básica de la EOQ

El sistema de inventario puede clasificarse según la naturaleza de las variables. Las variables incluyen varios costes, como el coste de ruptura de stock, el coste de almacenamiento, el coste de pedido, la demanda, el plazo de entrega, el ciclo de reposición, la tasa de entrada y las faltas. En un sistema de inventario, la demanda puede ser conocida y constante (estática), conocida y variable (dinámica) o estimada.

• Coste de ruptura de stock: Es el coste de no disponer de stock suficiente para atender la demanda. Las faltas de inventario pueden provocar cancelaciones de pedidos que conllevan grandes pérdidas en ventas, deterioro de la imagen, de los beneficios e incluso del propio negocio.
• Coste de mantenimiento: Son los costes asociados a almacenar inventario sin vender. Forman parte del coste total de inventario, junto con los costes de pedido y de ruptura de stock. Incluyen el deterioro o pérdida de mercancías, el espacio de almacenamiento, la mano de obra, el seguro, el coste de oportunidad de la inversión y la merma, entre otros.
• Demanda anual: Es la cantidad que se necesita durante un año del artículo de inventario.
• Coste de un único pedido: Coste total incurrido por realizar un solo pedido.
• Plazo de entrega (lead time): Es el retraso relevante a efectos de gestión de inventarios. Este retraso es la suma del tiempo de suministro y el tiempo de reposición.

¿Cómo funciona el modelo EOQ?

La IM es clave para que un negocio funcione con fluidez y eficiencia. Por ejemplo, una azucarera no puede quedarse sin caña de azúcar. La caña es la materia prima principal que mantiene el proceso en marcha. La empresa debe planificar las cantidades para no quedarse sin caña y poder producir azúcar siempre que lo necesite. Pero la IM no consiste solo en acumular existencias. Si se almacena demasiada caña y la demanda de azúcar es baja, la caña se estropeará, lo que generará pérdidas. La IM busca optimizar el inventario. Se asegura de que el productor tenga prácticamente la cantidad exacta de caña necesaria para fabricar azúcar, alineada con la demanda de los consumidores que la piden desde distintos canales. La figura muestra cuatro parámetros amplios para gestionar el inventario de forma eficaz.

Simulación con hojas de cálculo

Asigna parámetros básicos y crea la columna de cantidad

• Primero, crea y asigna los parámetros básicos como demanda anual (A), coste de pedido (B), coste de mantenimiento por unidad (C) y coste por unidad. Ahora crea una columna de Cantidad que empiece en 5 y aumente de 5 en 5. Tras introducir los dos primeros valores, arrastra hacia abajo hasta obtener 50 valores.

Crea la columna de coste de pedido

• Después de crear la columna de Cantidad, crea una columna de coste de pedido usando la siguiente fórmula:

• En esta fórmula, la demanda anual y el coste por unidad serán constantes, y la cantidad será variable. Haz constantes los términos correspondientes usando $, como se muestra en la captura.

• Tras calcular un valor, selecciónalo y arrástralo hacia abajo para los valores restantes; así se generará automáticamente el coste de pedido para cada cantidad.

Crea la columna de coste de mantenimiento

• Después de crear la columna de coste de pedido, crea una columna de coste de mantenimiento usando la siguiente fórmula:

• En esta fórmula, el coste de mantenimiento por unidad será constante y la cantidad, variable. Hazlo constante de nuevo poniendo $ como se muestra en la captura.

• Tras calcular un valor, selecciónalo y arrástralo hacia abajo para los restantes; así se generará automáticamente el coste de mantenimiento para cada cantidad.

Crea la columna de coste total

• Después de la columna de coste de mantenimiento, crea la columna de coste total sumando los costes de pedido y de mantenimiento.
• Tras sumar el primer valor, selecciónalo y arrástralo hacia abajo para los restantes; así se generará automáticamente el coste total para cada cantidad.

Crea un gráfico de líneas

• Una vez creadas las tres columnas, es momento de crear un gráfico de líneas para todas ellas.
• Para crearlo, ve al menú Insert y selecciona la opción de gráfico de líneas en el menú desplegable de la parte derecha de la pantalla. Tu gráfico de líneas debería parecerse a la captura inferior.

Aplica formato condicional

• Tras crear el gráfico de costes de pedido, mantenimiento y total, toca encontrar el valor mínimo de la cantidad de pedido.
• Para encontrar la cantidad de pedido mínima, necesitas localizar el coste total mínimo usando el formato condicional.
• Primero, ve a Formato y haz clic en conditional formatting. Se abrirá una ventana en el lado derecho de la pantalla.

• En esta ventana:

• En Bottom 10 Items..., introduce 1 en la celda y selecciona el color. En el ejemplo se ha elegido Light Red with Dark Red Color.

• Así obtendrás el Bottom 1 Item o el valor mínimo de coste total, que es 3535.714, y la cantidad económica de pedido es 70.

Ventajas e inconvenientes del modelo EOQ

Las pequeñas empresas buscan un sistema de inventario eficiente para maximizar el beneficio. El modelo EOQ es un elemento muy usado en sistemas de revisión continua de inventario. Se basa en una fórmula que estima la cantidad óptima de artículos que una empresa debería pedir para minimizar costes y maximizar valor al reponer inventario (The Advantages & Disadvantages of Economic Order Quantity (EOQ)). La principal ventaja de este modelo son las recomendaciones personalizadas sobre el número más económico de unidades por pedido.

Los modelos EOQ eficientes necesitan datos completos para estimar varias magnitudes. Algunos inconvenientes del modelo EOQ son:

• Requiere cálculos matemáticos complejos.
• El modelo supone un único producto y la ecuación no permite combinar varios productos diferentes en un solo pedido.
• No tiene en cuenta los descuentos por compra que podrían lograrse adquiriendo inventario al por mayor.

Conclusión

¡Enhorabuena, has llegado al final de este tutorial!

En este tutorial has visto muchos detalles sobre la gestión de inventarios. Has aprendido qué es la IM, el modelo EOQ, la terminología usada en el modelo y sus ventajas e inconvenientes. La IM implica llevar un registro preciso de los bienes listos para su envío. Es fundamental para mantener los costes a raya y, al mismo tiempo, cumplir todos los requisitos necesarios. La demanda y la oferta son un equilibrio delicado, y la IM ayuda a mantenerlo sin interrupciones.

Esperamos que ahora puedas aplicar el concepto de EOQ para analizar tus propios conjuntos de datos. ¡Gracias por leer este tutorial!

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