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Excel में Data Preparation
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हम सभी जानते हैं कि जैसे-जैसे स्प्रेडशीट्स की जटिलता और आकार बढ़ते हैं, वे प्रदर्शन को धीमा कर सकती हैं और स्टोरेज स्पेस भी खा जाती हैं। सबसे परेशान करने वाली बात तब होती है जब आपकी पूरी Excel फ़ाइल क्रैश हो जाती है।
यहाँ वे आज़माए हुए कदम हैं जिनसे आप अपनी Excel फ़ाइल का आकार घटा सकते हैं। लेकिन पहले, मैं संक्षेप में बताऊँगा कि Excel फ़ाइलें बहुत बड़ी क्यों हो जाती हैं; यह समझना डिबग करने में मददगार रहेगा।
Excel फ़ाइलें बहुत बड़ी क्यों हो जाती हैं
साधारण स्प्रेडशीट्स भी आपकी अपेक्षा से बड़ी हो सकती हैं। कारण ये हो सकते हैं:
डेटा वॉल्यूम और जटिल फ़ॉर्मूले
बड़े डेटासेट अक्सर फ़ाइल बLOAT का मुख्य कारण होते हैं। लेकिन बात सिर्फ़ पंक्तियों और स्तंभों की नहीं है। VLOOKUP() और INDIRECT() जैसी फ़ंक्शंस, जब अत्यधिक इस्तेमाल हों, तो प्रदर्शन पर काफ़ी असर डालती हैं।
एम्बेडेड ऑब्जेक्ट्स और इमेजेज
हाई-रेज़ोल्यूशन इमेजेज, चार्ट्स, या यहाँ तक कि एम्बेडेड Word/PowerPoint फ़ाइलें जोड़ने से आपका वर्कबुक फूल सकता है।
फ़ॉर्मेटिंग और अप्रयुक्त तत्व
बेहद ज़्यादा कंडीशनल फ़ॉर्मेटिंग, अप्रयुक्त नेम्ड रेंजेज, छिपी हुई शीट्स, या विस्तारित “यूज़्ड रेंजेज” (जहाँ Excel मान लेता है कि सेल्स उपयोग में हैं, भले ही वे खाली हों) भी फ़ाइल को अनावश्यक रूप से बड़ा बनाते हैं।
Excel फ़ाइलों को कैसे संपीड़ित करें
अब जब आप समझ गए हैं कि Excel फ़ाइलें क्यों फुल जाती हैं, तो आइए उन्हें ठीक करने के छह आसान तरीकों पर नज़र डालें। अपनी स्प्रेडशीट की सामग्री के आधार पर आप इनमें से एक या अधिक तरीकों का उपयोग कर सकते हैं।
अभ्यास के लिए, हम इस Excel_Compression_Tutorial_Dataset का उपयोग करेंगे, जो मेरे द्वारा तैयार की गई एक सैंपल फ़ाइल है। इसमें फ़ाइल बLOAT के सामान्य कारण शामिल हैं, जैसे हाई-रेज़ोल्यूशन इमेजेज, जटिल फ़ॉर्मूले, बहुत अधिक फ़ॉर्मेटिंग, और अप्रयुक्त डेटा। हम इसी डेटासेट के साथ हर विधि का प्रदर्शन करेंगे ताकि आप आसानी से साथ चल सकें और अपनी फ़ाइलों पर ये सुधार लागू कर सकें।
विधि 1: Excel में इमेजेज को संपीड़ित करें
- अपनी वर्कशीट में किसी भी इमेज पर क्लिक करें।
- Picture Format टैब पर जाएँ और Compress Pictures चुनें।
- सभी इमेजेज को संपीड़ित करने के लिए Apply only to this picture का चयन हटा दें।
- उपयुक्त रेज़ोल्यूशन चुनें (जैसे, Email (96 ppi) या Web (150 ppi))।
टिप: इमेज जोड़ते समय PNG की बजाय JPEG का उपयोग करें; वे आमतौर पर छोटे होते हैं।
विधि 2: अप्रयुक्त डेटा और खाली सेल्स हटाएँ
कभी-कभी Excel अप्रयुक्त सेल्स में भी फ़ॉर्मेटिंग बनाए रखता है, जिससे फ़ाइल आकार बढ़ जाता है।
- अपने सक्रिय डेटा रेंज से आगे की खाली पंक्तियाँ और स्तंभ हटाएँ।
- उन्हें चुनने और साफ़ करने के लिए Ctrl + Shift + Right Arrow/Down Arrow का उपयोग करें।
- कोई भी छिपी हुई शीट्स या पुरानी वर्कशीट्स जो अब उपयोग में नहीं हैं, हटा दें।
विधि 3: फ़ॉर्मेटिंग और स्टाइल्स को साफ़ करें
फ़ॉर्मेटिंग साफ़ करने से फ़ाइल का आकार कई मेगाबाइट तक घट सकता है।
- Home > Conditional Formatting > Manage Rules पर जाएँ और अनावश्यक नियमों की समीक्षा/हटाएँ।
- File > Info > Check for Issues > Inspect Document पर जाएँ ताकि अप्रयुक्त स्टाइल्स को साफ़ किया जा सके।
विधि 4: PivotTable कैश को प्रबंधित करें और घटाएँ
यह विधि विशेष रूप से उन फ़ाइलों के लिए मददगार है जिनमें कई PivotTables हैं।
- अपनी PivotTable चुनें, फिर PivotTable Analyze > Options पर जाएँ।
- Data टैब के अंतर्गत, Save source data with file को अनचेक करें।
- ज़रूरत पड़ने पर PivotTables को मैन्युअली रिफ़्रेश करें।
विधि 5: बाहरी लिंक तोड़ें और पुराने रेफ़रेंसेज़ हटाएँ
- Data > Edit Links पर जाएँ
- अप्रयुक्त या उपलब्ध न रहने वाली फ़ाइलों के लिंक तोड़ें।
- Formulas > Name Manager का उपयोग करके पुराने नेम्ड रेंजेज हटाएँ।
विधि 6: फ़ाइल को सेव करें और दोबारा खोलें
- File > Save As का उपयोग करें और फ़ाइल को नए नाम से सेव करें।
- इससे Excel फ़ाइल संरचना को फिर से बनाता है, और छिपा हुआ मेटाडेटा या कैश्ड जानकारी हट जाती है।
Excel फ़ाइल बहुत बड़ी क्यों हो जाती है?
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