Programma
Nozioni di base sugli agenti AI
6 ore
Se usi Google Workspace, probabilmente passi troppo tempo in attività ripetitive come organizzare gli allegati delle email, registrare file o riassumere richieste di dati in arrivo. Google Workspace Studio cambia le carte in tavola permettendoti di creare agenti AI intelligenti che gestiscono queste incombenze in automatico. Lanciato a dicembre 2025, questo strumento porta l’AI agentica in Google Workspace, aiutandoti a concentrarti su analisi e insight invece che sul lavoro amministrativo.
In questo tutorial ti guiderò tra le funzionalità chiave di Google Workspace Studio ed esploreremo come creare il tuo primo agente AI usando questo potente strumento. Se vuoi saperne di più sull’AI agentica, ti consiglio di dare un’occhiata alla skill track AI Agent Fundamentals.
Che cos’è Google Workspace Studio?
Google Workspace Studio è una piattaforma no-code per progettare, gestire e condividere agenti basati su AI in Google Workspace. Questi agenti, alimentati da Gemini, automatizzano flussi di lavoro complessi tra app come Gmail, Drive, Sheets e Chat.
A differenza di una normale chat AI, un agente creato in Workspace Studio è ancorato ai tuoi dati aziendali specifici. Può leggere i tuoi documenti di policy, analizzare i fogli di calcolo e interagire con le tue email, il tutto rispettando i protocolli di sicurezza della tua organizzazione.
Avendo passato anni a costruire automazioni per Google Workspace con Apps Script, API e piattaforme di terze parti, Workspace Studio mi sembra lo strumento intermedio che mancava. Consente ai non sviluppatori di creare automazioni significative e affidabili senza dover gestire API, Apps Script e tool esterni. Porta struttura e vera usabilità agli agenti AI nei flussi di lavoro quotidiani.
Funzionalità chiave di Google Workspace Studio
In passato, creare automazioni efficaci richiedeva scripting con Apps Script, configurazione di strumenti esterni o il supporto dei team IT. Ora i team possono creare agenti in pochi minuti usando linguaggio naturale, template o passaggi personalizzati. Ecco cosa lo rende così potente.
Creare agenti con il linguaggio naturale
Descrivi la tua automazione in inglese semplice, ad esempio “Salva gli allegati dei file dalle email in una cartella di Drive e registra i dettagli in un Foglio”, e Gemini costruirà l’agente per te.
Template pronti all’uso
Inizia con template preconfigurati per attività comuni, come riepiloghi email giornalieri o organizzazione di file, poi personalizzali.
Integrazione fluida con Workspace
Gli agenti lavorano direttamente in vari strumenti Google, tra cui Gmail, Drive, Sheets, Chat e altro ancora, attingendo al contesto per svolgere azioni come etichettare email o avvisare i team.
Connessione ad app di terze parti
Workspace Studio non è limitato all’ecosistema Google. Include connettori integrati per strumenti esterni. Questo significa che puoi creare agenti che gestiscono attività complesse tra piattaforme, come creare automaticamente un ticket Jira quando un cliente segnala un bug via email o registrare un nuovo lead di vendita direttamente in Salesforce.
Come iniziare con Google Workspace Studio
Accedere a Google Workspace Studio è semplice con un piano Google Workspace idoneo. Ecco cosa devi fare:
- Verifica che la tua edizione lo supporti (la maggior parte dei piani Business, Enterprise ed Education sì, ma controlla con l’amministratore).
- Visita studio.workspace.google.com e accedi.
- Esplora la pagina Discover per i template o inizia a creare.
Nota: le funzionalità AI richiedono che Gemini sia abilitato e gli utenti under 18 con account scolastici hanno limitazioni.
Progetto demo di Google Workspace Studio
Questa sezione pratica è il cuore del tutorial. Costruiremo un agente che rileva automaticamente le email con “data submission” nell’oggetto, salva gli eventuali allegati in una cartella dedicata di Google Drive e registra i metadati (mittente, oggetto, data e nome file) in un Foglio Google.
Perché costruirlo?
Se lavori molto con i dati, riceverai spesso dataset, report o CSV via email. Scaricarli, organizzarli e registrarli manualmente fa perdere tempo e aumenta il rischio di errori.
Questo agente automatizza l’ingestione, garantisce coerenza e crea una traccia di controllo, liberandoti per l’analisi vera e propria.
Concetti chiave prima di iniziare:
- Starter: Il trigger che avvia l’agente (es. arrivo di una nuova email o un orario pianificato).
- Steps: Azioni o decisioni sequenziali che l’agente esegue, come salvare file, aggiornare fogli o usare Gemini per il ragionamento.
- Variables: Segnaposto dinamici (come {{email.sender}}) che passano i dati tra starter e passaggi.
Genereremo una versione iniziale usando il linguaggio naturale (il modo più veloce), poi la perfezioneremo manualmente passo dopo passo. Questo combina la velocità di Gemini con il pieno controllo: perfetto per imparare il builder.
Passaggio 1: crea un nuovo agente
- Vai su studio.workspace.google.com e fai clic su Create new.
- Usa Describe a task for Gemini (oppure inizia da zero per il pieno controllo manuale; comunque tratteremo le rifiniture manualmente).
- Nel campo prompt, inserisci:
When a new email arrives with data submission in the subject and attachments, save each attachment to a Google Drive folder called Incoming Data Files, then add a row to a Google Sheet called Data Submission Log with the sender's email, subject, date received, and attachment file names.
Gemini genera un flusso completo in pochi secondi. Ti offre un ottimo punto di partenza senza dover costruire ogni pezzo manualmente.
Passaggio 2: configura lo starter
Apri il flusso generato. Il primo blocco è lo starter: in questo caso, New email.
- Fai clic sul blocco starter per modificarlo.
- Sotto conditions, assicurati che:
- L’oggetto contenga data submission.
- Sia presente almeno un allegato (spunta la casella).
- Opzionalmente, aggiungi altri filtri (es. da mittenti specifici).
Perché è importante: lo starter garantisce che l’agente si attivi solo per le email rilevanti, evitando esecuzioni inutili e mantenendo il flusso efficiente.
Passaggio 3: perfeziona i passaggi d’azione
Gemini ha aggiunto passaggi per gestire allegati e registrazione. Rivediamoli e modifichiamoli manualmente:
- Passaggio di salvataggio allegati:
- Clicca il blocco (Step2: Add email Attachments to Drive).
- Imposta la cartella di destinazione: cerca o crea Incoming Data Files in Drive.
- Mappa il file facendo clic su Variables e selezionando Email Attachments.
- Passaggio di registrazione su Sheets:
- Clicca il blocco (Step3: Add a row)
- Seleziona o crea il tuo Foglio Data Submission Log.
- Aggiungi colonne se necessario: Sender, Subject, Date, File Names.
- Quando aggiungi il tuo spreadsheet, Workspace Studio identifica automaticamente le colonne nei fogli e ti permette di mappare le variabili.
- Mappa le variabili:
- Sender
- Subject
- Date
- File Names
Perché usare le variabili? Inseriscono dinamicamente dati reali da email/allegati, rendendo l’agente adattabile a ogni messaggio in arrivo.
Miglioria facoltativa: aggiungi un passaggio Gemini dopo il salvataggio dei file.
- Inserisci un nuovo passaggio cliccando + Add Step.
- Sotto AI skills, seleziona l’opzione Summarise.
- Per What to summarize, scegli Content from the previous steps e poi specifica i link ai Files dallo Step 2.
- Imposta il Prompt su: Summarize the key insights from the data file.
- Quindi aggiungi un altro passaggio che aggiunge il riepilogo alla riga del Foglio.
Questo aggiunge intelligenza. Per esempio, insight rapidi dai report inviati.
Passaggio 4: testa l’agente
- Clicca Test run nell’editor.
- Inviati un’email di prova che rispetti i criteri (oggetto: "data submission test", allega un CSV di esempio).
- Guarda l’esecuzione del test in tempo reale.
- Verifica: i file compaiono in Drive, la riga viene aggiunta al Foglio.
Importante: i test eseguono azioni reali (salvataggio file, modifica fogli), quindi usa sempre prima cartelle/fogli di test.
Risolvi eventuali problemi direttamente nell’editor del flusso; i log mostrano esattamente dove si verificano.
Passaggio 5: attiva e monitora
- Quando sei soddisfatto, fai clic su Turn on.
- L’agente ora si esegue automaticamente sulle nuove email corrispondenti.
- Monitora l’attività dal dashboard di Studio, sezione My agents, o dai pannelli laterali in Gmail.
Il tuo agente di ingestione dati è attivo!
Consigli e risoluzione dei problemi di Google Workspace Studio
Se cerchi suggerimenti per ottenere il massimo dai tuoi agenti, dai un’occhiata ai consigli e ai suggerimenti per la risoluzione dei problemi qui sotto:
- Parti in modo semplice: usa i template e testa a fondo; azioni come invio email o modifica file avvengono realmente durante i test.
- Sfrutta le variabili: rendono gli agenti dinamici e riutilizzabili.
- Aggiungi passaggi AI: per automazioni più intelligenti, includi passaggi Gemini per riassumere allegati o estrarre insight.
- Risoluzione dei problemi: se mancano funzioni, controlla i controlli dell’amministratore o l’abilitazione di Gemini. Per errori, rivedi i log nell’editor. Sui conti Education si applicano limiti di età per le funzionalità AI.
Se un agente si comporta in modo inatteso, affina l’obiettivo o restringi il suo ambito invece di aggiungere complessità.
Conclusione
Google Workspace Studio permette di andare oltre la scrittura assistita dall’AI, abilitando azioni guidate dall’AI all’interno di Google Workspace. In questo articolo abbiamo visto cos’è Google Workspace Studio, le sue funzionalità chiave e come creare un agente pratico che automatizza flussi reali tra Gmail, Drive e Sheets.
Se vuoi continuare a imparare, ti consiglio vivamente di esplorare le risorse di DataCamp sullo sviluppo di agenti. Inizia con il corso Building AI Agents with Google ADK per comprendere le basi su cui è costruito Workspace Studio, poi approfondisci con il tutorial sull’Agent Development Kit.
Per sperimentazioni più avanzate, posso anche consigliare di esplorare i tutorial su Google Antigravity e Google Opal, che ampliano ulteriormente il modo in cui puoi lavorare con l’ecosistema AI di Google e le capacità degli agenti.
