Datenmodelle in Excel erstellen: Der umfassende Leitfaden

Datenmodelle ermöglichen es, Daten aus mehreren Quellen zu laden, zu integrieren und zu analysieren – für einen dynamischeren und aussagekräftigeren Blick auf deine Daten. 

Im Verlauf dieses Tutorials sehen wir uns mehrere Wege an, wie du in Excel Datenmodelle erstellst: mit vorhandenen Tabellen, durch das Importieren neuer Tabellen und mithilfe von Tools wie Power Query, Power Pivot und PivotCharts.   

Los geht's!

So erstellst du ein Datenmodell in Excel

Das sind die allgemeinen Schritte zum Erstellen eines Datenmodells in Excel:

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1. Formatiere deine Daten als Tabellen.
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2. Erstelle Beziehungen zwischen den Tabellen.
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3. Nutze Power Query zum Laden und Transformieren von Daten.
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4. Verwende Power Pivot für fortgeschrittene Datenmodellierung.
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5. Visualisiere deine Daten mit PivotTables und PivotCharts.
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Wann du in Excel ein Datenmodell nutzen solltest

Ein Datenmodell in Excel ist besonders in typischen Szenarien hilfreich: bei Datenbereinigung, Integration und Transformation sowie bei komplexer Analyse. Das sind die wesentlichen Vorteile:

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• Erleichtert die Datenbereinigung: Datenmodelle unterstützen beim Bereinigen und Standardisieren verschiedener Datensätze, um Einheitlichkeit und Konsistenz sicherzustellen – gerade bei Daten aus unterschiedlichen Quellen, die gemischt und vorverarbeitet werden müssen. 
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• Unterstützt Integration und Transformation: Mit einem Datenmodell lassen sich Daten aus beliebigen Quellen einfach integrieren und transformieren – für eine einheitliche Sicht, die sich leicht verarbeiten und analysieren lässt.
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• Verbessert die Visualisierung: Datenmodelle ermöglichen erweiterte Visualisierungen wie PivotCharts und Power-View-Berichte. 
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• Stärkt Sicherheit und Verwaltung: Ein Datenmodell ermöglicht den kontrollierten Zugriff auf Teilbereiche deiner Daten. Berechtigungen und Daten lassen sich einfacher steuern, um das Risiko unbefugter Zugriffe und Datenlecks zu senken.
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• Vereinfacht Reporting: Berichte lassen sich mit Datenmodellen stark automatisieren. Dashboards passen sich dynamisch an, sobald neue Daten hinzukommen – so bleiben alle Stakeholder auf dem neuesten Stand.
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• Bewältigt große Datenmengen: Datenmodelle können mit sehr großen Datensätzen in Excel umgehen und überwinden damit die Grenzen klassischer Arbeitsblätter.
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• Ermöglicht komplexe Analysen: Durch Beziehungen zwischen mehreren Tabellen werden Analysen möglich, die mit normalen Excel-Funktionen nur schwer umzusetzen sind.
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Datenmodell durch Datenimport erstellen

In diesem Abschnitt gehen wir Schritt für Schritt durch, wie du ein Datenmodell in Excel erstellst, indem du Beispieldatensätze importierst. Wir nutzen zwei Datasets: Order und Product. Dafür habe ich ein öffentliches GitHub-Repository namens Excel-Data-Model erstellt, damit du die Daten herunterladen und dem Tutorial folgen kannst.

Der erste Schritt ist der Import in Excel. Öffne eine neue Arbeitsmappe und klicke auf die Registerkarte Daten. Unter Daten abrufen wähle Daten abrufen > Aus Datei > Aus Arbeitsmappe.

Daten in Excel importieren. Bild: Autorin/Autor

Wähle die Arbeitsmappe Order.xlsx und klicke auf Importieren. Dadurch öffnet sich das Fenster Navigator: Wähle die Tabelle Sheet1.

Das Navigator-Fenster in Excel. Bild: Autorin/Autor

Klicke auf Laden in, um das Fenster Daten importieren zu öffnen. Wähle im Dialog Nur Verbindung erstellen und aktiviere Diese Daten dem Datenmodell hinzufügen. Klicke auf OK.

Fenster „Daten importieren“. Bild: Autorin/Autor

Wiederhole die Schritte für das Blatt Product. Danach sieht deine Arbeitsmappe so aus:

Bereich „Abfragen & Verbindungen“. Bild: Autorin/Autor

Glückwunsch! Beide Blätter sind nun in der Excel-Datei eingebunden. Als Nächstes legst du Beziehungen zwischen den Tabellen an. Wechsle zu Daten > Datentools und klicke auf Beziehungen.

Register „Datentools“. Bild: Autorin/Autor 

Ein neues Fenster erscheint.

Fenster „Beziehungen verwalten“. Bild: Autorin/Autor

Klicke auf Neu, um eine Beziehung zu erstellen. Das Pop-up Beziehung erstellen öffnet sich. Definiere die Beziehung wie unten gezeigt. 

Fenster „Beziehung erstellen“. Bild: Autorin/Autor

Klicke auf OK. Die Beziehung ist angelegt und lässt sich im Tab Verbindungen bestätigen.

Bereich „Abfragen & Verbindungen“. Bild: Autorin/Autor

Als Nächstes erstellst du die PivotTable. Gehe zu Einfügen und klicke auf PivotTable. Wähle im Dialog Dieses Arbeitsmappen-Datenmodell verwenden.

Dialog „PivotTable“. Bild: Autorin/Autor

Wähle den Speicherort der PivotTable und klicke auf OK. Danach siehst du die Felder im Bereich PivotTable-Felder.

PivotTable-Felder. Bild: Autorin/Autor

So baust du die PivotTable:

Ziehe in den PivotTable-Feldern die Spalten in die Bereiche Zeilen, Spalten, Werte und Filter:

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• Zeilen: ProductName
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• Werte: Quantity
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Die PivotTable sieht dann so aus:

Bereich „PivotTable-Felder“. Bild: Autorin/Autor

Du kannst die PivotTable nach Bedarf anpassen und formatieren.

Datenmodell mit Power Query erstellen 

Für diesen Abschnitt verwenden wir die Daten in der Excel-Datei Sample_Data. Diese Datei findest du über denselben Link wie oben. Im Blatt Data gibt es zwei Tabellen mit folgenden Einträgen.

Zu verknüpfende Excel-Tabellen. Bild: Autorin/Autor

Wir bauen das Datenmodell direkt in diesem Arbeitsblatt. Wähle eine Zelle in der Tabelle Customer ID and Name und drücke Strg + T.

Eine Zelle auswählen. Bild: Autorin/Autor

Es öffnet sich das Pop-up Tabelle erstellen.

Pop-up „Tabelle erstellen“. Bild: Autorin/Autor

 Klicke auf OK – die Tabelle ist angelegt. 

PivotTable in Excel. Bild: Autorin/Autor

Gib der Tabelle nun einen Namen. Wechsle zum Kontextfenster Tabellendesign und benenne unter Tabellenname in CustomerPQ um. Du kannst auch einen anderen Namen wählen. 

Kontextfenster „Tabellendesign“. Bild: Autorin/Autor

Die Tabelle heißt jetzt CustomerPQ.

Kontextfenster „Tabellendesign“. Bild: Autorin/Autor

Wiederhole den Vorgang für die zweite Tabelle und nenne sie PurchasePQ.

Zwei Tabellen für das Datenmodell. Bild: Autorin/Autor

Aktiviere nun die Tabelle PurchasePQ. Gehe zu Daten und wähle Aus Tabelle/Bereich. Es erscheint folgendes Fenster.

Power Query Editor öffnen. Bild: Autorin/Autor

Um eine Verbindung zu erstellen und die Tabelle PurchasePQ dem Datenmodell hinzuzufügen, klicke im Dropdown von Schließen & laden auf Schließen & laden in…  

Power Query Editor schließen. Bild: Autorin/Autor

Daraufhin öffnet sich das Fenster Daten importieren, das du wie folgt ausfüllst:

Fenster „Daten importieren“. Bild: Autorin/Autor 

Nach Abschluss siehst du das Feld Abfragen & Verbindungen.

Bereich „Abfragen & Verbindungen“. Bild: Autorin/Autor

Füge nun die Tabelle CustomerPQ ebenfalls als Verbindung hinzu. Klicke in eine Zelle der Tabelle, gehe zu Daten und wähle Aus Tabelle/Bereich. Es erscheint folgendes Fenster.

Tabellen für das Excel-Datenmodell bereit. Bild: Autorin/Autor

Wiederhole die Schritte wie für PurchasePQ und fülle das Fenster Daten importieren wie unten gezeigt aus:

Fenster „Daten importieren“. Bild: Autorin/Autor 

 Klicke auf OK. Im Bereich Abfragen & Verbindungen werden nun beide Tabellen angezeigt.

Abfragen & Verbindungen. Bild: Autorin/Autor

Jetzt kannst du die Beziehung anlegen. Gehe in der Registerkarte Daten zum Bereich Datentools und klicke auf Datenmodell verwalten.

Datentools. Bild: Autorin/Autor

Damit öffnest du Power Pivot für Excel.

Power Pivot für Excel. Bild: Autorin/Autor

Um eine Beziehung zwischen den Tabellen zu erstellen, klicke auf Diagrammansicht.

Ansicht. Bild: Autorin/Autor

 Es erscheint eine Übersicht wie unten gezeigt. 

Diagrammansicht. Bild: Autorin/Autor

Du siehst zwei Tabellen, die noch nicht verbunden sind. Wechsle zur Registerkarte Entwurf und klicke auf Beziehung erstellen.

Register „Entwurf“. Bild: Autorin/Autor

Ein neues Fenster öffnet sich. Fülle die Details wie unten gezeigt aus:

Fenster „Beziehung erstellen“. Bild: Autorin/Autor

Klicke auf OK. Die Beziehung ist nun angelegt.

Bestätigung der angelegten Beziehung. Bild: Autorin/Autor 

Speichere Power Pivot über das Speichersymbol oder mit Strg + S und schließe den Tab. Danach erscheint folgende Meldung:

Pop-up „Inhalt aktivieren“. Bild: Autorin/Autor

Klicke auf Inhalt aktivieren, um die Verbindung zu erstellen. Jetzt ist sie aktiv und du kannst die PivotTable nutzen. Gehe zu Einfügen > PivotTable und wähle Aus Datenmodell.

PivotTable-Auswahl. Bild: Autorin/Autor

Du erhältst folgendes Pop-up:

PivotTable aus Datenmodell. Bild: Autorin/Autor

Wähle Neues Arbeitsblatt und klicke auf OK. Ein neues Blatt Sheet1 wird angelegt.

PivotTable-Blatt. Bild: Autorin/Autor 

Im Bereich PivotTable-Felder findest du die Tabellen.

Beschriftungen unter „PivotTable-Felder“. Bild: Autorin/Autor

Wähle Customer Name aus der Tabelle CustomerPQ. Wähle anschließend unter PurchasePQ die Spalte Purchase. Die PivotTable-Felder sehen dann so aus:

Auswahl in den PivotTable-Feldern. Bild: Autorin/Autor 

Damit erzeugst du folgende PivotTable im Blatt:

PivotTable-Ergebnis. Bild: Autorin/Autor

Super! So nutzt du Power Query für das Datenmodell und Power Pivot für die Zusammenfassung.

Datenmodell direkt in Power Pivot erstellen

In diesem Abschnitt erstellst du mit Power Pivot ein Datenmodell und bereitest eine Zusammenfassung auf. 

Wechsle zum Blatt Power Pivot in den oben genutzten Daten und lege für beide Datensätze Tabellen an.

Zu verwendende Einträge. Bild: Autorin/Autor 

Wie du Tabellen erstellst, haben wir bereits gesehen. Folge denselben Schritten für beide Tabellen.

Einziger Unterschied: Wir vergeben neue Namen, um sie vom vorherigen Abschnitt zu unterscheiden: 

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• Nenne die erste Tabelle CustomerPP.
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• Nenne die zweite Tabelle PurchasePP.
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Daten Tabellen aus den Einträgen. Bild: Autorin/Autor

Die beiden Tabellen sind erstellt. Als Nächstes fügst du sie dem Datenmodell hinzu: Wechsle zu Power Pivot und klicke auf Dem Datenmodell hinzufügen.

Dem Datenmodell unter PowerPivot hinzufügen. Bild: Autorin/Autor

Es öffnet sich ein Pop-up Power Pivot für Excel, das so aussieht:

Pop-up „Power Pivot für Excel“. Bild: Autorin/Autor 

Speichere und schließe dieses Fenster. Wiederhole den Vorgang für die Tabelle CustomerPP, um sie dem Datenmodell hinzuzufügen.

Pop-up „Power Pivot für Excel“. Bild: Autorin/Autor

Sobald beide Tabellen im Datenmodell sind, kannst du in Power Pivot die Beziehung erstellen. Klicke dazu auf die Diagrammansicht.

Diagrammansicht. Bild: Autorin/Autor

Gehe anschließend zur Registerkarte Entwurf und klicke auf Beziehung erstellen.

Register „Beziehung erstellen“. Bild: Autorin/Autor

Ein neues Fenster öffnet sich. Fülle die Angaben wie unten gezeigt aus:

Beziehung zwischen zwei Tabellen erstellen. Bild: Autorin/Autor

 Klicke auf OK. Die Beziehung ist hergestellt.

Beziehungen sind erstellt. Bild: Autorin/Autor

Eine PivotTable erstellst du jetzt wie zuvor gezeigt. Das Endergebnis sieht so aus:

PivotTable-Zusammenfassung. Bild: Autorin/Autor

Mit diesen Schritten nutzt du Power Pivot, um das Datenmodell zu erstellen und eine Übersichtsanalyse zu bauen.

Datenmodell mit PivotTable oder PivotChart erstellen

Sobald die PivotTable steht, ist ein PivotChart schnell eingefügt. Wähle die PivotTable (Sheet 1) aus und gehe zur Registerkarte Einfügen.

PivotTable-Zusammenfassung. Bild: Autorin/Autor

Klicke auf PivotChart, wähle den Diagrammtyp und bestätige mit OK.

Diagramm einfügen. Bild: Autorin/Autor

Damit wird folgendes PivotChart erstellt.

PivotChart-Visualisierung. Bild: Autorin/Autor

Du kannst das PivotChart anpassen, indem du:

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• Elemente wie Titel, Legenden und Achsenbeschriftungen anpasst und
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• Formatierungen vornimmst, um Darstellung und Lesbarkeit zu verbessern.
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Stark! Damit hast du deine erste Visualisierung aus der PivotTable erstellt.

Häufige Fragen und Probleme mit dem Excel-Datenmodell

Hier findest du typische Fragen und Probleme rund um Excel-Datenmodelle:

Was tun, wenn aufgrund eines Datenmodellproblems eine Arbeitsmappe in Microsoft Excel nicht geöffnet werden kann?

Ursachen können Beschädigungen am Datenmodell oder Kompatibilitätsprobleme sein. So behebst du das Problem:

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1. Im abgesicherten Modus starten: Starte Excel bei gedrückter Strg-Taste. So lässt sich der Fehler teils umgehen.
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2. Auf Updates prüfen: Stelle unter Datei > Konto > Updateoptionen sicher, dass Excel aktuell ist.
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3. Office reparieren: Nutze das Office-Reparaturtool: Systemsteuerung > Programme und Features, wähle deine Office-Installation, dann Ändern > Reparieren.
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4. Add-Ins deaktivieren: Unter Datei > Optionen > Add-Ins alle Add-Ins deaktivieren, Excel neu starten und erneut versuchen.
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5. Daten extrahieren: Falls sich die Arbeitsmappe nicht öffnen lässt, nutze ein Wiederherstellungstool oder kontaktiere den Microsoft-Support.
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Wie behebe ich Fehler im Datenmodell?

So gehst du bei der Fehlersuche vor:

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1. Datentypen prüfen: Stelle sicher, dass die Datentypen in Spalten für Beziehungen konsistent sind.
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2. Beziehungen prüfen: Verifiziere, dass alle Beziehungen korrekt definiert sind.
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3. Berechnungen überprüfen: Prüfe berechnete Spalten und Measures auf Fehler.
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4. Daten aktualisieren: Stelle sicher, dass alle Verbindungen aktuell sind.
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5. Fehlermeldungen lesen: Sieh dir Hinweise im Power-Pivot-Fenster an, um gezielt Probleme zu identifizieren.
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Wenn du diese Schritte befolgst, kannst du dein Datenmodell in Excel effektiv verwalten und Fehler beheben – für reibungslose und effiziente Analysen. Microsoft Support ist ebenfalls eine hilfreiche Anlaufstelle zur Fehlerbehebung. 

Fazit

Danke, dass du das Tutorial abgeschlossen hast! Du hast ein zentrales Konzept auf deinem Weg zur Datenanalyse mit Excel gelernt. Das Erstellen von Datenmodellen stärkt deine und die Analysefähigkeiten deiner Organisation erheblich und macht das Verwalten verschiedener Tabellen und Datensätze deutlich effizienter. 

Für die Vertiefung empfehlen wir dir diese Inhalte:   

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• Introduction to Excel: Der umfassende Einstieg in Excel – mit allen grundlegenden Funktionen und Features.
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• Data Analysis in Excel: Lerne verschiedene Analysetechniken und -tools in Excel, um deine analytischen Kompetenzen auszubauen.
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• Excel Fundamentals: Ein Kurs zu den grundlegenden Konzepten und Arbeitsweisen in Excel – für ein starkes Fundament.
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• Data Visualization in Excel: So erstellst du mit Bordmitteln eindrucksvolle, interaktive Visualisierungen.
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• Introduction to Power Query in Excel: Lerne, wie du mit Power Query Daten effizient importierst, bereinigst und transformierst.
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