Datenmodelle in Excel erstellen: Der umfassende Leitfaden

Datenmodelle ermöglichen es, Daten aus mehreren Quellen zu laden, zu integrieren und zu analysieren – für einen dynamischeren und aussagekräftigeren Blick auf deine Daten. 

In diesem Tutorial schauen wir uns mehrere Wege an, Datenmodelle in Excel zu erstellen – mit vorhandenen Tabellen, per Import neuer Tabellen und mithilfe von Tools wie Power Query, Power Pivot und PivotCharts.   

Los geht’s!

So erstellst du ein Datenmodell in Excel

Das sind die allgemeinen Schritte, um ein Datenmodell in Excel zu erstellen:

1. Formatiere deine Daten als Tabellen.
2. Erstelle Beziehungen zwischen den Tabellen.
3. Nutze Power Query, um Daten zu laden und zu transformieren.
4. Setze Power Pivot für fortgeschrittenes Datenmodellieren ein.
5. Visualisiere deine Daten mit PivotTables und PivotCharts.

Wann lohnt sich ein Datenmodell in Excel?

Ein Datenmodell in Excel ist besonders in typischen Szenarien nützlich – etwa bei Datenbereinigung, Integration und Transformation sowie komplexer Datenanalyse. Hier die wichtigsten Vorteile:

• Erleichtert die Datenbereinigung: Datenmodelle helfen, unterschiedliche Datensätze zu bereinigen und zu standardisieren, damit sie einheitlich und konsistent sind – gerade bei der Arbeit mit verschiedenen Quellen, die gemischt und vorverarbeitet werden müssen. 
• Unterstützt Integration und Transformation: Mit einem Datenmodell lassen sich Daten aus anderen Quellen einfach integrieren und transformieren – für eine einheitliche, leicht auswertbare Sicht.
• Verbessert die Datenvisualisierung: Datenmodelle ermöglichen fortgeschrittene Visualisierungen wie PivotCharts und Power View Reports. 
• Steigert Sicherheit und Verwaltung: Mit einem Datenmodell lässt sich der Zugriff auf unterschiedliche Datenbereiche steuern. Berechtigungen und Datenverwaltung im Modell werden einfacher – das senkt das Risiko unbefugter Zugriffe und Datenpannen.
• Vereinfacht Reporting: Berichte lassen sich auf Basis des Datenmodells weitgehend automatisieren. Dashboards passen sich dynamisch an, wenn neue Daten hinzukommen – alle Stakeholder erhalten aktuelle Informationen.
• Bewältigt große Datensätze: Datenmodelle können mit sehr großen Datenmengen in Excel arbeiten und überwinden die Grenzen klassischer Arbeitsblätter.
• Ermöglicht komplexe Analysen: Beziehungen zwischen mehreren Tabellen erlauben Analysen, die mit herkömmlichen Excel-Funktionen nur schwer umzusetzen sind.

Datenmodell per Datenimport erstellen

In diesem Abschnitt erstellen wir ein Datenmodell in Excel, indem wir Beispieldatensätze importieren. Wir verwenden zwei Datensätze: Order und Product. Ich habe ein öffentliches GitHub-Repository namens Excel-Data-Model erstellt, damit du die Datensätze herunterladen und dem Tutorial folgen kannst.

Als Erstes importierst du Daten in Excel. Öffne eine neue Arbeitsmappe und klicke auf die Registerkarte Daten. Wähle unter Daten abrufen die Option Daten abrufen > Aus Datei > Aus Excel-Arbeitsmappe.

Daten in Excel importieren. Bild: Autor

Wähle die Arbeitsmappe Order.xlsx und klicke auf Importieren. Daraufhin öffnet sich das Fenster Navigator: Wähle die Tabelle Sheet1 aus.

Das Navigator-Fenster in Excel. Bild: Autor

Klicke auf Laden in, um das Fenster Daten importieren zu öffnen. Wähle im Dialogfeld Nur Verbindung erstellen und aktiviere Diese Daten dem Datenmodell hinzufügen. Klicke auf OK.

Fenster „Daten importieren“. Bild: Autor

Wiederhole die Schritte für das Blatt Product. Danach sieht deine Arbeitsmappe so aus:

Bereich „Abfragen & Verbindungen“. Bild: Autor

Glückwunsch! Du hast beide Blätter in die Excel-Datei eingebunden. Als Nächstes legst du Beziehungen zwischen den Tabellen an. Wechsle dazu zum Bereich Datentools auf der Registerkarte Daten und klicke auf Beziehungen.

Registerkarte „Datentools“. Bild: Autor 

Ein neues Fenster erscheint.

Fenster „Beziehungen verwalten“. Bild: Autor

Klicke auf Neu, um eine Beziehung anzulegen. Das Pop-up Beziehung erstellen öffnet sich. Definiere die Beziehung wie unten dargestellt. 

Fenster „Beziehung erstellen“. Bild: Autor

Klicke auf OK. Die Beziehung ist angelegt und im Bereich Verbindungen sichtbar.

Bereich „Abfragen & Verbindungen“. Bild: Autor

Als Nächstes erstellst du die PivotTable. Gehe zu Einfach Einfügen – PivotTable. Wähle im Dialog Diese Arbeitsmappe: Datenmodell verwenden.

Dialogfeld „PivotTable“. Bild: Autor

Wähle den Speicherort für die PivotTable und klicke auf OK. Die PivotTable öffnet sich, die Felder siehst du im Bereich PivotTable-Felder.

PivotTable-Felder. Bild: Autor

So baust du die PivotTable auf:

Ziehe im Bereich PivotTable-Felder die Felder in Zeilen, Spalten, Werte und Filter:

• Zeilen: ProductName
• Werte: Quantity

Das Ergebnis sieht so aus:

Bereich „PivotTable-Felder“. Bild: Autor

Du kannst die PivotTable nach Bedarf anpassen und formatieren.

Datenmodell mit Power Query erstellen 

In diesem Abschnitt verwenden wir die Daten in der Datei Sample_Data. Diese findest du über denselben Link wie oben. Im Blatt Data befinden sich zwei Tabellen mit folgenden Werten.

Zu verknüpfende Excel-Tabellen. Bild: Autor

Wir bauen das Datenmodell in diesem vorhandenen Blatt auf. Markiere eine Zelle in der Tabelle Customer ID and Name und drücke Strg + T.

Eine Zelle auswählen. Bild: Autor

Es öffnet sich das Pop-up Tabelle erstellen.

Pop-up „Tabelle erstellen“. Bild: Autor

 Klicke auf OK – die Tabelle ist erstellt. 

PivotTable in Excel. Bild: Autor

Vergib nun einen Namen. Wechsle zum kontextbezogenen Fenster Tabellenentwurf und benenne unter Tabellenname in CustomerPQ um. Du kannst auch einen anderen Namen wählen. 

Fenster „Tabellenentwurf“. Bild: Autor

Jetzt heißt die Tabelle CustomerPQ.

Fenster „Tabellenentwurf“. Bild: Autor

Wiederhole den Vorgang für die zweite Tabelle und benenne sie PurchasePQ.

Zwei Tabellen für das Datenmodell. Bild: Autor

Aktiviere die Tabelle PurchasePQ. Gehe zu Daten und wähle Aus Tabellen-/Bereich. Der Power Query-Editor öffnet sich.

Power Query-Editor öffnen. Bild: Autor

Um eine Verbindung zu erstellen und die Tabelle PurchasePQ dem Datenmodell hinzuzufügen, klicke auf das Dropdown von Schließen & laden und wähle Schließen & laden in…  

Power Query-Editor schließen. Bild: Autor

Es öffnet sich wieder Daten importieren. Fülle es wie folgt aus:

Fenster „Daten importieren“. Bild: Autor 

Nach Abschluss siehst du das Feld Abfragen & Verbindungen.

Bereich „Abfragen & Verbindungen“. Bild: Autor

Füge nun die Tabelle CustomerPQ als Verbindung hinzu. Klicke dazu in eine Zelle der Tabelle, gehe zu Daten und wähle Aus Tabellen-/Bereich. Es erscheint der Power Query-Editor.

Tabellen für das Excel-Datenmodell. Bild: Autor

Wiederhole den Prozess wie bei PurchasePQ und fülle das Fenster Daten importieren wie folgt aus:

Fenster „Daten importieren“. Bild: Autor 

 Klicke auf OK. Im Bereich Abfragen & Verbindungen sind nun beide Tabellen sichtbar.

Abfragen & Verbindungen. Bild: Autor

Jetzt legen wir die Beziehungen an. Wechsle auf der Registerkarte Daten in den Bereich Datentools und klicke auf Datenmodell verwalten.

Datentools. Bild: Autor

Daraufhin öffnet sich Power Pivot für Excel.

Power Pivot für Excel. Bild: Autor

Klicke nun auf Diagrammansicht, um eine Beziehung zwischen den Tabellen anzulegen.

Ansicht. Bild: Autor

 Es öffnet sich eine Ansicht wie unten gezeigt. 

Diagrammansicht. Bild: Autor

Du siehst zwei noch nicht verbundene Tabellen. Um die Beziehung zu erstellen, gehe auf die Registerkarte Entwurf und klicke auf Beziehung erstellen.

Registerkarte „Entwurf“. Bild: Autor

Ein neues Fenster öffnet sich. Fülle es wie folgt aus:

Fenster „Beziehung erstellen“. Bild: Autor

Klicke auf OK. Die Beziehung ist nun angelegt.

Bestätigung der Beziehung. Bild: Autor 

Speichere Power Pivot über das Speichersymbol oder mit Strg + S und schließe die Registerkarte. Folgendes erscheint:

Pop-up „Inhalt aktivieren“. Bild: Autor

Klicke auf Inhalt aktivieren, um die Verbindung zu erstellen. Jetzt ist sie aktiv. Du kannst nun die PivotTable nutzen: Gehe zu Einfügen, klicke auf PivotTable und wähle Aus Datenmodell.

PivotTable-Auswahl. Bild: Autor

Du erhältst dieses Pop-up:

PivotTable aus Datenmodell. Bild: Autor

Wähle Neues Arbeitsblatt und klicke auf OK. Ein neues Blatt Sheet1 wird erstellt.

PivotTable-Blatt. Bild: Autor 

Im Bereich PivotTable-Felder findest du die Tabellen.

Tabellen unter PivotTable-Felder. Bild: Autor

Wähle Customer Name aus der Tabelle CustomerPQ und Purchase aus PurchasePQ. Die PivotTable-Felder sehen dann so aus:

Auswahl in den PivotTable-Feldern. Bild: Autor 

Damit entsteht auf dem Blatt folgende PivotTable:

PivotTable-Ausgabe. Bild: Autor

Perfekt! So erstellst du mit Power Query ein Datenmodell und nutzt Power Pivot für Übersichtsberichte.

Datenmodell direkt in Power Pivot erstellen

In diesem Abschnitt erstellst du mit Power Pivot ein Datenmodell und bereitest einen Überblicksbericht vor. 

Wechsle in das Blatt Power Pivot in den oben genannten Daten und erstelle die Tabellen für unsere beiden Datensätze.

Zu verwendende Datensätze. Bild: Autor 

Wie man Tabellen erstellt, haben wir bereits gesehen. Wiederhole die Schritte für beide Tabellen.

Einziger Unterschied: Wir vergeben neue Namen, um sie von den vorherigen zu unterscheiden: 

• Erster Tabellenname: CustomerPP.
• Zweiter Tabellenname: PurchasePP.

Daten Tabellen aus den Datensätzen. Bild: Autor

Die beiden Tabellen sind erstellt. Als Nächstes fügst du sie dem Datenmodell hinzu. Gehe dazu zu Power Pivot und wähle Zum Datenmodell hinzufügen.

Zum Datenmodell hinzufügen (Power Pivot). Bild: Autor

Es öffnet sich ein Fenster Power Pivot für Excel, das so aussieht:

Power Pivot für Excel. Bild: Autor 

Speichere und schließe das Fenster. Wiederhole den Vorgang für die Tabelle CustomerPP, um sie dem Datenmodell hinzuzufügen.

Power Pivot für Excel. Bild: Autor

Sobald beide Tabellen im Datenmodell sind, kannst du in Power Pivot die Beziehung festlegen. Klicke dazu auf die Diagrammansicht.

Diagrammansicht. Bild: Autor

Gehe anschließend zur Registerkarte Entwurf und klicke auf Beziehung erstellen.

Registerkarte „Beziehung erstellen“. Bild: Autor

Ein neues Fenster öffnet sich. Fülle die Details wie folgt aus:

Beziehung zwischen zwei Tabellen erstellen. Bild: Autor

 Klicke auf OK. Die Beziehung ist nun sichtbar.

Beziehungen sind angelegt. Bild: Autor

Ab hier ist das Erstellen einer PivotTable wie im vorherigen Abschnitt. Das Endergebnis sollte so aussehen:

PivotTable-Übersicht. Bild: Autor

Mit diesen Schritten erstellst du mit Power Pivot das Datenmodell und eine Übersichtsanalyse.

Datenmodell mit PivotTable oder PivotChart

Nachdem du die PivotTable erstellt hast, fügst du leicht ein PivotChart hinzu. Wähle die PivotTable (Sheet 1) aus und gehe zur Registerkarte Einfügen.

PivotTable-Übersicht. Bild: Autor

Klicke auf PivotChart, wähle den Diagrammtyp und klicke auf OK.

Diagramm einfügen. Bild: Autor

Dadurch entsteht folgendes PivotChart.

PivotChart-Visualisierung. Bild: Autor

Du kannst das PivotChart anpassen, indem du:

• Elemente wie Titel, Legenden und Achsenbeschriftungen anpasst und
• Formate für bessere Optik und Lesbarkeit vergibst.

Super – damit hast du aus deiner PivotTable die erste Visualisierung gebaut.

Häufige Fragen und Probleme zum Excel-Datenmodell

Hier sind typische Fragen und Probleme rund um Excel-Datenmodelle:

Was tun, wenn ein Datenmodell-Fehler verhindert, dass Microsoft Excel eine Arbeitsmappe öffnet?

Das kann durch Beschädigung des Datenmodells oder Kompatibilitätsprobleme entstehen. So lässt es sich beheben:

1. Im abgesicherten Modus starten: Starte Excel mit gedrückter Strg-Taste. So lässt sich das Problem teilweise umgehen.
2. Auf Updates prüfen: Stelle über Datei > Konto > Updateoptionen sicher, dass Excel aktuell ist.
3. Office reparieren: Nutze das Office-Reparaturtool: Systemsteuerung > Programme und Features, Office-Installation auswählen, Ändern > Reparieren.
4. Add-ins deaktivieren: Unter Datei > Optionen > Add-Ins alle Add-ins deaktivieren. Excel neu starten und erneut versuchen.
5. Daten retten: Falls die Datei nicht öffnet, nutze ein Wiederherstellungstool oder kontaktiere den Microsoft-Support.

Wie kann ich Fehler im Datenmodell beheben?

So gehst du bei Fehlern im Datenmodell vor:

1. Datentypen prüfen: Stelle sicher, dass die Datentypen in den für Beziehungen genutzten Spalten konsistent sind.
2. Beziehungen validieren: Prüfe, ob alle Beziehungen korrekt definiert sind.
3. Berechnungen prüfen: Überprüfe berechnete Spalten und Measures auf Fehler.
4. Daten aktualisieren: Stelle sicher, dass alle Datenverbindungen aktuell sind.
5. Fehlermeldungen prüfen: Lies Meldungen im Power-Pivot-Fenster, sie geben oft konkrete Hinweise.

Wenn du diese Schritte befolgst, kannst du dein Datenmodell in Excel effektiv verwalten und Probleme zügig beheben – für eine reibungslose Analyse. Microsoft Support ist ebenfalls eine hilfreiche Anlaufstelle.

Fazit

Danke, dass du das Tutorial abgeschlossen hast! Du hast ein wichtiges Konzept auf dem Weg zur souveränen Datenanalyse mit Excel gelernt. Datenmodelle heben deine und die Analysefähigkeit deiner Organisation deutlich an und machen das Verwalten verschiedener Tabellen und Datensätze effizienter. 

Fürs Weiterlernen schau dir diese Ressourcen an:   

• Introduction to Excel: Der umfassende Einstieg in Excel mit den wichtigsten Funktionen und Features.
• Data Analysis in Excel: Lerne zentrale Analysetechniken und -tools in Excel, um deine analytischen Fähigkeiten auszubauen.
• Excel Fundamentals: Der Kurs zu den Grundlagen und Kernfunktionen von Excel für ein solides Fundament.
• Data Visualization in Excel: Entdecke, wie du mit den Bordmitteln von Excel aussagekräftige, interaktive Visualisierungen erstellst.
• Introduction to Power Query in Excel: Verstehe, wie du mit Power Query Daten effizient importierst, bereinigst und transformierst.