Guía completa del formato condicional en Power BI

Formato condicional básico en Power BI

Estos son los principales tipos de formato condicional que puedes aplicar a los visuales de tabla o matriz en Power BI:

• Color de fondo y color de fuente
• Barras de datos
• Iconos
• URL web

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Color de fondo y color de fuente

Estas opciones te permiten cambiar el color de fondo o el color de fuente de celdas o textos según sus valores. El formato de color de fondo se usa a menudo para crear mapas de calor dentro de tablas o matrices, facilitando detectar valores altos y bajos mediante gradientes de color.

Aquí hay tres estilos de formato. Puedes aplicar formato condicional en función del valor de un campo, un gradiente o reglas.

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Valor de campo

Con este estilo, puedes aplicar colores basándote en los valores de la celda u otros campos del modelo de datos. Esta opción es más compleja, ya que requiere especificar colores en una columna o en una medida DAX para que funcione correctamente.

Mostramos un ejemplo de cómo hacerlo en la siguiente sección.

Gradiente

El estilo de gradiente aplica una escala de color a todo el rango de valores, normalmente desde un color para los valores bajos, pasando por un punto medio (opcional), hasta un color para los valores altos.

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Reglas

El formato basado en reglas te permite definir condiciones específicas (p. ej., mayor que, menor que o igual a un valor) para aplicar determinados colores de fondo o de fuente. Este método ofrece más control que el gradiente y es ideal para comparar valores frente a un objetivo o umbral predefinido.

Debes especificar cada regla de forma individual con el color que se aplicará cuando se cumpla. Recuerda ordenar bien las reglas, especialmente si se solapan entre sí.

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Así se vería la regla anterior en una tabla:

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Barras de datos

Las barras de datos añaden una barra horizontal dentro de la celda. La longitud de la barra representa el valor de la celda en comparación con otros valores de la columna. Es una forma útil de evaluar y comparar visualmente puntos de datos directamente en la celda.

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Así se ven las barras en una tabla:

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Iconos

Los conjuntos de iconos se aplican igual que con el estilo de reglas anterior, solo que puedes añadir símbolos o iconos junto a tus datos según las reglas definidas.

Por ejemplo, podrías usar flechas hacia arriba o hacia abajo para indicar tendencias de rendimiento o, como en nuestro ejemplo, formas para señalar si se han cumplido ciertos objetivos.

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Así se ven en nuestra tabla las reglas de iconos anteriores:

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URL web

Aunque no es un estilo visual como tal, este tipo de formato condicional te permite añadir hipervínculos a tus tablas basados en la URL almacenada en otro campo. Es útil para crear experiencias de desglose (drill-through) o enlazar a recursos externos para aportar contexto adicional.

Formato condicional en Power BI basado en medidas DAX

Como vimos en la sección anterior, aplicar formato condicional por reglas en tus gráficos es rápido y sencillo con el menú de formato integrado de Power BI.

Pero ¿qué pasa si tienes varios visuales similares, como tarjetas, para mostrar métricas distintas?

Tendrías que repetir el mismo proceso para aplicar reglas rojo-amarillo-verde a cada tarjeta del informe. Es un proceso tedioso y muy manual. Peor aún, ¿y si solo necesitas cambiar el valor a partir del cual el color de la fuente de cada tarjeta pasa a amarillo?

En su lugar, puedes crear medidas DAX que definan las condiciones para aplicar los colores. Y no solo eso: con cambiar una única medida DAX, todos los visuales que la usen para el formato condicional se actualizarán automáticamente.

Veamos un ejemplo sencillo con la función SWITCH. Si no la conoces o no sabes cómo funciona, echa un vistazo a nuestro tutorial completo de SWITCH.

Primero, creamos una medida que asigna colores según la diferencia entre nuestro margen de beneficio y el objetivo.

Profit Margin vs Target Color = 
VAR Diff = [Profit Margin] - [Profit Margin Target]
RETURN
SWITCH (
    TRUE(),
    Diff > 0, "Green",
    Diff < 0, "Red",
    "Black" )

Tras crear un gráfico de barras con el margen de beneficio por producto, vamos al panel de formato del visual. En el desplegable «Columns», seleccionamos el icono «fx» para añadir formato condicional a los colores de las barras.

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Como con las opciones de color de fondo y de fuente, podemos elegir entre gradiente, reglas o valor de campo. En este ejemplo, elegimos valor de campo y añadimos nuestra nueva medida.

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Ahora, los colores de las columnas del gráfico cambiarán en función de si se ha alcanzado el objetivo de margen de beneficio.

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Formato condicional avanzado según la selección del usuario

Partiendo de un gráfico de barras con las ventas totales por mes, queremos resaltar los meses con mejor rendimiento para que destaquen. Primero aplicaremos un formato condicional básico para los tres mejores meses de ventas. Después, usaremos una técnica avanzada para hacerlo más dinámico.

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Top 3 meses de ventas

Para el primer ejemplo, creamos una medida que clasifica las ventas mensuales totales y resalta en verde las tres primeras mientras el resto de barras quedan en gris.

Top 3 Monthly Sales = 
VAR Ranking = RANKX ( ALL(Financials[Date]), [Total Sales], [Total Sales], DESC )
VAR Top3 = IF ( Ranking <= 3, "Green", "Gray" )
RETURN Top3

Para mejorar la legibilidad de las barras destacadas, también creamos una medida para el color de fuente de las etiquetas de datos. En este caso, las tres barras verdes tendrán color de fuente negro y las demás, blanco, ocultando de facto esas etiquetas en el gráfico.

Top 3 Monthly Sales Data Label = 
IF ( [Top 3 Monthly Sales] = "Green", "Black", "White" )

Este es el resultado tras aplicar el formato; ya se ve mucho más llamativo:

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Top N meses de ventas según la selección del usuario

En este segundo ejemplo, vamos un paso más allá permitiendo que el usuario elija cuántos meses quiere resaltar en el gráfico.

Lo conseguimos con parámetros basados en un rango numérico. Ve a la pestaña «Modeling» de la cinta, selecciona «New parameter» y después «Numeric range» en el menú desplegable.

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En el cuadro de parámetros, indica un nombre para el parámetro y el mínimo, máximo e incremento deseado. En este ejemplo, fijamos 5 como máximo.

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Al crear el parámetro, se añade una tabla nueva a nuestro modelo de datos.

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Ahora podemos ajustar nuestra medida para usar la medida «Top N Value» de esta nueva tabla «Top N».

Top N Monthly Sales = 
VAR Ranking = RANKX ( ALL(Financials[Date]), [Total Sales], [Total Sales], DESC )
VAR _TopN = IF ( Ranking <= 'Top N'[Top N Value], "Green", "Grey" )
RETURN _TopN

También ajustamos la medida para el color de fuente de la etiqueta de datos, de modo que cambie dinámicamente según el número de columnas destacadas.

Top N Monthly Sales Data Label = 
IF ( [Top N Monthly Sales] = "Green", "Black", "White" )

El resultado es un gráfico de barras con formato dinámico que el usuario puede ajustar según necesite:

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Consejos para aplicar formato condicional en Power BI

1. Empieza con un objetivo claro

Ten claro qué quieres conseguir con el formato condicional. Por ejemplo, si quieres resaltar valores atípicos concretos, quizá los conjuntos de iconos no sean la mejor opción. Un objetivo claro para tu informe guiará tus decisiones de formato.

2. Usa el color con intención

Elige colores intuitivos o significativos para tus usuarios (p. ej., rojo para descenso, verde para aumento) para que tus visuales se entiendan al instante.

Considera también si puede haber usuarios con daltonismo y mejora la accesibilidad usando paletas distinguibles para todo el mundo.

3. Simplifica la paleta

Utiliza una paleta de colores sencilla y coherente para no saturar a tu audiencia. Demasiados colores distraen y pueden restar impacto al panel.

Reserva colores fuertes o de alto contraste para los puntos clave que quieras destacar.

4. Prueba con regularidad

Revisa y prueba tu informe periódicamente con usuarios finales para asegurar que el formato condicional es claro, intuitivo y aporta valor. El feedback te ayudará a que el formato sea comprensible.

Además, vigila el rendimiento de tus informes de Power BI, especialmente si usas expresiones DAX complejas para el formato condicional, ya que pueden afectar a los tiempos de carga.

5. Itera y mejora

El formato condicional en Power BI no es «configurarlo y olvidarse». A medida que cambian los datos o recibes comentarios, prepárate para iterar y mejorar tus decisiones de formato para mantener los informes útiles y alineados con los objetivos iniciales.

Evita el mayor error del formato condicional en Power BI

La sobrecarga de formato condicional.

Busca el equilibrio entre resaltar lo importante y saturar el informe con tantos colores que pierdan su significado.

Sé selectivo con lo que decides destacar. Un exceso de formato condicional puede recargar el informe y dificultar su lectura. Céntrate en las métricas e insights que impulsan decisiones y se alinean con el objetivo del informe o del panel.

Usa iconos y barras de datos para aportar contexto o simplificar la comprensión sin añadir más columnas, gráficos u otros textos. Las flechas pueden indicar tendencias, mientras que las barras de datos ofrecen una vista comparativa rápida de una columna en una tabla.

Conclusión

Con el formato condicional en Power BI puedes crear informes muy llamativos, pero conviene aplicarlo con cuidado y con un objetivo claro.

Hemos visto varias formas de aplicar formato condicional, desde las básicas hasta las avanzadas. Siguiendo nuestros consejos, podrás crear informes atractivos que tus usuarios entenderán e interpretarán con facilidad.

Descubre más en nuestro curso de visualización de datos en Power BI y aprende a presentar tus insights de forma eficaz.