एकाधिक मानदंडों के साथ VLOOKUP() कैसे करें

VLOOKUP() Excel के सबसे व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले फ़ंक्शनों में से एक है। यह आपको किसी तालिका के एक विशिष्ट कॉलम से डेटा खोजने और प्राप्त करने देता है। इसके अतिरिक्त, यह अलग-अलग शीट्स से डेटा मर्ज करने या संबंधित जानकारी ढूँढ़ने में मदद करता है।

लेकिन क्या आप जानते हैं कि VLOOKUP() की कार्यक्षमता को एकाधिक मानदंडों तक बढ़ाया जा सकता है? यह उन उपयोगकर्ताओं के लिए सहायक है जिन्हें अक्सर डेटा खोजते समय कई शर्तों का मिलान करना पड़ता है—जो स्प्रेडशीट्स पर काम करते समय आम समस्या है। 

इस लेख में, हम देखेंगे कि आप अपने काम को बेहतर बनाने के लिए VLOOKUP() को एकाधिक मानदंडों के साथ कैसे उपयोग कर सकते हैं। यदि आप Excel में नए हैं, तो पहले हमारा Introduction to Excel कोर्स देखें ताकि तालिकाओं को प्रबंधित करने और गणनाएँ लगाने की बुनियादी बातें सीख सकें।

VLOOKUP() की मूल बातें

एकाधिक मानदंडों के साथ VLOOKUP() में जाने से पहले, आइए VLOOKUP() का बुनियादी सिंटैक्स दोहराएँ, जो इस प्रकार है: 

=VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

ऊपर दिए गए फ़ॉर्मूला में:

• lookup_value वह मान है जिसे आप खोजना चाहते हैं। यह एक संख्या, टेक्स्ट, या वह सेल रेफ़रेंस हो सकता है जिसमें खोजने वाला मान हो।

• table_array वह सेल-रेंज है जिसमें डेटा होता है। इस रेंज के पहले कॉलम में खोज कुंजी होनी चाहिए।

• col_index_num उस रेंज का कॉलम नंबर है जिससे आप मान प्राप्त करना चाहते हैं। 

• range_lookup वह जगह है जहाँ आप एक लॉजिकल मान (TRUE या FALSE) दर्ज करते हैं। यदि TRUE है, तो VLOOKUP() मानता है कि रेंज का पहला कॉलम आरोही क्रम में सॉर्टेड है और सबसे निकटतम मिलान लौटाता है।

इसे एक उदाहरण से समझते हैं। यहाँ मेरे पास कर्मचारियों से संबंधित डेटा वाली एक शीट है, और मैं उनके ID नंबर के आधार पर किसी विशिष्ट कर्मचारी का नाम जल्दी से खोजना चाहता हूँ। ऐसा करने के लिए, मैं VLOOKUP() का उपयोग करूँगा। 

कर्मचारी विवरण वाली तालिका। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

मैं पहले F6 सेल में एक ऐसा मान दर्ज करता हूँ जो तालिका में मौजूद मान से मेल खाता हो। मेरे मामले में, मैं EMP ID रेफ़रेंस कॉलम देख रहा हूँ और 4032 चुनता हूँ।

किसी सेल में VLOOKUP() का मान दर्ज करना। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

फिर, मैं G6 सेल चुनता हूँ और अपना फ़ॉर्मूला टाइप करना शुरू करता हूँ।

किसी सेल में VLOOKUP() फ़ॉर्मूला दर्ज करना। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

इसके बाद, मैं वह सेल चुनता हूँ जिसमें मैंने 4032 दर्ज किया है। यही वह मान है जिसे मैं तालिका से खोज रहा हूँ। 

वह सेल नंबर दर्ज करना जहाँ VLOOKUP() का मान संग्रहीत है। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि. 

फिर, मैं तालिका की रेंज (A2:D11) चुनता हूँ। 

डेटा वाली तालिका की रेंज चुनना। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

बाएँ से गिनते हुए, मैं कॉलम नंबर 2 चुनता हूँ क्योंकि मैं FIRST NAME ढूँढ़ रहा हूँ और FIRST NAME दूसरा कॉलम है। 

उस कॉलम नंबर को दर्ज करना जिसके लिए आप परिणाम चाहते हैं। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

सटीक मिलान के लिए FALSE टाइप करने के बाद, मैं Enter दबाता हूँ। आप देख सकते हैं कि VLOOKUP() फ़ंक्शन EMP ID 4032 के बराबर होने पर कर्मचारी का FIRST NAME कैसे ढूँढ़ता है।

वांछित आउटपुट प्राप्त करना। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

एकाधिक मानदंडों के साथ VLOOKUP() कैसे उपयोग करें

VLOOKUP() अपनी मूल अवस्था में सरल लुकअप के लिए अच्छा काम करता है, लेकिन जब आप कई मानदंड जोड़ते हैं तो यह चुनौतीपूर्ण हो सकता है। परंतु आप कुछ तकनीकों से इन सीमाओं का समाधान कर सकते हैं। आइए समझते हैं कैसे। 

हेल्पर कॉलम के साथ VLOOKUP() 

यदि आपको एकाधिक मानदंडों के साथ VLOOKUP() का उपयोग करना हो, तो आप एक हेल्पर कॉलम का उपयोग करके कई मानदंडों को एक एकल मानदंड में जोड़ सकते हैं। इसे निम्न उदाहरण से समझते हैं, जहाँ मैं तारीख और उत्पाद—दोनों के आधार पर प्रत्येक व्यक्ति की बिक्री राशि ढूँढ़ना चाहता हूँ। 

ग्राहक विवरण वाली तालिका। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

शुरुआत में, मैं कई मानदंडों को जोड़कर एक अद्वितीय पहचानकर्ता बनाते हुए एक नया कॉलम बनाता हूँ। मेरे मामले में, तीन कॉलम जोड़ेंगे: Customer Name, Product, और Date।

'हेल्पर' कॉलम बनाना। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

यह वह फ़ॉर्मूला है जिसका उपयोग मैं कॉलम्स को मिलाकर एक बनाता हूँ:

=B2&"|"&C2&"|"&D2

जैसा कि आप देख सकते हैं, कॉलम नाम के बाद एक पाइप प्रतीक है। यह प्रत्येक कॉलम के डेटा के बीच एक सेपरेटर के रूप में काम करता है, और संयोजन करते समय इसे आमतौर पर एक अच्छा अभ्यास माना जाता है।

तीन कॉलमों को एक सेल में संयोजित करना। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

यदि आप सोच रहे हैं कि तारीख चुनने पर भी तारीख की जगह संख्या क्यों दिख रही है, तो ऐसा इसलिए है क्योंकि तारीख का फ़ॉर्मेट संख्या फ़ॉर्मेट में बदल गया है। लुकअप वैसे ही काम करेगा, लेकिन यदि आप डेटा को अधिक पहचाने जाने योग्य रूप में देखना चाहते हैं, तो TEXT() फ़ंक्शन का उपयोग करें। TEXT() फ़ंक्शन दो पैरामीटर लेता है: value वह मान है जिसे आप बदलना चाहते हैं, और format_text वह फ़ॉर्मेट है जिसमें आप मान को बदलना चाहते हैं।

Text फ़ॉर्मूला। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

इसलिए, तारीख को फ़ॉर्मैट करते हुए संयोजन करने के लिए, मैं निम्न लिखता हूँ:

=B2&"|"&C2&"|"&TEXT(D2, "DD-MM-YY")

TEXT() फ़ॉर्मूला का उपयोग कर तारीख को फ़ॉर्मैट करना। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

फिर, मैं नए कॉलम को सभी पंक्तियों के लिए भरने हेतु फ़ॉर्मूला नीचे की ओर ड्रैग करता हूँ।

ड्रैग करके फ़ॉर्मूला कॉपी करना। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

और हो गया। तीनों कॉलम सफलतापूर्वक संयोजित हो गए हैं। अगला, मैं लुकअप टेबल तैयार करता हूँ, जिसे आप नीचे की छवि में देख सकते हैं। 

मेरी तालिका तैयार करना। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

फिर, मैं निम्न फ़ॉर्मूला टाइप करता हूँ और Enter दबाता हूँ। आप नीचे परिणाम देख सकते हैं। 

=VLOOKUP(G6&"|"&H6&"|"&TEXT(I6, "DD-MM-YY"),$A$2:$E$11, 5,0)

एकाधिक मानदंडों के साथ VLOOKUP का उपयोग कर बिक्री प्राप्त करना। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

CHOOSE() फ़ंक्शन के साथ VLOOKUP() 

CHOOSE() फ़ंक्शन निर्दिष्ट इंडेक्स या स्थिति के आधार पर सूची में से कोई मान चुनता है और लौटाता है। CHOOSE() फ़ंक्शन का सिंटैक्स यह है:

CHOOSE(index_num, value1, [value2], ...)

इस फ़ॉर्मूला में:

• index_num वह संख्या है जो बताती है कि कौन-सा मान चुनना है।

• value1, value2, … वे मानों की सूची है जिनमें से चुनना है।

CHOOSE() तब मदद कर सकता है जब आपको एकाधिक मानदंडों के आधार पर मान ढूँढ़ने हों या जब डेटा संरचना एक ही तालिका में ठीक से फ़िट न बैठती हो। ऐसे मामलों में, CHOOSE() अलग-अलग स्रोतों से कॉलम्स को मिलाने या आपकी लुकअप आवश्यकताओं के अनुसार कॉलम्स को पुन:क्रमित करने के लिए एक वर्चुअल टेबल बनाएगा। इसे एक उदाहरण से समझते हैं। मेरे पास निम्न डेटासेट है: 

तीनों तिमाहियों में छात्रों के अंकों वाली तालिका। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

अब, मैं प्रथम तिमाही के लिए छात्र के अंक लाना चाहता हूँ। इसलिए, मैं F2 सेल में निम्न फ़ॉर्मूला दर्ज करता हूँ:

=VLOOKUP($E2&"|"&F$1, CHOOSE({1,2}, $A$2:$A$16&"|"&$B$2:$B$16, C2:C15), 2, FALSE)

प्रथम तिमाही से छात्रों के अंक प्राप्त करें। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

यह फ़ॉर्मूला इस प्रकार काम करता है:

• CHOOSE({1,2}, $A$2:$A$16&"|"&$B$2:$B$16, C2:C15) कई मानदंडों को मिलाकर एक अद्वितीय पहचानकर्ता बनाते हुए एक वर्चुअल हेल्पर कॉलम बनाता है। 

• =VLOOKUP($E2&"|"&F$1, ..., 2, FALSE) इस वर्चुअल पहले कॉलम में दिए गए मान को खोजता है और दूसरे कॉलम से संबंधित स्कोर प्राप्त करता है।

इस तरह, आप अपनी वर्कशीट पर अतिरिक्त कॉलम बनाए बिना भी आवश्यक मान पा सकते हैं।

एकाधिक मानदंडों के साथ VLOOKUP() का विकल्प

हालाँकि VLOOKUP() Excel में व्यापक रूप से उपयोग किया जाने वाला फ़ंक्शन है, यह डेटा खोजने का एकमात्र तरीका नहीं है। आप INDEX() और MATCH() जैसे विकल्पों का भी इस्तेमाल कर सकते हैं। आइए देखें कि वे मिलकर एकाधिक मानदंडों के साथ VLOOKUP() जैसा ही उद्देश्य कैसे पूरा करते हैं।

VLOOKUP() के रूप में INDEX() और MATCH()

INDEX() और MATCH() को साथ मिलाकर उपयोग करने से डायनेमिक कॉलम लुकअप संभव हो जाता है। आप इन्हें ऐसे डेटा के साथ उपयोग कर सकते हैं जो आरोही क्रम में सॉर्टेड न हो, और ये क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर—दोनों तरह की खोज संभाल सकते हैं। इसे निम्न डेटासेट से दिखाते हैं:

कर्मचारी डेटा वाली तालिका। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

इस डेटा से, मैं John का पद ढूँढ़ना चाहता हूँ, जो 25 वर्ष का है और Chicago में रहता है। 

संदर्भ तालिका बनाना। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

अब हम G5 में निम्न फ़ॉर्मूला टाइप करते हैं:

=INDEX(C2:C5,MATCH(1,(G3=A2:A5)*(G4=B2:B5)*(G6=D2:D5),0))

INDEX() और MATCH() को साथ में उपयोग करना। स्रोत: लेखक द्वारा निर्मित छवि।

अंतिम बातें

मैंने VLOOKUP() के साथ इस्तेमाल की जा सकने वाली कुछ सबसे महत्वपूर्ण तकनीकों—हेल्पर कॉलम, एरे फ़ॉर्मूला, और यहाँ तक कि INDEX() व MATCH() जैसे उन्नत फ़ंक्शन—को कवर किया है। ये तरीके बड़े डेटासेट संभालना आसान बनाते हैं और आपके डेटा पर भरोसा बढ़ाते हैं।

यदि आप Excel में डेटा विश्लेषण और दृश्यांकन के बारे में और सीखना चाहते हैं, तो ये कोर्स देखें: Data Analysis in Excel और Data Visualization in Excel। हमारे पास एक छोटा लेख भी है: Visualizing Data in Excel ट्यूटोरियल।