Come contare le parole in Excel: 4 metodi facili

Puoi contare le parole in Excel usando formule che misurano il numero di spazi in una cella e li convertono in un conteggio delle parole. Excel non offre una funzione integrata per il conteggio parole, quindi la maggior parte dei metodi si basa su funzioni come LEN(), SUBSTITUTE() o funzioni più recenti disponibili nelle versioni moderne di Excel.

In questa guida vedremo diversi modi semplici per contare le parole in Excel usando formule, funzioni moderne e strumenti di IA. Analizzeremo anche errori comuni e casi limite che possono influenzare l'accuratezza dei risultati.

La sfida del conteggio parole in Excel

Excel non include una funzione di conteggio parole perché è stato progettato per lavorare con numeri e dati strutturati più che per l'analisi del testo. Quindi il conteggio parole richiede un escamotage. 

Perché Excel non ha una funzione nativa di conteggio parole

I word processor come Microsoft Word si concentrano su frasi, paragrafi e regole linguistiche. Excel si concentra su calcoli e dati strutturati. 

Per via di questo design:

• Excel memorizza il testo come valori di cella, non come parte di un documento
• Excel non riconosce le parole come unità separate
• Le funzioni di Excel lavorano con i caratteri invece che con la struttura linguistica

Il problema della definizione e cosa costituisce una parola

La definizione di parola può creare confusione. 

Pensa, per esempio, all'email marketing. Oppure a come alcuni strumenti considerano i termini con trattino come una sola parola, mentre altri li contano come due. Anche gli acronimi creano casi limite.

Excel non applica regole linguistiche per risolvere questi casi. La maggior parte delle formule in Excel presuppone che gli spazi separino le parole. Per questo i conteggi di parole in Excel a volte differiscono da quelli che vedi in altri strumenti.

Casi d'uso comuni per il conteggio parole in Excel

Molti di noi hanno ancora bisogno di conoscere il conteggio parole per attività pratiche.

Situazioni comuni includono:

• Verificare i limiti di parole per titoli, descrizioni o testi pubblicitari
• Esaminare la lunghezza delle risposte da sondaggi o moduli
• Verificare i contenuti durante la pulizia dei dati
• Gestire note o documentazione archiviata in fogli di calcolo

In questi casi, puoi usare formule per stimare i conteggi di parole.

Come contare le parole in Excel

Per contare le parole in Excel, combina le funzioni LEN() e SUBSTITUTE(). Contano le parole in una cella. 

Supponi che il testo sia nella cella A2. Inserisci questa formula in un'altra cella, ad esempio B2:

=LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))+1

Ecco come funziona la formula:

• LEN(A2) conta tutti i caratteri nella cella

• SUBSTITUTE(A2," ","") rimuove gli spazi dal testo

• LEN(SUBSTITUTE(...)) conta i caratteri dopo la rimozione degli spazi

• La differenza tra i due conteggi restituisce il numero di spazi

• Aggiungendo +1 si converte il numero di spazi in un conteggio parole

Conteggio totale delle parole in una cella. Immagine dell'autore.

Dato che Excel conta i caratteri e non le parole, gli spazi fungono da segnale che separa le parole.

Prendi come esempio il testo "The little cat slept" nella cella A2: 

• C'è uno spazio tra "The" e "little"
• Uno spazio tra "little" e "cat"
• Uno spazio tra "cat" e "slept"

Questa frase contiene tre spazi e quattro parole. Per chiarezza: Numero di parole = numero di spazi + 1

La formula conta prima gli spazi, poi aggiunge uno per restituire il conteggio finale delle parole.

Formula migliorata che gestisce celle vuote e spazi extra

A volte le celle hanno spazi extra o alcune celle sono vuote. In tali casi, la formula sopra non funziona perché gli spazi extra creano due problemi comuni:

• Le celle vuote restituiscono 1 invece di 0.

• Spazi multipli tra le parole gonfiano il conteggio.

Per risolvere, combina LEN() e SUBSTITUTE() con TRIM(): 

=IF(LEN(TRIM(A3))=0,0,LEN(TRIM(A3))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A3)," ",""))+1)

In questa formula: 

• TRIM(A2) rimuove spazi iniziali, finali e multipli tra le parole

• LEN(TRIM(A2))=0 verifica se la cella è vuota o contiene solo spazi

• Se la cella è vuota, la formula restituisce 0

• Altrimenti, conta le parole usando la stessa logica basata sugli spazi

Usa TRIM-LEN-SUBSTITUTE per contare le parole escludendo gli spazi extra. Immagine dell'autore 

Applicare la formula a più celle e intervalli

Dopo aver verificato la formula su una cella, puoi applicarla su molte righe. Vediamo tre modi principali per farlo: 

Copiare la formula lungo una colonna

Per copiare la formula lungo una colonna: 

1. Seleziona la cella che contiene la formula
2. Sposta il cursore nell'angolo in basso a destra finché non appare il quadratino di riempimento
3. Trascina il quadratino verso il basso o fai doppio clic

Così facendo, Excel aggiorna automaticamente i riferimenti:

• A2 diventa A3

• A3 diventa A4

• E così via

Ogni riga calcola il proprio conteggio parole.

Trascina o fai doppio clic sul quadratino di riempimento per copiare la formula. Immagine dell'autore.

Contare le parole su un'intera colonna

Per contare il numero totale di parole su più celle, somma i conteggi individuali. Ad esempio, se i conteggi parole sono in B2:B4, usa:

=SUM(B2:B4)

Questo ti dà il conteggio totale delle parole per l'intero intervallo.

Conta il totale delle parole su un'intera colonna. Immagine dell'autore.

Contare le parole in una tabella di Excel

Le tabelle di Excel copiano automaticamente le formule sulle righe, il che le rende utili per dati strutturati. Per contare le parole in una tabella: 

1. Seleziona i tuoi dati
2. Vai su Inserisci > Tabella
3. Aggiungi una nuova colonna chiamata Conteggio parole

Inserisci questa formula nella prima riga della nuova colonna:

=IF(LEN(TRIM([@Text]))=0,0,LEN(TRIM([@Text]))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM([@Text])," ",""))+1)

Nota: il nome della mia colonna è Text, quindi sostituiscilo con il nome della tua colonna nella formula sopra.

Conta le parole in una tabella di Excel. Immagine dell'autore.

Una volta fatto, Excel compila automaticamente la formula per ogni riga della tabella. Questa configurazione è utile quando tieni traccia dei conteggi parole su dataset ampi.

Come contare parole specifiche in Excel

Puoi contare quante volte una parola specifica appare in una cella combinando le funzioni LEN() e SUBSTITUTE(). 

Considera questa formula: 

=(LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,"cat","")))/LEN("cat")

Questa formula conta quante volte la parola cat appare nella cella A2.

Ecco come funziona:

• SUBSTITUTE(A2,"cat","") rimuove ogni occorrenza della parola cat

• LEN(A2) conta il numero originale di caratteri

• LEN(SUBSTITUTE(...)) conta i caratteri dopo la rimozione

• La differenza tra le due lunghezze mostra quanti caratteri sono stati rimossi

• Dividere per LEN("cat") converte i caratteri rimossi nel numero di volte in cui la parola appare

Conta una parola specifica in una cella. Immagine dell'autore.

Conteggio indipendente da maiuscole/minuscole

Le formule di Excel spesso trattano il testo esattamente come è scritto. Se vuoi che la formula ignori le differenze tra maiuscole e minuscole, converti il testo nello stesso caso.

Puoi farlo con LOWER() o UPPER().

Esempio con LOWER():

=(LEN(LOWER(A2))-LEN(SUBSTITUTE(LOWER(A2),"cat","")))/LEN("cat")

Esempio con UPPER():

=(LEN(UPPER(A2))-LEN(SUBSTITUTE(UPPER(A2),"CAT","")))/LEN("CAT")

Entrambe le formule convertono prima il testo nello stesso caso, quindi Cat, CAT e cat vengono conteggiati come la stessa parola.

Contare una frase specifica

Lo stesso approccio funziona anche per le frasi. Per esempio, se vuoi contare little cat, sostituisci la parola nella formula:

=(LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,"little cat","")))/LEN("little cat")

Excel rimuove la frase, misura la differenza in caratteri e converte quella differenza nel numero di volte in cui la frase appare.

Contare parole specifiche su un intervallo

Per contare una parola specifica su più celle, applica la formula a ogni riga e poi somma i risultati.

Supponi che il tuo testo sia in A2:A10 e tu voglia contare la parola cat. Inserisci questa formula in B2:

=(LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,"cat","")))/LEN("cat")

Premi Invio, poi trascina la formula fino a B10. Ogni riga restituirà quante volte la parola appare in quella cella.

Conta la parola specifica. Immagine dell'autore.

Contare corrispondenze parziali

A volte Excel conta una parola anche quando appare all'interno di una parola più lunga. Si parla di corrispondenza parziale.

Per esempio, se cerchi "cat", Excel può contare anche:

• "catalog"
• "cats"
• "category"

Puoi usare questa formula per contare le occorrenze:

=(LEN(A2)-LEN(SUBSTITUTE(A2,"cat","")))/LEN("cat")

Conta corrispondenze parziali. Immagine dell'autore.

Limitazioni da considerare

Le formule di Excel non riescono a rilevare i confini delle parole. Cercano solo caratteri corrispondenti all'interno del testo.

A causa di questa limitazione, le formule possono contare corrispondenze parziali.

In molte attività da foglio di calcolo, questo comportamento è accettabile. Funziona bene quando vuoi una stima rapida o quando non servono regole linguistiche rigorose.

Come contare le parole su più celle e intervalli

Puoi comunque calcolare un unico conteggio parole anche quando il testo appare su molte celle. Questo approccio si basa sulla stessa formula usata per contare le parole in una singola cella.

Somma i conteggi parole su un intervallo

Per sommare i conteggi parole su un intervallo, conta la parola di interesse in ogni cella. Poi somma i risultati sull'intervallo.

Supponi che il testo sia in A2:A10. Puoi calcolare le occorrenze totali di cat con la seguente formula:

=SUMPRODUCT((LEN(A2:A10)-LEN(SUBSTITUTE(A2:A10,"cat","")))/LEN("cat"))

Questa formula controlla ogni cella nell'intervallo, conta quante volte appare la parola e restituisce un totale unico.

Se vuoi ignorare le differenze tra maiuscole e minuscole, converti prima il testo:

=SUMPRODUCT((LEN(LOWER(A2:A10))-LEN(SUBSTITUTE(LOWER(A2:A10),"cat","")))/LEN("cat"))

Questa versione considera Cat, CAT e cat come la stessa parola.

Conta le parole su più celle con SUMPRODUCT. Immagine dell'autore.

Ottenere un conteggio totale per un'intera colonna o tabella

Un'altra opzione utilizza una colonna di supporto.

Supponi che il testo sia in A2:A10 e che A1 contenga l'intestazione.

1. Inserisci la formula di conteggio parole in B2

2. Fai doppio clic sul quadratino di riempimento per copiare la formula lungo la colonna

3. Somma i risultati con: =SUM(B2:B10)

Excel somma i conteggi parole di ogni riga e restituisce il totale per la colonna.

Conta le parole nell'intera colonna e sommale. Immagine dell'autore.

Contare le parole in una tabella di Excel

Le tabelle di Excel semplificano il processo perché le formule si applicano automaticamente alle nuove righe:

1. Seleziona il tuo dataset
2. Vai su Inserisci > Tabella
3. Aggiungi una nuova colonna chiamata Conteggio parole

Nella prima riga della nuova colonna, inserisci:

=IF(LEN(TRIM([@Text]))=0,0,LEN(TRIM([@Text]))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM([@Text])," ",""))+1)

Conta le parole in una tabella di Excel. Immagine dell'autore.

Sostituisci Text con il vero nome della colonna nella tua tabella. Excel compila automaticamente la formula per ogni riga. Per calcolare il conteggio totale delle parole per l'intera tabella, usa:

=SUM(Table2[Word Count])

Sostituisci Table2 con il nome della tua tabella e Word Count con l'intestazione di colonna usata nel tuo foglio.

Risoluzione dei problemi comuni nel conteggio parole in Excel

Le formule di conteggio parole in Excel di solito funzionano bene. Tuttavia, piccoli problemi nei dati o nella configurazione della formula possono produrre risultati errati. Le seguenti soluzioni affrontano i problemi più comuni.

Errori comuni e come risolverli

Ecco alcuni errori comuni e le relative soluzioni: 

Uso di un intervallo errato

A volte le formule includono righe vuote o celle di intestazione. Questo può gonfiare il conteggio totale o rallentare i calcoli.

Per risolvere: limita l'intervallo alle righe di dati effettive. Ad esempio, usa A2:A100 invece di A:A.

Riferimenti di cella errati quando si copiano le formule

Se una formula punta a una cella fissa, ogni riga restituirà lo stesso risultato.

Per risolvere: usa riferimenti relativi come A2 invece di $A$2 a meno che tu non voglia che la formula faccia sempre riferimento alla stessa cella in ogni riga.

Mancanza di TRIM() nella formula

Gli spazi extra tra le parole possono aumentare il conteggio parole.

Per risolvere: applica TRIM() al testo prima di applicare la formula, così Excel rimuove spazi iniziali, finali e ripetuti.

Gestione di celle vuote, dati non testuali e casi speciali

Vediamo ora come gestire i casi speciali quando conti le parole: 

Celle vuote o celle con soli spazi

Le celle che contengono spazi nascosti possono restituire 1 invece di 0. Usa questa formula per restituire 0 per le celle vuote:

=IF(LEN(TRIM(A2))=0,0,LEN(TRIM(A2))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A2)," ",""))+1)

TRIM() rimuove gli spazi extra prima che Excel calcoli il conteggio parole.

Usa TRIM per gestire le celle vuote quando conti le parole. Immagine dell'autore.

Celle con numeri o formule

Excel conta i caratteri anche nelle celle numeriche, il che può influire sui risultati. Usa la funzione ISTEXT() per limitare il conteggio alle celle di testo:

=IF(ISTEXT(A2),IF(LEN(TRIM(A2))=0,0,LEN(TRIM(A2))-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A2)," ",""))+1),0)

Questa formula restituisce 0 quando la cella non contiene testo.

Usa ISTEXT() per gestire i numeri nelle celle quando conti le parole. Immagine dell'autore.

Testo su più righe all'interno di una cella

Il testo copiato da altre fonti può includere interruzioni di riga o caratteri nascosti. Questi possono influenzare il conteggio.

Per evitarlo, applica TRIM() o CLEAN() perché rimuovono i caratteri non necessari prima di eseguire la formula di conteggio parole.

Celle unite

Le celle unite possono compromettere formule che si basano su intervalli coerenti. Evita quindi le celle unite quando esegui calcoli su dataset ampi.

Convalida dei dati per un conteggio parole accurato

Conteggi parole accurati dipendono da dati di input puliti. Alcuni semplici controlli possono prevenire gli errori prima che compaiano.

Pulisci il testo prima di contare

Il testo copiato o importato spesso contiene spazi extra o caratteri nascosti. Usa una colonna di supporto che applica TRIM() per pulire il testo prima di calcolare il conteggio parole.

Standardizza il testo quando conti parole specifiche

La stessa parola può apparire in casi diversi. Converte il testo in minuscolo o maiuscolo con LOWER() o UPPER() prima di eseguire formule che contano parole specifiche.

Usa colonne di supporto per dataset ampi

Dataset ampi possono rendere difficili da rivedere le formule complesse. Suddividi il processo in passaggi:

• Una colonna per pulire il testo
• Una colonna per contare le parole
• Una cella per calcolare i totali

Questa struttura facilita l'individuazione degli errori e migliora le prestazioni.

Usa la convalida dati per evitare input vuoti

Puoi anche impedire inserimenti vuoti con la funzione di convalida dati di Excel:

1. Seleziona l'intervallo di input, ad esempio A2:A100

2. Vai su Dati > Convalida dati

3. Sotto Consenti, seleziona Lunghezza testo

4. Sotto Dati, scegli maggiore di e imposta il valore a 0

Convalida dati per evitare celle vuote. Immagine dell'autore.

Ora Excel bloccherà gli inserimenti completamente vuoti e mostrerà un messaggio di errore se qualcuno prova a lasciare la cella vuota.

Soluzioni moderne e analisi del testo con IA

Le versioni più recenti di Excel includono funzioni di testo moderne e funzionalità IA integrate. Questi strumenti semplificano l'analisi del testo e la stima dei conteggi parole senza fare affidamento solo sulle formule tradizionali.

TEXTSPLIT() in Excel

Le versioni moderne di Excel includono nuove funzioni di testo che semplificano molte attività di gestione delle stringhe. Invece di contare manualmente gli spazi, puoi dividere il testo in singole parole e contarle direttamente.

TEXTSPLIT() divide il testo in più valori in base a un delimitatore. Puoi usare lo spazio come delimitatore per separare le parole.

Supponi che il testo sia nella cella A2. Inserisci la seguente formula in B2:

=COUNTA(TEXTSPLIT(TRIM(A2)," "))

Come funziona:

• TRIM(A2) rimuove gli spazi extra

• TEXTSPLIT(...," ") divide il testo ogni volta che appare uno spazio

• COUNTA() conta le parole risultanti

Questo approccio è più leggibile delle formule tradizionali basate sul conteggio degli spazi.

Funziona meglio quando:

• Usi versioni moderne di Excel (Microsoft 365 o Excel 2021+)
• Il testo ha spaziatura pulita tra le parole
• Il dataset contiene testi brevi o di media lunghezza

Se il testo include interruzioni di riga o separatori insoliti, potresti aver bisogno di una pulizia aggiuntiva prima di dividerlo. 

Copilot in Excel e metodi guidati dall'IA

Microsoft Excel ora include l'assistenza IA tramite Copilot. Copilot può analizzare i dati del foglio e rispondere a richieste in linguaggio naturale, incluse domande sul testo.

Per esempio, puoi chiedere a Copilot:

Count the number of words in this column.

Copilot analizza i dati e restituisce un risultato senza richiedere alcuna formula.

In test semplici, Copilot produce di solito una stima ragionevole. Tuttavia, il numero potrebbe non corrispondere sempre al risultato delle formule di Excel.

Perché i numeri possono differire

I sistemi di IA spesso analizzano il testo usando token anziché parole tradizionali. Un token rappresenta un pezzo di testo elaborato dal modello. I token non corrispondono sempre ai confini delle parole.

Per esempio:

• Una parola lunga può essere divisa in più token
• Parole brevi o punteggiatura possono condividere un token
• Caratteri speciali possono cambiare come viene diviso il testo

Per questo, Copilot può interpretare il testo in modo leggermente diverso rispetto alle formule di Excel che si basano sugli spazi per stimare le parole.

Considerazioni finali

Usa questi metodi di conteggio parole come parte di un flusso di lavoro semplice quando lavori con testi in Excel. Pulisci prima il testo, applica una formula chiara e controlla i risultati sul tuo dataset. Questa abitudine aiuta quando esamini risposte ai sondaggi, verifichi campi di contenuto o analizzi note archiviate nei fogli di calcolo.

Puoi sviluppare queste competenze esercitandoti con le funzioni di Excel e le tecniche di preparazione dei dati.