Trực quan hóa dữ liệu trong Excel: Hướng dẫn chi tiết từng bước

Excel thì không cần giới thiệu nhiều, nhưng nhiều người dùng vẫn chưa khai thác hết sức mạnh của công cụ này. Trong hướng dẫn này, chúng tôi sẽ giới thiệu các tùy chọn trực quan hóa khác nhau trong Excel để giúp bạn phân tích và diễn giải dữ liệu.

Định nghĩa trực quan hóa dữ liệu

Trước tiên, hãy cùng định nghĩa trực quan hóa dữ liệu là gì. Trực quan hóa dữ liệu là cách biểu diễn dữ liệu bằng đồ họa. Bằng cách sử dụng biểu đồ, đồ thị, bản đồ, v.v., chúng ta có thể cung cấp một cách đơn giản và dễ tiếp cận để hiểu dữ liệu cũng như xác định xu hướng và giá trị ngoại lai trong tập dữ liệu. Lưu ý rằng Excel dùng thuật ngữ "chart" để chỉ "plot". Chẳng hạn, một biểu đồ cột ngang (bar plot) được gọi là biểu đồ thanh (bar chart) trong thuật ngữ của Excel.

Mục tiêu của hướng dẫn này là hướng dẫn bạn qua một số biểu đồ cơ bản để trực quan hóa dữ liệu trước khi chuyển sang các kỹ thuật nâng cao hơn sau đó. Chúng tôi khuyến nghị bạn xem cheat sheet Trực quan hóa Dữ liệu để tìm hiểu thêm về các dạng trực quan hóa phổ biến và thời điểm sử dụng chúng.

Bộ dữ liệu ví dụ

Trước khi tạo bất kỳ trực quan nào, chúng ta cần một bộ dữ liệu để làm việc. Hướng dẫn này sẽ sử dụng một bộ dữ liệu đơn giản chứa dữ liệu bán hàng của một cửa hàng điện tử địa phương. Bộ dữ liệu có thông tin về số đơn vị đã bán cho các loại sản phẩm khác nhau trong năm 2022 và tổng theo cột và hàng.

Tạo các biểu đồ cơ bản trong Excel

Excel có nhiều tùy chọn cho từng loại biểu đồ. Ví dụ, nếu bạn muốn tạo biểu đồ cột dọc hoặc thanh ngang, bạn thường sẽ thấy nhiều lựa chọn trực quan hóa khác nhau. Chẳng hạn có phiên bản 2D và 3D, và kiểu thường, xếp chồng (stacked), hay xếp chồng 100%. Tùy theo yêu cầu, bạn có thể chọn loại trực quan phù hợp nhất.

Biểu đồ thanh trong Excel

Biểu đồ thanh là một trong những biểu đồ dễ diễn giải nhất, giúp người xem nhanh chóng so sánh dữ liệu phân loại. Trên biểu đồ thanh, dữ liệu phân loại nằm trên trục y, còn giá trị nằm trên trục x.

Cách tạo biểu đồ thanh:

• Chọn phạm vi dữ liệu A1:D13
• Nhấp thẻ Insert trên dải băng Excel
• Nhấp vào biểu tượng biểu đồ cột/thanh và trong mục 2-D Bar, chọn Clustered Bar

Biểu đồ cột trong Excel

Biểu đồ cột, còn gọi là biểu đồ thanh dọc, giúp trực quan hóa dữ liệu khi các danh mục được đặt trên trục x và giá trị trên trục y. Tương tự biểu đồ thanh, chúng hỗ trợ trực quan hóa dữ liệu theo danh mục.

Cách tạo biểu đồ cột trong Excel:

• Chọn phạm vi dữ liệu A1:D13
• Nhấp thẻ Insert trên dải băng Excel
• Nhấp vào menu biểu đồ cột và trong mục 2-D Column, chọn Clustered Column

Bạn sẽ thấy biểu đồ cột hiển thị số đơn vị đã bán cho từng danh mục sản phẩm theo tháng.

Biểu đồ đường trong Excel

Biểu đồ đường là cách hữu ích nhất để thể hiện một biến số thay đổi theo thời gian. Điều này giúp nhận diện xu hướng trong các giá trị số.

Cách tạo biểu đồ đường trong Excel:

• Chọn phạm vi dữ liệu A1:D13
• Nhấp thẻ Insert trên dải băng Excel
• Nhấp vào menu biểu đồ đường và trong mục 2-D Line, chọn Line with Markers

Bạn sẽ thấy biểu đồ đường hiển thị số đơn vị bán theo tháng, tách theo danh mục sản phẩm. Điều này giúp bạn dễ dàng so sánh hiệu suất của từng danh mục theo thời gian.

Biểu đồ tròn trong Excel

Biểu đồ tròn thường được dùng để thể hiện tỷ trọng trong tổng thể. Nó giống như hình dung các phân số khi bạn học trung học. Với biểu đồ tròn này, chúng ta muốn so sánh tổng doanh số giữa ba danh mục.

Cách tạo biểu đồ tròn trong Excel:

• Trước hết, chọn phạm vi dữ liệu B1:D1
• Tiếp theo, dùng phím command (Mac) hoặc ctrl (Windows), chọn phạm vi thứ hai: B14:D14
• Nhấp thẻ Insert trên dải băng Excel
• Nhấp vào menu biểu đồ tròn và trong mục 2-D Pie, chọn Pie

Kỹ thuật trực quan hóa nâng cao trong Excel

Biểu đồ phân tán trong Excel

Biểu đồ phân tán thường được dùng để trực quan hóa mối quan hệ giữa hai biến. Nó hữu ích để nhanh chóng phát hiện các tương quan tiềm năng giữa các điểm dữ liệu. Chúng ta sẽ tạo biểu đồ phân tán để so sánh số TV và Điện thoại di động đã bán.

Cách tạo biểu đồ phân tán trong Excel:

• Chọn phạm vi dữ liệu A1:C13 (Month, TVs, Mobile Phones)
• Nhấp thẻ Insert trên dải băng Excel
• Nhấp vào menu Scatter hoặc Bubble Chart, và trong mục Scatter, chọn Scatter (tùy chọn đầu tiên, chỉ điểm đánh dấu — không có đường nối)

Biểu đồ thác nước trong Excel

Biểu đồ thác nước là một biểu đồ đặc biệt giúp minh họa cách các giá trị dương và âm đóng góp vào tổng thể. Chúng rất hữu ích để trực quan hóa thay đổi theo thời gian. Trong ví dụ này, chúng ta sẽ so sánh tổng doanh số theo từng tháng, bất kể danh mục.

Cách tạo biểu đồ thác nước trong Excel:

• Đầu tiên, chọn phạm vi dữ liệu A2:A13
• Tiếp theo, dùng phím command (Mac) hoặc ctrl (Windows), chọn phạm vi thứ hai E2:E13
• Nhấp thẻ Insert trên dải băng Excel
• Nhấp vào menu biểu đồ thác nước và trong mục Waterfall, chọn Waterfall

Trong ví dụ này, chúng ta chỉ thấy các giá trị dương vì cột Total chỉ chứa giá trị dương, nhưng biểu đồ này rất phù hợp để so sánh dữ liệu tài chính và thay đổi theo thời gian.

Tùy chỉnh và định dạng biểu đồ Excel

Ngoài việc tạo biểu đồ trong Excel, còn có rất nhiều tùy chọn để tùy chỉnh và định dạng biểu đồ. Sau đây, chúng ta sẽ thảo luận một số tùy chọn định dạng phổ biến giúp bạn nâng tầm trực quan.

Trước tiên, hãy tạo một biểu đồ cột theo hướng dẫn trước đó, hiển thị số đơn vị đã bán cho từng danh mục sản phẩm theo tháng.

Các thành phần của biểu đồ

Các thành phần của biểu đồ bao gồm tiêu đề, chú giải, nhãn dữ liệu, đường lưới và trục. Bạn có thể thêm, xóa hoặc chỉnh sửa các thành phần này theo nhu cầu.

Nhấp vào biểu đồ để chọn.

• Trên dải băng Excel, nhấp thẻ Chart Design
• Nhấp menu Add Chart Element để truy cập các thành phần biểu đồ sẵn có

Tiêu đề biểu đồ

• Để thêm tiêu đề biểu đồ, nhấp Add Chart Element > Chart Title và chọn một tùy chọn (ví dụ, Above Chart hoặc Centered Overlay). Sau đó nhấp vào chỗ giữ chỗ tiêu đề và nhập tiêu đề mong muốn
• Để xóa tiêu đề biểu đồ, nhấp chuột phải vào tiêu đề và chọn Delete

Trong hướng dẫn này, đổi tên biểu đồ thành “Electronic Store Sales 2022”

Chú giải

• Để chỉnh sửa chú giải, nhấp Add Chart Element > Legend và chọn vị trí cho chú giải (ví dụ, Right hoặc Top)
• Để xóa chú giải, nhấp "Add Chart Element" > "Legend" > "None"

Trong hướng dẫn này, hãy di chuyển chú giải lên phía trên biểu đồ.

Nhãn dữ liệu

• Để thêm nhãn dữ liệu, nhấp Add Chart Element > Data Labels và chọn một tùy chọn (ví dụ, Center hoặc Above). Thao tác này sẽ hiển thị các giá trị dữ liệu trực tiếp trên biểu đồ
• Để xóa nhãn dữ liệu, nhấp Add Chart Element > Data Labels > None
• Để xóa nhãn dữ liệu khỏi các danh mục riêng lẻ, nhấp chuột phải vào nhãn dữ liệu của danh mục đã chọn; thao tác này sẽ làm nổi bật tất cả các nhãn liên quan. Sau đó bạn có thể nhấn Delete

Trong hướng dẫn này, hãy thêm nhãn dữ liệu cho tất cả danh mục.

Biểu đồ của bạn giờ sẽ trông như sau:

Kiểu và màu sắc biểu đồ

Bên cạnh việc tùy chỉnh từng thành phần, bạn có thể thay đổi tổng thể giao diện biểu đồ bằng cách áp dụng các kiểu và bảng màu khác nhau.

Để tùy chỉnh kiểu biểu đồ, chọn trực quan bạn muốn cập nhật. Sau đó thực hiện các bước sau:

• Trên dải băng Excel, nhấp thẻ Chart Design
• Trong mục Chart Styles, có tùy chọn thay đổi kiểu và thay đổi màu
• Với kiểu biểu đồ: Duyệt các kiểu sẵn có và nhấp để áp dụng cho biểu đồ
• Với thay đổi màu: Nhấp menu Change Colors và chọn một bảng màu

Bằng cách thay đổi trực quan nhỏ, chúng ta có thể thấy sự khác biệt lớn về mặt thẩm mỹ của toàn bộ biểu đồ. Dưới đây là ví dụ biểu đồ đã thay đổi khi chọn Style 6 và Monochromatic Palette 8.

Định dạng trục biểu đồ Excel

Để cải thiện khả năng đọc của biểu đồ, chúng ta có thể định dạng trục theo nhiều cách, gồm tiêu đề trục, thang đo, hoặc thậm chí là khả năng hiển thị.

Tiêu đề trục

• Để thêm tiêu đề trục, nhấp Add Chart Element > Axis Titles và chọn Primary Horizontal hoặc Primary Vertical. Sau đó nhấp vào chỗ giữ chỗ tiêu đề và nhập tiêu đề mong muốn
• Để xóa tiêu đề trục, nhấp chuột phải vào tiêu đề trục và nhấn Delete

Trong hướng dẫn này, thêm tiêu đề trục x là Month và trục y là Products Sold.

Thang đo trục và định dạng số

Để điều chỉnh thang đo trục hoặc định dạng số:

• Nhấp chuột phải vào trục bạn muốn chỉnh và chọn Format Axis

Trong bảng Format Axis, bạn có thể thay đổi giá trị nhỏ nhất và lớn nhất, đơn vị chính và phụ, hoặc định dạng số.

Trong hướng dẫn này, chúng ta giữ nguyên các tùy chọn này, nhưng bạn có thể thử nghiệm để xem từng tùy chọn hoạt động ra sao.

Khả năng hiển thị trục

Cuối cùng, nếu bạn muốn ẩn nhãn trục, hãy làm theo các bước sau:

• Trên dải băng Excel, nhấp thẻ Chart Design
• Nhấp menu Add Chart Element và điều hướng đến Axes
• Mặc định, cả hai tùy chọn sẽ có khung xám đậm bao quanh. Để loại bỏ một trục, chỉ cần bỏ chọn trục bạn muốn ẩn

Các tùy chọn định dạng khác trong Excel

Còn có các tùy chọn định dạng khác như chỉnh màu chuỗi dữ liệu, điều chỉnh nền biểu đồ và vùng vẽ, và tùy chỉnh đường lưới.

Để truy cập các tùy chọn này:

• Nhấp chuột phải vào thành phần biểu đồ bạn muốn chỉnh (ví dụ: chuỗi dữ liệu, vùng vẽ, hoặc đường lưới)
• Chọn Format [element]

Kết luận

Trong hướng dẫn này, chúng ta đã đề cập một số kỹ thuật trực quan hóa phổ biến của Excel, bao gồm các biểu đồ cơ bản như cột và thanh, cũng như bổ sung các biểu đồ nâng cao như histogram và phân tán. Ngoài ra, chúng ta đã tìm hiểu cách nâng cấp trực quan bằng việc tùy chỉnh và định dạng. Bằng cách làm theo các bước này, bạn có thể tạo ra các trực quan thuyết phục để phân tích và hiểu dữ liệu tốt hơn.

Nếu bạn muốn xem trực quan cuối cùng của chúng ta có thể trông như thế nào, hãy xem bên dưới:

Cũng như mọi kỹ năng khác, luyện tập sẽ dẫn đến thành thạo. Hãy thử nghiệm với tất cả các tùy chọn có trong Excel. Chúc bạn trực quan hóa hiệu quả! Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về một số công thức Excel thiết yếu, hãy xem hướng dẫn riêng của chúng tôi.

Bạn cũng có thể tham khảo các khóa học để học thêm: Phân tích Dữ liệu trong Excel hoặc duyệt tất cả khóa học Excel của chúng tôi.