जब आप पहली बार Excel सीखना शुरू करते हैं, तो आपको कुछ ऐसे फ़ंक्शंस मिलेंगे जो डेटा को संदर्भित करने और खोजने में महत्वपूर्ण होते हैं। अधिकांश स्थितियों में, यह Excel के Lookup फ़ंक्शंस का उपयोग करके किया जाता है।

इस लेख में, हम Excel में जानकारी खोजने से संबंधित विभिन्न फ़ंक्शंस को कवर करेंगे और उदाहरणों के माध्यम से बताएंगे कि आप उन्हें कैसे उपयोग कर सकते हैं। यदि आप Excel कौशल को सभी क्षेत्रों में निखारना चाहते हैं, तो हमारे Excel Fundamentals स्किल ट्रैक अवश्य देखें।

Excel Lookup फ़ंक्शंस क्या हैं?

Excel में Lookup फ़ंक्शंस उपयोगकर्ताओं को किसी डेटा सेट के भीतर विशिष्ट डेटा खोजने और किसी अन्य कॉलम या पंक्ति से उससे संबद्ध जानकारी वापस लाने की सुविधा देते हैं। वे संदर्भित करने, क्रॉस-रेफरेंसिंग करने और बड़े या जटिल डेटा सेट से सार्थक इनसाइट्स निकालने में आवश्यक हैं।

Lookup फ़ंक्शंस क्यों महत्वपूर्ण हैं? 

Lookup फ़ंक्शंस तेज़ और कुशल डेटा प्राप्ति के लिए बेहतरीन हैं। बड़े स्प्रेडशीट्स से निपटते समय या रिपोर्टिंग वर्कफ़्लोज़ को ऑटोमेट करते समय कुशल डेटा प्राप्ति उत्पादकता के लिए महत्वपूर्ण होती है। Lookup फ़ंक्शंस मैन्युअल खोज को कम करते हैं, स्थिरता सुनिश्चित करते हैं, और स्केलेबल डेटा समाधान सक्षम करते हैं।

उदाहरण के लिए, कल्पना करें कि आपके पास हज़ारों पंक्तियों और कॉलम वाला एक सेल्स टेबल है, और आपको किसी विशिष्ट उत्पाद या क्षेत्र के कुल बिक्री आंकड़े खोजने हैं। 

Lookup फ़ंक्शंस के बिना, आपको संबंधित जानकारी खोजने के लिए प्रत्येक पंक्ति को मैन्युअल रूप से खंगालना होगा, जो समय लेने वाला है और मानवीय त्रुटियों की आशंका रहती है।

इन फ़ंक्शंस के बारे में और जानें हमारे Data Preparation in Excel कोर्स में।

Excel में Lookup फ़ंक्शंस के प्रकार

Excel कई lookup फ़ंक्शंस प्रदान करता है, जिनमें से प्रत्येक अलग-अलग उपयोग मामलों के लिए अपनी विशिष्ट ताकत रखता है। इन फ़ंक्शंस के बीच के अंतर को समझना आपके डेटा को कुशलतापूर्वक प्रबंधित और विश्लेषण करने की क्षमता को काफी बढ़ा सकता है।

आइए नीचे कुछ सामान्य प्रकार के फ़ंक्शंस देखें।

1. LOOKUP

स्रोत: Microsoft

मूल Lookup फ़ंक्शन सबसे बुनियादी है और सॉर्टेड एरेज़ के साथ काम करता है। यह किसी एकल पंक्ति या कॉलम में एक मान खोजता है और किसी दूसरी पंक्ति या कॉलम में उसी स्थिति से मान लौटाता है। यह केवल approximate मैच का समर्थन करता है।

2. VLOOKUP (वर्टिकल Lookup)

स्रोत: Microsoft

VLOOKUP पुराने Excel वर्कबुक्स में सबसे व्यापक रूप से उपयोग किए जाने वाले फ़ंक्शंस में से एक है। यह किसी तालिका के पहले कॉलम में मान खोजता है और उसी पंक्ति में निर्दिष्ट कॉलम से मान लौटाता है। 

यह exact और approximate दोनों प्रकार के मैच का समर्थन करता है, लेकिन कुछ सीमाएँ हैं, जैसे बाएँ तरफ़ खोज न कर पाना और बड़े डेटा सेट्स पर प्रदर्शन संबंधी समस्याएँ।

3. HLOOKUP (हॉरिज़ॉन्टल Lookup)

स्रोत: HLOOKUP ट्यूटोरियल

HLOOKUP VLOOKUP की तरह ही काम करता है, लेकिन यह तालिका की पहली पंक्ति में मान खोजता है और निर्दिष्ट पंक्ति से मान लौटाता है। जब आपका डेटा वर्टिकल के बजाय हॉरिज़ॉन्टल व्यवस्थित हो, तब यह उपयोगी होता है।

जब आपका डेटा कॉलम्स के बजाय पंक्तियों में व्यवस्थित हो, तो आपको VLOOKUP की जगह HLOOKUP पर विचार करना चाहिए।

4. INDEX और MATCH

INDEX और MATCH विधि दो शक्तिशाली फ़ंक्शंस के संयोजन का उपयोग करती है:

• INDEX पंक्ति और कॉलम नंबर के आधार पर किसी सेल का मान लौटाता है।
• MATCH किसी मान की पंक्ति या कॉलम में स्थिति लौटाता है। साथ मिलकर, ये VLOOKUP से अधिक लचीलापन प्रदान करते हैं और जटिल परिस्थितियों में बेहतर होते हैं क्योंकि ये बाएँ-से-दाएँ और दाएँ-से-बाएँ दोनों तरह के lookup का समर्थन करते हैं और सॉर्टेड डेटा की आवश्यकता नहीं होती।

5. XLOOKUP

Excel 2019 और Microsoft 365 में पेश किया गया XLOOKUP VLOOKUP और HLOOKUP का आधुनिक विकल्प है। यह exact या approximate मैच की अनुमति देता है, हॉरिज़ॉन्टल या वर्टिकल दोनों तरह से काम करता है, और एरर हैंडलिंग का समर्थन करता है, जिससे यह अब तक का सबसे बहुमुखी lookup फ़ंक्शन बनता है।

LOOKUP फ़ंक्शन

आइए Excel में LOOKUP फ़ंक्शन से शुरू करें—इसके सिंटैक्स और पैरामीटर्स, वेक्टर फॉर्म, और एक कार्य किया हुआ उदाहरण देखें। 

सिंटैक्स और पैरामीटर्स

=LOOKUP(lookup_value, lookup_vector, [result_vector])

यहाँ कुछ व्याख्याएँ हैं:

• lookup_value: खोजा जाने वाला मान।
• lookup_vector: खोज के लिए एकल पंक्ति या कॉलम।
• result_vector (वैकल्पिक): वह रेंज जिसमें लौटाया जाने वाला मान होता है।

वेक्टर फॉर्म का उपयोग

वेक्टर फॉर्म आमतौर पर उपयोग किया जाता है और इसमें lookup_vector तथा result_vector दोनों का एक ही आकार का होना आवश्यक है।

उदाहरणों के साथ व्याख्या

=LOOKUP(90, A2:A10, B2:B10)

यह फ़ंक्शन A2:A10 में 90 से कम या बराबर का सबसे बड़ा मान खोजता है, फिर B2:B10 से संबंधित मान लौटाता है।

इस मामले में, केवल पंक्ति 5 हमारे द्वारा निर्धारित पैरामीटर्स से मेल खाती है। इसलिए, फ़ंक्शन का आउटपुट “Medium-High” परिणाम देगा।

LOOKUP फ़ंक्शन की सीमाएँ

• सॉर्टेड डेटा की आवश्यकता: lookup_vector को आरोही क्रम में सॉर्ट किया जाना चाहिए।
• Approximate मैच व्यवहार: Exact मैच का समर्थन नहीं करता—lookup_value से कम या बराबर का सबसे निकटतम मान लौटाता है।

VLOOKUP फ़ंक्शन

अगला है VLOOKUP फ़ंक्शन, जो Excel के पुराने संस्करणों में सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले फ़ंक्शंस में से एक है। 

सिंटैक्स और पैरामीटर्स

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, [range_lookup])

• lookup_value: table_array के पहले कॉलम में खोजा जाने वाला मान।
• table_array: खोज के लिए तालिका की रेंज।
• col_index_num: वह कॉलम नंबर जिससे मान लौटाना है।
• range_lookup: वैकल्पिक; TRUE approximate मैच के लिए, FALSE exact के लिए।

VLOOKUP का उपयोग कैसे करें: चरण-दर-चरण गाइड और उदाहरण

अब, एक उदाहरण का उपयोग करके जल्दी से देखें कि यह फ़ंक्शन कैसे काम करता है।

हम एक साधारण डेटा सेट पर निम्न फ़ंक्शन का उपयोग करेंगे।

=VLOOKUP("John", A2:C10, 3, FALSE)

यह फ़ंक्शन John से संबंधित प्रविष्टियाँ ढूँढेगा और उसका वेतन राशि आउटपुट करेगा।

कॉलम A में "John" खोजता है और उसी पंक्ति में तीसरे कॉलम (कॉलम C) से मान लौटाता है।

अपेक्षा के अनुरूप, VLOOKUP फ़ंक्शन का आउटपुट 6000 है, जो पंक्ति 6 से मेल खाता है—यही वह मान है जिसकी हमें तलाश थी, क्योंकि यह John का है।

Exact बनाम approximate मैच

VLOOKUP में सबसे अधिक उपयोग किया जाने वाला मैच प्रकार exact मैच है। इसका मतलब है कि फ़ंक्शन केवल तभी परिणाम लौटाएगा जब निर्दिष्ट रेंज के पहले कॉलम में lookup मान का बिल्कुल वही मेल हो।

उदाहरण के लिए, यदि हम John के वेतन की खोज करते समय exact मैच का उपयोग करें, तो VLOOKUP केवल तभी परिणाम देगा जब पहली पंक्ति में "John" और दूसरी पंक्ति में उसका वेतन हो।

दूसरी ओर, approximate मैच कुछ लचीलापन प्रदान करते हैं। यह विशेष रूप से तब उपयोगी है जब आप संख्यात्मक डेटा के साथ काम कर रहे हों या ऐसे डेटा के साथ जिसमें छोटे अंतर हो सकते हैं (जैसे राउंडिंग या फ़ॉर्मैटिंग के कारण)।

सारांश के तौर पर:

• Exact (FALSE): सटीक मेल ढूँढता है।
• Approximate (TRUE): सॉर्टेड डेटा की आवश्यकता होती है और सबसे नज़दीकी मेल ढूँढता है।

सामान्य त्रुटियाँ और समाधान

VLOOKUP के साथ पहली बार काम करते समय कुछ सामान्य त्रुटियाँ सामने आ सकती हैं। 

#N/A त्रुटियों को संभालना

VLOOKUP का उपयोग करते समय सबसे आम त्रुटियों में से एक #N/A है, जिसका अर्थ है "Not Available"। यह आमतौर पर तब होता है जब खोजा जा रहा मान निर्दिष्ट रेंज में नहीं मिलता।

यह त्रुटि तब भी हो सकती है जब lookup_value गायब हो या approximate मैच का उपयोग करते समय डेटा सॉर्टेड न हो।

इस त्रुटि के समाधान के लिए, यह दोबारा जाँचें कि आपका खोज मान सही वर्तनी में है और उस रेंज के पहले कॉलम में मौजूद है जिसमें आप खोज रहे हैं। साथ ही, यदि आप approximate मैच का उपयोग कर रहे हैं, तो सुनिश्चित करें कि आपका डेटा आरोही क्रम में सॉर्टेड है।

एक अन्य संभावित समस्या डेटा प्रकारों के बीच असंगति हो सकती है। उदाहरण के लिए, यदि एक कॉलम में संख्याएँ टेक्स्ट के रूप में हैं और दूसरे कॉलम में वास्तविक संख्याएँ, तो VLOOKUP ठीक से काम नहीं कर सकता।

कॉलम इंडेक्स नंबर संबंधी समस्याएँ

एक और त्रुटि #REF! हो सकती है। यदि col_index_num, table_array में कॉलम्स की संख्या से अधिक हो जाए, तो #REF! त्रुटि आती है।

HLOOKUP फ़ंक्शन

किसी तालिका की शीर्ष पंक्ति में मान खोजने और उसी कॉलम में निर्दिष्ट पंक्ति से मान लौटाने के लिए, HLOOKUP फ़ंक्शन अक्सर सर्वोत्तम विकल्प होता है। आइए देखें यह कैसे काम करता है।

सिंटैक्स और पैरामीटर्स

HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, [range_lookup])

• lookup_value: पहली पंक्ति में खोजा जाने वाला मान।
• table_array: खोज के लिए तालिका।
• row_index_num: वह पंक्ति संख्या जिससे मान लौटाना है।
• range_lookup: TRUE (approximate) या FALSE (exact)।

HLOOKUP का उपयोग कैसे करें: चरण-दर-चरण गाइड और उदाहरण

=HLOOKUP("Q1", A1:D3, 2, FALSE)

ऊपर दिया HLOOKUP फ़ंक्शन पंक्ति 1 में "Q1" खोजता है और उसी कॉलम की पंक्ति 2 से मान लौटाता है। 

आइए फ़ंक्शन चलाकर परिणाम देखें।

जैसा कि ऊपर देखा जा सकता है, फ़ंक्शन 1200 लौटाएगा। चूँकि फ़ंक्शन पंक्ति 1 में निर्दिष्ट मान के आधार पर पंक्ति 2 का मान ढूँढता है, इसलिए 1200 सही आउटपुट है।

INDEX और MATCH फ़ंक्शंस

अब देखें कि Excel में INDEX और MATCH फ़ंक्शंस मिलकर मानों को कैसे lookup करते हैं। 

सिंटैक्स और उदाहरण उपयोग

=INDEX(array, row_num, [column_num])

INDEX फ़ंक्शन किसी दिए गए रेंज में निर्दिष्ट पंक्ति और कॉलम पर स्थित मान लौटाता है।

=MATCH(lookup_value, lookup_array, [match_type])

MATCH फ़ंक्शन lookup_array में lookup_value की सापेक्ष स्थिति लौटाता है।

INDEX और MATCH को साथ में उपयोग करना

जब INDEX और MATCH दोनों फ़ंक्शंस साथ उपयोग किए जाते हैं, तो वे किसी तालिका या रेंज में मान ढूँढने के लिए एक शक्तिशाली टूल बन जाते हैं। यह संयोजन आपको वह सटीक स्थान निर्दिष्ट करने देता है जहाँ से मान लौटाना है, बजाय इसके कि आपको पंक्ति और कॉलम संख्या मैन्युअल रूप से दर्ज करनी पड़े।

आइए एक उदाहरण देखें:

=INDEX(B2:B10, MATCH("John", A2:A10, 0))

यह संयोजन A2:A10 में वह पंक्ति ढूँढता है जहाँ "John" आता है, फिर B2:B10 से संबंधित मान लौटाता है।

आइए देखें कि फ़ंक्शन क्या आउटपुट देगा।

जब दोनों फ़ंक्शंस साथ उपयोग किए जाते हैं, तो वे VLOOKUP के समान ही परिणाम प्राप्त करते हैं। हालाँकि, INDEX और MATCH का उपयोग करने से यह तय करने में अधिक लचीलापन मिलता है कि किस कॉलम से मान लौटाना है, और आप एक से अधिक कॉलम में खोज भी कर सकते हैं।

XLOOKUP फ़ंक्शन (Excel 2019 और बाद के संस्करण)

अंत में, Excel के नवीनतम lookup फ़ंक्शंस में से एक, XLOOKUP पर नज़र डालें।

सिंटैक्स और पैरामीटर्स

XLOOKUP(lookup_value, lookup_array, return_array, [if_not_found], [match_mode], [search_mode])

व्यावहारिक उदाहरण

हम इस फ़ंक्शन को एक साधारण डेटा सेट और उदाहरण पर लागू करेंगे।

=XLOOKUP("John", A2:A10, B2:B10, "Not Found")

ऊपर दिया फ़ंक्शन A2:A10 में "John" खोजता है और B2:B10 से मान लौटाता है; यदि न मिले तो "Not Found" लौटाता है।

ऊपर दिए फ़ॉर्मूला के आउटपुट को देखते हुए, हम देख सकते हैं कि “Not Found” प्रदर्शित हुआ। इसका मतलब है कि कर्मचारी नाम “John” वाली कोई प्रविष्टि नहीं है।

तुलना: LOOKUP बनाम VLOOKUP बनाम XLOOKUP

आइए इन सभी फ़ंक्शंस को एक साथ रखकर देखें कि वे कैसे तुलना करते हैं और उनके अंतर क्या हैं।

निष्कर्ष

Lookup फ़ंक्शंस Excel में कुशल डेटा प्राप्ति के लिए आवश्यक टूल हैं। जहाँ LOOKUP, VLOOKUP और HLOOKUP के अपने उपयोग हैं, वहीं INDEX/MATCH और XLOOKUP अधिक लचीलापन और शक्ति प्रदान करते हैं। यह समझना कि किसे कब और कैसे उपयोग करना है, आपकी स्प्रेडशीट दक्षता और विश्लेषणात्मक क्षमताओं को काफ़ी बढ़ा सकता है।

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